3 популярных планировщика задач

При слове «планирование» всегда срабатывает стандартная ассоциация — толстый ежедневник в кожаном переплете, где выведен аккуратный список ежедневных задач.

Однако в рамках современных реалий этот способ утратил свою актуальность, уступая место различным сервисам и приложениям, которыми можно легко пользоваться как с десктопа, так и через мобильное приложение.

Какие инструменты мы используем в компании?

Jira

На Jira мы перешли с Wrike, поскольку нам потребовался более мощный инструмент для планирования задач и управления проектами. Система отвечает нашим основным требованиям:

•  большое количество расширений;
•  возможность интеграции с другими сервисами;
•  получение аналитики по проектам;
•  связка с системой документирования.

Последний пункт был особенно важен, поскольку мы уже давно стали ощущать потребность в создании собственной базы знаний, в которой можно:

•  хранить материалы по проектам;
•  вести протоколы работ, описание рисков и обсуждений;
•  вести списки задач (с возможностью отслеживания их истории), бизнес-процессов;
•  назначать задачи и их исполнителей, отслеживать выполнение.

Первой новинку протестировала frontend-команда и дала добро на переход. Связка с Confluence позволила создать внутренний портал, доступ к которому получили все участники команды. Благодаря широким возможностям форматирования страницы можно делать не только информационно полезными, а еще легко читаемыми и навигационно понятными.

У разработчиков появилась возможность видеть поставленные задачи и понимать объем необходимых работ, что значительно экономит время. Проектные менеджеры отслеживают командные активности, а самое главное — ни одно поручение не потеряно в закромах почты, телеграма или гугл-документа.

Однако скажу, что не все наши отделы связаны с Jira. Например, отдел внедрений, сектор пиара и бухгалтерия, поскольку выбор сервиса зависит от задач, которые стоят перед структурой.

Trello

Простая, но визуально приятная канбан-система, где можно создавать и перемещать задачи в виде карточек. По сути, мы формируем определенную доску для проекта/отдела с возможностью отслеживания и обсуждения задач.

Любая карточка в Trello может быть целым проектом, внутри которого есть свои цели, чек-листы, рабочие документы (те же ссылки на гугл.диск, изображения), так и обычной минутной задачкой.

Конкурентное преимущество сервиса — доступность. Наш сектор PR использует бесплатную версию с ограниченным функционалом.

Все документы, размер которых ограничен до 10 мегабайт в бесплатной версии, выгружаем ссылками на гугл-диске. Но отмечу, что здесь отсутствует возможность связывать несколько задач и использовать типовые шаблоны, что позволило бы экономить время.

Екатерина, менеджер по маркетингу и пиару

Работать можно как в группе, так и индивидуально. Каждый менеджер имеет свою trello-доску и обладает правами в групповой, где может отслеживать задачи коллег и ставить общие дедлайны.

Правда, наши специалисты отмечают, что в мобильной версии приложение не такое удобное как в десктопной.

Связка Google-сервисов

Синхронизация календаря, почты и диска — классика вечна.

•  Удобное управление;
•  дружелюбные настройки оповещений;
•  совместное использование.

В компании мы проводим ежедневные совещания, летучки, планерки, созвоны, и по корпоративному календарю удобно отслеживать подобные мероприятия.

Уведомление расскажет о составе участников встречи, месте, даст повестку дня. Документы можно прикрепить ссылками на диске и не волноваться, что забыл что-то кому-то отправить. Это неплохая подмога в плане распределения помещений — сразу видно, когда и до скольких занята та или иная переговорная комната. Кроме общих корпоративных событий, можно формировать личный календарь.

***

Запомните основное — любой выбранный способ планирования должен, в первую очередь, решать проблемы пользователя. На каком софте бы вы ни остановились, будь то простой планировщик по схеме «to do», заметка в телефоне, отправленное себе сообщение в социальной сети или продвинутое приложение с облачной синхронизацией, — он должен помогать достигать ваших целей.

Источник: hr-portal.ru