Кадровые проверки
В данном материале поговорим обо всех видах проверок, касающихся персонала, отдела (департамента) кадров и т. д.
Совместные выездные проверки ФСС и ПФР
В соответствии с ч. 3 ст. 33 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) с 1 января 2011 г. плановые выездные проверки организаций и индивидуальных предпринимателей Пенсионный фонд и Фонд социального страхования РФ должны проводить совместно.
План-график выездных проверок на год составляется до 25 декабря предыдущего года. Однако этот план в открытый доступ не попадает, поэтому о предстоящей проверке организация может узнать только накануне, когда на ее адрес поступит решение о проверке.
Кто может попасть в план проверок:
— компании, у которых три предыдущих года не проверяли персонифицированный учет и выплату социальных пособий;
— компании, которые имели какие-либо проблемы с уплатой взносов и сдачей отчетности.
Внеплановые проверки фонды могут проводить отдельно друг от друга.
Внепланово ПФР и ФСС РФ могут проверить организацию в случае:
— ее ликвидации или реорганизации (ч. 20 ст. 35 Закона N 212-ФЗ);
— поступления жалобы от ее работника (например, на отказ в выплате пособия);
— если организация-работодатель обращается с просьбой в ФСС РФ выделить средства на выплату страховых пособий своим сотрудникам. Провести внеплановую проверку в этом случае ФСС РФ позволяет ст. 4.7 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ.
Ревизия проходит на территории (в помещении) плательщика страховых взносов. Однако, если у организации нет возможности предоставить помещение, проверка может проводиться по местонахождению органа контроля, то есть в ПФР или в ФСС РФ (ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Срок выездной проверки не может превышать двух месяцев, а срок проверки обособленного подразделения — одного месяца. Причем ревизоры вправе проверять обособленные подразделения как в рамках выездной проверки головного предприятия, так и отдельно. Срок выездной проверки исчисляется с даты вынесения решения о проверке до составления справки о проведенной проверке.
Согласно ч. 9 ст. 35 Закона N 212-ФЗ выездная проверка может охватывать максимум три календарных года, предшествующие году вынесения решения о ее проведении.
Назначать выездную проверку одного страхователя можно не чаще, чем раз в три года, но при этом не учитываются проверки обособленных подразделений.
При этом выездная проверка в связи с реорганизацией или ликвидацией организации может проводиться независимо от времени проведения предыдущей проверки.
Законом N 212-ФЗ проведение повторных проверок не предусмотрено.
Предметом выездной проверки является правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов. Кроме этого, контролеры могут проверить персонифицированный учет, правильность исчисления пособий, страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Контролирующие органы могут истребовать у плательщика взносов необходимые документы. Для этого они должны вручить проверяемому требование об их представлении.
Документы нужно передать в виде заверенных копий, а с подлинниками проверяющие могут ознакомиться только на территории плательщика взносов, если проверка не проходит в помещении контролирующего органа.
Основанием для проверки является решение руководителя (заместителя руководителя) органа контроля по местонахождению организации. Однако если проводится выездная проверка обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс, расчетный счет и начисляющего выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, то решение принимает орган контроля за уплатой страховых взносов по местонахождению такого подразделения (ч. 3 ст. 35 Закона N 212-ФЗ).
Во время выездных проверок представители фондов могут запросить:
— карточки учета выплат;
— банковские и кассовые документы;
— учредительные документы, лицензии;
— бухгалтерскую отчетность (годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения), «первичку», подтверждающую хозяйственную деятельность плательщика, книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций, приказы об утверждении учетной и (или) кредитной политики;
— регистры бухгалтерского и налогового учета (главные книги, журналы учета хозяйственных операций, журналы-ордера, ведомости);
— трудовые, гражданско-правовые договоры (контракты) с физическими лицами.
В последний день проверки специалисты фондов должны составить справку о проведенной выездной проверке. В документе фиксируются ее предмет и сроки, затем справка передается плательщику взносов или его уполномоченному представителю.
В течение двух месяцев со дня составления справки должен быть составлен акт по результатам выездной проверки (ст. 38 Закона N 212-ФЗ). Акт подписывают сотрудники фондов, проводившие соответствующую проверку, и проверяемый (его уполномоченный представитель). Если страхователь отказывается подписать акт, об этом делается соответствующая запись.
В случае если организация не согласна с фактами, изложенными в акте проверки, в течение 15 дней со дня получения акта она вправе передать в контролирующий орган свои возражения.
По истечении срока на выражение несогласия с актом проверки материалы по ней передаются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) органа контроля за уплатой страховых взносов, который выносит решение:
— о привлечении к ответственности за совершение правонарушения. В решении о привлечении к ответственности за совершение правонарушения указываются размер выявленной недоимки и соответствующих пеней, а также подлежащий уплате штраф;
— об отказе в привлечении к ответственности за совершение правонарушения.
Решение вступает в силу по истечении 10 дней со дня вручения.
Проверки противопожарной службы
Основным законодательным актом, определяющим общие основы обеспечения пожарной безопасности, является Федеральный закон от 21 декабря 1994 г. N 69-ФЗ «О пожарной безопасности». Кроме указанного Закона, принято немало подзаконных актов, которыми утверждены правила, нормы пожарной безопасности, требования к пожарной технике, зданиям, сооружениям. Перечислим некоторые из них:
— Правила пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденные Приказом МЧС России от 18 июня 2003 г. N 313;
— Нормы пожарной безопасности «Обучение мерам пожарной безопасности работников организаций», утвержденные Приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. N 645;
— Свод правил «Техника пожарная. Огнетушители. Требования к эксплуатации», утвержденный Приказом МЧС России от 25 марта 2009 г. N 179.
Кроме того, в своей работе инспекторы пожарного надзора используют Административный регламент, утвержденный Приказом МЧС России от 1 октября 2007 г. N 517. В нем собраны требования законодательных и подзаконных актов, которые так или иначе регулируют вопросы проведения проверок соблюдения противопожарных правил, и подробно описаны полномочия проверяющих.
В общих вопросах проведения проверок инспекторы пожарного надзора обязаны руководствоваться нормами Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон N 294-ФЗ). Данный Закон определяет виды и процедуры проверок, а также меры воздействия по их результатам.
Проверки могут быть:
— плановыми и внеплановыми;
— документарными и выездными
(ст. ст. 9 — 12 Закона N 294-ФЗ).
Плановые проверки нельзя проводить чаще одного раза в три года. При этом они должны быть согласованы с прокуратурой и размещены на сайте Генеральной прокуратуры РФ.
По общему правилу плановую проверку проводят по истечении трех лет со дня:
1) государственной регистрации юридического лица;
2) окончания проведения последней плановой проверки;
3) начала осуществления предпринимательской деятельности в соответствии с представленным уведомлением о начале осуществления предпринимательской деятельности.
(Об этом сказано в п. 8 ст. 9 гл. 2 Закона N 294-ФЗ.)
Основания для внеплановой проверки перечислены в ч. 2 ст. 10 Закона N 294-ФЗ.
Например, это может быть информация об угрозе пожара на том или ином предприятии (объекте). Некоторые внеплановые проверки также необходимо согласовывать с прокуратурой (ч. 5, 12 ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
Проводят проверку пожарной безопасности должностные лица органов государственного пожарного надзора (ГПН) федеральной противопожарной службы, входящие в систему МЧС России. Кроме того, следить за соблюдением требований пожарной безопасности также могут представители прокуратуры и полиции.
Проверка проводится на основании распоряжения органа ГПН о проведении проверки, которое должно быть подписано начальником органа (либо его заместителем) и заверено печатью. А в распоряжении должны быть указаны дата, сроки и вид проверки, Ф. И.О. государственных инспекторов по пожарному надзору, правомочных проводить проверку.
Срок проведения проверки — 20 рабочих дней. В случае необходимости проведения сложных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований проверка может проводиться дольше указанного срока. Однако продление не должно превышать 20 рабочих дней.
В ходе документарной проверки анализируют информацию, содержащуюся в следующих документах:
— правоустанавливающие документы на юридическое лицо;
— документы распорядительного характера (приказы, распоряжения о назначении лиц, ответственных за противопожарное состояние объектов надзора, должностные инструкции);
— декларация пожарной безопасности;
— предписания по устранению нарушений;
— материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях;
— техническая документация, связанная с вопросами энергоснабжения, водоснабжения, установок систем предотвращения пожара и противопожарной защиты, договоры на производство работ по монтажу, ремонту и обслуживанию систем предотвращения пожара и противопожарной защиты;
— технологическая документация, наличие и ведение которой регламентируются техническими регламентами, правилами пожарной безопасности, иными нормативными правовыми актами и нормативными документами;
— договоры аренды территорий, зданий, помещений, объектов, агрегатов, в том числе договоры лизинга;
— лицензии на осуществление деятельности в области пожарной безопасности;
— заключение по результатам независимой оценки рисков в области пожарной безопасности на объекте надзора, выполненной аккредитованной в установленном порядке организацией.
В ходе выездной проверки проверяющие инспекторы чаще всего обращают внимание на:
— наличие в помещениях организации на видных местах табличек с указанием номера телефона вызова пожарной охраны (01);
— вывешенные планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара и систему оповещения людей о пожаре, если в здании на одном этаже находятся более 10 человек;
— план эвакуации, план здания, наличие инструкций для персонала, журнала противопожарного инструктажа персонала;
— наличие приказа руководителя о соблюдении пожарной безопасности, в котором прописаны организационные мероприятия по пожарной безопасности (ответственный за пожарную безопасность, места для курения, инструктаж работников и т. п.), допуск менеджеров к работе только после прохождения противопожарного инструктажа;
— наличие инструкции, определяющей действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей, если на этаже находятся более 50 человек;
— оборудованные места для курения (наличие таблички, скамейки из несгораемого материала, металлической урны для окурков, заполненной водой на 10 см);
— наличие автоматической установки противопожарной защиты, пожарной сигнализации, их состояние, а также состояние проводки и электрооборудования;
— наличие огнетушителей в необходимом количестве.
По окончании проверки составляется акт, один из экземпляров которого вручается представителю организации. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, пожарные инспекторы выписывают предписание по устранению нарушений с указанием выделенных на это сроков.
Кроме того, организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях.
В соответствии со ст. 38 Закона о пожарной безопасности ответственность за нарушение требований пожарной безопасности, в частности, несут:
1) собственники имущества (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30 марта 2011 г. N 15АП-1412/2011);
2) лица, уполномоченные владеть, пользоваться или распоряжаться имуществом, в том числе руководители организаций;
3) лица, в установленном порядке назначенные ответственными за обеспечение пожарной безопасности;
4) должностные лица в пределах их компетенции.
Арендатор должен выполнять противопожарные требования норм для данного типа зданий (п. 38 ППБ 01-03). Если арендатор нарушает требования пожарной безопасности, это является основанием для расторжения с ним договора аренды (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 января 2009 г. N А56-15970/2008).
Таким образом, к ответственности за нарушение норм пожарной безопасности могут быть привлечены как арендодатели и их должностные лица, так и арендаторы и их должностные лица. Избежать споров в этой ситуации поможет четкое разграничение обязанностей и ответственности арендатора и арендодателя по содержанию помещения, исполнению требований пожарной безопасности непосредственно в договоре аренды.
Проверки Федеральной миграционной службы
Федеральная миграционная служба входит в структуру МВД и занимается проверками организаций, принимающих на работу иностранцев. Проверки проводятся в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом МВД России N 338, ФМС России от 30 апреля 2009 г. N 97.
ФМС проводит как собственные проверки, так и совместные: с представителями правоохранительных органов, Роструда и налоговой службы.
Следует иметь в виду, что проверки миграционного законодательства осуществляются не реже одного раза в течение календарного года. Такая регулярность установлена Приказом ФМС России N 1, Минздравсоцразвития России N 4, Минтранса России N 1, Госкомрыболовства России N 2 от 11 января 2008 г. Днем начала проверки считается дата издания распоряжения о ее проведении. Типовая форма такого документа утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. N 141.
Проверки ФМС могут быть документарными и выездными, плановыми и внеплановыми.
Документарная проверка проводится в следующих случаях:
— при получении миграционной службой информации о возможных нарушениях миграционного законодательства;
— при наличии в уже имеющихся сведениях признаков административного правонарушения. Она проводится без выезда на проверяемый объект на основании документов, полученных как от самого проверяемого, так и из других источников.
Документарная проверка проводится в срок до одного месяца. Однако срок может быть продлен назначившим проверку должностным лицом еще на один месяц.
Проведение документарной проверки включает в себя:
— направление проверяемой организации запроса о предоставлении документов и информации;
— направление запросов в адрес иных организаций и органов власти о предоставлении дополнительно документов и информации, связанных с деятельностью проверяемого;
— анализ полученных документов и информации;
— составление акта;
— ознакомление проверяемой организации с актом.
Выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой.
Чаще всего проверки проводятся по плану на основании имеющейся у ФМС России информации о наличии в штате организаций иностранцев. План утверждается руководителем территориального подразделения службы.
По общему правилу плановую проверку проводят по истечении трех лет со дня:
1) государственной регистрации юридического лица;
2) окончания проведения последней плановой проверки;
3) начала осуществления предпринимательской деятельности в соответствии с представленным уведомлением о начале осуществления предпринимательской деятельности.
Об этом сказано в п. 8 ст. 9 гл. 2 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон N 294-ФЗ).
Если же у ФМС появилась информация о нарушениях миграционного законодательства, то проверка может быть проведена внепланово. Решение об этом может принять руководитель территориального подразделения миграционной службы или его заместитель.
Выездная проверка проводится в срок до 7 дней. Этот срок может быть продлен еще на 7 дней.
Перед началом проверки контролеры ФМС должны представить проверяющим:
— подлинник распоряжения на проведение проверки. При этом копия распоряжения вручается руководителю организации в день выезда на проверяемый объект с отметкой о вручении;
— служебное удостоверение сотрудника миграционной службы.
При отсутствии указанных документов проверка будет считаться незаконной.
До начала проверки представители проверяемой организации должны быть под расписку ознакомлены с порядком проведения проверки, с их правами и обязанностями.
В ходе проверки инспекторы могут проверить любого иностранного гражданина или лицо без гражданства, которые находятся на территории организации. Такие работники всегда должны иметь с собой:
— паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);
— миграционную карту;
— вид на жительство или временное пребывание на территории РФ;
— документ, подтверждающий постановку на миграционный учет.
Также контролеров обычно интересуют трудовой договор и разрешение на работу.
Помимо этого проверяются:
— разрешение на право привлечения и использования иностранной рабочей силы (если оно обязательно);
— уведомление о привлечении иностранных работников (из стран СНГ, за исключением Туркменистана);
— соответствие численности и профессионального состава иностранных рабочих установленной квоте;
— соответствие заявленной цели въезда в РФ фактически выполняемой работе или роду занятий.
У организации контролеры имеют право также запросить:
— уставные документы;
— штатное расписание;
— договоры аренды помещений;
— сведения об иных юридических и физических лицах, осуществляющих деятельность на проверяемом объекте, и др.
Инспектор ФМС имеет право:
1) проводить осмотр территории предприятия. При этом может использоваться фото — и видеосъемка. Информация об осмотре заносится в итоговый акт проверки. Самостоятельный протокол осмотра составляется, если в ходе осмотра было выявлено административное правонарушение;
2) выставлять проверяемому требование представить копии документов. Такое требование оформляется письменным запросом в двух экземплярах. Требуемые копии документов заверяются подписью представителя организации и скрепляются печатью. Об изъятии заверенных копий документов составляется акт приема-передачи документов.
Если документы (или их копии) не могут быть представлены в установленный срок либо отсутствуют, руководитель организации должен дать письменные объяснения.
Изъятие оригиналов документов допустимо только в случае выявления административного правонарушения с составлением акта приема-передачи документов;
3) истребовать документы и информацию в иных организациях и госорганах;
4) получать устные пояснения.
По результатам проверки инспекторы ФМС составляют акт в двух экземплярах. Первый направляется с уведомлением о вручении представителю организации, второй остается в материалах проверки.
Если представитель проверяемой организации не согласен с содержанием акта, он может направить в орган ФМС России мотивированные возражения.
В случае обнаружения нарушений миграционного законодательства контролер составляет протокол об административном правонарушении.
Согласно ст. 28.2 Кодекса РФ об административных правонарушениях в протоколе должны быть указаны:
— дата и место его составления;
— должность и Ф. И.О. сотрудника службы;
— сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело;
— данные потерпевших и свидетелей (если таковые имеются);
— место, время совершения и событие правонарушения;
— объяснения правонарушителя и другие данные.
Должностные лица, которые имеют право оформить протокол, установлены Приказом ФМС России от 3 июня 2008 г. N 137. Если протокол составлен и подписан любым другим сотрудником, он может быть признан незаконным.
Копия протокола вручается под роспись лицу, в отношении которого он составлен. При этом руководитель организации может дать свои объяснения по поводу происшедшего и высказать замечания к содержанию протокола. Все объяснения и замечания оформляются в виде отдельного документа, который прилагается к протоколу.
В случае если в ходе проверки выявлены нарушения, которые не подконтрольны ФМС России, материалы направляются в компетентные ведомства в срок не позднее 10 рабочих дней с момента выявления таких нарушений. В случае если будут обнаружены признаки уголовного преступления, материалы сразу отправляют в органы полиции.
Проверки Роструда
Проверки Роструда могут быть плановыми и внеплановыми.
Контролеры проверяют соблюдение трудового законодательства.
Часто поводом для внеплановой трудовой проверки служит жалоба, поступившая от гражданина — бывшего или настоящего сотрудника.
Инспекторы Роструда проверяют:
— трудовые договоры;
— трудовые книжки;
— табели учета рабочего времени;
— штатное расписание;
— график отпусков — всего около 50 документов.
С какой периодичностью проходят проверки? По статистике, больше всего чиновники Роструда проводят внеплановых проверок. Законодательство не обязывает Роструд предупреждать организацию о внеплановых проверках. Кроме того, их количество может быть не ограничено.
О плановых проверках компанию всегда предупреждают заранее — не меньше чем за месяц. Плановую проверку предприятия инспекторы Роструда могут проводить не чаще одного раза в два года. Исключение относится к малым предприятиям. Их Роструд вправе проверить только через три года после их государственной регистрации.
Отметим, что есть еще контрольные ревизии. В ходе этих проверок инспекторы проверяют, устранены ли нарушения, которые были выявлены ранее.
Проверки российского авторского общества (РАО)
Российское авторское общество (РАО) — это некоммерческая общественная организация, которая объединила авторов, создающих музыкальные произведения. Она занимается сбором отчислений в авторский фонд и следит за исполнением Закона «Об авторском праве и смежных правах».
Что проверяют? Инспекторы из РАО проверяют организации, где звучит музыка. Это кафе, рестораны, магазины, фитнес-центры и т. д. Часто предприниматели, включив, к примеру, в торговом зале радио, музыкальный центр или телевизор, даже не догадываются, что должны за это производить отчисления в авторский фонд. Главная задача проверяющего — не наказать, а заключить договор, который дает право на использование произведений авторов.
С какой периодичностью проходят проверки? Пока штат общества не позволяет проводить массовые плановые проверки. Поэтому ревизоры работают «точечно». При этом сотрудники РАО не исключают, что могут прийти абсолютно в любую фирму.
Проверки Общества защиты прав потребителей
Общество по защите прав потребителей — общественная организация.
Что проверяют? Общество проверяет, как правило, предприятия розничной торговли и сферы услуг. Ревизии подвергается:
— качество товаров;
— сроки их реализации;
— наличие обязательных сертификатов и информационных стендов;
— правильность ценообразования и т. д. Причем проводить проверку можно только в торговом зале. Права заходить в подсобные, фасовочные и складские помещения у инспекторов общества нет.
С какой периодичностью проходят проверки? В отличие от государственных ревизоров, общественные организации по защите прав потребителей не имеют ограничений на плановые проверки предприятий и могут делать это в любое время. Самый распространенный повод для проверки — жалобы потребителей. Однако прийти с ревизией представители общества могут и по собственной инициативе.
В заключение хотелось бы привести несколько универсальных правил, которые необходимо соблюдать, если к вам вдруг нагрянула проверка.
1. В первую очередь у любого проверяющего надо требовать:
— служебное удостоверение, подтверждающее его полномочия;
— оригинал распоряжения о проведении проверки, подписанный высшим руководством.
2. На время проведения проверки желательно привлечь специалиста в проверяемой области.
3. Обращайте внимание на срок проверки, предусмотренный в распоряжении.
4. По результатам любой проверки ревизоры составляют акт о проведенном контрольном мероприятии. Ознакомиться с этим актом — ваше законное право.
5. Привлечь к ответственности могут только представители государственных органов (к примеру, Роспотребнадзор, Ростехнадзор) или суд. Общественные организации штрафовать компании не имеют права.
6. Следует помнить, что неналоговые плановые проверки проводятся не чаще одного раза в три года (Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля)». На проверки ФНС и МВД данное ограничение не распространяется.
Источник: hr-portal.ru
