Кадровое делопроизводство. Ответственность и санкции за его несоблюдение
Обращаются кадровики, которые проиграли судебный спор по поводу восстановления трудовой книжки, которая исчезла зачастую по вине работника. Работник эту книжку взял под расписку, и вдруг кадровик несет ответственность за то, что он ее выдал.
— Валентина Ивановна, в каком состоянии находятся документы в большинстве отечественных коммерческих организаций?
— Если брать коммерческие организации, то здесь нужно говорить даже не о том, в каком состоянии они находятся, а о том, что их вообще ни в каком состоянии нет, к сожалению. Поэтому когда они сталкиваются с государственными структурами, например, с Рострудинспекцией или Архивной инспекцией, то, конечно, попадают в очень неприятные ситуации, платят штрафы. А те немногочисленные документы, которые все же есть в коммерческих организациях, абсолютно не соответствуют действующим нормативам, ГОСТам, инструкциям. Совершенно неправильно оформляются приказы по личному составу. Многие даже не видели новую учетную карточку Т-2, действующую уже второй год. Очень много нарушений инструкций по ведению трудовых книжек. Люди не знают, как внести исправления в запись, сделанную в трудовой книжке, и не понимают, насколько это важно. Неправильно оформленные исправления приводят к тому, что потом возникают большие проблемы с оформлением пенсии. Ну, а многие фирмы эти книжки просто не ведут, вообще принимают на работу без трудовых книжек, а это очень серьезное нарушение КЗоТ. И часто руководитель даже не понимает, почему это является нарушением и где об этом написано. И мы всегда начинаем беседу с того же, с чего начинается книжка: какие нормативы сейчас действуют и какие санкции предусмотрены со стороны государства за нарушение основ делопроизводства.
— В чем, на ваш взгляд, секрет популярности вашей книги «Делопроизводство в кадровой службе»?
— Главное заключается в том, что это чисто практическое пособие. Книга не содержит никаких не нужных практикам теоретических материалов. Она содержит только обзор нормативов с их привязкой к практической повседневной работе каждого кадровика и дает очень много образцов конкретного ведения разного вида документов, их оформления, последующего хранения, организации работы с этими документами. Очень важно для работников кадровых служб, что в книге даются разъяснения и рекомендации, как вести себя, что предпринимать в конфликтных ситуациях, если приходят с проверкой Рострудинспекция или Архивная инспекция, или в случаях, если дело доходит до суда. В книге описаны порядок придания юридической силы документам, судебная практика, и это, конечно, очень привлекает кадровиков. На семинарах ко мне подходят слушатели и говорят: «Спасибо, я с помощью Вашей книги выиграл судебный спор. Я оформлял документы, как здесь указано». А почему можно выиграть какой-то спор и вообще что-то доказать с помощью этих форм? Потому что они представлены в строгом соответствии с действующими нормативами. Ни одна форма не является каким-то вольным авторским изложением. Но практики, читая норматив, не всегда могут его правильно применить. Им нужно его разъяснить, дополнить, им нужно из текстового описания, содержащегося в нормативе, показать конкретную практическую форму с реальным текстом. Все это можно получить из книги. Это действительно практическое пособие, по которому можно работать. Подзаголовок оправдывает себя.
— Какие санкции для руководителей организаций действуют за нарушение правил ведения делопроизводства?
— Для руководителей организаций предусмотрены прежде всего административные санкции — это штрафы и со стороны Рострудинспекции, и со стороны архивных органов. А по некоторым позициям, если грубо нарушается КЗоТ или прием на работу не оформляется приказами и записями в трудовых книжках, если работник фактически лишается возможности подтвердить в письменном виде свой стаж, то здесь возможна даже уголовная ответственность руководителя. По этому вопросу были разъяснения Пленума Верховного суда. Кстати, сейчас разрабатывается совершенно новый закон о документах и закон об архивах, которые будут направлены на усиление ответственности руководителя за нарушения в области законодательства, в том числе и по делопроизводству.
— С какими проблемами чаще всего обращаются к вам кадровики предприятий?
— Чаще всего — это проблема придания документам юридической силы. Обращаются кадровики, которые, в частности, проиграли судебные споры, не смогли представить в суд правильно оформленные должностные инструкции, акты о нарушении трудовой дисциплины или об отказе работника от визирования документов. Обращаются кадровики, которые проиграли судебный спор о восстановлении трудовой книжки, которая исчезла зачастую по вине работника. Работник эту книжку взял под расписку, и вдруг кадровик несет ответственность за то, что он ее выдал. Хотя, казалось бы, это традиционный способ выдачи. Но инструкция не предполагает такого способа выдачи трудовых книжек, и технология оказывается абсолютно незаконной для кадровика. Поэтому приходится разбирать, трактовать инструкцию по ведению трудовых книжек, хотя она лежит на столе почти у каждого кадровика. Но они часто даже не понимают, как ее применять, так как не обращают внимания на те статьи, которые там записаны.
В последнее время очень часто стали обращаться кадровики, которые подверглись проверке со стороны архивных служб. Они не знали, что документы нужно хранить в определенных папках, с определенными внутренними описями, с листами заверителя, в определенных обложках. Для многих это такое открытие! Им казалось, что можно просто положить папку 31 декабря на полку, год хранить, а потом вообще забыть про эту папку. И когда приходит письмо из архивной службы с предложением сдать документы на хранение в Госархив, и в определенном виде и с приложением тех нормативов, которые предусматривают штрафные санкции за нарушения архивного законодательства, это вызывает полное удивление, а многим совершенно непонятно, на каком основании вообще к ним обращаются. С основами архивного законодательства не знаком почти никто. И когда спрашиваешь: «Вы знаете, что такое архивное законодательство?» Получаешь ответ: «А разве такое есть?»
— Сейчас на рынке предлагается много компьютерных программ по делопроизводству, по другим проблемам кадровой документации. Как бы вы охарактеризовали эту ситуацию?
— Дело в том, что многие программы, которые продаются на рынке, не соответствуют нормативным требованиям к делопроизводству: и к составлению и оформлению документов, и к технологии работы с ними. Программисты в основном сосредоточены на том, чтобы предложить какую-то технологию работы с документами, не учитывая требования действующих нормативов. В результате использования таких компьютерных технологий получаются документы, не обладающие юридической силой, в которых пропущены многие важные реквизиты. Поэтому относиться к таким программам нужно очень осторожно. Когда идет отбор таких программ, нужно обязательно поинтересоваться у разработчиков, что явилось источником этой программы. Программист выполняет свою узкую функцию — он берет ту задачу, которую ему поставили специалисты в области делопроизводства, и просто ее автоматизирует. Поэтому принципиально важно, что явилось источником программирования и разработки этой программы. Одно дело, когда источником является документ, который действительно соответствует нормативам, как это было, в частности, с программой » Делопроизводство-2000″: на основе действующих нормативов написана книга, и затем она положена в основу программы.
Я часто вижу компьютерные программы, в которых на экране идут изображения документов или показан процесс их составления, регистрации, контроля, которые абсолютно не соответствуют нормативам, действующим на территории России. Конечно, покупать такие программы нельзя. Это совершенно бессмысленные разработки.
— Во многих фирмах кадровым делопроизводством занимаются по совместительству секретари. Что бы вы посоветовали секретарям и руководителям таких небольших фирм?
— Это сейчас стало определенной нормой. И я считаю, что это нормально. Если в организации работает 10 — 20 человек, то кадровик не может быть загружен по нормативу на 8 часов рабочего времени. Вполне естественно, что секретарь совмещает административное делопроизводство с кадровой работой. Такой секретарь очень внимательно должен изучать законодательные и нормативные акты в области управления персоналом, хорошо знать КЗоТ, инструкцию по ведению трудовых книжек и, конечно, необходимо читать специальную литературу. Вот это пособие подготовлено как раз для секретарей, которые ведут кадровое делопроизводство. А для того, чтобы такой, образно говоря, секретарь-кадровик постоянно был в форме и хорошо владел всеми новыми материалами, надо читать еще и периодическую литературу.
Периодические издания тоже выходят разного уровня и качества. Если сравнить журналы «Секретарское дело» и «Делопроизводство» с изданием «Секретарь» (есть такое издание наряду с другими), то их уровень сильно отличается. «Секретарское дело» и «Делопроизводство» гарантируют качество публикуемых материалов. Они написаны специалистами, профессионалами, которые много лет преподают в этой области. Журнал «Секретарское дело» пользуется, как мне кажется, заслуженным авторитетом, потому что там действительно можно прочитать абсолютно обо всем и на хорошем профессиональном уровне.
А вот другие периодические издания, которые мне приходилось видеть и в Москве, и в других городах, это, чаще всего своего рода компиляции из того же «Секретарского дела» в вольном изложении и с ошибками. К периодике тоже нужно подходить очень осторожно. Секретарям я бы посоветовала обязательно читать «Секретарское дело» и «Делопроизводство». Неплохо было бы читать и журнал «Управление персоналом».
— Вы работаете в известном университете. Замечательный коллектив, который делает журнал «Секретарское дело», тоже из этого университета. Расскажите, с чего начиналась ваша работа в этом коллективе, как вам работается сейчас?
— Российский государственный гуманитарный университет — это бывший Историко-архивный институт, единственное в стране учебное заведение, где готовили специалистов по делопроизводству высшей квалификации. Факультет государственного делопроизводства существует с 1964 года. В 1973 г. я закончила этот факультет, после чего почти 9 лет работала во Всесоюзном научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела, принимала участие в разработке многих нормативов, которые и сейчас действуют. После защиты кандидатской диссертации в 1985 г. перешла на преподавательскую работу в свой Историко-архивный институт на кафедру документоведения. Кафедра существует с 1969 г. и все ее работники — это выпускники нашего факультета, потому что эта специальность была в свое время очень редкой, ее нельзя было получить в других вузах. Кафедра и сейчас продолжает оставаться ведущей. В стране сейчас создано учебно-методическое объединение по делопроизводству, которое в основе своей представлено преподавателями кафедры. Если в каком-то вузе хотят открыть специальность «документоведение и документационное обеспечение управления», то должны получить экспертное заключение представителей этого объединения.
Нашей кафедрой заведует Татьяна Вячеславовна Кузнецова, она же является главным редактором журналов «Секретарское дело» и «Делопроизводство». Многие доценты кафедры, профессиональный уровень которых не вызывает сомнений, являются авторами статей в этих журналах. Следует отметить, что все они уже не один десяток лет работают преподавателями университета. Наверное, только преподаватель может и статью, и книгу хорошую написать. К сожалению, многие практики, разработчики нормативов и законодательных актов не всегда могут в доступной форме выразить свои мысли. А такое, можно сказать, счастливое сочетание — знание теории, профессионализма, преподавательского опыта позволяет доступно изложить материал. Это приводит к популярности таких изданий. Я объехала почти все крупные города, за исключением только Дальнего Востока, и могу сказать, что во всех уголках России знают об этих изданиях. Думаю, что подписка на журналы будет постоянно расти.
Источник: hr-portal.ru
