Электронные документы как доказательство в трудовых спорах

В судебной практике довольно часто встречаются случаи, когда стороны трудового конфликта в качестве доказательств ссылаются на страницы в сети Интернет, переписку по электронной почте, смс-сообщения. Но все ли сведения, содержащиеся в электронном виде, можно принять в качестве доказательств? Попробуем разобраться.

Под электронными документами, как правило, понимают документы, созданные с использованием электронной цифровой подписи, и иные электронные документы (электронную почту, смс-сообщения, информацию на интернет-форумах, в социальных сетях). Мы не будем рассматривать первый вид документов, а остановимся на втором, который в качестве доказательств нередко используют стороны трудовых конфликтов.

Примечание. Когда электронные доказательства во благо, а когда нет, читайте на с. 70.

Признаки электронного документа

Письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом. Об этом говорит ч. 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ (ГПК РФ).

Другими словами, письменными доказательствами в гражданском процессе могут быть сведения, выполненные в форме электронно-цифровой записи. Однако чтобы быть доказательствами, они должны обладать несколькими качествами. Во-первых, быть достоверными, т. е. позволяющими однозначно установить время, место совершения (создания) документа, лицо, от которого он исходит, и лицо, которым он получен, а также неизменность содержания документа.

Во-вторых, документ должен быть читаемым. Под читаемостью здесь подразумевается возможность понять смысл и содержание электронного документа без специальных познаний. По сути, читаемость должна позволить установить источник происхождения сообщения, его подлинность, относимость, достоверность и допустимость.

В-третьих, электронный документ должен обладать реквизитами, его идентифицирующими. Именно реквизиты определяют юридическую силу документа. В частности, необходимо указать автора документа с полным наименованием и адресом, дату составления, кому направляется, исходящий номер документа (если имеется), т. е. аналогичные реквизиты, присущие письменному документу, а также идентификационные данные, сопровождающие электронный документ. Например, адрес электронной почты, IP-номер, интернет-сайт и др.

В чем проблема?

В судебной практике проблема использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение. Дело в том, что, несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств (ч. 1 ст. 71 ГПК РФ), напрямую ГПК РФ не закрепляет их допустимость в качестве средств доказывания. Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам.

Так, не секрет, что любые письменные материалы, полученные посредством современных средств связи, относительно легко могут быть сфальсифицированы. Сторона, представившая их в качестве доказательств, может с помощью специальных программ подкорректировать и представить не соответствующую действительности информацию. Именно поэтому при исследовании и оценке таких доказательств суды часто относятся к ним критически и оценивают только в совокупности с другими доказательствами. Но это совсем не означает, что они их сразу же исключают. Чтобы их отвергнуть, должны быть веские основания.

Спорным считается и вопрос с доказыванием того, кто является получателем/отправителем электронного документа. Провайдер Интернета, как правило, текст письма не записывает, а лишь констатирует факт его отправки (иногда получения). Поэтому перед судом встает вопрос о том, действительно ли сообщение исходит от лица, на которое указывает сторона по делу; не было ли оно изменено получателем, отправителем или кем-то иным до предъявления его в суд.

Рекомендации

Исходя из судебной практики работодателям можно предложить несколько способов того, как обезопасить себя и закрепить электронные документы для использования их в качестве доказательств в гражданском процессе. До судебного разбирательства работодатель может обратиться к нотариусу для составления нотариального протокола осмотра электронного документа.

К сведению. В некоторых случаях стороны прямо оговаривают в трудовых договорах признание электронного документооборота в качестве доказательств без каких-либо условий, например в ситуации, когда сотрудник работает удаленно. Однако в случае спора между сторонами такого положения может оказаться недостаточно из-за сложности доказывания, что письмо отправлено и получено теми лицами, которые указаны в письме. Поэтому одной распечатки сведений электронного документа может оказаться мало, рекомендуем также составить протокол.

Если до судебного разбирательства вы не успели посетить нотариуса, то в ходе заседания можно предъявить электронный документ с целью получения объяснений от сторон. При этом доказательством будет являться не сам документ, а объяснения сторон о его содержании (ст. 68 ГПК РФ). Кроме того, можно ходатайствовать о составлении протокола осмотра судом электронного документа, иного вещественного доказательства (cd-диска, флэш-накопителя, жесткого диска) (ст. 75 ГПК РФ и с участием специалиста (ст. 184 ГПК РФ).

В заключение отметим, что анализ судебной практики показывает: в некоторых случаях электронные доказательства судами не принимаются, в других — принимаются, но всегда оцениваются в совокупности с другими доказательствами по делу. Поэтому представлять такие доказательства работодатель может, но только в качестве дополнительных, при условии, что устранены все сомнения в их достоверности и они отвечают указанным выше требованиям, а также допустимы для тех или иных правоотношений.

Источник: hr-portal.ru