Как подготовить приказ
Приказ является основным нормативно-правовым актом, регулирующим управленческий процесс. От грамотного его составления во многом зависит эффективность принимаемого решения.
Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Подготовка его включает в себя следующие этапы:
• инициирование издания приказа;
• сбор необходимой информации;
• подготовка проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• доведение приказа до исполнителей.
Подготовка приказа осуществляется либо в целях исполнения властных предписаний вышестоящего органа, либо в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед органом управления. При этом назначается подразделение, ответственное за разработку проекта нормативного акта, и указывается перечень структурных подразделений, заключения которых необходимы при его подготовке.
Процедура подготовки приказа в организациях с различной формой собственности и структурой может варьироваться в зависимости от формы постановки делопроизводства и традиций, выработанных практикой деятельности организации.
В структурном подразделении, ответственном за подготовку проекта приказа, разработку его осуществляет назначенный в резолюции руководителя подразделения исполнитель. Он готовит проект документа, оформляет его в бумажном и электронном виде и согласовывает со своим непосредственным руководителем и руководителем структурного подразделения.
Далее проект приказа подлежит согласованию с подразделениями, компетенцию которых он затрагивает. Копии проекта нормативного акта направляются на заключение им последовательно или параллельно. Затем структурное подразделение, ответственное за подготовку приказа, осуществляет свод поступивших замечаний и предложений и вносит их при необходимости в проект документа. При этом результаты свода замечаний и предложений могут быть оформлены в виде таблицы учтенных и отклоненных замечаний и предложений по проекту.
После внесения замечаний исполнитель направляет проект документа на согласование руководителю своего структурного подразделения. Завизированный проект документа вместе с таблицей замечаний направляется на повторное согласование — последовательно или параллельно — согласно установленному порядку. Повторное согласование осуществляется в форме визирования текста проекта приказа. Процесс согласования должен осуществляться в определенный срок, но не превышать пяти дней с момента получения проекта визирующим лицом, так как информация, зафиксированная в документе, может потерять значимость.
Визы могут проставляться на отдельном листе согласования либо на оборотной стороне последнего листа подлинного экземпляра проекта приказа. Замечания или предложения к проекту приказа оформляются визирующим соответствующей записью рядом с его должностью, подписью, расшифровкой подписи и датой визирования.
Если проект завизирован без замечаний и предложений, он передается для визирования следующему должностному лицу. Если замечания принимаются, проект возвращается на доработку, при этом все предыдущие визы могут аннулироваться.
Если приказ согласован всеми визирующими, то он направляется на подпись руководителю организации. Передача документа на подпись может осуществляться как службой ДОУ, так и исполнителем или секретарем, в зависимости от принятой процедуры подписания.
Процедура подготовки проекта приказа может иметь и более упрощенный характер, в зависимости от масштабов организации и значимости принимаемых решений.
Приказ оформляется на общем бланке формата А-4. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.
Независимо от формы фиксации принятого решения формулировка распорядительных документов должна быть четкой в определении цели, иметь адрес исполнителя и срок исполнения, а также указание путей и средств выполнения принятого решения.
Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно используются следующие устойчивые словосочетания: «В целях…», «На основании…», «Во исполнение…», «В связи с…». Если основанием для издания приказа является нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.е. все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть может содержать пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.
В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов…», «Начальнику отдела кадров…» и т.п. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания.
Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.0).
Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: Утвердить инструкцию по делопроизводству (приложение 1).
Доведение приказа до исполнителей осуществляется службой ДОУ или специально назначенным лицом. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений возлагается на руководство организации или руководителей структурных подразделений, а Пример составления приказа с угловым расположением реквизитов
ПРИКАЗ
Эмблема (герб) Наименование организации
___________№_______
Москва
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству
В связи с (формулировка основания)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в Инструкцию по делопроизводству следующие изменения:
1.__________________________________
2.________________________________________________________
3.________________________________________________________
Должность руководителя Подпись Расшифровка подписи
Визы согласования
также на должностных лиц, указанных в тексте документа.
Непосредственный контроль за своевременностью исполнения поручений, указанных в тексте приказа, осуществляют секретари (или лица, ответственные за ведение делопроизводства). В организациях с большим объемом документооборота эта функция возлагается на специально назначенное лицо или структурное подразделение, например, на группу контроля или канцелярию.
Контроль за исполнением документов включает в себя:
• постановку документов на контроль;
• занесение сведений о документе в регистрационно-контрольную форму;
• доведение документа до исполнителя;
• предварительную проверку хода исполнения с записью о результатах в регистрационно-контрольной форме;
• контроль за сроками исполнения;
• учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.
Снятие документов с контроля производится по представлении материалов, подтверждающих его исполнение. Документ считается исполненным после выполнения содержащихся в нем поручений и представления документированного подтверждения исполнения лицу, ответственному за контроль.
Обобщение контроля за исполнением поручений, указанных в приказе, может быть представлено в виде сводных справок или отчетов о ходе исполнения документа.
Источник: hr-portal.ru
