Как организовать выступление

Итак, вы подготовили свое выступление, морально подготовились сами — во всяком случае, мы надеемся на то, что наши материалы помогли вам это сделать чуть более профессионально, чем обычно. Вы готовы выйти на публику. Но как организовать выступление, как создать обстановку, которая поможет вам произвести заданное впечатление на аудиторию? Внешнему антуражу нельзя не уделить внимание.

Случай «из жизни»: пресс-конференция, встреча представителей фирмы с журналистами. Все подготовлено как обычно — на должном уровне. Мероприятие начато четко в назначенный срок; выступающие на месте; журналисты накормлены и обласканы; пресс-папка на коленях у каждого присутствующего, и «акулы пера» благосклонно просматривают бумаги… Словом, все организовано как надо и ничто не предвещает негативной реакции аудитории. Но диалога не получилось; выступающие сбивались; слушающие постепенно заняли критическую позицию и либо отмалчивались, либо забрасывали выступающих нелицеприятными вопросами. PR-агентство, анализируя провал мероприятия, долго искало причину: хозяева пресс-конференции оказались на сцене, на них был направлен свет, а гости в зале оказались практически скрыты полумраком. Первые не видели вторых; вторые почувствовали себя пассивными зрителями, либо, наоборот, хозяевами положения. Количество вышедших после пресс-конференции материалов в прессе было вдвое меньше ожидавшегося, а те заметки, что все-таки были опубликованы, носили скорее негативный характер.

Казалось бы — смешно. Ведь не спектакль играем, а пресс-конференцию, но… Для директора многоопытного PR-агентства ситуация эта стала откровением. Один из сотрудников после этого незамедлительно был командирован на курсы режиссерского мастерства. Вот и мы предлагаем вам стать режиссерами своего успеха, профессионалами, не забывающими о мелочах.

Ситуация, в которой вы проводите свое выступление, обстановка в зале могут стать вашими союзниками или серьезными противниками в достижении заданного результата. Например, чтобы внимание слушателей было сконцентрировано на вашем выступлении, нужно позаботиться о том, чтобы это внимание не переключалось на другие факторы. Вот несколько моментов, на которые надо обратить внимание.

Желательно, чтобы сидящие не видели входную дверь и опаздывающие не отвлекали вовремя пришедших.

Теснота и духота — настолько раздражающие факторы, что могут свести на нет впечатление от блестящей презентации.

Как ни парадоксально, но, и это проверенный факт, — незначительные отвлекающие факторы повышают внимание слушателей к выступлению, так как заставляют людей напрягаться, сосредотачивать внимание, что также не дает времени на критическое осмысление услышанного; примерами таких отвлечение могут быть тихий музыкальный фон, демонстрация слайдов, изменение громкости голоса говорящего.

Лучший фон для фигуры оратора — темно синий тяжелый занавес.

Свет должен быть направлен на говорящего, а не на слушающих — в противном случае возможна агрессивная реакция зала.

Выступая, не скрывайтесь за трибуной. Даже совсем незаинтересованные в теме выступления люди стремятся разглядеть оратора. Дайте им эту возможность.

Сами смотрите в глаза слушателям: это повышает их самооценку и заинтересованность в выступлении. На протяжении всего выступления устанавливайте зрительный контакт то с одним, то с другим человеком, не останавливаясь ни на ком надолго.

Чтобы сконцентрировать внимание на себе специалисты рекомендуют максимально очистить пространство позади себя — ни людей, ни лишних предметов, ни так любимого в советские времена президиума на сцене. Сцен, трибун и больших возвышений, лучше избегать, а если не удалось, подходите к краю сцены, стойте не на трибуне, а рядом с ней, спускайтесь в зал…

Идеально, если вы являетесь только выступающим, а не организатором мероприятия. Всячески дистанцируйтесь от организационных моментов — не появляйтесь на сцене, пока не объявят ваше выступление, не делайте от имени организаторов никаких объявлений и пр. — чтобы возможные организационные неувязки не повлияли на впечатление от вашего выступления. А организатор пусть представит вас максимально авторитетно (или сами начните с этого знакомство с залом) — например, «возможно, вы уже слышали эту фамилию, так как этот человек давно занимается проблемой, которая всех нас здесь собрала», «это тема его научной работы», «он часто выступает экспертом в вопросах…».

Не начинайте свою речь «с места в карьер», дайте аудитории 1-2 минуты, чтобы рассмотреть вас — именно столько времени требуется для формирования первого впечатления. Подождите, пока стихнет шум, кивните кому-нибудь в зале (даже если это незнакомые вам люди), и только потом приветствуйте аудиторию вслух.

А закончить постарайтесь на 2-3 минуты раньше обещанного. Эти минуты аудитория воспринимает как неожиданный подарок, лишние несколько минут жизни, которые благодаря вам оказались в их распоряжении. Если слушатели начинают проявлять нетерпение, отвлекаться, постарайтесь закончить раньше. Для этого продумайте заранее, какие куски выступления сможете опустить без ущерба для логики изложения. Помните совет Карнеги:

Прекращайте говорить тогда, когда вас еще хотят слушать.

Важный вопрос на многих публичных встречах, а особенно на бизнес-презентациях, на которых собираются незнакомые друг другу люди — рассредоточенность людей по залу. Незнакомым людям в незнакомом месте психологически некомфортно садиться рядом друг с другом, если есть возможность соблюсти дистанцию. Поэтому многие выступающие сталкиваются с проблемой «галерки». Пустые места в зале снижают впечатление от зажигательной речи, но просьбы пересесть поближе заведомо снижают авторитет оратора. Попробуйте сами переместиться к основной массе слушателей, а к «галерке» обратиться с ненавязчивым предложением присоединиться, но не в самом начале речи, а через несколько минут.

В следующем номере мы дадим вам несколько советов о том, как повысить внимание слушателей к тому, что вы говорите, как отвечать на провокационные реплики из зала, как вести себя оратору, чтобы его выступление произвело наибольший эффект.

Источник: hr-portal.ru