Экономико-правовые аспекты возмещения работнику расходов, связанных со служебными Командировками
В соответствии с требованиями российского трудового законодательства, в частности ТК РФ, работнику при направлении в служебную командировку предоставляются определенные гарантии и возмещаются расходы, которые связаны с нахождением работника вне места его постоянного жительства. В соответствии со ст. 167 ТК РФ работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а ст. 168 ТК РФ определяет расходы, которые работодатель обязан ему возместить.
Общепринятой практикой деятельности большинства организаций является то, что оформление документов, необходимых для направления работника в служебную командировку, ложится на работников кадровой службы. В процессе подготовки документов возникает ряд вопросов, на которые нет прямого ответа в трудовом законодательстве, но их решение оказывает непосредственное влияние на показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.
По возвращении из командировки работник предоставляет документы, свидетельствующие о времени нахождения в командировке и подтверждающие фактически понесенные расходы, в бухгалтерию организации, где и принимается окончательное решение о порядке возмещения расходов командированному работнику и их отражении в бухгалтерском и налоговом учете. Именно поэтому на кадровике лежит ответственность за правильность первоначально выданных работнику документов. Ситуация усугубляется тем, что, как правило, переделать существующие документы или затребовать недостающие не представляется возможным. Кроме того, вопросы возникают и у работника при получении документов (командировочного удостоверения и служебного задания). В связи с этим желательно, чтобы работники кадровой службы могли дать квалифицированные разъяснения не только по юридическим, но и по финансово-экономическим вопросам.
Целью настоящей статьи является ознакомление работников кадровой службы с путями решения данных вопросов.
Срок командировки
Одним из наиболее часто возникающих на практике является вопрос о сроке командировки, который должен быть отражен в командировочном удостоверении и который служит основанием для расчета суммы начисляемых работнику суточных. Как правило, подобные вопросы возникают в случае отправления транспорта в пограничные часы суток.
Работник ООО «Кентавр» Иванов С. П. вылетaет в служебную командировку из г. Самары в г. Москву на самолете. Аэропорт расположен в 45 км от города. Нормальное время проезда от города до аэропорта – 30 минут.
В проездном билете Иванова С. П. стоит время вылета самолета – 15 сентября 2006 г., 0 часов 25 минут (время местное, отличающееся от московского на +1 час). В билете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до времени вылета. Иванов С. П. должен прибыть в аэропорт, чтобы успеть пройти регистрацию на рейс, не позднее 23 часов 45 минут 14 сентября, а выехать из города – не позднее 23 часов 15 минут 14 сентября 2006 г. Таким образом, первым днем командировки Иванова С. П. будет считаться 14 сентября 2006 г.
Возвращается из командировки Иванов С. П. также самолетом. В проездном билете указано, что самолет вылетает из Москвы 17 сентября 2006 г. в 21 час 30 минут (время московское). Нормальное время полета до Самары – 1 час 20 минут. В случае, если не будет изменено время вылета самолета (рейс не будет задержан), Иванов С. П. прилетит в аэропорт назначения 17 сентября 2006 г. в 22 часа 50 минут по московскому времени. Однако местное время отличается от московского на +1 час, так что время прилета Иванова по местному времени составит 23 часа 50 минут 17 сентября 2006 г. С учетом времени, необходимого для проезда до города, которое в нашем случае составляет 30 минут, будем считать, что работник возвратится к месту своего постоянного жительства 18 сентября 2006 г. в 0 часов 20 минут. Таким образом, последним днем командировки Иванова С. П. будет считаться 18 сентября 2006 г.
В командировочном удостоверении Иванова С. П. работник кадровой службы должен отметить, что работник убыл из г. Самары 14 сентября 2006 г., а прибыл в г. Самару 18 сентября 2006 г. Это особенно важно в связи с тем, что в проездных документах, как видно из рассматриваемого примера, будут отмечены иные даты отправления из места постоянного проживания и возвращения. Работник бухгалтерии, рассчитывающий размер суточных конкретному работнику, ориентируется на отметки в командировочном удостоверении и даты, указанные в проездных документах. В рассматриваемом случае именно от работника кадровой службы напрямую зависит, получит Иванов С. П. суточные за 5 дней (с 14 по 18 сентября) или только за 3 дня (с 15 по 17 сентября).
Необходимость присутствия работника на рабочем месте в дни отъезда в командировку и прибытия из командировки (в рассматриваемом примере это 14 и 18 сентября 2006 г.) решается по согласованию с работодателем, но в табеле учета рабочего времени, по мнению автора статьи, в этом случае в указанные дни должна стоять отметка о нахождении работника в командировке, и оплачиваться эти дни должны по среднему заработку.
При этом следует отметить, что работодателю данная ситуация может быть и не выгодна, а именно в случае превышения среднего заработка, в который в соответствии с законодательством включаются пропорционально ежеквартальные и годовые премиальные выплаты в пользу работника, над дневной тарифной ставкой работника. Может быть и обратная ситуация – в случае значительного повышения тарифных ставок и окладов работников, произошедшего накануне командировки, или по иным основаниям.
Особый интерес с точки зрения срока командировки представляет случай, когда работник выезжает в командировку на служебном или личном легковом автомобиле. В этом случае срок командировки указывается по согласованию между работником и работодателем организации с учетом нормального времени проезда к месту командировки и необходимости присутствия работника в пункте назначения в определенное время.
На какой максимальный срок может быть направлен работник в командировку?
При решении вопроса о сроке командировки на территории России работники кадровых служб предприятий руководствуются, в частности, п. 4 Инструкции «О служебных Командировках в пределах СССР» от 07.04.88 № 62, утв. Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС (далее – Инструкция от 07.04.88 № 62), где сказано, что срок командировки определяется руководителем организации, но не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. В настоящее время данная Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ.
В ТК РФ не оговорен предельно возможный срок командировки. В связи с этим некоторые работники кадровых служб предлагают оформлять командировки на любой необходимый срок, не обращая внимания на требования Инструкции. Однако налоговые органы не согласны с такой постановкой вопроса и настаивают на невозможности включения расходов по пребыванию работника вне места постоянной работы в течение срока, превышающего установленный Инструкцией, в командировочные расходы (письма Управления МНС России по г. Москве от 15.10.03 № 26–12 / 57647, от 26.08.02 № 26–12 / 39355) и, соответственно, их учета при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Совет Чтобы избежать проблем с налоговыми органами в случае, когда срок командировки превышает 40 дней, оформляйте работнику два командировочных удостоверения
По нашему мнению, приемлемый выход – оформление двух командировочных удостоверений, а в приказе о направлении работника в командировку на первый срок (до 40 дней) нужно указать, что возвращение работника из командировки должно быть не позднее последнего дня второго срока командировки (свыше 40 дней).
При направлении работника организации в служебную командировку за пределы РФ (кроме стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы) командировочное удостоверение работнику не оформляется. В этом случае сроки нахождения работника в месте командировки определяются по отметкам о пересечении контрольно-пограничных пунктов РФ, сделанным в загранпаспорте.
Командировочное удостоверение и приказ
Совет При направлении работника в командировку необходимо издавать приказ, т. к. это единственный документ, который остается в службе персонала работодателя. Командировочное удостоверение работник увозит с собой. Если за время командирования с ним произойдет что-либо непредвиденное (несчастный случай, проблемы с правоохранительными органами и т. п.), а командировочное удостоверение будет утеряно, то ни сам работник, ни работодатель в случае необходимости не смогут документально доказать, что работник находился в официальной командировке.
При направлении работника в служебную командировку в пределах территории РФ основным документом, в соответствии с требованиями финансовых органов, является командировочное удостоверение (форма Т-10 постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Наличие одновременно приказа (формы Т-9 и Т-9а постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1) считается нецелесообразным, т. к. в данном случае будет оформлено два документа по одному факту хозяйственной деятельности (письма Минфина России № 03-03-04 / 1 / 442 от 26.12.05; № 03-03-04 / 2 / 90 от 28.10.05; от 06.12.02 № 16-00-16 / 158). Однако во многих организациях работники кадровой службы не придерживаются таких рекомендаций и оформляют оба документа одновременно.
Наличие второго документа, а именно приказа, можно обосновать не только практикой делового оборота и желанием работников кадровой службы «подстраховаться», но и чисто экономическими соображениями. В частности, принципиальным является наличие в типовой форме отметки об источнике финансирования командировочных расходов. При направлении работника организации в командировку за пределы РФ именно в этом поле типовой формы могут быть указаны все существенные условия.
Например, если принимающая сторона берет на себя все расходы по проживанию командированного лица и выплате ему денежных средств на личные расходы, то суточные работнику не выплачиваются; если принимающая сторона не выплачивает работнику организации денежные средства на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, то отправляющая сторона выплачивает работнику суточные в размере 30 % от установленных нормативными документами (федерального, муниципального или локального значения).
Мнение эксперта
| О применении унифицированных форм первичной учетной документации (УФПУД)На наш взгляд, мнение ряда специалистов, что при направлении работника в командировку параллельное составление двух документов является нецелесообразным, а основанием для направления работника в служебную командировку может быть или приказ о командировании, или выдача ему командировочного удостоверения, является ошибочным. | Основанием для направления работника в командировку является приказ (распоряжение) работодателя (УФПУД № Т-9, Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку», который регистрируется и хранится в кадровой службе. Командировочное удостоверение (УФПУД № Т-10 «Командировочное удостоверение») регистрируется в кадровой службе, выдается на руки командируемому работнику, потом, после возвращения работника из командировки, | передается для хранения в бухгалтерию. Командировочное удостоверение необходимо для контроля работодателя за временем пребывания работника в командировке и нахождения в пути, а также для начисления суммы суточных, выплачиваемой работнику, отражения их в бухгалтерском и налоговом учете и начисления средней заработной платы за период командировки.Т. П. Лапшина, методолог (гл. специалист по УФПУД) НИПИстатинформ Росстата |
Здесь же работодатель может оговорить и иные финансово-экономические аспекты возмещения командировочных расходов конкретного работника при направлении его в командировку.
Например, некоторые организации, финансируемые за счет бюджетов различного уровня, могут оговаривать размер суточных, выплачиваемых за счет бюджетных источников и за счет экономии средств или средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Возможен вариант, когда в данном поле типовой формы указывается, что финансирование расходов на командировку осуществляется в пределах утвержденной сметы, в которой оговариваются все источники финансирования, а сама смета является приложением к приказу о направлении работника в командировку. Хотя на практике данное поле типовой формы приказа о направлении работника в командировку очень редко является заполненным и реально используется.
При направлении работника в служебную командировку за пределы РФ возможны два варианта оформления документов на командировку:
1) Работниками кадровой службы готовится приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Фактическим подтверждением срока командировки в этом случае будут являться проездные документы и копия страниц паспорта о пересечении государственной границы РФ.
2) Работниками кадровой службы готовится приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение, в котором делаются отметки о выбытии с места постоянного жительства и прибытии обратно. В остальном требование о приложении к отчету о командировке копии страниц паспорта с отметками пограничной службы остается неизменным.
В любом случае выбор того или иного варианта оформления командировок работников организации следует оговорить в локальном нормативном акте (например, в Положении о служебных Командировках работников организации).
Расходы на проезд
К сложным, требующим решения относятся вопросы о возмещении работнику тех или иных расходов, связанных с командировкой: на проезд до аэропорта, станции, пристани, находящихся за чертой города, на такси; на пользование услугами VIP-залов; по проезду к месту командировки с использованием личного транспортного средства (если возмещаются, то в каком размере); расходы по проезду из командировки, если при этом работник, не возвращаясь в место постоянной работы, использует свое право на очередной отпуск, а возвращение из пункта командировки происходит по окончании отпуска. Каким образом работнику возмещаются расходы на проезд при отсутствии подтверждающих документов (в случае их утери)?
На первый взгляд вышеперечисленные вопросы только косвенным образом относятся к компетенции отдела кадров. Однако, готовя проект приказа о направлении работника в командировку, работники кадровой службы должны не только четко представлять себе финансово-экономические последствия каждого случая, но и максимально обезопасить организацию, отразив по возможности механизм возмещения расходов в нормативных документах.
Возмещаются ли работнику (если да, то в каком размере) расходы по использованию личного автомобиля для проезда к месту командировки и обратно?
Работнику могут возмещаться расходы по использованию личного автомобиля для проезда к месту командировки и обратно при соблюдении следующих условий: во-первых, такая возможность должна быть предусмотрена локальным нормативным актом организации (Положением о Командировках, Положением о компенсации использования личного имущества работников, приказом (распоряжением) работодателя) или коллективным договором; во-вторых, с работником должно быть заключено дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании его личного автомобиля в служебных целях; в-третьих, расходы командированного работника по использованию личного автомобиля должны быть документально подтверждены.
При этом необходимо иметь в виду, что при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организации могут быть учтены только расходы в пределах норм, установленных законодательством РФ. В настоящее время нормы компенсаций для коммерческих организаций определены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» в расчете на месяц. При направлении работника в командировку и заключении соглашения между ним и работодателем только на определенный период размер компенсации рассчитывается пропорционально сроку командировки.
Дополнительно к компенсации за использование личного транспорта работодатель может в локальном нормативном акте предусмотреть возможность компенсации работнику расходов на приобретение ГСМ, израсходованных для проезда к месту командировки и обратно. При этом должны учитываться расстояние между населенными пунктами и нормы расхода бензина для конкретной марки транспортного средства, установленные законодательством РФ (Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте Р3112194–0366–03, утв. Минтрансом России 29.04.03).
Расходы по найму жилого помещения
Как быть в случае, когда организация, имеющая структурное подразделение (филиал, представительство) вне места расположения головной организации, арендует квартиру для размещения своих работников, приезжающих в командировку. В этом случае непосредственно у работника не возникает документов, подтверждающих его расходы по проживанию, но сама организация, естественно, такие расходы несет.
Разъяснения по возможному варианту решения данной проблемы были даны Минфином России в письме от 01.08.05 № 03-03-04 / 1 / 112. В нем говорится, что начиная с 1 января 2006 г. в соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 06.06.05 № 58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» в абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Такая редакция определения документально подтвержденных расходов позволяет на основании приказа о командировке, проездных документов и договора аренды квартиры косвенно подтвердить факт пребывания в ней командированного работника и учесть данные расходы при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Отметим, что в приказе о направлении работника в служебную командировку лучше указать место его проживания, а бухгалтерии следует сформировать расходы пропорционально сроку фактического использования квартиры. Арендная плата за дни, в которые арендуемая квартира не использовалась для размещения командированных работников организации, не может быть, соответственно, учтена при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль организаций.
В остальных случаях расходы по найму жилого помещения (оплата стоимости гостиницы и т. п.) полностью возмещаются работнику при служебной командировке и учитываются при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в размере фактически понесенных затрат при наличии подтверждающих документов. Кроме того, работнику возмещаются затраты на бронирование номера в гостинице в размере 50 % от возмещаемой ему стоимости места за сутки (п. 11 Инструкции от 07.04.88 № 62). Для бронирования мест в гостинице при загранкомандировке ограничений не установлено.
Аналогично размерам расходов по проезду предельные расходы по найму жилого помещения должны быть оговорены в локальном нормативном акте (Положении о служебных Командировках работников организации, приказе (распоряжении) руководителя организации и т. п.).
Суточные
К дополнительным расходам, связанным с проживанием вне места постоянного жительства, относятся суточные. Суточные выплачиваются работнику за все дни нахождения в командировке, включая рабочие, выходные и праздничные дни, а также дни нахождения работника в дороге. Размер суточных определен законодательством РФ для командировок на территории России (постановление Правительства РФ от 02.10.02 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными Командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета») и для командировок за пределы РФ (приказ Минфина России от 02.08.04 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных коммандировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»).
Для определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль установленный законодательством размер суточных применяется организациями всех форм собственности и вне зависимости от источников финансирования. Однако организация может своим локальным нормативным актом установить иной размер суточных. При этом в части, превышающей установленную законодательством РФ, данные расходы не могут быть учтены при налогообложении прибыли. Вопрос о налогообложении сверхнормативных суточных НДФЛ не урегулирован до сих пор. Тем временем арбитражная практика складывается в пользу налогоплательщика.
Основой всех принятых в течение 2005 г. решений региональных арбитражных судов по данному вопросу служит решение ВАС РФ от 26.01.05 № 16141 / 04 по заявлению ОАО «Газпром» о признании недействующим письма МНС России от 17.02.04 № 04–2-06 / 127. Минфин России продолжает настаивать на своей точке зрения, согласно которой в соответствии с ТК РФ работодатель наделен правом самостоятельно устанавливать размер суточных, отличающийся от нормативного, но не наделен правом определять нормативный размер расходов, учитываемых в целях налогообложения.
Порядок выплаты суточных при краткосрочных зарубежных Командировках установлен постановлением Правительства РФ от 26.12.05 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных Командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета», в соответствии с которым за время нахождения в пути при следовании в служебную командировку за пределы РФ суточные выплачиваются:
– при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, установленных для командировок в пределах территории РФ;
– при следовании с территории РФ – за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в иностранной валюте;
– при следовании на территорию РФ – за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях;
– при направлении работника в командировку в два или более иностранных государств – за день пересечения границ государств суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое работник направляется.
Как быть, если командированный работник во время нахождения в служебной командировке заболел? Имеет ли он право на предоставление соответствующих гарантий в период временной нетрудоспособности?
Решение поставленного вопроса следует искать в п. 16 Инструкции от 07.04.88 № 62, упомянутой выше. Во-первых, дни временной нетрудоспособности командированного работника должны быть подтверждены документально; во-вторых, за период временной нетрудоспособности работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме времени нахождения на стационарном лечении); в-третьих, за данный период работнику выплачиваются суточные; в-четвертых, за период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности; в-пятых, дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки, а возмещение всех видов расходов и предоставление гарантий производится в течение всего времени, пока работник не сможет приступить к выполнению служебного задания.
Иные расходы
Локальными нормативными актами организации может быть определен перечень иных возмещаемых расходов командированного работника, произведенных с разрешения или ведома работодателя (например, расходов на оплату междугородных и международных переговоров, на оплату обязательного и добровольного страхования от несчастных случаев на транспорте, на оплату медицинской страховки при Командировках за пределы РФ, на аренду автомобиля за пределами РФ и т. д.).
Определяя порядок и размеры гарантированных выплат в пользу работников при их направлении в служебные командировки в коллективном договоре, Положении о служебных Командировках работников организации или в соответствующих приказах, работодатель должен установить:
– порядок документооборота при оформлении документов для направления работника в служебную командировку;
– порядок выплаты заработной платы командированному работнику за время нахождения в командировке (средний заработок или должностной оклад со всеми причитающимися работнику доплатами, надбавками и стимулирующими выплатами);
– виды транспорта, которыми работник может воспользоваться при проезде к месту командировки и обратно;
– порядок выбора вида транспорта, которым надлежит воспользоваться командированному работнику;
– допустимый уровень комфорта при проезде к месту командировки и обратно (возможность пользования услугами VIP-залов аэропортов, возможность проезда в вагонах категории «СВ», возможность полета в салоне бизнес-класса и т. п.);
– категорию гостиницы, в которой имеет право проживать работник в период командировки, или предельный уровень расходов по найму жилого помещения;
– размеры суточных;
– перечень дополнительных (иных) расходов работника в период командировки и порядок их возмещения.
Подытоживая все вышеизложенное, можно сделать однозначный вывод: работники кадровых служб организаций помимо знаний трудового законодательства должны обладать минимумом знаний налогового законодательства, что позволит снизить финансовые риски организации и на более квалифицированном уровне готовить все необходимые кадровые документы.
Источник: hr-portal.ru
