Бумажный документ уходит в прошлое
Идею разобраться в том, что такое автоматизация делопроизводства и электронный документооборот, подала нам секретарь одной московской компании. Поступив на новое рабочее место, она обнаружила, что делопроизводственные процессы и архив документов на фирме находятся в ужасном беспорядке: многие важные бумаги просто утеряны, остальные никак не систематизированы. И тогда она решила, что справиться с «бумажным хаосом» может только машина (компьютер), и начала самостоятельно составлять электронные базы документов с помощью программы на Excel — это значительно облегчило процесс поиска нужных документов, но не решило главной проблемы: работы у нее не стало меньше. Разумеется, возник вопрос: существуют ли специальные программы, способные во многом облегчить или даже заменить работу с бумагами?
Основные проблемы
Рынок электронных систем автоматизации делопроизводства и документооборота в нашей стране развивается достаточно динамично, появилось множество программных продуктов, адаптированных под российское делопроизводство. Сейчас проблема необходимости их внедрения стоит перед многими государственными и коммерческими учреждениями. Не так давно эта проблема вышла на государственный уровень — в январе 2002 года была принята Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Принятый в том же году закон «Об электронной цифровой подписи» предоставил российским организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами (не нуждающимися в подтверждении бумажными оригиналами). Тем не менее, видимо, пройдет еще немало времени, прежде чем электронный документ станет полноправным конкурентом бумажному: речь идет о российском менталитете — несколько столетий Россия была бюрократической, «бумажной» страной. Переломить сложившиеся вековые традиции достаточно сложно, и даже на тех предприятиях, где уже внедрена электронная система, бумажка все равно часто остается первичной — электронный документ является лишь сопровождением, копией бумажного оригинала. Однако в данном случае разрушать стереотипы просто необходимо. Документооборот — основа управления любой структуры. Превратив его в электронный, можно в несколько десятков раз повысить его быстроту и эффективность, а, следовательно, и эффективность самого управления и результативность деятельности всей организации в целом.
С. Л. Кузнецов»Делопроизводственная служба, информационно–документационное обеспечение во многом определяют эффективность работы системы управления, — заявляет Сергей Львович Кузнецов, руководитель научно–информационного центра «Горбачёв–фонд». — Именно поэтому руководство коммерческих структур, заинтересованное в повышении качества работы управленческого аппарата, тратит деньги на комплексные системы автоматизации. Конкуренция предъявляет высокие требования. Любой запрос от потенциального или существующего клиента должен быть оперативно обработан, любое принятое управленческое решение должно быть своевременно выполнено.
Правильность управленческих решений во многом зависит от полноты информации, на которой решение построено. А внедрение комплексных автоматизированных систем позволяет перевести на совершенно иной уровень информационное обеспечение управление. Согласование даже сложных документов должно занимать часы, а не недели и месяцы, ни один документ не должен остаться без рассмотрения, не одно решение не должно остаться невыполненным. Работа управленческого аппарата должна минимально зависеть от добросовестности технических исполнителей. Вот почему сегодня мы наблюдаем повсеместное внедрение средств автоматизации.
При этом основные принципы работы аппарата управления, применяемые программы одинаковы и в государственных, и в коммерческих структурах. Разница состоит в том, что коммерческие структуры финансово заинтересованы в повышении качества работы, а в государственных политика автоматизации зависит исключительно от решений первых лиц и выделяемого вышестоящими органами финансирования. При этом далеко не везде во внедрение IT–технологий, так как автоматизация обеспечивает прозрачность и контроль за работой управленческого аппарата».
Во внедрение системы должен быть, прежде всего, заинтересован руководитель — связано это с особенностью российского делопроизводства вообще — с его вертикальной направленностью (на Западе делопроизводство имеет горизонтальную схему, то есть поступающий документ сразу направляется исполнителю, без согласования с вышестоящим руководством). У нас все документы, поступающие в организацию, традиционно направляются сначала руководителю. После рассмотрения руководитель накладывает резолюцию, указывая ответственного исполнителя. Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет его сам, либо направляет на исполнение своим подчиненным — таким образом, обрастая резолюциями, документ двигается к основанию пирамиды, потом возвращается «наверх», где докладывается об его исполнении. Процесс этот, как видите, достаточно длительный, кропотливый, напрямую зависящий от руководителя. Электронные системы его ускоряют, плюс, за счет обеспечения так называемой «прозрачности», дают возможность руководителю полностью и на всех этапах его контролировать, то есть проследить, чтобы документ был исполнен в срок, в случае необходимости увидеть, где он «застрял». «Если руководитель не заинтересован в таком контроле, — считает Н. Ф. Вербицкий, коммерческий директор компании «НТЦ ИРМ», разработчика известного программного продукта «Электронная канцелярия «Золушка», — если ему это не интересно, и он привык возлагать все это, скажем, на секретаря, — это и есть главная проблема на пути внедрения электронных систем. Если первые лица компании заинтересованы в автоматизации документооборота, делопроизводства и знают, для чего она им нужна, тогда вероятность успешной работы системы повышается. Интерес же рядового исполнителя заключается в том, что система, прежде всего, значительно повышает для него оперативность поиска документов, и в том, что меньше тратится времени на их исполнение».
С. А. КравцовТаким образом, решение о внедрении системы на предприятии должен принимать руководитель, однако часто в таких случаях он делегирует свои полномочия секретарю, особенно, если речь идет не о тотальной автоматизации всего делопроизводственного процесса на предприятии (тут, конечно, потребуется квалифицированная помощь сотрудников отдела IT) , а об автоматизации одного–двух рабочих мест или одной канцелярии. Тут задача секретаря, прежде всего, состоит в том, чтобы выяснить, какие существуют программные продукты, и какой наиболее подходит для его организации. Департамент образовательных программ и консалтинга Центра исследования и внедрения информационных технологий управления организациями «Оптима Проект» проводит специальный семинар для секретарей «Автоматизация делопроизводства: современные возможности и перспективы». «Семинары у нас идут блоком, — говорит Сергей Анатольевич Кравцов, директор Департамента образовательных программ и консалтинга «Оптима Проект». — Мы рассматриваем вопросы делопроизводства, потом автоматизации делопроизводства, потом проводим тренинг. В течение двух–трех дней можно пройти весь блок, а можно выбрать что–то одно. Многие секретари приходили на семинар по заданию руководителя. Руководители так и говорят: «Иди на этот семинар и выяви технические вопросы, которые необходимы для нашей компании».
«Цель семинара, — рассказывает С. Л. Кузнецов, который и проводит данный семинар, — рассказать о возможностях современных компьютерных технологий, как с точки зрения автоматизации отдельных делопроизводственных операций, так и комплексной автоматизации всего цикла работы с документами — от создания и оформления документа вплоть до электронного архива.
Делопроизводственная служба, секретарь, как непосредственные потребители IT–технологий, должны играть решающую роль в составлении технического задания на внедрение автоматизированных технологий работы с документами. Именно потребители должны определять, что именно им надо, как и что должно работать. Поскольку слушатели семинара представляют самые разные организации — от небольшого офиса, где все делопроизводственное обслуживание осуществляет один человек, и до сотрудников министерств и ведомств, крупных территориально–распределительных корпораций, в лекции основной упор делается на использовании IT–технологий на любом уровне. На всех этапах работы с документами: составление документов с использованием шаблонов и баз данных, движение документов внутри офиса, согласование, подписание, регистрация, контроль, прием–передача, электронный архив. А уже в завершение рассказывается об основных программных продуктах, имеющихся на рынке, их отличии, специфике внедрения и т. п.».
Директор Департамента образовательных программ и консалтинга «Оптима Проект» С. А. Кравцов, генеральный директор «Оптима Проект» П. Б. Корочкин
САД и СЭД
Если перед вами встала необходимость автоматизации, прежде всего, необходимо определиться с вашими конкретными задачами: какие именно процессы вы хотите автоматизировать, масштабность автоматизации — количество рабочих мест и т. д. — от этого будет зависеть выбор системы.
Следует разделять два понятия, которые часто путают, — делопроизводство и документооборот. Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот — это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства — САД, и системы электронного документооборота — СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно–распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами — таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.
Как правило, отечественные разработчики систем имеют среди своих предложений и САД, и СЭД. Выбор, повторимся, зависит от поставленных задач, объема предполагаемой автоматизации и специфики организации. Назовем некоторых разработчиков систем (подробнее о разработчиках и продуктах мы собираемся рассказывать в следующих номерах нашего журнала): компании «НТЦ ИРМ», «ЭОС», «Интертраст». С. Л. Кузнецов: «Все означенные компании можно отнести к ведущим игрокам рынка систем автоматизации делопроизводства. При этом каждая из них имеет свою специфику.
«Интертраст» — основной поставщик решений на платформе IBM Domino/Lotus Notes, со всеми преимуществами и недостатками этой платформы. Множество специализированных программных модулей на платформе Lotus Notes позволяет для каждого рабочего места выбрать оптимальный набор модулей.
Программа «Дело» от «ЭОС» — чисто российская разработка, которая может использоваться как для небольшого офиса, так и для крупных организаций. Наличие у «ЭОС» бесплатной однопользовательской версии, хоть и сильно урезанной функционально, позволяет небольшим фирмам без каких–либо затрат начать простейшую автоматизацию, а затем, по мере развития фирмы, приобрести уже полнофункциональную программу.
Разработки «НТЦ ИРМ» интересны своей «многоплатформенностью». Система автоматизации делопроизводства, предлагаемая компанией, существует как в простейшем файл–серверном варианте, так и на платформе Lotus Notes, а в больших организациях может работать на основе мощных баз данных».
На практике
Если в организации электронный документ все же будет рассматриваться всего лишь как сопровождение бумажного, внедрение СЭД не имеет смысла, так как, по сути, она предполагает отказ от бумажных носителей. «Отказаться от бумаги» удалось в Международном Московском Банке. Это одна из немногих организаций в нашей стране, где внутренний документооборот целиком поставлен на электронику. На бумаге в банке хранятся только входящие документы. Внедрение системы электронного документооборота — ее адаптация под систему банка — длилась два года и осуществлялось, фактически, силами двух людей — специалиста по делопроизводству, начальника Управления документационного обеспечения ММБ Любовь Николаевны Татузовой и специалиста IT, начальника Отдела корпоративной информации и электронного документооборота ММБ Сергея Васильевича Иванова. Среди целей проекта внедрения СЭД разработчики данного проекта, прежде всего, указали:
организация учета и контроля исполнения корреспонденции;
ускорение документооборота за счет внедрения электронных форм движения документов;
снижение трудоемкости подготовки и согласования проектов документов;
повышение эффективности документационного обеспечения ММБ.
Начинать, однако, пришлось с приведения в порядок документооборота бумажного. «Ошибаются тот, кто считает, что можно как шапкой накрыть плохой бумажный документооборот и все сразу встанет на свои места и будет замечательно работать, — считает Любовь Николаевна. — Так не бывает. Сначала все равно надо отработать документооборот бумажный, а затем уже накрывать его электронным, и делать это одновременно, то есть направлять каждый путь документа. Это, кстати, ошибка многих коммерческих организаций, где документооборот часто складывается стихийно. На него просто вначале не обращают внимания: главное — накопление капитала, бумажки — это ерунда, убытки подсчитаем потом. Я так думаю, что сейчас многие фирмы будут выходить на эту проблему, и будут искать людей, которые были бы способны поставить им документооборот».
Сейчас система в банке действительно работает. Главное ее преимущество в том, что она является очень важным средством коммуникации — ведь ею можно «накрыть» любое количество филиалов и региональных представительств, а для развивающихся структур это очень важно, как считают в банке. «Сейчас у нас нет внутреннего бумажного документооборота. Мы работаем исключительно «в машине». Это касается и организационно–распорядительных документов. Мы распространяем их не на бумаге — они идут по сети. Я, как руководитель, получаю уведомление, открываю его, прямо здесь с ним знакомлюсь и так далее. Сейчас мы уже пошли дальше, поскольку внутри банка узаконили электронно–цифровую подпись, и мы в электронном виде подписываем приказы. Согласовываем документы мы тоже «электронно» — причем в режиме онлайн. Документ распространяется исключительно по тем адресам, которые указаны — по праву доступа. Принятие решения убыстряется в десятки раз. Все наше руководство работает сейчас в этой системе с большим интересом, начиная с председателя правления. Обучались тоже с большим интересом, причем обучение руководителей проходило в паре — с их секретарями».
Результаты внедрения корпоративной СЭД в ММБ:
полный электронный учет корреспонденции банка;
время электронной доставки внутреннего документа, отправленного из любого офиса банка, до исполнителя — составляет 5—10 минут;
электронное согласование проектов документов позволяет на порядок сократить трудозатраты по сбору виз;
электронное ознакомление с новыми ОРД позволило ускорить доведение нормативов и отказаться от их многократного копирования и архивирования в подразделениях;
экономия расходных материалов и бумаги.
Источник: hr-portal.ru
