Как исправить ошибки при заполнении трудовых книжек

Трудовая книжка является официальным документом работника, который подтверждает его трудовую деятельность, наработанный стаж, а также должности, которые он занимал в определенный период времени. Но иногда возникает ошибка при заполнении трудовой книжки, и каждый кадровый работник должен знать, что делать в данном случае и как исправить положение законным способом.

Основные документы, которые необходимы для правильного заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется при первом устройстве на предприятие или в какую-либо организацию специально назначенными сотрудниками компании. Существуют определенные правила работы с трудовыми книжками, которые регламентируются некоторыми нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации}
• Постановления правительства Российской Федерации}
• Постановления Минтруда Российской Федерации.

Это именно те три основных документа, которые должен знать каждый кадровый работник, в них можно найти ответы на все вопросы, которые возникают при заполнении трудовой книжки, выявлении ошибок или противоречий.

В том случае, если обнаружатся ошибки в заполнении трудовой книжки, она может быть признана недействительной полностью или определенная ее запись. 

Если же ошибка обнаружена при заполнении личных данных о работнике, то для того, чтобы доказать принадлежность ее именно данному гражданину, ему необходимо будет обратиться в суд. При положительном решении можно будет ее восстановить и не потерять данные и трудовой стаж.

Некоторые правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила, нормы и требования при заполнении трудовой книжки.

1. В трудовой книжке не допускаются сокращения. Все личные данные – фамилия, имя и отчество заполняются полностью, ошибки здесь не допускаются, необходимо все тщательно проверять.
2. Даты в трудовой книжке пишутся в виде восьми арабских цифр, и никак иначе. Например, если дата рождения работника 12 марта 1987 года, тогда в трудовой книжке данная запись будет иметь следующий вид: 12.03.1987.
3. Обязательно наличие подписи работника и первого работодателя, который заполнял титульный лист трудовой книжки, а также печать организации.
4. Обязательно в трудовой книжке должна быть указана дата ее заполнения, и что важно на данном этапе, так это то, что дата заполнения должна быть не позже пяти рабочих дней работы гражданина на данном предприятии.

Это некоторые самые важные требования, на которые обращают внимание. Но возникает вопрос, что делать, если возникли ошибки при заполнении трудовой книжки? Такие случаи встречаются довольно часто и самое главное – вовремя их обнаружить, иначе могут возникнуть неприятные для владельца данного документа последствия. Если же ошибку допустил работник отдела кадров, который сразу же ее обнаружил, то в том случае, если он является высокопрофессиональным специалистом, он может самостоятельно все исправить таким образом, чтобы никому это не принесло никаких неприятностей или проблем.

Кто должен исправлять ошибки в трудовой книжке

Если имеет место ошибка в трудовой на титульном листе, то исправлять ее имеет право тот работодатель, который ее допустил.

Существуют такие варианты, когда ошибка в заполнении трудовой книжки исправляется по месту текущей работы работодателем. Но это производится только при наличии официального документа, который подтверждает, что указаны неверные данные.

Но существуют также и правила внесения изменений в трудовую книжку или исправление ошибок. Все эти действия производятся строго при наличии официального документа, который подтверждает достоверность новых данных.

Самые распространенные ошибки, которые могут возникнуть при заполнении трудовой книжки работника

Ошибки при заполнении трудовой книжки могут быть самыми разнообразными, но существует перечень таких, которые наиболее часто встречаются в практике.

1. Ошибки при внесении личных данных о работнике, в фамилии, имени или отчестве написана неправильная буква. Например, вместо «е» могут вписать «ё». Чтобы их избежать, нужно переписывать личные данные только из документа – паспорта, свидетельства о рождении.
2. Использование при написании даты римских или буквенных написаний, а также вместо восьми арабских цифр может быть указано всего лишь шесть, например, 12.03.87.
3. Очень часто встречаются случаи, когда не вписываются сведения об образовании или они записаны неверно.
4. Неправильно вписаны профессия и специальность. Эти данные необходимо вносить строго из документа об образовании работника.
5. При заполнении документа данного типа необходима именно подпись того, кто производил внесение данных. Иногда на месте подписи стоит просто фамилия – это неправильно.
6. Ошибкой считается отсутствие печати организации, которая заполняла титульный лист трудовой книжки.

Хранение документов и их выдача на руки

Существуют не только правила ведения и заполнения трудовой книжки, но и правила хранения и выдачи трудовой книжки гражданину. Выдается она на руки только после того, как в ней сделана запись об увольнении данного работника с предприятия. Выдать документ должны в последний день работы сотрудника с произведенными в ней записями по всем правилам.

За невыполнение таких простых правил работодатель может понести административную или материальную ответственность. Гражданин, которому работодатель не выдает трудовую книжку, может обратиться в суд, и закон в этом случае будет на его стороне. Невыдача трудовой книжки в установленные законом сроки – это нарушение закона о труде и прав человека, в этом случае пострадавшее лицо может требовать выплаты моральной компенсации, а также зарплаты, которую он не смог получить из-за отсутствия трудовой книжки.

Как исправить ошибки при заполнении трудовой книжки

Здесь необходимо руководствоваться требованиями нормативных документов. Если содержание одного документа противоречит другому, то нужно основываться на требованиях того акта, который более высок по уровню.

Наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении отдельных разделов следующие.

Раздел «сведения о работе»

В указанном разделе, чтобы избежать ошибок, необходимо строго соблюдать определенные правила:

1. Первой записью перед приемом на работу в трудовой делается запись или ставится штамп предприятия. Только после этого можно делать запись от руки о приеме гражданина на работу.
2. Обязательно указывать порядковый номер записи, нумеруются они по нарастающей. Первая запись (название предприятия) не нумеруется.
3. Необходимо обращать внимание на правильное заполнение даты. Здесь пишется дата приема работника на должность в формате восьми арабских цифр: первые две – это день приема на работу, вторые две – месяц, последние четыре – это год. Обратите внимание, что в трудовых книжках старого образца дата выглядела несколько другим образом, иногда здесь допускаются ошибки.
4. Также очень важным моментом является то, что запись в трудовой книжке не делается, если человек работал на данном предприятии меньше пяти рабочих дней. Эти пять дней даются гражданину для того, чтобы окончательно определиться, будет ли он работать именно на данном рабочем месте.
5. В разделе №3 пишется только информация, касающаяся наименования должности и отдела, в котором будет работать сотрудник.
6. Раздел №4 повествует о том, на основании каких именно документов выполнено данное действие, будь то прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и так далее.
7. При внесении записей в трудовую книжку не допускаются сокращения. Все записи делаются полностью. Так, запись об увольнении будет иметь следующий вид: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, статья 52 часть вторая пункт 4 Трудового кодекса Российской Федерации».
8. После того, как внесена запись об увольнении или приеме на работу или другая любая запись, обязательно пишутся сведения о работнике, который делал данную запись с указанием должности. Обязательна его подпись, а также печать предприятия, но не отдела кадров. После этого должен поставить свою подпись владелец данного документа, тем самым подтверждая свое согласие о внесении изменений.

Также трудовая книжка может быть признана недействительной, если обнаружится, что бланк документа был выпущен позже внесения записей в трудовую книжку.

Как правильно вносить записи о награждениях

В трудовой книжке имеется раздел для внесения записей о награждениях. Здесь также необходимо делать их в соответствии с правилами, требованиями и нормами.

Главным при заполнении данного раздела является то, что записи необходимо вносить только те, которые касаются трудовых заслуг на государственном уровне и не вносятся поощрения материальные и другие. В данном разделе нельзя продолжать делать записи о «сведениях о работе». Если предыдущий раздел закончился, то необходимо вклеить вкладыш. Данное действие производится также в соответствии с правилами и исключительно на основании законного документа, ссылка на который обязательно указывается в трудовой.

Заполняем трудовую книжку без ошибок

Такое кредо должно стать главным правилом профессионального работника отдела кадров. Это поможет не только работнику отдела кадров сэкономить свое время и нервы, время своего начальника, но и избежать неприятностей владельцу данного документа и сохранить нормальные отношения с коллегами.

Если возникли все же ошибки при заполнении трудовой книжки, то исправить их можно и нужно исключительно законными методами. Только соблюдение всех правил, требований и норм при заполнении трудовой книжки, а также при внесении изменений или исправлении ошибок поможет вам сохранить сведения о вашей трудовой деятельности. Так без проблем в дальнейшем можно будет определить трудовой стаж, который обязателен при начислении выплат после выхода на пенсионное обеспечение.

Трудовая книжка является официальным документом, поэтому ее ведение, хранение и заполнение необходимо доверять только ответственным сотрудникам, которые знают все основные правила и четко их соблюдают. Это очень важно для владельца документа, и при несоблюдении этих правил каждый гражданин, права которого ущемлены, имеет право обратиться в суд, чтобы защитить свои права, а возможно, и получить моральную компенсацию.

Источник: hr-portal.ru