Эффективное локальное нормотворчество, или компания как мини-государство
Эффективное локальное нормотворчество, или компания как мини-государство
Каждая компания представляет собой мини-государство. Обычно руководители организаций в первую очередь думают о прибыли, требуя от сотрудников большей отдачи и усердия. Каждый день перед работодателем возникает тысяча вопросов: текучка персонала, трудовые споры, работники-симулянты и т. д. Трудовое законодательство РФ дает в руки управленцам эффективный инструмент управления — внутреннее законодательство, именуемое локально-нормативными актами.
Виды и основания для разработки ЛНА
Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ЛНА), — принятые работодателем в установленном порядке правила обязательного поведения работников и работодателя, регулирующие трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения по вопросам условий труда работников, а также организационно-управленческой деятельности работодателя.
Локальные нормы, как правило, регулируют тот же круг правоотношений в сфере труда, что и общие нормы трудового законодательства, но с учетом их особенностей в конкретных условиях того или иного работодателя. Например, продолжительность рабочей недели устанавливается ст. 91 ТК РФ, а распределение рабочего времени (режим труда) в конкретных условиях данного работодателя, с учетом специфики производства и труда, может устанавливаться при помощи локальных правовых норм, например правил внутреннего трудового распорядка.
Помимо воли работодателя для разработки ЛНА существуют следующие основания:
— федеральные законы и иные нормативные правовые акты, обязывающие работодателя разработать локальный нормативный акт (например, положение о персональных данных работников);
— постановления (решения) органов государственной исполнительной власти, принятые в соответствии с их компетенцией;
— обязательства органов государственной власти субъектов, органов местного самоуправления, объединения работодателей в рамках заключенного отраслевого (межотраслевого), территориального соглашения, так как стороны, его подписавшие, обязуются принять локальные нормативные акты, скажем, улучшающие условия труда работников своей отрасли;
— инициативные решения собственника имущества организации (компании), уполномоченных органов управления юридического лица.
ЛНА можно дифференцировать на определенные виды по следующим основаниям:
— сфере действия;
— сроку действия;
— способу их принятия;
— степени обязательности.
По сфере действия выделяются ЛНА общего (широкого) и специального (узкого) действия. ЛНА общего (широкого) действия включают нормы, касающиеся регулирования различных сторон трудового отношения. К таким локальным актам следует отнести, например, правила внутреннего трудового распорядка. ЛНА специального (узкого) действия либо регулируют отдельные стороны трудового отношения, как, например, график отпусков, либо их действие касается лишь определенных категорий работников, например стандарт по работе с претензиями.
По сроку действия ЛНА могут быть подразделены на акты неопределенного срока действия и определенного срока действия (график отпусков). Неопределенный срок действия ЛНА (до замены новыми или до отмены) позволяет быстро учитывать изменяющиеся условия труда и в то же время своевременно устанавливать соответствующее нормативное регулирование.
По способу принятия ЛНА следует подразделить на два вида: акты, принимаемые работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации, и единоличные акты работодателя.
По степени обязательности ЛНА можно подразделить на обязательные (предписанные законодательством), обязательные при определенных условиях (например, при условии проведения аттестации согласно ч. 2 ст. 81 ТК РФ необходимо принимать соответствующий ЛНА) и факультативные (необязательного характера, принимаемые исключительно по решению работодателя).
Рассмотрим последнее видовое деление ЛНА, поскольку оно имеет приоритетное значение (см. таблицу 1).
Таблица 1
Перечень обязательных ЛНА
| N п/п | Документ | Норма законодательства или иные документы | В каких случаях оформляется |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Правила внутреннего трудового распорядка | Статья 189 ТК РФ | Обязательно |
| 2 | Положение об оплате труда работников | Раздел VI ТК РФ | Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах |
| 3 | Положение о персональных данных работников | Статья 86 ТК РФ | Обязательно |
| 4 | Положение о коммерческой тайне | Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» | Обязательно, если в трудовом договоре есть обязательство работника о сохранении коммерческой тайны |
| 5 | Положение об аттестации | Обязательно, если работодатель проводит процедуру аттестации и увольняет работников по п. 3 ст. 81 ТК РФ | |
| 6 | Должностные инструкции | ТК РФ, Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 N 4412-6 | Обязательно, если являются ЛНА, а не частью трудового договора |
| 7 | Инструкции по охране труда по профессиям | Раздел X ТК РФ | Обязательно |
| 8 | Штатное расписание | Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Обязательно |
| 9 | График отпусков | Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 | Обязательно |
| 10 | Табель учета рабочего времени и расчета труда | Форма Т-12, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» | Обязательно |
| 11 | График сменности | Статья 103 ТК РФ | Обязательно, если в компании установлена сменная работа |
| 12 | Инструкции по охране труда, журналы проведения инструктажа | Раздел X ТК РФ | Обязательно |
| 13 | Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования | Статья 69 ТК РФ | Обязательно для работников, которые в соответствии с законодательством должны оформлять медицинские книжки |
| 14 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 | Обязательно |
Порядок разработки ЛНА
Когда начинается процесс создания ЛНА в организации, очень часто работодателя мучает вопрос о том, кто должен разрабатывать тот или иной документ.
Разработка структуры, содержания, формы локального нормативного акта требует специального юридического образования, опыта работы в данной сфере деятельности, а также значительных творческих усилий со стороны службы управления персоналом, юридического отдела организации и иных подразделений.
Работодатель может создать специальный орган на предприятии, занимающийся разработкой ЛНА, например, Комитет по разработке ЛНА. Целесообразно включить в данный орган следующих работников:
— руководителей отделов;
— бизнес-аналитика;
— юрисконсульта.
Содержание локальных нормативных актов должно четко регламентировать те трудовые отношения работника и работодателя, для регулирования которых и утверждался данный локальный нормативный акт.
Во-первых, ЛНА должен быть четко структурирован и красиво оформлен, иметь необходимые реквизиты, пронумерован, прошит и скреплен печатью организации. Следует помнить, что в случае трудового спора ЛНА может быть предъявлен суду в качестве доказательства и от его оформления может зависеть исход спора. Допустим, если листы документа не пронумерованы, суд может не признать их в качестве единого документа.
Во-вторых, до начала составления и оформления необходимо всем заинтересованным лицам согласовать все условия ЛНА, которые будут в нем устанавливаться.
В-третьих, очень важен этап придания документу юридической силы. Необходимо, чтобы новый ЛНА был взаимосвязан с другими, уже существующими ЛНА, необходимо также отменить нормы, которые в силу вступления нового ЛНА не должны действовать или противоречить новому документу. Необходимо установить дату ввода нового ЛНА.
Для обязательных ЛНА трудовым законодательством установлен специальный порядок разработки.
Соблюдение порядка принятия ЛНА играет важную роль как для работодателя, так и для работников.
Локальные нормативные акты принимаются руководителем организации в форме различного рода правил, стандартов, положений, инструкций, алгоритмов, содержащих правовые нормы и правила поведения, регламентирующие трудовые отношения.
Единолично (без учета мнения представительного органа работников) работодатель может составлять, например, штатное расписание, должностные инструкции, квалификационные характеристики.
С учетом мнения представительного органа работодатель принимает такие ЛНА, как правила внутреннего трудового распорядка, ЛНА, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, и др.
В ст. 372 ТК РФ определен порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Некоторые работодатели поручают разработку ЛНА сторонним компаниям или используют готовые шаблоны из справочно-правовых систем либо Интернета, но при таком варианте есть риск разработки ЛНА без учета специфики организации, по шаблонному варианту.
Взгляд работодателя: ЛНА — формальность
Необходимо отметить, что иногда ЛНА путают с организационно-распорядительными документами, например приказами или распоряжениями. Отличие ЛНА от последних заключается в том, что он распространяет свое действие на всех работников организации (часть работников) и направлен на многократное применение. Например, такой ЛНА, как правила внутреннего трудового распорядка, действует в отношении всех работников и рассчитан на многократное применение. К организационно-распорядительным документам относятся приказы о приеме на работу, применении дисциплинарного взыскания и т. д., поскольку в них указывается конкретный работник и они применяются только один раз.
Иногда работодатели всерьез не относятся к разработке ЛНА, и зря: такое отношение существует до первой проверки органами государственного контроля или судебного спора.
Пренебрегая разработкой ЛНА, работодатель несет как риски, связанные с нарушением трудового законодательства, так и налоговые риски.
В целом правовые риски можно обобщить по следующим основным категориям:
— внеплановые проверки органов государственного контроля;
— возникновение материальной, административной и уголовной ответственности;
— судебные споры с работниками.
Налоговые риски
Допустим, работодатель начисляет премии работникам на основании приказа и считает, что положение о заработной плате ему совсем не нужно. Однако в данном случае могут возникнуть следующие проблемы.
Работодатель не сможет отнести вышеуказанные премии к расходам на оплату труда в соответствии со ст. 255 НК РФ.
Премии работодатель может выплачивать только из чистой прибыли.
При установленном проценте премии и критериев премирования (например, при выполнении плана) в трудовом договоре работника в случае невыплаты премии работник может оспорить данные действия работодателя в судебном порядке.
Иные налоговые риски можно представить в виде таблицы (см. таблицу 2).
Таблица 2
| Ситуация | Положения НК РФ, Письма Минфина, судебное решение | Возможность признания расходов |
| 1 | 2 | 3 |
| Приобретение форменной одежды | Постановление ФАС Московского округа от 26.07.2006, 02.08.2006 N КА-А40/6794-06 | Арбитражный суд счел, что, поскольку основным видом деятельности налогоплательщика является организация общественного питания и в штате налогоплательщика предусмотрены должности официанток, для которых рекомендовано использование форменной одежды в силу п. 1.4 Типовой инструкции по охране труда для официанта, утвержденной Постановлением Минтруда России от 24.05.2002 N 36, произведенные налогоплательщиком расходы на приобретение женских колготок, являющихся согласно локальным актам организации частью форменной одежды официанток, обоснованны и подлежат учету в составе материальных расходов на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ |
| Письмо Минфина России от 25.06.2007 N 03-03-06/1/394 | Расходы учитываются, если одежда передается в собственность работникам | |
| Любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников | Ст. 255 НК РФ | Эти начисления могут быть включены в расходы налогоплательщика на оплату труда только в том случае, если соответствующие выплаты предусмотрены нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами |
| Надбавки за сложные условия труда | Письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-03-06/1/122 | В документе отмечено, что если надбавка к заработной плате в связи с особо сложными условиями труда установлена трудовым или коллективным договором, то она признается расходом по налогу на прибыль |
| Надбавка за работу в вечернее время | Письмо Минфина России от 03.08.2005 N 03-03-04/1/29 | Финансовое ведомство разъясняет, что надбавка за работу в вечернее время признается расходом, если она установлена трудовым договором или локальным актом |
| Вознаграждение за выслугу лет | Письмо Минфина России от 23.01.2008 N 03-03-06/2/5, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.10.2008 по делу N А28-1630/2008-43/29 | Финансовое ведомство разъясняет следующее: единовременное вознаграждение за выслугу лет признается расходом по налогу на прибыль при условии, что порядок, размер и условия его выплаты предусмотрены трудовыми или коллективными договорами, а также локальными нормативными актами. Суд указал, что вознаграждения за выслугу лет, предусмотренные коллективным и трудовыми договорами, а также положениями о порядке выплат таких вознаграждений, налогоплательщик вправе отнести к расходам на оплату труда |
| Признание сумм вознаграждений авторам рационализаторских предложений в целях налогообложения прибыли | Письмо Минфина России от 16.05.2006 N 03-03-04/1/461, Постановление ФАС Поволжского округа от 16.08.2007 N А55-15699/2006-43 | Если указанные вознаграждения предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом, в трудовых договорах должна быть ссылка на соответствующий коллективный договор или локальный нормативный акт. В противном случае применяется п. 21 ст. 270 НК РФ, и расходы на выплату вознаграждений и премий не признаются в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль |
| Затраты на оплату билетов при командировании работников | Письмо Минфина России от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114 | Организация может включить в состав командировочных расходов затраты на оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс» при наличии соответствующих проездных билетов, а также при условии, что соответствующий размер возмещения стоимости проезда установлен коллективным договором или приказом руководителя организации |
| Бронирование и наем жилых помещений | Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.04.2005 N А29-1590/2004а | Порядок и размер возмещения работникам расходов по бронированию и найму жилого помещения на территории как РФ, так и иностранных государств, вам нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. п. 14, 21 Положения о командировках) |
| Стоимость продуктов питания, использованных для приготовления бесплатных обедов | Письмо Минфина России от 03.03.2005 N 03-03-01-04/1/87 | Финансовое ведомство отмечает, что налогоплательщик вправе учесть в расходах стоимость продуктов, которые были использованы для приготовления бесплатных обедов, предусмотренных коллективным договором. При этом положения коллективного договора также должны быть отражены в трудовом договоре каждого работника (п. 21 ст. 270 НК РФ) |
| Предоставление питания | Постановление ФАС Поволжского округа от 15.07.2008 по делу N А57-6558/2006-22 (Определением ВАС РФ от 19.11.2008 N 14718/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) | Суд отметил, что в коллективном договоре могут устанавливаться условия труда более благоприятные, чем те, которые определены в законах и иных нормативных актах. Поэтому оплату лечебно-профилактического питания работникам, установленную коллективным договором, налогоплательщик правомерно учел в составе расходов |
| Безлимитные тарифы оплаты услуг связи | Письмо Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217 | Финансовое ведомство разъясняет, что расходы на оплату услуг связи, если у работника безлимитный тариф, учитываются при налогообложении прибыли, но в пределах лимита, установленного внутренним локальным актом. Лимит устанавливается исходя из целей разговоров и в соответствии с занимаемой должностью |
| Компенсации, выплачиваемые увольняемому сотруднику | Письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47823 «О включении в состав расходов при исчислении налога на прибыль компенсации, выплаченной увольняемому работнику в связи с сокращением штата» | В Письме отмечается, что согласно п. 21 ст. 270 НК РФ если в трудовой договор, заключенный с конкретным работником, не включены те или иные начисления, предусмотренные в коллективном договоре и (или) локальных нормативных актах, либо на них нет ссылок, то такие начисления не могут быть приняты для целей налогообложения прибыли |
Таким образом, если вышеупомянутые затраты не закреплены в локальных актах, у компании существуют риски непризнания их в качестве расходов в целях налогообложения.
Риски, связанные с трудовым правом
Не стоит упускать из вида тот факт, что некоторые ЛНА в определенных случаях должны быть приняты с учетом мнения представительного органа работников. Такие случаи предусмотрены в ТК РФ и иных нормативных правовых актах, о чем говорилось выше, в то время как организационно-распорядительные документы издаются руководителем единолично и мнения представительного органа работников не требуется.
За отсутствие обязательных ЛНА работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Отсутствие ЛНА при существующих на них ссылках в трудовом договоре работника, особенно на положение о заработной плате, может повлечь материальную ответственность согласно ст. 236 ТК РФ.
Также работодатель может столкнуться с судебными спорами с участием работников в случае увольнения работника при совершении дисциплинарного проступка или по результатам аттестации. Статьей 81 ТК РФ установлено, что порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников. Следовательно, субъектный состав аттестации исчерпывающим образом не закрепляется на уровне нормативных правовых актов и может быть расширен по инициативе руководящих органов организации локальными актами. Таким образом, если в локальном акте не закреплен порядок аттестации, в суде аттестация может быть признана неправомерной, направленной на преследование конкретного работника. Впоследствии работник, уволенный по результатам аттестации, порядок проведения которой не определен, может быть восстановлен на работе, а работодатель понесет убытки, связанные с выплатами работнику, а также с судебными издержками.
Если в организации не приняты ЛНА, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией, сотрудники с ними не ознакомлены, не обеспечена сохранность таких сведений, говорить о разглашении коммерческой тайны не приходится, а значит, законных претензий к работнику, разгласившему такие сведения, предъявлено быть не может, за исключением случая, когда сбор таких сведений осуществлен путем похищения документов, подкупа или угроз. Таким образом, в случае судебного спора работодателю будет практически невозможно доказать виновность работника в разглашении сведений, а также уволить данного сотрудника.
В целом судебные инстанции очень часто проверяют наличие локальных актов в качестве доказательств по трудовым спорам. Примером может служить Постановление ФАС Дальневосточного округа от 28.06.2005 N Ф03-А37/05-1/963, в котором суд при оценке доказательств указывает, что у индивидуального предпринимателя «также отсутствует локальный нормативный акт, регулирующий оплату труда наемных работников».
Государственная инспекция труда при проведении проверок часто в качестве фактов нарушений указывает на отсутствие локальных актов. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 21.03.2008 N КА-А40/771-08 по делу N А40-41299/07-153-301 указывается, что Постановлением от 05.07.2007 N 749/12 общество привлечено к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение требований ст. ст. 86 — 90, ч. 6 ст. 136, ст. 236 ТК РФ, п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003. В качестве нарушений указано на отсутствие локального нормативного акта о порядке обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях, неустановление в трудовых договорах и правилах внутреннего распорядка организации дней выплаты заработной платы, выплату зарплаты реже чем каждые полмесяца, неуплату работникам процентов (денежной компенсации) за несвоевременную выплату причитающихся при увольнении денежных средств, отсутствие сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Иногда Государственная инспекция труда выносит предписания о неправомерности принятия, внесения изменений или отмены локальных актов.
Пример содержится в Определении Верховного Суда РФ от 28.01.2009 N 5-В08-139, в котором говорится о том, что на основании Распоряжения Государственной инспекции труда в г. Москве от 11.10.2007 N 4651 в отношении ОАО «Российские железные дороги» проведена проверка соблюдения трудового законодательства, по результатам которой Государственной инспекцией труда в г. Москве были выявлены нарушения трудового законодательства и ОАО «Российские железные дороги» вынесено предписание от 02.11.2007 N 710 об устранении допущенных нарушений. Данным предписанием на ОАО «РЖД» возложены обязанности признать распоряжение от 30.03.2007 N 548р «О внесении изменений в Коллективный договор ОАО «РЖД» в части признания утратившим силу Положения о порядке выплаты вознаграждения за выслугу лет работникам филиалов ОАО «РЖД», утвержденного распоряжением ОАО «РЖД». Суд также отметил, что требования ТК РФ не были учтены при изменении коллективного трудового договора и предписание Государственной инспекции труда в г. Москве от 02.11.2007 N 710 в адрес ОАО «РЖД» является законным и обоснованным.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что разработка ЛНА не является рекомендательной нормой законодательства, а установлена в качестве обязанности.
Подводя итог, можно сравнить структуру ЛНА с живым организмом: чем четче и взаимосвязаннее будут установлены в ЛНА нормы, тем прозрачнее и легче будут взаимодействовать работники и работодатель.
Источник: hr-portal.ru
