Борьба с опозданиями. стратегия и тактика
Борьба с опозданиями. стратегия и тактика
Много ли вы знаете руководителей, терпимо относящихся к опозданиям своих сотрудников? Потери предприятия вследствие необязательности персонала могут быть достаточно весомы, чтобы началась очередная кампания против опаздывающих. Штрафы, выговоры и другие меры наказания вплоть до увольнения традиционны, но неэффективны. Сотрудники все же будут допускать опоздания с той или иной периодичностью. Смириться с этим? Или уволить злостных нарушителей трудовой дисциплины? Какие вообще есть варианты решений такой типичной проблемы?
Все мы встречались с людьми, для которых прийти на работу вовремя — задача практически неразрешимая. Неоднократно наказанный, лишенный всех возможных премий и корпоративных благ, такой сотрудник с радостью отработает во внеурочное время, выйдет в выходной или возьмет на себя дополнительные обязанности, лишь бы на его постоянные опоздания начальство смотрело «сквозь пальцы». Другая типичная ситуация — сотрудник в ответ на предложение кадровика написать объяснительную заявляет что-нибудь вроде: «А вы наши переработки считаете? При такой зарплате надо благодарить за то, что люди вообще на работу приходят». Ну, а народную офисную поговорку «Начальство не опаздывает — оно задерживается» знают все. И конечно, систематические опоздания могут стать первым звоночком о наличии у работника привычек, с трудовой дисциплиной вовсе не совместимых.
Причины опозданий, или Что говорит наука?
Психологи называют несколько причин опозданий на работу, в первом приближении разделяя их на объективные и субъективные.
К объективным можно отнести те, на возникновение которых сам сотрудник не может повлиять в достаточной для их устранения степени, не относящиеся к свойствам его личности. Такие опоздания могут быть связаны:
1. С удаленностью места работы от места жительства и проблемами с транспортом.
2. С нестандартным графиком работы, например в ночное время, когда добраться куда-либо вообще достаточно сложно.
3. С чрезвычайными обстоятельствами, например перебоями в работе общественного транспорта, пробками, различными бытовыми авариями.
Субъективные причины разнообразнее:
1. Неорганизованность как свойство личности. Отсутствие у сотрудника навыка управления своим временем.
2. Смещенный режим отдыха как особенность организма (сотрудник-«сова»).
3. Неудовлетворенность работой или психологической атмосферой в коллективе, как следствие, не всегда даже осознаваемое желание «увильнуть», стремление сократить время пребывания на работе.
4. Неудовлетворенность системой мотивации. Оценка материальной компенсации как не соответствующей количеству или интенсивности работы.
5. Непринятие корпоративных ценностей организации или отсутствие осознания их как значимых для себя лично.
6. Отсутствие в компании системы корпоративной этики или номинальный ее характер. Ситуация, когда «одним можно, а другим нельзя».
7. Наличие наркотической или алкогольной зависимости.
Опоздания — одна из серьезнейших проблем, с которыми сталкиваются работодатели. Причем они несут тройные потери: во-первых, опаздывая, сотрудник уменьшает свое рабочее время, следовательно, производит меньше «прибавочной стоимости»; во-вторых, отсутствие сотрудника на рабочем месте может повлиять на имидж компании в глазах клиента, вовремя не получившего информацию или услугу; в-третьих, опоздание одного сотрудника может разрушить цепочку производственного процесса и привести к серьезным срывам в работе.
Об актуальности борьбы с опозданиями могут авторитетно свидетельствовать многочисленные интернет-форумы кадровиков, посвященные вопросам управления персоналом. На каждом эта тема появляется с завидной регулярностью и всегда оказывается популярной. Чтобы добиться результатов в этой борьбе, прежде всего нужно определить стратегию действий.
Стратегии и тактика борьбы с опозданиями
Как показывает практика, наиболее распространена стратегия «око за око». Опоздавший получает выговор, лишается премии, ему могут предложить задержаться после работы на соответствующее или умноженное на коэффициент время, иногда фамилии опоздавших или их объяснительные вывешиваются на различных стендах… В целом в рамках первой стратегии тем или иным способом используется негативная мотивация.
Да, у работодателя есть как моральные, так и юридические основания наказать нарушителя трудовой дисциплины. Подписывая трудовой договор, будущий сотрудник берет на себя обязательство не только выполнять соответствующую трудовую функцию, но и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
Но останавливая свой выбор на той или иной стратегии, выбирая ту или иную направленность корпоративной политики, нельзя приступать к ее воплощению, не спрогнозировав ее возможные результаты и побочные эффекты.
Во-первых, опоздания нужно зафиксировать, то есть обязать кого-либо из сотрудников (видимо, отдела кадров) стоять при входе или обходить в начале рабочего дня все кабинеты и записывать всех опаздывающих. Поручая это линейным менеджерам или сотрудникам службы безопасности, кадровик встречает два препятствия. Начальники отделов, как правило, неохотно отвлекают своих сотрудников на выполнение задач, не влияющих напрямую на достижение целей отдела или направления. Да и работники без энтузиазма относятся к участию в «карательных мероприятиях», вплоть до того, что может возникнуть необходимость контролировать контролера (в связи с его субъективными отношениями с коллегами).
Да и в результате можно получить следующее:
— снижение количества опозданий на три-четыре месяца (потом все вернется на круги своя);
— конфликты между сотрудниками на всех уровнях;
— негативное отношение к необходимым задержкам на работе («Приходим вовремя — значит, и уходим минута в минуту»);
— обида наказанных за случайное опоздание обычно дисциплинированных сотрудников.
С определенной категорией работников, на определенных предприятиях «жесткий» метод — единственно возможный. Но чаще более эффективными оказываются другие стратегии. Начать с того, что проблему можно решить, закупив компьютерную систему, автоматически фиксирующую время прибытия сотрудника на работу и ухода с нее.
Но до того, как что-либо предпринимать, лучше все-таки провести предварительную разведку и продумать варианты действий. С помощью анализа статистики по опозданиям за последний год и непосредственного общения с регулярно опаздывающими могут быть выявлены закономерности, которые подскажут оптимальное решение.
Вторая стратегия — создание условий, чтобы работникам было удобно и комфортно выполнять свои обязательства перед работодателем. Пусть персонал совершает подвиги на работе, а не для того, чтобы вовремя попасть к началу рабочего дня.
Вспомним, что работодатель, подписывая трудовой договор, обязуется не только оплатить труд работника, но и создать условия для труда. Если предприятие расположено в нескольких километрах от ближайшей остановки общественного транспорта, работники, не имеющие собственного авто, будут опаздывать регулярно. В таком случае проще нанять или приобрести служебный автобус, чем вести бесконечный поиск «дисциплинированных сотрудников». Кроме того, для большинства густонаселенных городов характерна проблема пробок.
Наконец, третья стратегия — позитивная мотивация своевременного прихода на работу. Работник должен понимать, что с него не только спросят за нарушение трудовой дисциплины, но и отблагодарят за ее соблюдение. В конце концов, дисциплинированные работники экономят предприятию и деньги, и время, а также задают тон для других.
Премировать сотрудников за добросовестное отношение к работе и трудовой дисциплине — это наименьшее, что может в данном случае сделать работодатель. А желательно разработать систему мотивации.
Для России особенно характерна стратегия номер четыре — воздействие через коллектив. Если костяк коллектива — ответственные работники, профессионалы, проблем с опозданиями возникнуть не должно. Но при этом также необходимо комбинировать негативную мотивацию с позитивной. Например, если из фонда заработной платы коллектива при опозданиях его членов изымается какая-то сумма, соразмерную сумму надо будет прибавить в случае, если все сотрудники соблюдают трудовую дисциплину.
Решение работодателя распространять наказание за опоздание не только на нарушителя трудовой дисциплины, но и на его наставника, руководителя или даже весь коллектив, как правило, приводит к тому, что опоздания будут скрываться от руководства.
Методы борьбы с опозданиями
Перечислим способы, которыми можно стимулировать сотрудников не опаздывать, применяемые в рамках каждой из перечисленных стратегий.
Негативная мотивация.
1. В соответствии с трудовым законодательством: одно опоздание — замечание, два — выговор, три — увольнение по п. 5 ст. 81 ТК РФ.
2. Различные варианты депремирования. Например: 10 минут опоздания — вычет 100 руб. из зарплаты, 15 минут — 300 руб. и т.д.
3. Само наличие системы фиксирования факта и времени опоздания. Это простейший, но очень действенный способ. Варианты реализации — от ведения журнала опоздавших до внедрения системы контроля доступа (от прикосновения магнитной карточкой к считывающему устройству на входе в компьютерную базу данных вносится точное время прибытия на работу).
4. Обязательное написание объяснительных по факту опоздания на работу.
5. При выплате заработной платы в расчетном листке указывать причину депремирования, обязательно добавляя: «Если бы Вы не опоздали такого-то числа на столько-то минут, Ваша премия составила бы…»
6. На основании подсчета времени, фактически проведенного сотрудником на рабочем месте, рассчитывать сумму его заработка или премии за месяц.
7. Внезапные звонки сотрудникам в начале рабочего дня для выявления опоздавших.
8. Проведение рабочих совещаний за 15 минут до начала рабочего дня с обязательной явкой для всех.
9. Отработка вечером. Опоздал на 15 минут — отработай час.
Создание условий.
1. Скользящее время начала рабочего дня. Например: прийти на работу можно в интервале с 9.00 до 10.00. При этом на соответствующее время сдвигается окончание рабочего дня.
2. Игнорирование опоздания до 30 минут. Оценивать не время, проведенное на работе, а результаты труда.
3. Введение дополнительного выходного для решения личных вопросов.
4. Разделение времени начала работы для сотрудников и для клиентов. Например, сотрудники должны прибывать к 9.00, а клиентам предлагается звонить с 10.00. Тогда опоздания не влияют на имидж компании.
5. Разработка индивидуальных рабочих графиков для ценных сотрудников. Кстати, этот метод можно использовать для положительной мотивации новичков. Доказал, что являешься надежным работником, — получи возможность работать в удобное для тебя время.
6. Сезонные графики. Изменение режима работы некоторых подразделений при условии, что это не отразится негативно на компании, может быть отличным средством борьбы за пунктуальность.
7. Работа на результат. Составьте план работы над проектом и предоставьте больше возможностей для самостоятельного распределения времени. Отслеживать процесс по контрольным точкам раз в неделю иногда проще, чем убедить человека каждый день просыпаться раньше, чем он привык.
8. Работа из дома. Некоторые компании разрешают сотрудникам работать из дома. Это дает экономию времени, которое офисные служащие обычно тратят, чтобы добраться до места работы.
9. Если есть возможность выбора времени начала работы (например, при сменном графике), предложить сотруднику сделать выбор самостоятельно.
10. Обеспечить доставку сотрудников корпоративным транспортом.
Позитивная мотивация.
1. Хвалить на общих собраниях за своевременную явку на работу.
2. Обеспечить сотрудников завтраками за счет предприятия. Например, при начале работы в 10.00 столовая выдает завтраки с 9.00 до 9.45. Менее затратный вариант: утром угощать пришедших вовремя фруктами или выпечкой. Это также позитивно скажется на психологическом климате в корпорации.
3. Премировать или награждать почетными грамотами пунктуальных.
4. Распределять участки работ или задачи утром. Опоздавший получает самые непопулярные или невыгодные.
5. Постараться решить проблему вместе с сотрудником. Выслушать его мнение, выработать пути решения проблемы.
Воздействие через коллектив.
1. Организация системы поощрений-наказаний всего отдела за соблюдение-нарушение дисциплины.
2. Назначить опаздывающему наставника, который будет отвечать за соблюдение трудовой дисциплины. В случае успеха — награждать обоих.
3. Соревнование между отделами или подразделениями по соблюдению трудовой дисциплины.
4. «Утренняя линейка». До начала работы собираться всем в одном помещении. Все опоздания сразу будут выявлены и осуждены коллективом. Предварительно довести до общего сведения: «Не будет опозданий — не будет линеек».
5. Депремировать начальников подразделений за опоздания их сотрудников.
6. Вывешивать объяснительные опоздавших сотрудников (с исправленными орфографическими ошибками) на всеобщее обозрение.
7. Предложить коллективу самостоятельно решить вопрос с опозданиями. Если в течение месяца никто не опоздал — оплатить выход отдела, например, в боулинг.
Естественно, шаблонное копирование методик может не сработать, но рациональное зерно есть в каждой. Заметим, что бессистемное и хаотическое применение перечисленных инструментов может не только не дать ожидаемых результатов, но и негативно сказаться на морально-психологическом климате коллектива. По нашему глубокому убеждению, борьба с опозданиями должна войти составной частью в корпоративную политику компании.
В заключение скажем несколько слов об общих принципах такой сложной работы, как борьба с опозданиями.
Во-первых, бороться следует именно с опозданиями, а не с опаздывающими сотрудниками, иначе высок риск «перегнуть палку» и противопоставить себя или свою службу всему коллективу. Необходимо донести до персонала, что соблюдение трудовой дисциплины — общая задача и решать ее надо сообща.
Во-вторых, работа по искоренению опозданий должна быть системной. Периодические или разовые меры, какими бы они ни были, не дают устойчивых результатов.
В-третьих, не может быть исключений. Если директор позволяет себе опаздывать на совещания, то добиться пунктуальности от его подчиненных будет очень сложно.
Надеемся, наша статья окажется полезной и позволит вам добиться успехов.
Источник: hr-portal.ru
