Как научиться эффективно управлять командой?

Откроем небольшой секрет – работа менеджера проекта состоит из нескольких вещей: управления, посредничества, общения и поддержки. Для того, чтобы проектный менеджер был на высоте в любых ситуациях, связанных с эффективным управлением командами, разработаны шесть фундаментальных принципов.

Проекты не случаются сами собой, их делают люди – и работа менеджера проектов заключается в том, чтобы гарантировать 100% использование знаний, умений, навыков и времени этих людей для успешного завершения проектов. Чтобы эффективно управлять проектами Вы должны научиться эффективно управлять людьми.

Некоторые менеджеры проектов уже умеют это делать, а некоторые еще набивают шишки. А вот если Вы не любите работать с людьми, то, скорее всего, в процессе работы Ваши эмоции возьмут верх над разумом, что в проектном менеджменте недопустимо.

Если Вы недавно начали заниматься проектным менеджментом, или менеджментом вообще, то Вы наверняка ощущаете дискомфорт, управляя группой специалистов, которые не подчинены Вам напрямую. Знакомая ситуация? Тогда Вам стоит поинтересоваться темой высокоэффективного управления командами и попросить совет и наставления у более опытного менеджера проектов — ведь эта проблема уже давно известна, и также известны пути ее решения.

Делитесь информацией

Информация – это, как известно, власть и сила, так поделитесь ей со своей командой. Это сделает команду сильнее и разовьет обоюдное доверие, которое очень поможет Вам в экстренных ситуациях. Если существует какая-то конфиденциальная информация, то прямо скажите своей команде об этом, а не наводите «тень на плетень». Иными словами, передавайте ту информацию, поделиться которой возможно и разумно. Если все участники команды будут в достаточной степени обладать важной информацией, это только усилит их работу.

Найдите способы мотивировать команду

Часто можно услышать такой аргумент: «У меня просто никаких реальных возможностей мотивировать свою команду, им придется делать это самим». Но ведь мотивация команды – Ваша прямая и непосредственная обязанность. Поэтому изыщите возможность и дайте участникам Вашей команды почувствовать значимость их вклада в работу и Ваше одобрение. Дайте им понять, что Вы цените их усилия (например, если они перерабатывают во имя достижения общей цели). Выражайте им свою благодарность за любой, даже самый незначительный вклад в общее дело. Найдите возможность увидеть в общей работе над проектом личный вклад каждого в проект.

Устраните препятствия командной работе

Один из способов воодушевить и зажечь свою команду это заранее постараться устранить все возможные препятствия, мешающие командной работе. Например, если участники команды проекта испытывают трудности с доступом в нужное помещение в нужное время — возьмите эту задачу на себя. Создайте нормальные условия и позвольте команде работать, не отвлекаясь по мелочам. Иногда, это просто неоценимый вклад в работу всей команды над проектом. Не уделяйте слишком много внимания трудностям каждого участника команды проекта – они в силах справиться с ними самостоятельно. Лучше сделайте то, что зависит от Вас, и позаботьтесь обо всей команде в целом.

Не принимайте слишком близко к сердцу

Чья-то плохая или хорошая работа, опоздания, срывы сроков и досрочные выполнения не должны заставлять Вас излишне нервничать и пить «валерианку». Помните, что большая часть рабочих проблем зачастую никак не относится к менеджеру проекта (иногда не относится и к самому проекту). Вам следует быть чуть менее чувствительным к таким вещам. Продолжайте концентрироваться на результате. Постоянно спрашивайте себя «Какого результата я хочу достигнуть, и что даст мне то, или иное решение (действие) для достижения этого результата?». Если ответ «ничего не даст» — перестаньте этим заниматься. А если ответ «даст такой-то эффект» — продолжайте работать над этим. Концентрация на конечном результате, а не на частностях, поможет Вам эффективно управлять вашей командой.

Развивайте сотрудничество в команде, а не соревнование

Мы живем в мире, где каждый хочет доказать что он лучше чем другой. Поэтому многие компании поощряют и развивают соревнование между сотрудниками, явно или нет. В работе с командой проекта такой метод, как правило, дает только негативные результаты — люди начинают утаивать информацию друг от друга, запасаться впрок ресурсами (тем самым, используя их нерационально), и работают не как единая сплоченная команда, а как сборище индивидуумов.

Ваша задача сделать из них команду и причина этому одна: результаты работы команды в целом, всегда превышают сумму результатов работы каждого ее участника в отдельности. Если бы это было не так, то команда была бы не нужна – можно просто нанять нескольких человек, дать им задание и достигнуть результата. Большинство проектов требуют постоянной работы, решения проблем, применения инновационных технологий, а этого можно добиться только командной работой. Найдите способы мотивировать вашу команду к сотрудничеству и награждайте только за сотрудничество. Конечно, соревновательный эффект в некоторых случаях поднимает командный дух, но ни в коем случае не давайте соревнованию управлять командой – помните, ей управляете Вы.

Делегируйте ответственность и полномочия

Для того, чтобы участники Вашей команды могли качественно выполнять свою работу у них должно быть 5 «вещей»:

1. Четкое понимание целей, задач и запланированных результатов проекта;
2. План действий, необходимых для достижения результатов;
3. Знания, навыки, ресурсы и время для работы;
4. Выстроенная система получения обратной связи;
5. Четкое понимание своих полномочий и ответственности для принятия решений и корректировок плана действий.

Последний пункт очень важен, потому что участники команды проекта должны иметь определенные полномочия для принятия решений, влияющих на успешное завершение проектов.

Звонили ли вы когда-нибудь по номеру 8-800, чтобы, например, решить свои проблемы с кредитной карточкой? И что вы обычно слышали в ответ? «Да, Вы правы. Ваша карточка заблокирована. Но я ничем не могу Вам помочь». Такой ответ способен вывести из себя кого угодно, потому что нам приходится предпринимать кучу усилий для решения этой простой проблемы. Почему так происходит? Потому, что у оператора нет полномочий для решения проблем.

Точно также участники Вашей команды будут нервничать и злиться в случае, когда они сталкиваются с проблемой, знают пути ее решения, но у них нет для этого полномочий. Человек, не владеющий информацией и не имеющий полномочий, не может взять на себя ответственность. Когда Вы передаете кому-либо ответственность, но не даете полномочий для выполнения работы, он либо сам попытается взять их, либо провалит дело. В обоих случаях требуемый результат не будет достигнут.

Делегируйте ответственность и распределяйте полномочия, чтобы достигнуть запланированного результата. Если кому-то вручили ответственность, но забыли дать полномочия, то неприятные последствия и проблемы не за горами. А вот если Вы не можете доверить своей команде ответственность и полномочия, у Вас возникнет еще большая проблема…

Источник: hr-portal.ru