Электронный секретарь

Деловому человеку невозможно вести свою деятельность без четкой, ясной и понятной фиксации необходимых для выполнения задач, встреч, звонков. Обычно эту функцию, в дополнение ко многим другим, берет на себя секретарша. Но достаточно часто встречаются ситуации, когда не все можно доверить секретарше, или же ее просто нет. В таком случае вполне уместно воспользоваться электронным организатором под названием «Персональный Деловой Органайзер».

«Персональный Деловой Органайзер 2002» (ПДО 2002) был задуман очень давно. Он возник, в первую очередь, из потребности управления собственными задачами, проектами и процессами. Тестирование самых разных отечественных и зарубежных систем показало, что они не удовлетворяют всем предъявляемым требованиям. Среди основных требований стоит выделить следующие:

• Организация задач в папках с возможностью просмотра как лишь списка задач одной папки, так и сразу всех задач из выбранной папки и ее подпапок (например, папки направления работ, а в них подпапки проектов).
• Организация специальных папок быстрых фильтров, создаваемых пользователем и обеспечивающих быстрый просмотр задач, отобранных по заданным критериям. Например, специальные фильтры текущих, просроченных, ближайших задач или задач определенного типа (звонки, встречи и так далее).
• Логическая классификация папок через задание их типов. Например, специальные типы для папок проектов, направлений и быстрых фильтров.
• Организация списков задач внутри папок в иерархическом виде с возможностью связывания их в сетевую структуру проекта или процесса.
• Описание задачи с определенным набором основных параметров.
• Возможность быстрой фильтрации списка задач папки по статусам, типам, периоду работ.
• Возможность настройки всех справочников и интерфейса.

В 2002 году такая система была спроектирована и реализована по клиент-серверной архитектуре. В качестве хранилища информации была выбрана бесплатная высокопроизводительная СУБД MySQL компании MySQL AB (mysql.com), имеющая реализации под все версии MS Windows, а также ряд версий UNIX. Само приложение было реализовано на языке С++ под MS Windows 98/ME/2000/XP. За прошедшее с момента создания системы время была проделана большая работа по повышению ее возможностей. Описание всех имеющихся сейчас функций заняло бы много страниц и все равно не отразило бы всего, так как система постоянно и динамично развивается. Основные усилия в текущий момент сконцентрированы на интеграции ПДО 2002 с другими приложениями. В последней версии, например, появилась возможность импорта проектов из MS Project, что позволяет использовать ПДО в качестве исполнительной системы управления проектами. В ближайшее время появится возможность синхронизации задач и контактов с MS Outlook, что позволит, например, передавать и обрабатывать задачи ПДО 2002 на карманных компьютерах (КПК).

Компания AGCproduct под названием ПДО сейчас распространяет фактически две программы. «Персональная редакция» — это однопользовательский органайзер (включены разделы управления задачами, управления контактами и управления объектами). «Бизнес-редакция» — это многопользовательская сетевая система управления. В бизнес-редакцию (многопользовательскую) были дополнительно включены разделы управления оргструктурой компании (подразделения, отделы, сотрудники и так далее) и внутренних коммуникаций (внутренняя почта, конференции, чаты и так далее). Также в нее для всех разделов была интегрирована подсистема защиты информации по привилегиям и введены дополнительно исполнители для задач, менеджеры контактов и многое другое. Бизнес-версию планируется в скором времени просто переименовать и позиционировать как другой отдельный продукт. Работа программы будет рассматриваться на примере «Персональной редакции».«Персональный Деловой Органайзер 2002»

Персональная редакция продукта «Персональный Деловой Органайзер 2002» (ПДО 2002) предназначена для управления деятельностью частных лиц во времени. Система содержит три основных подсистемы — управления работами, управления контактами и управления объектами (ресурсами). В бизнес-редакции добавляются еще две подсистемы — управление организационной структурой компании и управление внутренними коммуникациями.

Персональный Деловой Органайзер 2002

ПДО 2002 обладает гибкой отчетной системой, позволяющей создавать отчеты произвольного вида, а также широкими возможностями адаптации системы под конкретного пользователя.

Управление работами

Управление выполняемыми работами реализовано в виде привычного для пользователей «дерева» папок задач с возможностью задания типа, названия, описания этих задач. В виде «дерева» также реализованы быстрые фильтры задач, позволяющие проводить мониторинг выполняемых работ по различным назначаемым пользователем критериям. Стандартно предусмотрены фильтры по статусу (выполняющиеся, завершенные, отложенные и отмененные), по времени действия задач (сегодня, текущая неделя, текущий месяц, текущий год и произвольный период) и по пользователям.

К создаваемым пользователем задачам можно привязать произвольное число самых разнообразных атрибутов, облегчающих выполнение этих самых задач — атрибуты по типу задачи, контакты, объекты, события и предшествующие задачи. Привязка даты старта задачи либо другой задачи позволяет проводить автоматический запуск задания по плановой дате или окончании предшествующей задачи с заданным состоянием. Аналогично можно запланировать завершение задачи по дате или завершении всех подзадач.

Если пользователю приходится достаточно часто выполнять однотипные задачи, то он может воспользоваться функцией копирования и тиражирования задач, проектов и так далее, что снимает с него большую часть рутинной работы по составлению планов на будущее.


Окно свойств задачи

Для облегчения использования подсистемы «Управления работами» предусмотрена система настраиваемых отчетов, система справочников (по типам, приоритетам, статусам и так далее) и быстрый полнотекстовый поиск по названиям или всем текстовым информационным полям с возможностью использования внутреннего языка запросов.

Системы управления контактами и объектами

Аналогично управлению задачами организовано управление контактами и объектами:

• древовидная организация папок контактов (объектов) и самих контактов (объектов) внутри папок с возможностью задания их типа, названия и описания;
• система быстрых фильтров контактов (объектов) с возможностью задания их типа, названия, описания и фильтра; привязка к контактам наборов основных и дополнительных атрибутов определяемых типом контакта (объекта);
• привязка к контактам (объектам) адресной информации и каналов связи, объектов, задач, связанных контактов и произвольного числа событий;
• сами контакты (объекты) привязываются к задачам, объектам и другим контактам;
  Осуществляем привязку контакта
  
  
• функции копирования и тиражирования контактов (объектов);
• фильтрация контактов (объектов) по статусу (рабочий, активный, пассивный, скрытый), по периоду активности (сегодня, текущая неделя, текущий месяц, текущий год и произвольный период);
• система настраиваемых отчетов, система справочников, настройка видимости, полнотекстовый поиск по названиям.

Работа с ПДО

Интерфейс программы достаточно простой и понятный, однако обилие функций и возможностей требует от пользователя на первом этапе внимания и времени. Освоить работу программы поможет достаточно подробный файл помощи. Освоение программы также облегчает единая логическая структура всех подсистем. Научившись работать в одной, пользователь без труда начнет работать в любой из подсистем. Понимания мелких нюансов программы, иногда существенно облегчающих работу, можно достигнуть, знакомясь с советами, выдаваемыми программой при каждом запуске.


Редактирование событий задачи

Работа начинается с создания задачи, добавления к ней всех атрибутов, контактов, документов, других задач. После создания задачи ПДО начинает автоматически отслеживать наступление тех или иных событий, информируя об их наступлении, выполняя автоматически запуск необходимых приложений. По ходу выполнения задачи ее саму или ее параметры всегда можно откорректировать.

Резюме

Персональный Деловой Органайзер 2002 — отличный инструмент для делового человека, постоянно работающего с компьютером. Он обеспечит постоянный контроль за выполнением всех необходимых дел, встреч, звонков и контактов, сохраняя при этом всю историю выполнения проекта. ПДО — это не обычная напоминалка событий, это действительно органайзер, организующий работу предпринимателя, клерка, офис-менеджера, любого работника с большим количеством разноплановых работ, проектов и задач.

Перспективы программы

Дальнейшие планы развития ПДО и «Бизнес-версии» достаточно обширны. Среди основных направлений стоит выделить следующие:

• увеличение гибкости хранения и отображения информации — введение дополнительных поддерживаемых типов данных, динамическая конфигурация интерфейса пользователя в зависимости от типов активных объектов;
• увеличение гибкости обработки информации — введение внутреннего языка программирования, обработчиков событий;
• увеличение функциональности системы — расширение набора стандартных функций, увеличения числа стандартных отчетов;
• интеграция с другими системами — интеграция с системами управления проектами, процессами, складскими системами, системами управления персоналом.

Ограничения демоверсии заключаются во времени работы пробной бесплатной эксплуатации — 30 дней для обоих («Персонал» и «Бизнес») продуктов.

Источник: hr-portal.ru