Документы – в оборот.
Выгоды электронного документооборота очевидны, а принятие закона об ЭЦП стало предпосылкой к активному использованию таких систем. Рынок СЭД — в стадии зарождения и сулит компаниям большие перспективы.
Услуги по внедрению СЭД сейчас оказывают около десяти компаний, и это считается перспективной сферой деятельности. Директор департамента документационного обеспечения управления компании «АйТи» Дмитрий Романов оценивает объем рынка в 2002 году в 25–30 млн. долларов, а темпы роста — в более чем 30%. При этом, подчеркивает Романов, рынок СЭД еще очень далек от насыщения. Потенциальный объем он оценивает в сотни миллионов долларов: «Это неудивительно, ведь преимущества, которые дает внедрение современной СЭД, одинаково важны и для государственной, и для коммерческой организации. Для сравнения, потенциальные объемы рынка активно обсуждаемых сейчас CRM-систем в несколько раз меньше».
По мнению генерального директора компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна, российский рынок документооборота только зарождается: «Он находится в стадии формирования и при этом довольно быстро растет как с точки зрения числа заказчиков, так и с точки зрения проблем, которые заказчики хотят решить». По ощущениям вице-президента по корпоративным проектам компании ABBYY Арама Пахчаняна, состояние рынка можно охарактеризовать как «затишье перед бурей»: «Мое общение с различными компаниями свидетельствует о том, что бум приближается. Если раньше каждую продажу нужно было долго готовить (иногда годами), то сейчас часто возникают ситуации, когда неожиданно появляется клиент и без особых вопросов приобретает систему. Россия — страна, где ни один вопрос не решается без документа, а значит, задача эффективного управления сводится к эффективному управлению документами».
Об интересе к СЭД со стороны заказчиков свидетельствует и активность поставщиков: по словам Дмитрия Романова, увеличилось количество тематических выставок, появились новые игроки, в том числе и западные. «Но, наверное, самое главное, что стоит отметить, — резко возросший интерес к этой теме прессы, а значит, и рынка», — добавляет Арам Пахчанян.
Конечно, со временем большинство компаний придут к выводу, что без СЭД в современных условиях сложно выстроить эффективную систему управления информационными потоками. Вопрос в том, как скоро придет это понимание. На взгляд Дмитрия Романова, одним из событий, подстегнувших внедрение СЭД предприятиями, стало принятие «Закона об электронно-цифровой подписи»: «Несмотря на многочисленные недостатки, закон позволил преодолеть, в первую очередь, разнообразные психологические барьеры, мешавшие широкому распространению систем электронного документооборота. Сам факт нормативного признания ЭЦП равносильной собственноручной подписи человека заставляет людей с большим доверием относиться к электронному документообороту». Раньше, добавляет директор департамента «АйТи», практически на каждой выставке, на каждом тематическом семинаре или презентации у заказчика возникали вопросы о юридическом статусе электронного документа, а после принятия закона об ЭЦП таких вопросов стало существенно меньше.
Вокруг ФЦП «Электронная Россия» за почти что год ее существования было сломано немало копий. Одни компании довольны деятельностью государства, вознамерившегося сделать Россию страной, «продвинутой» в области ИТ. Другие указывают (часто — справедливо) на недостатки и откровенные промахи, которые сопровождают реализацию программы. Однако, считает Дмитрий Романов, польза «Электронной России» для развития электронного документооборота очевидна: «Важное место в программе занимают системы электронного документооборота в органах государственной власти. Поскольку в госструктурах документооборот — основной бизнес-процесс, его автоматизация существенно повышает эффективность государственного управления в целом».
Нельзя сказать, что до старта ФЦП чиновники не представляли, что такое электронный документооборот. Напротив, на федеральном уровне многие органы государственной власти уже внедрили СЭД и активно ими пользуются. В регионах же преобладают традиционные бумажные технологии. «Принятие программы „Электронная Россия“ позволило дать серьезный толчок распространению СЭД и в регионах», — констатирует Дмитрий Романов.
Наконец, еще одним фактом, который продемонстрировал достаточную степень зрелости данного сегмента рынка, по мнению Дмитрия Романова, стало объединение основных игроков российского рынка СЭД в рабочую группу для выработки отраслевого стандарта взаимодействия систем электронного документооборота. «Эта рабочая группа действует в рамках недавно созданной профессиональной общественной организации — Гильдии управляющих документацией, которая играет все более значимую роль в формировании отрасли», — добавляет Владимир Баласанян.
Чего хотят заказчики
Большинство поставщиков систем автоматизации предприятий уже давно пришли к выводу: они продают не продукт, а услугу. Одно дело установить операционную систему или пакет офисных программ — при этом разницы между небольшой конторой и крупной производственной структурой не будет никакой. Иное дело — внедрить автоматизированную систему. В данном случае масштаб предприятия, его потребности и задачи играют большую роль. Это справедливо и для электронного документооборота: «Требования к СЭД очень сильно разнятся в зависимости от типа организации-заказчика, области ее деятельности, сложившейся корпоративной культуры и стиля управления», — подчеркивает Дмитрий Романов. Впрочем, по его словам, некоторые закономерности в ожиданиях заказчиков по отношению к таким системам все же есть. Государственные организации ценят в СЭД развитые средства формирования отчетности, надежный контроль исполнительской дисциплины, возможность быстро найти необходимый документ. Коммерческие предприятия больше интересуются скоростью обработки и передачи документов, возможностью быстрого согласования, поддержкой методов проектного управления. По словам Дмитрия Романова, организациям с удаленными филиалами и холдинговым структурам необходима возможность работы в распределенной среде, создание единого информационного пространства. «И, конечно, для любой организации важны опыт и надежность поставщика, качество поддержки и сопровождения СЭД», — заключает директор департамента «АйТи».
Впрочем, какими бы преимуществами ни обладала та или иная система, они становятся очевидны лишь при… ее использовании. Странный на первый взгляд тезис на практике подтверждается постоянно. С бумажными документами люди работали всю жизнь, а отказаться от привычек не так-то просто. Вот и получается, что, по словам Дмитрия Романова, основные проблемы заказчика после выбора и приобретения системы связаны с перестройкой сознания многих пользователей СЭД: «Особенность внедрения систем электронного документооборота состоит в том, что либо с СЭД будет работать большинство сотрудников организации, либо результаты от внедрения будут значительно ниже. Поэтому приходится уделять большое внимание разрешению множества социально-психологических проблем, связанных с внедрением системы».
Нельзя не заметить, что сказанное справедливо для любой автоматизированной системы. Равно как и то, что при внедрении любой информационной системы, в том числе СЭД, организации-заказчику необходим хотя бы минимальный реинжиниринг и совершенствование существующих бизнес-процессов. Какой смысл автоматизировать беспорядок?
Еще одна сложность внедрения СЭД — недопонимание заказчиками сути систем: «Ставший в последнее время популярным термин „электронный документооборот“ не имеет четкой и однозначно понимаемой всеми участниками рынка интерпретации», — заявляет Владимир Баласанян. По его словам, многие заказчики не готовы сформулировать требования к системе, а рыночные аналитики не слишком помогают им в этом. Большинству хочется просто навести порядок с учетом документов и их прохождением, исключить потери документов, организовать единую систему документооборота сети своих офисов и т. п. При этом у значительной части заказчиков сохранилось отношение к СЭД как к средствам автоматизации труда технического делопроизводственного персонала: «Не все еще осознали, что время секретарей-машинисток и курьеров, переносящих папки, проходит или уже прошло. Реальными участниками процесса электронного документооборота являются специалисты и руководители, непосредственно участвующие в подготовке и принятии решений».
С мнением Владимира Баласаняна согласен Арам Пахчанян: по его словам, заказчик в подавляющем большинстве случаев сам не вполне осознает, что ему требуется от СЭД. «Попытки буквального переноса текущих процедур работы с документами в среду электронного документооборота похожи на стремление сделать автомобиль с ногами как у человека, — говорит вице-президент ABBYY. — У технологий свои законы эффективности, которые отличают их от традиционных методов». Поэтому заказчик сможет предъявлять разумные требования только тогда, когда он в достаточной степени будет знаком с подобными системами. Однако до сих пор, констатирует Арам Пахчанян, несмотря на все конференции, статьи и книги на тему электронного документооборота, массовый заказчик представляет все «в целом», в теории: «Он очень далек от понимания способов конкретного применения системы электронного документооборота в его конкретной организации». И в ABBYY об этом знают не понаслышке: «В прошлом году произошло забавное событие. Компания ABBYY, которая уже восемь лет организовывает конференцию Docflow, наконец-то сама стала заказчиком системы документооборота для собственных нужд». Ради сохранения традиционного для компании нейтралитета в вопросе косвенной рекламы Арам Пахчанян не говорит, какую систему выбрала ABBYY. «Зато теперь мне как никогда просто ответить на вопросы о том, что заказчик требует от таких систем и какие проблемы при этом возникают», — подчеркивает он.
Помимо отсутствия представления о СЭД, существуют и другие, не менее серьезные препятствия для внедрения данных систем на предприятиях. Среди наиболее существенных Арам Пахчанян отмечает следующие проблемы:
— консерватизм персонала;
— отсутствие поддержки внедрения со стороны первого лица организации;
— сложность формализации структуры и бизнес-процессов;
— отсутствие корпоративной культуры работы с документами и хоть какой-то формализации документооборота;
— сложность оценки эффекта от внедрения системы электронного документооборота.
Проблемы рынка СЭД Владимир Баласанян видит в недостаточном уровне его развития: «Не вполне сложившийся спрос встречается с не вполне внятным предложением. Иными словами, заказчик не всегда точно знает, чего же он хочет, кто сможет решить его проблемы, во что это ему обойдется и что он, в конце концов, получит». Та же неопределенность, считает глава ЭОС, мешает и поставщикам. «Конечно, — подчеркивает он, — если они не ограничиваются продажей программного продукта („продал и забыл“)».
Рынку СЭД предрекают не только количественный рост. Компании отмечают качественные изменения систем, которые определят вектор их развития в ближайшем будущем. Дмитрий Романов выделяет основные тенденции развития систем электронного документооборота:
— переход от систем, ориентированных на работу с атрибутами документа, к системам, ориентированным на работу с содержанием документа;
— повышение спроса на создание электронных архивов организаций и их наполнение;
— более активное применение средств электронно-цифровой подписи;
— активный переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами.
Владимир Баласанян отмечает на рынке СЭД естественный переход от автоматизации традиционного делопроизводства к электронному документообороту: «Я имею в виду распространение отработанных делопроизводственных технологий учета и контроля прохождения организационно-распорядительных документов на все виды документов организации. Это требует более мощных средств работы с произвольными наборами реквизитов, характеризующих конкретные виды документов, а также готовых технологий работы с проектами документов с учетом ролевых функций участников». При этом, подчеркивает гендиректор ЭОС, в силу особенностей рынка основная часть заказчиков не готова сформулировать, оплатить и сопровождать заказное решение. «Более того, сами временные циклы разработки заказных решений уже вступают в противоречие с циклами организационно-технологических инноваций. Поэтому я уверен, что преимущество получат поставщики тиражируемых решений, которые смогут обеспечить необходимый уровень поддержки таких решений непосредственно у заказчика», — говорит Владимир Баласанян.
Арам Пахчанян предрекает ужесточение конкуренции на рынке электронного документооборота: «спасибо» вездесущей Microsoft. «Внимание данной компании к любой отрасли тут же начинает сказываться на состоянии этой отрасли», — замечает вице-президент ABBYY. Правда, появление нового мощного игрока скажется не только на росте конкуренции и снижении цен. По мнению Арама Пахчаняна, произойдет большая стандартизация и унификация СЭД: «К сожалению, сейчас технологии электронного документооборота грешат практически полным отсутствием интероперабельности и открытых стандартов».
В поисках «спонсора»
С точки зрения исполнителя, наибольшую опасность при внедрении системы электронного документооборота представляет неверный выбор «спонсора» проекта. «Иногда в качестве внутреннего заказчика выступает человек, отвечающий в организации за документационное обеспечение управления — начальник канцелярии, управляющий делами и т. п. Однако система электронного документооборота — это далеко не только программа для автоматизации канцелярии, ее возможности существенно шире; точно так же, задача ERP не сводится к автоматизации бухгалтерии», — говорит Дмитрий Романов («АйТи»). Лучше всего, когда основным заказчиком системы выступает непосредственно руководитель организации. Идеальный вариант — если он при этом еще и лично будет работать с системой.
Документооборот по-нашему
Главное отличие российского рынка СЭД от западного Владимир Баласанян (ЭОС) видит в изначальном различии управленческих культур и, соответственно, управленческих технологий. «Традиционные западные технологии предполагали индивидуальную работу менеджеров с документами и систему каталогизации после завершения работы с ними, — комментирует гендиректор ЭОС. — В соответствии с этими технологиями и построены зарубежные системы управления документами, название которых у нас часто переводят как системы „электронного архива“». Отечественная же технология, по словам Владимира Баласаняна, предполагает регистрацию документов с момента их появления в организации и регламентированную технологию их прохождения (документооборот). «Недаром сам термин „документооборот“ (так же, как и „электронный документооборот“) отсутствует в английском языке», — говорит Баласанян. Тем не менее, сетевые компьютерные технологии привели к развитию на Западе так называемых workflow-систем, позволяющих проектировать коллективные бизнес-процессы, в том числе и для работы с документами.
В области электронного документооборота наметились сдвиги, которые, вероятно, приведут к изменению многих принципов работы с СЭД. Арам Пахчанян (ABBYY): «Постепенно приходит понимание системы электронного документооборота как хранилища всей управленческой информации в организации и средства управления организацией. Никакая единица информации не может быть изменена в структуре данных организации без порождения документа, регламентирующего это изменение. Если кто-то вошел в офис, то детектором порождается документ, свидетельствующий о том, что человек попал в офис, и на основании этого документа в базу данных компании заносится информация о посетителе. Как в бухгалтерии: нужен первичный документ, чтобы было сделано любое изменение в системе счетов. Прямое перенесение такого принципа на организацию позволяет создавать системы управления качеством работы предприятия, благодаря которым можно добиваться полноценной отработки любых, даже очень сложных бизнес-процессов».
Источник: hr-portal.ru
