Как правильно оформлять копию трудовой книжки

Статьей 66 ТК РФ установлено, что трудовая книжка представляет собой главный документ работника, в котором предусмотрены записи о его трудовом стаже, а также о всем периоде трудовой деятельности в целом. В случаях, когда возникает необходимость в предоставлении копии данного документа, нужно знать все основные моменты и тонкости, которые связаны с вопросом, как правильно оформить копию трудовой книжки.

Копия и дубликат – в чем отличие?

Вообще дубликатом трудовой книжки принято называть повторный экземпляр, который должен также обладать юридической силой. Дубликат трудовой должен быть абсолютно идентичен оригиналу. Именно поэтому его необходимо, прежде всего, правильно оформить. Единственными данными, которые не надо вносить в дубликат, являются не подлежащие восстановлению сведения и записи, ранее внесенные документ по ошибке или с неточностями.

Копия – это выполненный на специальной технике и отпечатанный снимок документа. В некоторых случаях возможно переписывание трудовой книжки от руки или набор на компьютере. Копия действительна в течение одного месяца с момента выдачи. Ее предоставляют в банк для получения кредита, в органы социальной защиты населения и другие учреждения.

На основании каких документов происходит правильное оформление копии трудовой книжки (дубликата)?

Действующее на сегодняшний день законодательство предусматривает пять случаев, когда может быть произведена выдача дубликата трудовой книжки:

1. В ситуации, если работник сам потерял оригинал трудовой. Тогда работник обязан незамедлительно обратиться к начальнику или же в отдел кадров своей компании, в которой он служит на данный момент. Выдача дубликата должна произойти не более, чем через две недели после того момента, как будет написано и подано соответствующее заявление.
2. Когда сам документ потерял первоначальный вид, и сейчас не пригоден для последующего использования. В таком случае титульный лист нового экземпляра должен иметь такую запись: «Взамен выдан дубликат, серия и номер».
3. Если документ содержит записи о трудовой деятельности, а именно о переводе или увольнении, которые были признаны на данное время недействительными, данные записи не учитываются и не проставляются. Помимо этого, заносится такая же запись, какая должна быть и в первом случае: «Взамен выдан дубликат, серия и номер».
4. В случае, если работник был незаконно осужден, вследствие чего произошло его отстранение от рабочего процесса. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки с отсутствием записи об освобождении от должности, ему потребуется взять с собой оправдательный приговор по этому делу.
5. Потеря трудовой книжки самим работодателем. Утрата должна быть связана с какими-либо чрезвычайными ситуациями, не зависящими от организации. Дубликат создается на основании решения специально собранной для этого комиссии, которая определяет достоверность данных о предшествующей трудовой деятельности сотрудников.

Документы, являющиеся доказательствами для указания сведений о трудовой деятельности:

• личная карточка работника}
• справки с работы}
• приказы о поступлении работника (выписки из приказов о принятии)}
• личное дело}
• трудовой договор}
• характеристика}
• членская книжка кооператива работников (или членский профсоюзный билет)}
• удостоверение}
• ведомости, в которых указана оплата труда за определенные периоды (или расчетная книжка бывшего сотрудника)}
• лицевой счет работника и другое.

Все документы обязаны содержать подписи отдела кадров или непосредственного руководителя, а также быть заверены с помощью печати организации.

Для определения стажа лиц – частных предпринимателей – необходимо взять справки в местном Пенсионном фонде, сотрудники которого укажут периоды оплаты работником страховых взносов.

Правила оформления копии трудовой книжки (дубликата)

Если возникла необходимость оформить дубликат трудовой книжки, у начальника должна быть припасена утвержденная законодательством форма для заполнения – чистый бланк трудовой. При этом на первом (титульном) листе ставится надпись: «Дубликат».

Копия (дубликат) трудовой книжки работника обязана иметь следующие данные:

• Титульный лист трудовой. На нем указываются данные о работнике, а именно: полные фамилия, имя, отчество владельца} дата его рождения (число, месяц, год)} полученное образование (среднее, высшее или др.)} приобретенные специальности или профессии.

Личные данные о работнике вносятся согласно сведениям из документов, подтверждающих его личность. Образование проставляется в соответствии с предоставленными работником документами о его получении. Если работник имеет незаконченное высшее или среднее специальное образование, то ему нужно предоставить в отдел кадров или своему руководителю либо справку с места учебы, либо зачетную книжку или же студенческий билет.

Работник должен подписаться под указанными в дубликате данными, подтверждая тем самым достоверность информации. Затем кадровый работник или руководитель (в зависимости от того, кто занимается созданием дубликата) ставит свою подпись именно на титульном листе и наносит печать, относящуюся к предприятию. Данные, которые заносятся на титульный лист трудовой, должны быть такими же, какими они являются на самом деле, то есть достоверными на тот день, когда проходит процесс заполнения дубликата.

• Данные о непрерывном (общем) трудовом стаже работника. Эта информация должна быть достоверно подтверждена соответствующими документами о прошлой трудовой деятельности (приказами и т.д.). В первой графе указывается порядковый номер записи, то есть места работы сотрудника. Вторая графа должна содержать дату, в которую произошел прием работника в конкретную организацию. Третья графа предназначена для записей о названии организации, о структурном подразделении, для работы в котором был принят работник, название занимаемой им должности, а также профессии (специальности) и квалификации, по которой был произведен его прием на данное предприятие. В четвертой главе уполномоченный сотрудник ставит сведения о приказе по приему на работу (его номер, название и дата).

Если за время прошлой трудовой деятельности в одной из организаций происходила смена должности, то данный факт также должен присутствовать здесь, но только исходя из предоставленных работником документов.

• Сведения поощрительного характера. Это награды или поощрения работника за период работы в конкретной компании.

После того, как будут заполнены все данные о приеме на службу работника, ставятся отметки о его увольнениях:

1. В первой графе нужна запись о ее порядковом номере.
2. Вторая графа содержит дату, в которую был прекращен трудовой договор между сторонами.
3. Следующая графа должна иметь сведения о причинах увольнения работника, хотя только тогда, когда в предоставленном документе они полностью подтвердятся.
4. Документ-основание к увольнению работника.

После того, как данный раздел будет заполнен, необходима их заверка, которую осуществляет кадровик (руководитель) и сам работник посредством свих подписей. Далее проставляется печать предприятия. Следует помнить о том моменте, что в дубликат включаются только те данные, которые были получены их документов, подтверждающих прошлую занятость работника.

Для оформления копии требования просты – на каждом скопированном листе ставится значок «копия верна», дата, подпись с расшифровкой того лица, которое проводило заверку, а также печать организации. 

Особые случаи, для которых необходимо знать, как правильно делать копию трудовой книжки

Очень часто происходят такие ситуации, что утерянная ранее работодателем трудовая книжка была вскоре обнаружена. В случае, если на этот момент уже был создан дубликат, то он впоследствии и будет считаться основным документом, который подтверждает прошлую и нынешнюю занятость человека. В свою очередь, найденная трудовая должна быть возвращена работнику. Ею он сможет воспользоваться в социальных органах для оформления своей пенсии.

Случаются и такие ситуации, когда работник требует выдачу новой трудовой вместо дубликата. Это возможно только в случае принятия сотрудника на новую работу, если в прошлом он утратил трудовую книжку. Данные о его занятости будут занесены только с момента приема на новое предприятие.

Источник : hr-portal.ru