Документирование предоставления отпуска
В отпуска сотрудники уходят круглый год. Поговорим о том, как документировать отпуска.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
Документирование факта предоставления работникам предприятия отпусков производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В общем случае правом издания приказов о предоставлении отпусков обычно наделяется руководитель предприятия, а распоряжений о предоставлении отпусков — другие уполномоченные руководителем предприятия должностные лица (например, из числа заместителей руководителя, руководителей филиалов и др.).
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:
— график отпусков;
— заявление о предоставлении отпуска;
— записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
В необходимых случаях в качестве основания для издания приказа (распоряжения) могут использоваться и иные документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.
Уточним, что приказами (распоряжениями) документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия — их виды, продолжительность, размер выплачиваемых при предоставлении отпуска денежных средств и т. п. — определяется в соответствии с гл. 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками.
В общем случае основанием для предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска служат график отпусков и соответствующее заявление.
В соответствии с гл. 19 ТК РФ работникам предприятия, заключившим трудовые договоры, предоставляются следующие виды отпусков:
— ежегодные оплачиваемые отпуска — с сохранением места работы (должности) и среднего заработка за весь период отпуска — на общих основаниях (продолжительностью 28 календарных дней);
— ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска — работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством, локальными актами предприятия или трудовыми договорами, заключенными с соответствующими работниками;
— отпуска без сохранения заработной платы — по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам на срок, определяемый по согласованию между работником и работодателем. При этом работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы следующим категориями работников (на основании поданных работниками письменных заявлений): участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году; работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году; родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы — до 14 календарных дней в году; работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году; работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней; в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными актами предприятия.
В соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в личную карточку работника вносятся необходимые дополнения.
Документы, сопровождающие издание приказа (распоряжения)
о предоставлении отпуска
1. График отпусков.
Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия определяется в соответствии с графиком отпусков. Функциональное назначение графика отпусков заключается в установлении очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии, а также в информировании должностных лиц и работников о планируемом времени предоставления последним ежегодных оплачиваемых отпусков.
Обычно проект графика отпусков составляется по структурным подразделениям предприятия уполномоченными должностными лицами. После этого проект визируется руководителем соответствующего подразделения, сотрудником отдела кадров, согласуется с выборным представительным органом работников и утверждается руководителем предприятия. Как правило, оформление проекта графика отпусков производится с применением унифицированной формы N Т-7.
Работники предприятия должны быть ознакомлены с графиком отпусков, как правило, не позднее чем за две недели до предполагаемой даты начала предоставляемого им ежегодного оплачиваемого отпуска. Уточним, что продолжительность этого отпуска согласно ст. 115 ТК РФ в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней.
При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Таким образом, основанием для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, наряду с заявлением работника является приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
2. Уведомление работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска.
В соответствии со ст. 123 ТК РФ работник должен быть предупрежден о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска.
Такое предупреждение (уведомление) (в соответствии с общим порядком предупреждения (уведомления)) следует направлять работнику персонально и в письменной форме.
Допускается предупреждение работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).
3. Заявление о предоставлении отпуска.
Заявление о предоставлении отпуска — это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого документа состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска.
Подготовка заявления производится лично работником в соответствии с установленной предприятием формой (образцом). В заявлении о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в качестве основания указывается график отпусков.
При подготовке заявления о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска или отпуска без сохранения заработной платы к нему следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя.
Отметим, что в соответствии со ст. 122 ТК РФ право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы в данной организации. Предоставление последующих ежегодных оплачиваемых отпусков производится в соответствии с графиком отпусков с учетом стажа работы работника, дающего ему право на предоставление отпуска.
4. Записка-расчет о предоставлении отпуска.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику с применением унифицированной формы N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Указанный документ предназначен для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска.
Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска
Как правило, оформление проекта приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм N Т-6 (N Т-6а). При этом форма N Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как форма N Т-6а — для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Формулировки приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска представлены ниже.
Пример.
Унифицированная форма N Т-6
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301005│
Закрытое акционерное общество ЗАО «Омега» ├───────┤
———————————————— по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬────────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│ составления│
├─────────┼────────────┤
│ 104-П │21 июня 2012│
ПРИКАЗ └─────────┴────────────┘
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
┌───────────────┐
Предоставить отпуск │Табельный номер│
├───────────────┤
Алексееву Борису Васильевичу │ 440 │
————————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел автоматизации
——————————————————————
структурное подразделение
инженер
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
01 июля 07 30 июня 12
за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных
оплачиваемый отпуск на │ 28 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 31 июля 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
и (или)
Б. _______________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать)
на ┌─────────────┐ календарных
│ │ дней
└─────────────┘
с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
В. Всего отпуск на ┌─────────────┐ календарных
│ 28 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 31 июля 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
Основание: график отпусков работников организации на 2012 г.,
заявление Алексеева Б. В. от 20 июня 2012 г.
Я. Э. Юркович
Руководитель организации ___________ _________ ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Б. В. Алексеев 22 июня 12
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Пример.
Унифицированная форма N Т-6
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301005│
Закрытое акционерное общество ЗАО «Омега» ├───────┤
———————————————— по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬────────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│ составления│
├─────────┼────────────┤
│ 104-П │21 июня 2012│
ПРИКАЗ └─────────┴────────────┘
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
┌───────────────┐
Предоставить отпуск │Табельный номер│
├───────────────┤
Алексееву Борису Васильевичу │ 440 │
————————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел автоматизации
——————————————————————
структурное подразделение
инженер
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
01 июля 07 30 июня 12
за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных
оплачиваемый отпуск на │ 21 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 24 июля 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
и (или)
Б. _______________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать)
на ┌─────────────┐ календарных
│ │ дней
└─────────────┘
с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
В. Всего отпуск на ┌─────────────┐ календарных
│ 21 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 24 июля 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
Основание: график отпусков работников организации на 2012 г.,
заявление Алексеева Б. В. от 20 июня 2012 г. о предоставлении
первой части отпуска.
Я. Э. Юркович
Руководитель организации ___________ _________ ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Б. В. Алексеев 22 июня 12
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
Пример.
Унифицированная форма N Т-6
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301005│
Закрытое акционерное общество ЗАО «Омега» ├───────┤
———————————————— по ОКПО │ │
наименование организации └───────┘
┌─────────┬────────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│ составления│
├─────────┼────────────┤
│ 104-П │21 июня 2012│
ПРИКАЗ └─────────┴────────────┘
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
┌───────────────┐
Предоставить отпуск │Табельный номер│
├───────────────┤
Алексееву Борису Васильевичу │ 440 │
————————————————-└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел автоматизации
——————————————————————
структурное подразделение
инженер
——————————————————————
должность (специальность, профессия)
01 июля 07 30 июня 12
за период работы с «—» ——— 20— г. по «—» ——— 20— г.
А. ежегодный основной ┌─────────────┐ календарных
оплачиваемый отпуск на │ 31 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 03 августа 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
и (или)
Б. _______________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
без сохранения заработной платы и другие (указать)
на ┌─────────────┐ календарных
│ │ дней
└─────────────┘
с «__» _________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г.
В. Всего отпуск на ┌─────────────┐ календарных
│ 31 │ дней
└─────────────┘
04 июля 12 03 августа 12
с «—» ——— 20— г. по «—» ———- 20— г.
Основание: график отпусков работников организации на 2012 г.,
заявление Алексеева Б. В. от 20 июня 2012 г. о предоставлении
отпуска увеличенной продолжительности как работнику в возрасте до
18 лет, ст. 267 ТК РФ.
Я. Э. Юркович
Руководитель организации ___________ _________ ——————-
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Б. В. Алексеев 22 июня 12
работник ознакомлен —————— «—» ——— 20— г.
личная подпись
О. Берг
Эксперт журнала
Подписано в печать
Источник: hr-portal.ru
