Электронный архив для кадровых служб

Мы продолжаем знакомить читателей с различными современными системами, помогающими сделать работу по кадровому делопроизводству одновременно проще и эффективнее. В статье рассказывается, как создать электронный архив на базе системы ЭЛАР САПЕРИОН и работать с ним.

Круг задач, которые приходится решать работникам кадровых служб, весьма широк. Это, прежде всего, деятельность по подбору и расстановке персонала, своевременному и качественному комплектованию подразделений предприятия специалистами, оценке персонала, его эффективному использованию, повышению квалификации. Каждый из этих процессов сопровождается появлением значительного количества кадровых документов как в бумажном, так и в электронном виде.

По этой причине в практической деятельности кадровых служб постоянно повышаются роль и значение современных информационных технологий. Для автоматизации кадрового делопроизводства многие компании внедряют различные системы, позволяющие работать не только с количественными, но и качественными показателями персонала. Однако подобные разработки используют только учетные данные, а для выполнения профессиональных задач работнику кадровой службы необходим постоянный оперативный доступ к информации о сотрудниках. Кроме того, данный класс систем не обеспечивает достаточную защиту персональных данных, содержащихся в кадровой документации, согласно требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.07.2010, далее — Закон о персональных данных).

Электронный архив кадрового делопроизводства

Оптимальным решением указанных проблем может стать система, разработанная специалистами корпорации ЭЛАР, — «Электронный архив кадрового делопроизводства» — и представляющая собой комплекс для документационного обеспечения кадровых процессов и защиты персональных данных (ПД).

Система автоматизирует большинство процессов, с которыми кадровик ежедневно сталкивается в своей работе. Так, решение позволяет вести статистику и учет управленческих кадров, находящихся в резерве, получать историю работы с этим резервом за любой период времени, а также анализировать этапы профессионального роста сотрудника. Возможности быстрого поиска и доступа к необходимой информации о сотрудниках в электронном архиве снижают трудозатраты и время на составление подборок документов для отчетности и представления проверяющим органам, на обработку запросов, а также на восстановление и заверение копий утраченных документов на основании их электронных образов. Внедрение системы позволяет осуществлять контроль над составлением или заполнением кадровой документации и отслеживать качество и сроки выполнения работ сотрудниками кадровых подразделений в режиме реального времени. А хранение документов в режиме версионности позволяет отследить, когда, кем и какие изменения вносились в каждый конкретный кадровый документ.

Кроме того, состав решения «Электронный архив кадрового делопроизводства» можно гибко конфигурировать в соответствии с требованиями и задачами организации, а также просто и быстро модернизировать и расширять систему с развитием компании.

Состав решения

Решение «Электронный архив кадрового делопроизводства» состоит из нескольких модулей, которые в комплексе организуют отлаженную работу системы.

Первый из них — модуль управления электронным архивом, который строится на базе системы ЭЛАР САПЕРИОН. Система позволяет хранить любые типы документов (электронные образы бумажных документов, документы учетных систем, фотофайлы и др.). С ее помощью можно получать оперативный многопользовательский доступ, осуществлять быстрый поиск документации в электронном архиве по заданным параметрам и классифицировать документы по различным аналитическим признакам. А ограничение доступа к конфиденциальным документам или частям документа позволяет соблюдать законодательство по защите персональных данных.

Следующий — модуль доступа к электронному архиву. Его работа осуществляется как напрямую из системы ЭЛАР САПЕРИОН, так и через привычные для пользователей программные приложения за счет возможности интеграции с системой управления электронным архивом. А для предприятий с холдинговой структурой организуется доступ к данным из территориально удаленных подразделений через корпоративные информационные сети.

Полностью автоматизировать процесс перевода бумажных кадровых документов предприятия в электронный вид позволяет модуль текущего ввода. Состав этого программно-аппаратного комплекса зависит от количества персонала, работающего в компании, ежедневного потока кадровой документации и объемов архивов, что и определяет типы сканирующего оборудования. Данный модуль обеспечивает документационную поддержку кадровых бизнес-процессов, поскольку своевременное наполнение электронного архива текущими и архивными кадровыми документами и привязка электронных образов реальных кадровых документов к учетным данным гарантируют оперативный доступ к данным уполномоченным сотрудникам.

Модуль хранения создает централизованное хранилище больших объемов данных на основе специализированных оптических накопителей на DVD/BD-дисках. Организованное таким образом хранение кадровой документации гарантирует сохранность и неизменность информации в течение более 50 лет согласно законодательству при минимальных затратах на модернизацию и обслуживание хранилища.

Кроме того, это способствует существенному снижению внутренних затрат на дорогостоящую аренду площадей под архивы кадровых документов, так как позволяет переместить бумажный архив на территорию более дешевых арендных площадей, а в текущей работе сотрудников кадровых подразделений использовать документы электронного архива.

Модуль защищенного вывода документов на печать строится на основе подключения сервера печати, специализированного ПО и развертывания системы авторизации путем установки идентификационных устройств на принтерах и МФУ предприятия. Для идентификации пользователей применяются: PIN-коды, бесконтактные пластиковые карты, магнитные карты, штрих коды или сканеры отпечатков пальцев. Система авторизации может быть объединена с уже существующей в организации заказчика системой безопасности, например, через карты, используемые сотрудниками для прохода через систему контроля доступа на предприятие. Модуль позволяет анализировать все работы печати по различным параметрам, в том числе количество и состав отправляемых на печать документов для исключения использования техники для личных целей.

Защита персональных данных

Решение «Электронный архив кадрового делопроизводства» полностью соответствует требованиям законодательства по защите персональных данных, согласно которому компании, работающие с персональными данными, обязаны гарантировать их надежную сохранность.

Этого удается достичь несколькими способами. В частности, за счет функции кодирования документа, просмотр которых становится возможным только после введения пароля. Также система допускает использование ЭЦП и при необходимости ограничивает доступ к частям архива, отдельным документам или их фрагментам для различных пользователей или групп пользователей. Кроме того, ЭЛАР САПЕРИОН хранит электронные документы в виде специального закодированного файла собственного формата (метафайла) для исключения возможности неправомочного копирования и использования всей информации или ее части. Все эти меры и создают необходимые условия для надежного, защищенного хранения персональных данных сотрудников компании.

Внедрение решения «Электронный архив кадрового делопроизводства» позволяет в считанные секунды находить необходимый документ, контролировать правильность оформления дел в режиме реального времени и проводить аудит кадровой документации в удаленных филиалах и подразделениях. Кроме того, система обеспечивает работу с текущими кадровыми документами, что облегчает процесс регистрации кадровой документации, а за счет интеграции электронного архива с существующими кадровыми системами автоматизируется работа по учету и сбору статистической информации. Все это в комплексе позволяет полностью автоматизировать работу кадровиков, оптимизируя тем самым деятельность кадровых подразделений компании.

Источник: hr-portal.ru