Как правильно сообщить деловую информацию
Как правильно сообщить деловую информацию
За почти 300 лет существования жанра делового письма сложились определенные правила и стандарты, которых принято придерживаться в деловом мире. Этой статьей мы открываем цикл публикаций о стилистике и правилах оформления деловых писем — на традиционных (бумажных) носителях, а также расскажем о деловой переписке в формате sms-сообщений и e-mail (электронной почты). В статье рассмотрены правила оформления письма-сообщения.
Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы.
Рассмотрим один из названных видов инициативных писем — письмо-сообщение. Если вам необходимо передать партнерам (коллегам, клиентам) информацию о событиях или фактах, имеющих сколько-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности (вашей лично или организации, которую вы представляете как должностное лицо), то в этом случае можно составить письмо, которое в деловой практике именуется письмом-сообщением.
В наиболее распространенном случае такое сообщение служит для подтверждения получения письма (приложенных к нему материалов или документов), а также для изложения сопутствующей информации (информации, имеющей отношение к теме данного письма). В деловой практике письма-сообщения также используются и в случае, когда нужно дать ответ адресату на полученное от него послание. В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам — к примеру, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны.
Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:
1) начальное предложение открывается словом «Сообщаю» («Сообщаем»);
2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).
При этом в заголовок к тексту слово «сообщение», как правило, не выносится.
Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты организации структуры послания:
1) краткое изложение сути сообщения в первом абзаце и изложение сопутствующей информации — во втором и последующих абзацах;
2) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и изложение сопутствующей информации — в последующих абзацах;
3) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.
Особенностью содержания ответного письма-сообщения является обязательное упоминание о получении послания адресата (нередко — со ссылкой на дату и номер). Как правило, значительная часть письма-сообщения при этом отводится оценке полученной информации.
Что касается первичных сообщений, то для их содержания наиболее характерно четкое и ясное изложение сути сообщаемой информации. При этом порядок изложения может осуществляться относительно свободно.
Однако надо заметить, что из-за нарушения стандарта оформления делового письма не сорвалась еще ни одна сделка. Более того, именно нестандартные письма или письма, отражающие неповторимый облик фирмы и ее деятельности, и приносят успех.
Источник : hr-portal.ru
