Кадровая документация индивидуального предпринимателя
Трудовые отношения подлежат документированию. Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях — индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу). А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований. В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий. В данной статье поможем разобраться работодателям — индивидуальным предпринимателям с составом кадровой документации, правилами ее создания, ведения и хранения.
Нормативное регулирование
Самым важным документом, устанавливающим необходимость документирования трудовых отношений, является Трудовой кодекс. В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст. ст. 68, 84.1, 193 и др.).
Для издания приказов работодателю — индивидуальному предпринимателю следует пользоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» (далее — Постановление N 1). Существует мнение, что раз в п. 2 данного документа ничего не говорится об индивидуальных предпринимателях (только об организациях), то и применять его не стоит. Мы бы поспорили с данным мнением. Постановление принято в 2004 г., а изменения в ТК РФ, внесенные Федеральным законом N 90-ФЗ <1>, распространили общие нормы трудового законодательства и на индивидуальных предпринимателей. В частности, с 2006 г. индивидуальный предприниматель должен вести трудовые книжки и оформлять многие кадровые документы, о которых раньше он и не думал (например, правила внутреннего трудового распорядка или график отпусков). Поэтому мы рекомендуем пользоваться данным Постановлением, тем самым облегчить себе жизнь и не ломать голову, как издать тот или иной приказ.
———————————
<1> Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».
Например, в Постановлении N 1 предприниматель найдет формы приказов:
— о приеме на работу (N N Т-1, Т-1а);
— о переводе на другую работу (N N Т-5, Т-5а);
— о предоставлении отпуска (N N Т-6, Т-6а);
— о направлении в командировку (N N Т-9, Т-9а);
— о поощрении (N N Т-11, Т-11а);
— о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (N N Т-8, Т-8а).
Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку.
Для заполнения трудовых книжек стоит обратиться к Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225) и Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
На основании Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» индивидуальный предприниматель будет обрабатывать персональные данные своих сотрудников.
Возможно, пригодится и Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», чтобы определить перечень данных, составляющих коммерческую тайну, и список сотрудников, ответственных за доступ к ней.
Кроме вышеназванных нормативных актов, можно пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.
Локальные нормативные акты
Раньше локальные акты разрабатывались и принимались только работодателями — юридическими лицами. Но с 2006 г. индивидуальные предприниматели как работодатели в целях организации труда, управления персоналом могут принимать локальные акты тоже.
Давайте определим, что же такое локальный нормативный акт. Статья 8 ТК РФ говорит, что работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых — согласовывать с ним.
Статья 12 ТК РФ устанавливает правила вступления в силу локальных актов работодателя. В частности, сказано, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:
— с истечением срока действия;
— с отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
— со вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленными локальным нормативным актом).
Состав кадровой документации
Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз Локальные нормативные акты. Назовем их:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189 ТК РФ);
— коллективный договор (гл. 7 ТК РФ);
— положение о защите персональных данных работников (ст. ст. 86 — 88 ТК РФ);
— положение об оплате труда;
— некоторые другие положения (например, о структурных подразделениях);
— должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата);
— положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
С данными документами перед заключением трудового договора индивидуальный предприниматель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это. Все работодатели делают это по-разному, некоторые на последней странице трудового договора просят работника написать: «До подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами ознакомлен». Считаем, что данный вариант не совсем корректен, так как работник в любое время скажет, что никто ему никаких документов для ознакомления не давал. Поэтому рекомендуем к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.
Следующая группа кадровых документов — Организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы:
— журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках);
— журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная — рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал);
— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Этим же Приказом утверждены формы названных журналов);
Обратите внимание! Все журналы нужно прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписью предпринимателя.
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них <2> (необходима в силу Постановления N 225. Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день);
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее <3> (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов);
— табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы <4> (ведется в силу ст. 91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником);
— штатное расписание <5> (необходимо в силу ст. 57 ТК РФ, а также для закрепления штатной структуры и размера оплаты труда по каждой должности);
— график отпусков (необходимо вести в силу ст. 123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков);
— график сменности (при наличии у индивидуального предпринимателя сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)).
———————————
<2> Форма книги утв. Постановлением N 69.
<3> Там же.
<4> Форма N N Т-12 или Т-13, утв. Постановлением N 1.
<5> Форма N Т-3, утв. Постановлением N 1
И последняя группа кадровых документов — Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений. К ним относятся:
— трудовой договор (в силу ст. 67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 — 84.1 ТК РФ);
— приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.);
— личная карточка <6> (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании);
— трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225);
— документы для направления работника в командировку (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» работники могут направляться в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Цель командировки определяется предпринимателем и указывается в служебном задании (форма N Т-10а). Затем оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10), подтверждающее срок пребывания в командировке);
— иные документы (заявления, объяснительные, акты и др.).
———————————
<6> Форма N Т-2, утв. Постановлением N 1.
Это далеко не полный перечень кадровых документов, предприниматель может разработать и иные. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации, в том числе для индивидуального предпринимателя.
О составлении приказов
Если предприниматель решил не пользоваться унифицированными формами некоторых документов по учету труда и его оплате, утвержденными Постановлением N 1, или форма необходимого приказа не предусмотрена (например, при изменении биографических данных работника), рекомендуем придерживаться следующего порядка оформления.
Составляя приказ, необходимо помнить об обязательных реквизитах, которые придадут ему юридическую силу. Состав реквизитов и правильность их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <7>.
———————————
<7> Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, а наименование должности, специальности или профессии — в точном соответствии со штатным расписанием.
Формулировка приказа обязательно должна соответствовать формулировкам ТК РФ или иных федеральных законов, со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.
После подписания индивидуальным предпринимателем приказа его необходимо довести до сведения работника под роспись в течение трех дней с момента издания приказа.
Что еще нужно сделать предпринимателю как работодателю?
Итак, вы приняли работника на работу. Заключили с ним трудовой договор, оформили необходимые документы (приказ, личную карточку и т. д.), заполнили трудовую книжку.
Раньше индивидуальный предприниматель, не применяющий специальные налоговые режимы, при выплатах в пользу физических лиц, работающих по трудовым договорам, становился плательщиком ЕСН. С 2010 г. с принятием Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» ЕСН отменен и все предприниматели будут уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС.
Когда индивидуальный предприниматель впервые принимает на работу сотрудников, ему необходимо в срок не позднее 10 дней со дня заключения с первым из нанимаемых работников трудового договора либо соответствующего гражданско-правового договора, согласно условиям которого страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, зарегистрироваться в качестве страхователя в региональном отделении ФСС (филиале регионального отделения Фонда) по месту жительства. Этого требует Порядок регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 N 27. Для регистрации в качестве страхователя физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, одновременно с заявлением предъявляет паспорт и представляет копии следующих документов:
— свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
— свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
— трудовых книжек нанимаемых им работников;
— гражданско-правовых договоров при наличии в них условий о том, что страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за указанных лиц.
Зарегистрироваться нужно не только в ФСС, но и в ПФР. В соответствии с п. 21 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам <8>, физические лица — работодатели регистрируются в качестве страхователей в территориальных органах ПФР по месту своего жительства (в случае осуществления нотариусами, занимающимися частной практикой, деятельности не по месту их жительства — по месту осуществления этой деятельности) в срок не позднее 30 дней со дня заключения трудовых договоров. Для этого предприниматель должен представить вместе с заявлением копии следующих документов:
— свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или лицензии на осуществление определенных видов деятельности;
— документов, удостоверяющих личность страхователя и подтверждающих регистрацию по месту жительства;
— свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ (при наличии);
— документов, подтверждающих наличие у физического лица обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, авторский договор и др.).
———————————
<8> Постановление Правления ПФР от 13.10.2008 N 296п «Об утверждении Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам».
Поскольку своим работникам предприниматель будет оформлять полис обязательного медицинского страхования, ему необходимо встать на учет и в ТФОМС.
На основании п. 10 Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании <9> работодатель в срок не позднее 30 дней с даты заключения трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются налоги в части, подлежащей зачислению в фонды ОМС, должен зарегистрироваться в качестве страхователя. К заявлению на регистрацию индивидуальный предприниматель должен приложить копии:
— трудового или гражданско-правового договора;
— документов, удостоверяющих личность страхователя и его регистрацию по месту жительства.
———————————
<9> Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2005 N 570 «Об утверждении Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании и формы свидетельства о регистрации страхователя в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании».
Ответственность предпринимателя
В заключение статьи хотелось бы отметить, что государственный контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства осуществляют Федеральная инспекция труда (Роструд) и ее территориальные подразделения. Первым делом при проведении проверок инспекторы запрашивают:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— штатное расписание;
— график отпусков;
— должностные инструкции и инструкции по охране труда;
— трудовые договоры;
— разные приказы по личному составу.
Но далеко не всегда инспекторы запрашивают все кадровые документы сразу. Перечень необходимых документов для проведения контрольно-надзорных мероприятий определяется предметом проверки. Пунктом 11 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» установлено, что при проведении документарной проверки инспектор не вправе требовать у индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки.
Рекомендуем во избежание споров с контролирующими органами вести кадровую документацию надлежащим образом (своевременно оформлять трудовые договоры, приказы, делать записи в трудовых книжках, составлять график отпусков и пр.). Иначе инспекторы могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и наложить на индивидуального предпринимателя административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а то и административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Источник: hr-portal.ru
