Как делегировать задачи ассистенту

Сотрудничество с помощником может стать манной небесной, а может – палкой в колесах. Причем не обязательно причины проблем кроются в некомпетентности и манере работы ассистента. Часто руководитель делегирует неэффективно, и вместо экономии времени и сил получает дополнительные заботы.

Как делегировать правильно? Возьмите на вооружение 6 принципов.

ДА

1) Выделите время на обучение

Здравомыслящий руководитель не рассчитывает, что сходу получит в распоряжение помощника, который умеет читать мысли и все делает идеально.

Да, однажды вы находите ассистента, который знает и понимает вас лучше членов вашей семьи. Но это не происходит в первый рабочий день вашего помощника. Он может соответствовать требованиям на 100%, он может идеально подходить вам по характеру, но есть вещи, которые нужно просто знать: механизмы работы, структуры, особенности процессов, люди, ваши привычки.

Уделите время обучению помощника. Вы сделаете это один раз – и получите эффективного сотрудника, на которого можно смело положиться. Иначе… скорее всего, закончится поисками нового сотрудника, и с новым сотрудником может случиться та же история.

2) Будьте терпеливы

Даже если ваш помощник достаточно квалифицирован, соответствует вашим требованиям – он не сможет с первого же дня все делать идеально. В первое время ошибки и промахи неизбежны. Также неизбежны вопросы, некоторые из которых могут вам показаться глупыми.

Не делайте поспешных выводов. Вы имеете дело с человеком – не с автоматом. Дайте возможность помощнику пройти ознакомительный этап – самый сложный и стрессовый. В конце концов, вы же сами выбрали этого человека из ряда других претендентов.

3) Установите прозрачные стандарты

Помощник должен четко понимать, когда он работает эффективно, а когда – нет. Для этого вы должны использовать понятные стандарты работы.

В самые первые дни сотрудничества ознакомьте ассистента с вашими требованиями и критериями оценки качества его/ее работы. Планка должна быть поднята достаточно высоко, чтобы было к чему стремиться. С другой стороны, нет необходимости превращать каждую задачу в ASAP – если вы вынудите помощника прыгать выше головы каждый раз, он быстро перегорит и, скорее всего, начнет присматривать себе другого руководителя.

НЕТ

1) Не напускайте туман

Не держите вашего ассистента в неведении относительно результатов его работы. В течение дня обязательно общайтесь: беседуйте в кабинете или выходите на связь, если вы в разных географических точках.

Давайте обратную связь по самым важным задачам: хвалите за достижения, критикуйте за просчеты. Когда речь идет о задачах в рамках общих проектов, давайте ассистенту картину в целом: что происходит, в каком направлении движется команда.

2) Не опаздывайте с актуальной информацией

Ставьте в известность помощника об изменениях в ваших маневрах – маршрутах, расписаниях – как только они становятся известны вам. Если, конечно, не хотите, чтобы ассистент назначал вам встречи на время, которое занято, в местах, от которых вы в этот момент будете находиться далеко  – и потом не говорите, что виноват ассистент.

Рассказывайте помощнику о своих приоритетах, тогда он сможет эффективно организовать ваше расписание.

3) Не игнорируйте ассистента

Некоторые руководители вспоминают о помощнике, только когда в этом есть необходимость – возникла новая задача, или нужно внести коррективы в расписание, или созрело замечание. Это большая ошибка.

Отвечайте на письма и звонки помощника своевременно, то есть – сразу (если есть возможность) или сразу, как только возможность появляется. В сообщениях помощника обычно содержится полезная информация, которая теряет актуальность каждую минуту, пока вы откладываете ответ.

Конечно, сказанное имеет смысл только в том случае, если у вас толковый помощник, который не беспокоит вас по мелочам. Если все так, берегите своего сотрудника, создавайте лучшие условия для работы, будьте щедры на позитивную обратную связь.

Источник: hr-portal.ru