Исправляем трудовую
Какой документ является главным подтверждением трудовой деятельности и стажа работника? Правильно, трудовая книжка. Конечно, допускать при ее оформлении ошибки не стоит. Но никто от этого не застрахован. Однако ситуацию можно поправить. Необходимость внесения изменений возникает и в силу внешних обстоятельств, к примеру, если сотрудник меняет Ф.И.О. или когда претерпевает изменения название самой организации-работодателя.
Нередко правильно оформленные записи в трудовых книжках помогают избежать штрафа и доначисления налогов. Так, в Западно-Сибирском округе судьи разбирали такую ситуацию (Постановление от 25 июня 2007 г. по делу N Ф04-4219/2007(35619-А46-14)). Инспекция привлекла организацию к штрафу по п. 1 ст. 122 Налогового кодекса, доначислила НДС и начислила пени в связи с тем, что на счетах-фактурах был оставлен автограф не уполномоченного на то лица. Проверяющие указали, что выставленные в 2006 г. документы подписаны от имени руководителя и бухгалтера, который работал в данной организации лишь в 2005 г. Однако арбитры, исследовав трудовую книжку, указали, что запись об увольнении в 2005 г. была внесена ошибочно, в книжку были внесены соответствующие изменения. На этом основании служители Фемиды признали доводы налоговиков об отсутствии полномочий бухгалтера и руководителя на подписание счетов-фактур недоказанными.
Кто и как исправит
Необходимость внесения изменений возникает, если меняются:
— сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения, профессия);
— штатное расписание;
— сведения о награждении работника;
— учредительные (регистрационные) документы организации.
Нормы, по которым следует «проводить работу над ошибками», утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция N 69) и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).
При выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производят по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа организации, допустившей ошибку. Если организация, которая произвела неправильную (неточную) запись, реорганизована, исправление производит ее правопреемник. В случае ликвидации организации — новый работодатель на основании соответствующего документа (копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, справки и выписки документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, книга регистрации приказов и т.д.)) <*>.
———————————
<*> Справедливо это и в том случае, если работник ранее трудился у частного предпринимателя, прекратившего свою деятельность.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных п. 34 Постановления N 225. К ним относят ситуации массовой утраты работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) при отсутствии у сотрудника документов, необходимых для установления факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.).
Для внесения изменений (исправлений) работник должен написать заявление (см. рис. 1) и приложить к нему все необходимые документы.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Руководителю учреждения│
│ _______________________│
│ │
│ Заявление │
│ │
│В связи с вступлением в брак и изменением фамилии прошу внести в мою│
│трудовую книжку соответствующие изменения и в дальнейшем считать меня│
│_________________. │
│ │
│(либо: В связи с окончанием института мне присвоена квалификация ______.)│
│ │
│Свидетельство о браке, выданное Перовским отделением ЗАГСа (Диплом серии│
│________ N _______), прилагаю. │
│ Должность работника│
│ Подпись│
│ Дата│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 1
Сведения о работе и награждениях
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждениях, зачеркивание неточных, неправильных, признанных недействительными записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным (п. 30 Постановления N 225).
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывают следующий порядковый номер, дату внесения записи, в графе 3 делают пометку: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого записывается правильная формулировка: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись (Письмо Роструда от 23 июня 2006 г. N 948-6).
Пример 1. Петренко И.Г. принят на работу в учреждение на должность бухгалтера с 5 мая 2008 г. (приказ от 05.05.2008 N 1). Однако в его трудовую книжку была внесена ошибочная запись: «Принят на должность бухгалтера-кассира». Ошибка исправлена 10 мая 2008 г. (см. рис. 2).
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| ГОУ «Лицей N 888» | |||||
| 1 | 05 | 05 | 2008 | Принят на должность бухгалтера-кассира | Приказ от 5 мая 2008 г. N 1 |
| 2 | 10 | 05 | 2008 | Запись N 1 недействительна | |
| 3 | 05 | 05 | 2008 | Принят на должность бухгалтера | Приказ от 5 мая 2008 г. N 1 |
Рисунок 2
Если неправильная запись обнаружена после того, как оформлено увольнение, поступают так. Создают новый блок с указанием наименования организации. Затем необходимо поставить порядковый номер записи по хронологии, дату и внести соответствующие изменения. Закрывают блок в общем порядке — печать организации, подпись сотрудника отдела кадров (руководителя организации) и подпись работника об ознакомлении с записью.
Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1 с той лишь разницей, что неверная запись в трудовой книжке была обнаружена после увольнения Петренко И.Г. (7 июля 2008 г.). За это время Петренко устроился на работу в ООО «Кора» на должность бухгалтера (приказ от 2 июля 2008 г. N 168). Дата увольнения из учреждения — 30 июня 2008 г. (приказ N 7 от 30.06.2008) (см. рис. 3).
| N записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| ГОУ «Лицей N 888» | |||||
| 1 | 05 | 05 | 2008 | Принят на должность бухгалтера-кассира | Приказ от 5 мая 2008 г. N 1 |
| 2 | 30 | 06 | 2008 | Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 30 июня 2008 г. N 7 |
| Печать ГОУ «Лицей N 888» | |||||
| Инспектор отдела кадров Иванова И.И. /И.И. Иванова/ | |||||
| Петренко И.Г. /И.Г. Петренко/ | |||||
| Общество с ограниченной ответственностью «Кора» | |||||
| 3 | 02 | 07 | 2008 | Принят на должность бухгалтера | Приказ от 2 июля 2008 г. N 168 |
| ГОУ «Лицей N 888» | |||||
| 4 | 07 | 07 | 2008 | Запись N 1 недействительна. Принят на должность бухгалтера | Приказ от 5 мая 2008 г. N 1 |
| Печать ГОУ «Лицей N 888» | |||||
| Инспектор отдела кадров Иванова И.И. /И.И. Иванова/ | |||||
| Петренко И.Г. /И.Г. Петренко/ |
Рисунок 3
При признании незаконности увольнения (перевода) и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения делают пометку: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делают ссылку на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе (изменении формулировки причины увольнения).
Изменение Ф.И.О., даты рождения
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату (п. 26 Постановления N 225, п. 2.3 Инструкции N 69). Указанные изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записывают новые данные. Ссылку на соответствующие документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы). Внесенные изменения заверяются подписью сотрудника кадровой службы (п. 2.3 Инструкции N 69).
Пример 3. Предположим, сотрудница Касаткина А.Ю. вышла замуж и поменяла фамилию на Макарову (см. рис. 4).
┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Фамилия Касаткина изменена │ Трудовая книжка N │
│на Макарова на основании │ │
│свидетельства о заключении брака │ — Касаткина — Макарова │
│N ____ │Фамилия ——————————│
│ │ Анастасия │
│Начальник отдела кадров __________ │Имя ———————————│
│ (подпись) │ Юрьевна │
│ печать │Отчество —————————-│
│ │ 29.11.1970 │
│ │Дата рождения ————————│
│ │ (число, месяц, год) │
│ │ Начальное │
│ │Образование ————————-│
│ │профессиональное │
│ │————————————-│
│ │Профессия, Лаборант │
│ │специальность ————————│
│ │ 1 сентября 2005 г. │
│ │Дата заполнения ———————│
│ │ (число, месяц, год) │
│ │Подпись Касаткина │
│ │владельца книжки ———————│
│ │ │
│ │ М.П. Подпись лица, ответственного │
│ │ за ведение трудовых книжек │
│ │ ____________________________ │
│ │ (разборчиво) │
└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
Рисунок 4
Сведения об образовании, профессии, специальности
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции N 69). В документе не сказано о необходимости указывать документы, на основании которых вносят изменения, однако на практике поступают и так.
Пример 4. Касаткина (Макарова) А.Ю. окончила институт, специализация: врач-невролог (рис. 5).
┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│Фамилия Касаткина изменена │ Трудовая книжка N │
│на Макарова на основании │ │
│свидетельства о заключении брака │ — Касаткина — Макарова │
│N ____ │Фамилия ——————————│
│ │ Анастасия │
│Начальник отдела кадров ___________│Имя ———————————│
│ (подпись) │ Юрьевна │
│ печать │Отчество —————————-│
│ │ 29.11.1970 │
│Сведения об образовании │Дата рождения ————————│
│и специальности дополнены │ (число, месяц, год) │
│на основании диплома │ Начальное │
│серии N _____, выданного __________│Образование ————————-│
│ │профессиональное │
│Начальник отдела кадров ___________│————————————-│
│(подпись) │Профессия, Лаборант, врач-невролог│
│ печать │специальность ————————│
│ │ 1 сентября 2005 г. │
│ │Дата заполнения ———————│
│ │ (число, месяц, год)│
│ │Подпись Касаткина │
│ │владельца книжки ———————│
│ │ │
│ │М.П. Подпись лица, ответственного │
│ │ за ведение трудовых книжек │
│ │ ____________________________ │
│ │ (разборчиво) │
└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘
Рисунок 5
Дубликат
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника (см. рис. 6) выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Согласно п. 31 Постановления N 225 выдать дубликат необходимо в срок не позднее 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя, например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении сотрудника.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Руководителю учреждения│
│ _______________________│
│ _______________________│
│ │
│ Заявление │
│ │
│В связи с признанием недействительной ранее совершенной в моей трудовой │
│книжке записи об увольнении (переводе на другую постоянную работу) от ___│
│N ____ прошу выдать мне дубликат трудовой книжки без внесения в него│
│записи, признанной недействительной. │
│Документы, подтверждающие недействительность указанной записи, прилагаю. │
│ │
│ Должность работника│
│ Подпись│
│ Дата│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 6
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции N 69, п. 33 Постановления N 225). На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Дубликат трудовой книжки заполняется в том же порядке, что и первоначальная трудовая книжка, но с учетом некоторых особенностей. При заполнении раздела «Сведения о работе» дубликата в графу 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения названий организаций, периодов времени и должностей. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 — наименование организации, а также отдел и должность. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 — причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу (п. п. 7.1, 7.2 Инструкции N 69).
Внимание! Если за время работы сотрудника наименование организации изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер (п. 3.2 Инструкции N 69)
Списание
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша нельзя исправлять, они подлежат уничтожению (п. 42 Постановления N 225). Списание трудовых книжек и вкладышей к ним производят с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». При списании книжки следует составить акт о списании испорченных бланков трудовой книжки (ф. 0504816, рис. 7). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Утверждаю
Руководитель
учреждения ___________ _______________
(подпись) (расшифровка
подписи)
«__» ___________ 200_ г.
АКТ N ______
о списании бланков строгой отчетности
┌───────────┐
│ КОДЫ │
├───────────┤
Форма по ОКУД │ 0504816 │
├───────────┤
от «__» ________ 200_ г. Дата │ │
├───────────┤
Учреждение _______________ _________________ по ОКПО │ │
├───────────┤
Материально ответственное лицо _____________ │ │
└───────────┘
┌──────────┐ ┌───────────┐
Дебет счета │ 03 │ Кредит счета │ │
└──────────┘ └───────────┘
Комиссия в составе _______________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________,
назначенная приказом (распоряжением) от «__» _____________ 200_ г.
N _______, составила настоящий акт в том, что за период с
«__» _____________________ 200_ г. по «__» _______________ 200_ г.
подлежат списанию:
Рисунок 7
На заметку. Правила ведения и хранения трудовых книжек не содержат норм о том, как следует исправлять грамматические, к примеру, ошибки в названии организации. Трудность возникает в связи с тем, что эта запись идет без номера. В Инструкции по заполнению трудовых книжек также приведены примеры исправления только тех записей, у которых есть порядковый номер. На практике поступают так. Предположим, нужно исправить название «ВНИИ ИМИЯ» на «ВНИИ ИПИЯ». После последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносят отметку: «В наименовании организаци допущена ошибка. «ВНИИ ИПИЯ».
Источник: hr-portal.ru
