Как организовать эффективное обучение персонала с помощью технологии вебинаров
Автор рассказывает о том, как провести обучение сотрудников из филиалов, не покидая рабочего места, привлечь тренеров вне зависимости от их графика поездок, сократить командировочные расходы и сэкономить время, повысить эффективность удаленных коммуникаций, создать архив записанных семинаров и тренингов. В данной статье речь пойдет о вебинарах.
В поисках выгодных альтернатив
Для компаний, которые стремятся обеспечить высококачественное обслуживание клиентов, повысить производительность труда и эффективность работы сотрудников, обучение является необходимым условием для достижения данных целей. Вне зависимости от размера, рода деятельности и целей фирмы, будь то ознакомление с продуктовой линейкой, курсы иностранного языка или тренинг по продажам, эффективное обучение сотрудников становится залогом успешного развития организации.
Для компаний, которые регулярно обновляют свою продуктовую линейку, скорость выхода на рынок является конкурентным преимуществом. Важно своевременно знакомить своих сотрудников с новинками.
В компаниях, бизнес которых построен на прямых продажах, большое внимание уделяют вопросам подготовки продавцов и распространителей. Сотрудники и торговые представители должны не только отлично знать продуктовый ряд, но и обладать навыками эффективных продаж. Особенностью сетевого бизнеса также является большое количество дистрибьюторов или консультантов, расположенных в различных регионах.
Для сервисных компаний еще в большей степени, чем для продуктовых, важны сотрудники. Высокая квалификация кадров и качественное обслуживание клиентов — основное условие конкурентоспособности бизнеса.
Для крупных и средних компаний, которые имеют сеть филиалов и дистрибьюторов, процесс обучения затрудняется географическими барьерами. С учетом масштабов России данная проблема только усугубляется (стоит еще учитывать различные часовые пояса).
Снижение оперативности грозит не столько потерей времени, сколько упущенной выгодой, в особенности для компаний, работающих на высококонкурентных рынках.
Иногда собрать всех сотрудников компании одновременно в одном зале не представляется возможным, а командировочные и логистические расходы на организацию выездных семинаров не являются экономически целесообразными.
Таким образом, компании, которые стремятся организовать процесс обучения, ищут выгодные альтернативы очным семинарам. Попытка сэкономить традиционными средствами (сеансы конференц-связи, отправка презентаций по электронной почте) приводит к потере эффективности коммуникаций.
Как же сэкономить на проведении межрегиональных тренингов и совещаний и при этом не проиграть в эффективности? Пока единственное решение, которое удовлетворяет обоим условиям, — организация вебинаров. Вебинар, или веб-семинар, — мероприятие, проходящее в режиме реального времени в сети Интернет или корпоративной сети, во время которого один или несколько спикеров могут проводить презентации, тренинги, сейлс-митинги, совещания для группы от нескольких человек до нескольких тысяч участников. В ходе вебинара участники могут организовывать совместные обсуждения, проводить обучающие и маркетинговые мероприятия.
С одной стороны, провести онлайн-конференцию недорого. С другой стороны, данная технология позволяет максимально приблизиться к эффекту «личного присутствия»: все участники смогут слышать, видеть и обсуждать то, что им показывают. При этом в некоторых моментах вебинары превосходят непосредственное общение. На их организацию уходит гораздо меньше времени. Это позволяет оперативно реагировать на актуальные проблемы компании. К примеру, если вечером возник вопрос, требующий участия всех филиалов, на следующий день можно будет обсудить его в онлайн-режиме.
Роли сотрудников в вебинаре
В процессе организации и проведения вебинара выделяют следующие роли сотрудников.
Модератор — участник, который может управлять правами пользователей, например включить видео — и аудиоучастников, позволить загружать файлы в конференцию, позволить переключать слайды презентации, позволить показать свой экран компьютера и т. д. (рис. 1).
Окно настройки прав участников вебинара
модератором
Рис. 1
Администратор — участник, который открывает в организации участникам доступ к веб-конференции через TCP-порт, создает учетные записи участников и формирует корпоративную адресную книгу (рис. 2).
Фрагмент окна создания групп, подгрупп
и аккаунтов участников
Рис. 2
Участник — сотрудник, клиент (потенциальный клиент) и т. п., который принимает активное или пассивное участие в веб-конференции.
Как организовать вебинар?
Провести вебинар действительно просто. Необязательно обладать техническими или специальными знаниями. Любой современный специалист может с этим справиться. Поскольку большинство сервисов для организации вебинаров — браузерные решения, не требуется загружать и устанавливать какое-либо программное обеспечение. Все, что нужно для подключения к вебинару, — это компьютер и Интернет.
Организатор вебинара может пригласить участников (рис. 3) заранее или непосредственно перед мероприятием, отправив им ссылку-приглашение.
Окно приглашения участников вебинара
Рис. 3
Как правило, есть возможность автоматически создать страницу регистрации, выбрав нужные поля в регистрационной форме, чтобы заранее собрать необходимую информацию об участниках.
Уведомления и напоминания отправляются автоматически.
Участники входят на вебинар по одному клику как зарегистрированные пользователи или как гости.
Предлагаем несколько рекомендаций по эффективной организации и проведению вебинара.
Требуется заранее запланировать семинар и сообщить о нем участникам, чтобы они смогли спланировать время.
Если планируется подключить к онлайн-конференции спикера, который никогда не пользовался выбранным сервисом, стоит провести с ним тестовый вебинар для проверки аудио — и видеосвязи. Другим участникам также рекомендуем отправить ссылку на тестирование оборудования, чтобы во время вебинара не тратить на это время.
Открыть вход на вебинар лучше за 5 — 10 мин. до его начала. Пока организатор настраивает удобный для его целей вид интерфейса — размеры и расположение окон настраиваются просто стрелочками (рис. 4), участники могут видеть приветственный слайд (с программой вебинара), можно также включить приятную музыку.
Окно участия в вебинаре iMind
Рис. 4
В начале вебинара желательно провести опрос, чтобы лучше понять аудиторию и оптимизировать презентацию под ее интересы (рис. 5).
Окно голосования (опроса) при проведении
вебинара iMind
Рис. 5
Участники могут задавать вопросы по ходу презентации в чате, и, для того чтобы спикер постоянно не отвлекался на них, лучше заранее подготовить звуковое приветствие участникам, рассказать на словах регламент, обозначить время вопросов и ответов.
Преимущества использования вебинаров в обучении
Вебинар как форма обучения персонала имеет ряд преимуществ:
— Сокращение расходов. Переводя часть коммуникаций в онлайн-формат, компании получают возможность сократить расходы на переезды и организационную логистику.
— Экономия времени. Принимая участие в веб-конференции, сотрудники экономят свое время. Зайти на вебинар можно по одному клику прямо из дома или рабочего места.
— Оперативность в принятии решений. Вебинары позволяют оперативно организовывать встречи, семинары и совещания, устраивать коллективные мозговые штурмы и принимать своевременные решения.
— Мобильность. Технология вебинаров позволяет сотрудникам принять участие в видеоконференции из любого места, где есть Интернет, находясь в рабочей командировке или отпуске.
— Удобство использования. Для подключения к вебинару не требуются специальное оборудование, техническая помощь или специальные знания. Принять участие в вебинаре может даже начинающий пользователь.
Интерфейс онлайн-сервиса для проведения вебинара
В верхней части окна (рис. 6) программы располагается название вебинара, которое вводит модератор во время создания вебинара.
Интерфейс онлайн-сервиса для проведения вебинара
Рис. 6
Ниже расположена панель с кнопками:
— «покинуть конференцию» — для быстрого выхода из веб-конференции;
— «говорить» — кнопка работает в двух режимах: нажать и говорить или щелкнуть по ней два раза, чтобы включить режим «постоянно в эфире»;
— «поднять руку» — при нажатии на эту кнопку модератор видит, что участник просит слово, и может пустить его в эфир;
— «показать презентацию» — переключение между показом презентации и видео;
— «ведется запись» — включить/выключить запись конференции;
— «опрос» — выводится окно с опросом;
— «настройки конференции» — управление правами участников.
Слева расположена панель участников. В ней — список всех участников. Модератор может включить видео любого участника, и оно будет показываться в этой зоне, или вывести видео в главное окно. Под списком участников расположена кнопка «пригласить», которая позволяет отправить приглашения новым участникам присоединиться к конференции.
В центре находится главное окно «Канал докладчика», куда можно вывести от 1 до 100 видеоокон участников или открыть документ.
На вкладке «Документы» модератор или участники (если у них есть соответствующие права) могут загружать файлы любых типов и размеров, чтобы их продемонстрировать в главном окне или сделать доступными для закачки остальными участниками.
Справа — область чата, где любой участник может оставить свой комментарий или задать вопрос.
Функциональные возможности вебинаров
Видеоконференции. С помощью технологии вебинаров можно совершать сеансы видео-конференц-связи, подключая любое количество участников одновременно. При этом права участников конференции могут быть разными. Это может быть симметричная групповая конференция, где каждый участник может видеть и слышать других. Такая форма удобна для проведения семинаров, практических занятий, круглых столов. Также это может быть селекторное вещание, когда несколько активных участников управляют правами других и могут по запросу предоставлять слово любому желающему. Это могут быть одностороннее вещание, доклады, опросы, когда выступает один человек, а остальные слушают.
Демонстрация презентаций и документов. Во время выступления важно не только донести аудиоинформацию, но и сопроводить ее визуальной поддержкой. Участники имеют возможность демонстрировать любые материалы: презентации, документы, веб-страницы и даже видеоролики. Таким образом, создается эффект реального присутствия и участники видят и обсуждают одно и то же, как будто все находятся в одной аудитории, конференц-зале.
Показ приложений и рабочего стола. Любой из участников может демонстрировать любое приложение, установленное у него (нее) на компьютере, и все участники смогут наблюдать за тем, что происходит на рабочем столе ведущего. В любой момент времени ведущий может передать управление вебинаром другому участнику. Все участники также могут совместно работать в какой-либо программе, например CRM-системе.
Обмен файлами. В окно вебинара можно загрузить файлы любых типов и размеров (скажем, «сдать» подготовленную домашнюю работу), и все участники могут их себе скачать. Таким образом, отпадает необходимость пересылать объемные документы или презентации по электронной почте для ознакомления перед обсуждением.
Опросы и исследования. У ведущего есть возможность во время вебинара провести опрос его участников или голосование. Результаты могут визуализироваться при помощи диаграмм различных видов.
Интерактивная доска. Во время демонстрации документов или презентаций возможно использование интерактивной доски для фокусирования внимания на важных деталях, например выделить маркером определенное предложение или сделать пометку на полях документа.
Чат. Если в веб-конференции принимают участие сотрудники, у которых на данный момент нет под рукой веб-камеры и микрофона, они могут оставить свой комментарий или задать вопрос посредством текстового чата. В некоторых сервисах есть возможность написать как сразу всем, так и отдельным участникам.
Запись. С помощью функции записи можно записать вебинар. Таким образом, те, кто не смог по каким-либо причинам принять участие в совещании, тренинге или семинаре или кто хочет освежить в памяти какие-то детали, могут посмотреть его в любое другое время (рис. 7).
Окно хранилища записанных вебинаров
Рис. 7
Веб-конференции вообще и вебинары в частности приобретают все большую популярность для организации различных информирующих и образовательных мероприятий различными службами. Они призваны обеспечивать комфортное общение филиалов компании с главным офисом, а также осуществлять обмен профессиональным опытом и новостями. Таким образом, чем раньше перспективы вебинаров будут оценены и взяты на вооружение для обучения персонала, тем раньше будут получены потрясающие результаты.
Источник: hr-portal.ru
