Что нужно сделать в конце года?
Вот и подходит к концу календарный год. В предновогодней суете можно упустить что-то важное, а потом придется издавать документы задним числом или же расхлебывать последствия недоработок. Чтобы избежать этого, пробегитесь глазами по нашей памятке (вспомните важное, проверьте себя и, если надо, наверстайте упущенное вовремя). В нее вошли документы, которые нужно отработать в связи с закрытием делопроизводственного года, в т.ч. в сфере кадрового делопроизводства. А ссылки на опубликованные ранее статьи помогут быстро найти нужные сейчас рекомендации и примеры оформления документов.
| № п/п | Проверяемые документы | Что проверяем | Важные замечания |
| 1 | Номенклатура дел | Проверяем, все ли отделы сдали проекты номенклатуры дел, компонуем полученные данные, согласовываем и утверждаем. Выписки направляем по отделам | Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В журнале № 10` 2013 мы опубликовали статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства», которая поможет организовать разработку номенклатуры дел так, чтобы не составлять ее самостоятельно за все подразделения, с нашей помощью вы учтете все процедурные аспекты. А в журнале № 11` 2013 вы найдете статью для новичков «Оформляем графы номенклатуры дел» |
| 2 | График отпусков | Проверяем утверждение графика в установленные ТК РФ сроки | График отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г. Подробности читайте в статье «Составляем график отпусков» в журнале № 11` 2013. Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их потом систематизировать и «состыковать»; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды. А еще вас ждет расчет, который поможет понять, в какие месяцы уходить в отпуск в 2014 году выгоднее с финансовой точки зрения |
| 3 | Отчет по исполнительской дисциплине | Если в организации осуществляется контроль исполнения документов, то служба ДОУ в конце года должна положить на стол руководителю отчет об исполнительской дисциплине за год | Контроль за сроками исполнения поручений обычно лежит на службе ДОУ. Она держит руку на пульсе и с установленной периодичностью (ежемесячно, ежеквартально и обязательно в конце года) докладывает о состоянии дел руководству. Аналитика исполнительской дисциплины за год может быть проведена по поставленным укрупненным задачам, подразделениям, отдельным сотрудникам, срокам. Здесь должны быть не только цифры и графики, но и аналитика (если у отдела много просроченных поручений, это не всегда означает нерадивость его сотрудников и руководителя – мог резко вырасти объем работ, а людей не хватает; поэтому с «должников» следует запросить объяснительные записки, резюмировать их в своем отчете и приложить оригиналы к нему). На основании такого отчета руководство делает выводы в конце года о премировании, взыскании, кадровых изменениях. См. статьи «Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход» в журнале № 7` 2011; «Контроль исполнения поручений в MS Excel» в журнале № 10` 2012; «Регистрируем приказ, рассылаем и контролируем» в журнале № 4` 2013 |
| 4 | Отчет об объеме документооборота | Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов | Как произвести расчет и как может выглядеть справка об объеме документооборота за определенный период, мы рассказали в ответе на вопрос «Как правильно рассчитать документооборот организации за определенный период, например, полугодие?» журнала № 9` 2013. Интерес представляет анализ данных в динамике, например, по нескольким годам: увеличилось ли число входящих и исходящих писем, жалоб, заключенных договоров и т.п. Можно подготовить не просто справку с сухими цифрами, а целый отчет, добавив к цифрам свой анализ ситуации и предложения, например, об увеличении штата сотрудников своего подразделения. Не упускайте возможность продемонстрировать объем выполняемой вами работы! |
| 5 | Отчеты различной тематики | Издаем приказ об установлении сроков сдачи годовой отчетности по отделам, проводим ознакомление с ним ответственных лиц | Скорее всего, список таких отчетов существует (ведь в конце года руководство проводит анализ сделанного и решает судьбу премиального фонда). В средних и крупных организациях необходимость предоставления определенной отчетности предусмотрена регламентами, должностными инструкциями. Если в них это не закреплено, то лучше издать приказ, чем устно информировать ответственных лиц по поручению вашего руководителя |
| 6 | Журналы регистрации документов | Нужно завершить и закрыть журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, доверенностей и др. | Несмотря на отсутствие законодательного требования ежегодного обновления журналов учета какого-либо документопотока, многие организации предпочитают в целях исключения путаницы вести данные журналы по годам. См. ответ на Вопрос «Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года» в № 12` 2013 |
| 7 | Приказ о привлечении некоторых сотрудников к работе в праздничные дни | Нужно подготовить к изданию такой приказ (и, если требуется, то ряд иных документов, например, заявку в службу охраны офисного центра, где вы арендуете офис) | В длительные новогодние каникулы редко какие организации полностью исключают свою деятельность. Как правило, кто-то из работников все же привлекается к работе. Необходимо заранее позаботиться о получении согласия от работников на работу в выходные и праздничные дни, об оформлении привлечения работников к работе, в т.ч. согласовать с охраной допуск этих лиц на рабочее место. См. статью «Внеплановая работа в выходные и праздничные дни» в журнале № 4` 2012 |
| 8 | Приказ об усилении режима | Издание приказа об усилении режима | В преддверии праздника и длительных каникул обязательно напомните сотрудникам о необходимости неукоснительного соблюдения требований техники безопасности, пожарной безопасности и внутриобъектового режима |
| 9 | Журналы инструктажей по охране труда | Проверяем, все ли прошли инструктаж и расписались в этом | В случае наступления несчастного случая на производстве из-за нарушения работником требований охраны труда ответственность будет лежать на работодателе, не ознакомившем работника с требованиями охраны труда, правилами безопасности |
| 10 | Документы по воинскому учету | Проверяем, не сменилось ли ответственное за воинский учет должностное лицо, составлен ли план работы на год, согласованы ли проверки | В организациях, где отсутствует отдел кадров, ведение кадрового и воинского учета может быть возложено на секретаря или службу ДОУ. Важно помнить, что в отношениях с контролирующими органами имеются обязательства организации по предоставлению ежегодных документов в военные комиссариаты, в центры занятости. Вам поможет изучение «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» |
| 11 | Договоры | Проверяем сроки действия договоров сами либо издаем приказ о проведении ответственными подразделениями мониторинга договоров | Многие договоры, заключенные организацией с «постоянными» контрагентами, заключены на 1 год с последующей автоматической пролонгацией. Но не все договоры это предусматривают. Чтобы, вернувшись с новогодних каникул, не обнаружить, что в офисе погас свет из-за прекращения действия договора с энергоснабжающей организацией, инициирование продления срока договора должно состояться до наступления нового года |
| 12 | Срочные трудовые договоры | Если в организации нет кадровой службы, то вам необходимо выявить срочные трудовые договоры, срок действия которых истекает в следующем году, и любым удобным способом (в ежедневнике или иначе) создать себе напоминания о дате окончания каждого из них хотя бы за 2 недели | ТК РФ предусматривает возможность (а в некоторых случаях – обязанность) заключения с работниками срочных трудовых договоров (см. ст. 57–59 ТК РФ). По истечении срока действия такой трудовой договор должен быть расторгнут в порядке ст. 79 ТК РФ. Но в случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 4 ст. 58 ТК РФ) |
| 13 | Доверенности | Проверяем срок действия выданных доверенностей и, если нужно, издаем новые | В большинстве организаций применяется годичный срок для доверенностей. С учетом изменений в ГК РФ, вступивших в действие с 01.09.2013, максимальный трехгодичный срок доверенности теперь упразднен: доверенность может быть выдана на любой срок, а если он в ней не указан, такая доверенность по-прежнему считается действующей 1 год со дня ее совершения. Новые правила применимы к доверенностям, выданным после 01.09.2013. Если временное делегирование полномочий оформлялось не только доверенностью, но и внутренними документами до конца года, то стоит произвести ревизию и, если необходимо, продлить эти полномочия. См. статью «Полномочия: распределяем и делегируем» в № 9` 2013, а также её продолжение в № 10` 2013 |
| 14 | Поздравительная новогодняя кампания | Поздравление клиентов / контрагентов и пр., организация корпоратива | Если в организации данные обязанности не возложены на профильные службы (отдел по работе с клиентами, кадров и пр.), то чаще всего поздравительной деятельностью занимается секретарь либо служба ДОУ. См. статью «С Новым годом!», или Как провести новогоднюю поздравительную кампанию» в журнале № 11` 2013 |
Конечно, не только перечисленные в памятке дела необходимо сделать в конце года подразделению или сотруднику, ответственному за ДОУ. Многое зависит от распределения зон ответственности, в т.ч. наличия самостоятельного кадрового и юридического подразделения в организации. Просто в памятке мы собрали самые важные и типичные дела, которые необходимо сделать в конце года, чтобы новый начался более плавно, без авралов.
А наличие в следующем году под рукой такого помощника, как наш журнал о современном делопроизводстве, еще не раз выручит вас!
Источник: hr-portal.ru
