Электронная отчетность в ПФР, налоговую и ФСС

Современные технологии повсеместно входят в нашу жизнь. Изменилась в связи с этим и многое в деятельности предпринимателей. Например, стало возможно сдавать отчетность в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, не выходя из офиса или дома. Электронная отчетность в ПФР, ФСС, ИФНС – это реальность, которая все больше входит в современный бизнес. Причем тенденция такова, что скоро уйдут в прошлое все традиционные способы представления отчетности.

Сдача отчетности в электронном виде

Сдача отчетности в электронном виде применяется еще небольшим числом предпринимателей, но число он-лайн сервисов, предлагающих подобные услуги, с каждым годом увеличивается. Кроме того, развиваются и привычные программные продукты, которые также поддерживают возможность отправки отчетов в различные инстанции. Также есть определенное количество специализированных компаний, которые обеспечивают непосредственно отправку отчетов.

Предприниматель всегда может выбрать наиболее подходящий для него способ представления отчетности в зависимости от своих потребностей, а также возможностей. Например, ИП, имеющим большое число сотрудников и осуществляющими множество расчетных операций, гораздо эффективней использовать программы для автоматизации бухгалтерского учета, которые также формируют всю отчетность. Для небольшого бизнеса, где у предпринимателя один два сотрудника или он вовсе осуществляет деятельность без привлечения наемных работников отлично подойдут и он-лайн сервисы.

Что нужно для сдачи электронной отчетности?

Программы для электронной сдачи отчетности

В любом варианте электронная сдача отчетности подразумевает использование специального программного продукта, позволяющего формировать как сам отчет, так обеспечивающего его доставку на сервера нужного ведомства. Программа может быть установлена на компьютере предпринимателя, а при использовании он-лайн сервисов на сервере данных сервисов. По мнению экспертов в области информационных технологий, первый вариант более надежен, так как при использовании он-лайн версий всегда сохраняется риск обрыва связи с сервером, а также его «падения» в результате хакерских атак и других негативных ситуаций.

В целом и он-лайн, и пользовательские программные продукты имеют одинаковый алгоритм работы, подразумевающий, что пользователь выбирает необходимую форму отчетности, например, электронная отчетность в налоговую,  и проводит заполнение своими данными представленные шаблоны.

Электронно-цифровая подпись

Также обязательным элементом, необходимым для сдачи отчетности с помощью электронных каналов связи является электронно-цифровая подпись. Любая сдача электронной отчетности через интернет допускается только в том случае, если сдаваемые документы заверены ЭЦП.

Вариантов её получения также множество:

• Через специальный удостоверяющий центр;
• В фирме, оказывающей услуги по сдаче отчетности;
• В комплекте с программным обеспечением.

Отметим, что в зависимости от того, где получается электронно-цифровая подпись, разнится и сфера её использования. Так, возможны варианты, что подпись может быть использована, только когда отправляется электронная отчетность через интернет. В других случаях, она носит универсальный характер и её можно заверять самые разные документы, используемые в электронном документообороте.

Как сдавать электронную отчетность?

Часто, вопрос: как сдавать электронную отчетность, подразумевает вместе с этим и другой вопрос: какие технические требования предъявляются к компьютерной технике, используемой для этих целей. Сразу отметим, что здесь особо больших требований нет, поэтому может использоваться любой современный компьютер или ноутбук.

Главное обеспечить достаточно высокую скорость интернет-соединения. 

Стоит сделать еще одно важное замечание, стоит отличать программы для электронной сдачи отчетности от программ, позволяющих их только формировать. В последнем случае, сдача отчетности невозможна, так как программа только заполняет бланк, который нужно распечатать и сдать одним из обычных способов. Кроме того, существуют специальные программы, которые осуществляют проверку правильности заполнения подготовленных отчетов. Например, пользуется большой популярностью программа проверки отчетности в ПФР. Как отмечают специалисты фонда, с момента её внедрение количество ошибок в сданных отчетах уменьшилось в разы, что говорит об эффективности её использования.

Кроме того, стоит помнить и то, что электронная отчетность налогоплательщика принимается ИФНС, а также отчеты во внебюджетные фонды только при наличии у предпринимателя договора с ними о возможности подачи отчетов и деклараций с помощью электронных каналов связи. 

Данный договор носит безвозмездный характер и заключается на основании письменного заявления предпринимателя. В то же время необходимо учитывать, что в некоторых ситуациях электронная отчетность ИП носит обязательный характер. Например, при численности сотрудников у предпринимателя более пятидесяти человек, все отчеты в ПФР сдаются исключительно в электронном виде.

Расходы на электронную отчетность

Многие предприниматели, которые сдают отчетность привычным способом, считают, что расходы на электронную отчетность не оправдывают всех её преимуществ, поэтому не считают для себя целесообразным применение такого способа.

p>На самом деле, это далеко не так, правильно подобранный вариант сдачи отчетности по каналам связи позволяет при минимальных затратах экономить большое количество времени, которое тоже деньги. Кроме того, для многих пользователей доступна бесплатная электронная отчетность, предлагаемая некоторыми специализированными компаниями. Как правило, это маркетинговый ход, но позволяющий значительно сэкономить. Некоторые производители специализированного софта также закладывают в вои продукты определенный минимум отчетов, которые можно сдать бесплатно.

Кроме того, электронная отчетность в ФСС, ПФР, ИФНС может подаваться с помощью их программного обеспечения, которое распространяется бесплатно. Причем, качество этих программ ничуть не хуже платных программных продуктов. К примеру, программа сдачи отчетности ПФР практически с момента внедрения не вызывает серьезных нареканий ни специалистов, ни пользователей. Что позволяет её уверенно использовать при подготовке отчетности.

Не стоит забывать и возможность заказать услуги электронной отчетности в специализированных компаниях. Безусловно, это дополнительные траты, но в таком случае не требуется приобретать специализированное ПО, или рыскать по интернет-ресурсам в поисках удобного он-лайн сервиса.

Единственная обязательная расходная статья при любом варианте сдачи электронной отчетности – получение ЭЦП. Стоимость её варьируется в зависимости от удостоверяющего центра, а также сферы её применения. 

Перспективы и преимущества электронной отчетности

Преимущества электронной отчетности очевидны, поэтому в самое ближайшее время данный вариант представления отчетов станет самым распространенным. В настоящий момент активно развиваются в этом направлении как специализированный софт, так интернет сайты. Например, в самое ближайшее время ожидается, что станет обязательной проверка отчетности ПФР онлайн. Возможно, что за пенсионным последуют и другие ведомства. Сейчас уже вводится  в практику электронная отчетность в росстат. Что также облегчит в значительной степени жизнь предпринимателей.

Изменения в законодательстве подсказывают, что сфера электронного документооборота будет расширяться с каждым годом. Так обязанность ведения ИП бухучета, вероятней всего приведет к тому, что будет введена электронная бухгалтерская отчетность. Причем носить она будет обязательный характер.

Электронная отчетность в 2013 году

Электронная отчетность в 2013 году это только промежуточный этап на пути повсеместного перевода отчетности в электронный формат.  У предпринимателей есть еще время подготовиться к этому, но его не так уж и много.

Напомним, что тестирование отчетности ПФР заняло чуть меньше года. Теперь же опыт создания у российских специалистов достаточно большой, что позволяет вводить электронный документооборот в более сжатые сроки. Предприниматели должны понимать это и начинать переходит на этот способ сдачи отчетности.

Для начала может быть сдана электронная отчетность в пенсионный фонд, затем можно начать сдавать и соцстрах. И тогда все нововведения можно встречать уверенно, зная, как и что делать, чтобы отчет ушел вовремя и по каналам связи.

Источник: hr-portal.ru