Цели и задачи мероприятия
Для чего проводятся мероприятия? Вот уж глупый вопрос, тем более в профессиональном журнале. Но не торопитесь, все не так просто как кажется. По тому, какие методы используют некоторые организаторы при создании своих проектов, иногда кажется, что главное для них это потратить выделенные деньги. А если проанализировать бюджеты множества других EVENTов то напрашивается вывод, что их организовывали только для того, чтобы поесть и выпить. Очень часто корпоративные праздники становятся филиалом концертного зала, и кажется, что единственной задачей организаторов было развлечь и повеселить сотрудников. Но обычный здравый смысл говорит нам о том, что для выполнения подобных задач совершенно не нужно тратить огромные силы и средства на организацию мероприятия. Так для чего же нужны EVENTы? Событийный маркетинг это один из самых сложных, дорогих и рискованных инструментов. Прибегают к нему только в случае крайней необходимости. Иными словами мероприятия организовывают для того, чтобы получить что-то такое, чего нельзя получить другим способом.
Значит, у каждого мероприятия должна быть своя цель, оно должно решать определенные задачи. Попробуем определить эти понятия:
Маргарита Бегалова, Рекламный отдел компании DA VINCI
Цель – более широкое понятие, чем задача. Каждая цель состоит из нескольких задач, которые необходимо решить, и уже посредством выполнения конкретных задач достигается цель, поставленная перед мероприятием.
Цель направлена на долгосрочные результаты. Основная и конечная цель маркетингового мероприятия — создание благоприятных условий для продвижения товара на рынке и привлечение финального покупателя.
Дарья Исаакова, PR-директор компании SAV Entertainment
Цели и задачи можно сравнить с тактикой и стратегией. Тактика – это конкретное действие, план; стратегия — общее, глобальное понятие, совокупность действий, оказывающих влияние на то или иное событие. Соответственно, цели — это нечто более глобальное, нежели задачи.
В случае организации мероприятия для клиентов целью можно считать выстраивание отношений. Когда речь идет о мероприятии для сотрудников, то в качестве цели можно поставить повышение лояльности персонала и последующее увеличение эффективности бизнеса, а также выстраивание отношений внутри коллектива, содействие общению, единению между подразделениями компании. В результате такого мероприятия сотрудник должен почувствовать себя «винтиком» большой «машины», которая без этого самого «винтика» не работает.
В первом случае (организация мероприятий для клиентов) под задачей я понимаю создание атмосферы, в которой потенциальные клиенты смогут почувствовать свою значимость, комфорт и внимание к своей персоне со стороны заказчика мероприятия. Задачей мероприятия для сотрудников является осознание последними заботы и внимания со стороны руководства.
One2remember
Цели мероприятия как правило имеют долгосрочный стратегический эффект и соотносятся непосредственно с целями компании или ее конкретных подразделений. Например, целью маркетингового мероприятия может быть повышение узнаваемости марки, мероприятия для партнеров — укрепление отношений с партнерами и др.
Понятие <задача> отличается от понятия <цель> следующим образом: они обладают тактическим характером, реализуются на определенном участке времени и являются необходимыми шагами в реализации конкретной цели.
Пример: если целью корпоративного праздника является повышение лояльности сотрудников к компании, то задачами могут быть следующими: обеспечение хорошего настроения и сытости всех участников в ходе мероприятия, обеспечение удовлетворенности каждого участника мероприятием.
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
Цель мероприятия – это то, чего мы добиваемся в конечной перспективе (brand awareness, продажи, продвижение товара, желаемое позиционирование и т.д.). Цель – это причина, по которой мы делаем мероприятие.
Задачи – этапы, которые надо успешно преодолеть на пути к поставленной цели. Выполнение всех задач ведет к достижению цели.
Цели и задачи, вот стартовая точка для творческой мысли организатора. Это главная опора для разработки проекта будущего мероприятия и главный критерий измерения его успеха. Именно поэтому, невозможно переоценить значение точного определения целей и задач будущего мероприятия. Так кто же должен возложить на себя эту сверхответственную обязанность?
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
В первую очередь, цели и задачи должен определить клиент. Однако, если поставленная клиентом цель размыта или не сформулирована, задача организатора – помочь ему в четком определении и формулировке. На данном этапе может быть привлечена помощь маркетологов и других специалистов. В идеале, организатор мероприятия должен обладать всеми качествами и ресурсами, чтобы помочь клиенту в данном вопросе. Только после того, как определены цели и задачи мероприятия, можно приступать к воплощению его в жизнь.
Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard
В рамках работы над проектом команда агентства и представители Клиента не раз собираются вместе для обсуждения различных вопросов. В ходе этих переговоров и рождается истина. К сожалению, Клиент не всегда может четко сформулировать цели и задачи мероприятия. И, разумеется, мы, как консультанты, обязаны предложить ему различные варианты.
«Семь раз отмерь, один отрежь» гласит известная пословица. Тем более тщательной проверки заслуживает решение, определяющее успех или неудачу всего мероприятия. Так что даже если клиент четко и уверенно ставит перед агентством совершенно определенные задачи это еще не повод принимать их на веру. Проверку правильности выбранной цели следует начинать с анализа аудитории мероприятия. Обратите внимание на гостей будущего EVENTа. Что хочет от них организатор? Если это сотрудники, то очевидно что цели лежат в улучшении работы компании, а если это журналисты, то от них ожидается получение положительных отзывов в прессе. Но это только первый этап. Затем следует провести и более детальную проверку:
Елена Фадеева, Генеральный директор компании Fleishman-Hillard Vanguard
Для того, чтобы проверить правильность целей и задач, которые были сформулированы для конкретного мероприятия, надо, прежде всего, вернуться к стратегии бренда, к тому, какой цели хочет достичь клиент, используя такой эффективный инструмент, как мероприятие. Ну и, конечно, важно использовать анализ предыдущего опыта проведения аналогичных мероприятий. Как правило, если агентство работает в этой области не первый год и выделяется на фоне конкурентов солидным опытом проведения мероприятий, то с определением целей и задач его специалисты не ошибаются.
Евгений Ковалишин, Account director компании BOKOVFACTORY
«Правильность» формулировки – понятие весьма субъективное. Проверять надо, в первую очередь, не противоречат ли цели и задачи мероприятия философии бренда и его позиционированию. Для этого существуют такие инструменты, как brand book, маркетинговые исследования и т.д. Так, одинаково «правильно» можно достичь повышения продаж и хорошего press coverage.
Итак, цели и задачи сформулированы. Но этого еще не достаточно. Нам теперь следует сформулировать основное сообщение мероприятия. Ведь приглашая на событие гостей, мы хотим передать им определенную информацию, и не просто какие-то факты, а наше понимание и нашу точку зрения на них. Например, наша компания сильно выросла за последний год, для сотрудников это не всегда приятное известие. Еще недавно все они были членами небольшого дружного коллектива, а сейчас они многих даже не знают в лицо. Но если целью новогоднего праздника является повышение лояльности сотрудников, а задачей демонстрация важности каждого из подразделений и создание условий для их будущего делового сотрудничества, то основное сообщение может звучать примерно так: «Мы выросли и стали сильнее, но чем больше мы становимся, тем важнее для нас оставаться дружным коллективом, потому, что только понимание важности работы каждого из подразделений поможет всему организму компании действовать заодно.»
Вы, наверное, знаете, что для того, чтобы отобразит на экране компьютера палитру из более, чем миллиона цветов, используется всего 3 основных цвета: красный, зеленый и синий. Примерно так же и в творческом процессе создания мероприятия, из многокрасочной палитры EVENT возможностей нам следует выбрать именно тот цвет, который максимально точно соответствует формуле определяемой целью, задачами и главным сообщением мероприятия.
Творчество это очень увлекательный процесс. Течение идей и находок может очень быстро отнести нас от генерального курса, поэтому, как моряки регулярно проверяют местоположения корабля по навигационным приборам, так и создатели мероприятия обязаны каждый свой шаг сверять с целями и задачами мероприятия. Иначе даже оттолкнувшись от правильной исходной точки и, начав движение в правильном направлении, мы можем в конце пути оказаться на совершенно незнакомом и необитаемом острове.
Источник: hr-portal.ru
