Документирование деловых коммуникаций внутри организации
Как оформляются докладные, служебные и объяснительные записки, носящие вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации, рассказано в статье.
Основную часть документов, обеспечивающих коммуникационную функцию управления внутри организации, составляют справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, необязательна к исполнению, она может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 г., даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении.
Функции докладной записки
Словарь кадрового делопроизводства. Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. п. и побудить к принятию определенного решения. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие информационные докладные записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Докладная записка входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), соответственно, при ее оформлении необходимо придерживаться ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа; дату; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности); резолюцию.
Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с наименованием, закрепленным в штатном расписании.
Вид документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» указывается прописными буквами и располагается ниже реквизита «Наименование структурного подразделения».
Дата документа (дата подписания) проставляется рядом с регистрационным номером, ниже реквизита «Вид документа» и оформляется одним из двух способов: 01.10.2011 или 01 октября 2011 г.
Регистрационный номер. По правилам делопроизводства в РФ (Государственная система документационного обеспечения управления, одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 N 33) все документы организации, подлежащие контролю и исполнению, регистрируются. Регистрация документа может осуществляться либо по месту составления документа, либо по месту получения документа.
Адресат. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, то есть направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Адресат содержит следующие элементы:
— наименование должности адресата с указанием структурного подразделения или организации;
— инициалы и фамилию адресата.
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией.
Префекту Юго-Восточного
административного округа
г. Москвы
В. Б. Зотову
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Начальнику отдела продаж
В. Д. Лаврову
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа:
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (вид документа)
об утрате документов (заголовок к тексту)
Текст. В тексте докладной записки четко выделяются две части. Первая — констатирующая (описательная), в которой сообщаются факты, и вторая — где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений.
Текст докладной записки может составляться в виде таблицы, анкеты либо связного текста.
Примерный образец
Отдел кадров Генеральному директору
12.02.2012 ООО «Регион»
В. В. Волкову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_______ N _________
о замене компьютеров
В отделе кадров компании в настоящее время используются четыре компьютера 2001 г. выпуска, которые физически изношены и морально устарели.
В связи с расширением сферы деятельности компании объем работы по кадровому делопроизводству резко возрос, для эффективной информационной поддержки деятельности отдела кадров просим разрешить приобретение пяти новых компьютеров для замены используемых.
Начальник отдела кадров А. А. Родионова
Докладные записки могут служить основаниями к приказам по личному составу.
Примерный образец
Планово-аналитический отдел Генеральному директору ООО «К»
П. Ф. Колесову
О. Д. Носкова
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_______ N _________
об отсутствии на работе
27 мая 2011 г. был заключен трудовой договор с О. Д. Носковым о его работе в планово-аналитическом отделе ООО «К» в должности экономиста. Приказ о приеме на работу был издан 30 мая 2011 г. N 15-л/с, в котором датой начала работы является 31 мая 2011 г.
Довожу до Вашего сведения, что О. Д. Носков к работе в установленные сроки не приступил. В телефонном разговоре он сообщил, что его планы относительно работы в нашей компании изменились.
Прошу Вас принять соответствующие меры.
Приложение: Акт об отсутствии на рабочем месте О. Д. Носкова от 31.05.2011.
Начальник планово-аналитического отдела В. В. Топорков
Одной из функций отдела кадров является анализ состояния трудовой дисциплины на предприятии. Если результаты проверки адресуются руководителю предприятия, то составляется докладная записка о состоянии трудовой дисциплины.
Такая записка является основанием для издания руководством предприятия соответствующих приказов (распоряжений). С помощью докладной записки о нарушении трудовой дисциплины должностное лицо разъясняет свою точку зрения, приводит аргументы, свидетельствующие о правомерности привлечения к дисциплинарной ответственности.
Примерная форма
Наименование структурного Руководителю организации
подразделения Резолюция
_____________________
Ф. И.О.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_______ N _________
о нарушении трудовой дисциплины
_______________________________________________________________________
(Ф. И.О. работника, наименование должности)
_______________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
_______________________________________________________________________
(С какого времени работает в данной организации)
_______________________________________________________________________
(Вид нарушения)
_______________________________________________________________________
(Дата нарушения)
_______________________________________________________________________
(Наличие письменного объяснения причин нарушения)
_______________________________________________________________________
(Мнение о дисциплинарном взыскании)
Руководитель структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Резолюция
Резолюция — это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей. Требования к написанию резолюций изложены в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции возможны в том случае, если детализируется порядок исполнения документа. Указание об исполнении документа дается одному или нескольким лицам. Поэтому одним из обязательных требований к резолюции является адресность резолюции. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других, либо четко определить степень ответственности каждого. Ответственный исполнитель имеет право созыва соисполнителей. Если в резолюции указаны несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым. Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Необходимо подчеркнуть, что иногда требуется дать более развернутые указания исполнителям. Здесь все зависит прежде всего от того, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме.
Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника; чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. Помимо адреса и содержания действия резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Многие руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ). Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции, например:
Караваеву В. Ю.
Прошу подготовить к 14.09.2011
проект приказа об увольнении
Смирнова В. К. в связи с окончанием
срока трудового договора
Соколов 01.09.2011
Ивановой В. П.
Прошу уведомить в письменном виде
Сидорову Е. А. об увольнении в связи
с неудовлетворительным результатом испытания.
Ворониной К. Н.
Прошу подготовить приказ об увольнении
Сидоровой Е. А. к 08.07.2011
Терентьев 04.07.2011
Отметка об исполнителе
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
А. В. Потапов
8 (495) 5234261
Однако в практике сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе:
Потапов Александр
Владимирович
8 (495) 5234261
В данном случае при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе нет необходимости уточнять его имя и отчество.
Если документ подлежит последующему размножению средствами множительной техники, то данный реквизит следует указывать только на лицевой стороне. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал.
Функции служебной записки
Словарь кадрового делопроизводства. Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица.
Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому она должна быть написана кратко, точно и ясно.
Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в целях однотипности оформления документации.
Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.
Служебные записки могут содержать определенную просьбу, предложение. Например, в отделе кадров сломался компьютер и требуется его ремонт. Начальник отдела кадров может обратиться к начальнику отдела компьютерных технологий со служебной запиской, в которой он информирует данный отдел о сложившейся ситуации и просит принять соответствующие меры. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Оформляются служебные записки так же, как и докладные, но имеют дополнительный реквизит «На N ______ от _________», так как ответом на служебную записку может послужить также служебная записка, что недопустимо при оформлении докладных записок.
Примерный образец
Отдел кадров Начальнику отдела информационных
технологий
М. А. Петрову
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
_______ N _________
На N ____ от _________
о проведении обучения по курсу
«Современные информационные технологии в управлении»
Уважаемый Михаил Алексеевич!
В соответствии с договором от 11 марта 2011 г. N 149/05 «О проведении обучения по курсу «Современные информационные технологии в управлении» просим Вас в срок до 20 марта 2011 г. в целях формирования группы обучающихся предоставить список сотрудников Вашего отдела, направляемых для обучения.
Начальник отдела кадров А. А. Лаврова
Кочнева
8 (495) 321 09 18
Объяснительные записки
Словарь кадрового делопроизводства. Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.
Пояснительная записка — документ, содержащий описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, а также обоснования принятых при его разработке технических и технико-экономических решений.
Документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, называют объяснительной запиской.
Объяснительные записки составляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», то есть по унифицированной форме. Они включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеют код 0284070 по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). По содержанию объяснительные записки делятся на две группы.
К первой группе относятся записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации. Подписываются такие объяснительные записки руководителями организации. Такие объяснительные записки иногда называют пояснительной запиской, хотя это не всегда является верным. Понятие «пояснительная записка» содержится в некоторых нормативных актах (ГОСТ 2.102-68 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов»).
Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки. Текст записки должен быть объективным, убедительным и давать четкие разъяснения. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка. Так, в соответствии с трудовым законодательством при нарушении трудовой дисциплины сотрудник обязан написать объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины (ст. 193 ТК РФ). Данная объяснительная записка составляется на имя руководителя организации, подписывается составителем и передается руководителю структурного подразделения, в котором сотрудник работает. На основании объяснительной записки руководитель структурного подразделения подготавливает докладную записку и передает ее для решения руководителю организации. После принятого решения, оформленного в виде резолюции руководителя, инспектор отдела кадров на основании объяснительной и докладной записок готовит приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Объяснительная и докладная записки в этом случае помещаются в одно дело.
Примерная форма
Наименование структурного Руководителю организации
подразделения Резолюция
_____________________
Ф. И.О.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о нарушении трудовой дисциплины
_______________________________________________________________________
(Ф. И.О. работника, наименование должности)
_______________________________________________________________________
(Наименование структурного подразделения)
_______________________________________________________________________
(С какого времени работает в данной организации)
_______________________________________________________________________
(Вид нарушения)
_______________________________________________________________________
(Изложение причин, обстоятельств нарушения)
_______________________________________________________________________
(Дата нарушения)
Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи
Источник: hr-portal.ru
