Как сделать наставничество эффективным
Статья освещает принципы формирования и повышения эффективности системы наставничества в целях подготовки новых сотрудников массовых специальностей к эффективному выполнению должностных обязанностей. В статье рассматриваются понятие и элементы системы наставничества; процессы отбора, подготовки и мотивации наставников, а также инструменты управления системой наставничества.
Область применения наставничества в организациях широка и многогранна, как и сам процесс наставничества, который тесно переплетается с такими функциями управления персоналом, как адаптация, мотивация, обучение и развитие различных категорий сотрудников — от молодых специалистов до руководителей. В современных организациях наставничество успешно применяется как для подготовки новых сотрудников, так и для развития действующих. В зависимости от целей и задач наставничества различаются и критерии к формированию, управлению и повышению эффективности системы наставничества. В данной статье речь пойдет главным образом о принципах формирования системы наставничества в целях подготовки новых сотрудников массовых специальностей к самостоятельному эффективному выполнению своих должностных обязанностей.
Наставничество как управляемая система
Наставничество — это способ передачи знаний, умений и навыков более опытным сотрудником менее опытному в определенной предметной области. Связь с предметной областью введена в предложенное определение неслучайно, так как исторически сложился стереотип наставника, обязательными атрибутами которого являются большой стаж работы или определенный уровень должности. По мнению автора, данный подход недостаточно верно отражает обязательные характеристики наставника, к которым в первую очередь относятся экспертные профессиональные знания и высокий уровень квалификации в той или иной предметной области, что не всегда сопутствует уровню должности и стажу работы сотрудника.
Основной задачей наставничества является подготовка сотрудников, обладающих недостаточным объемом знаний и опыта в определенной предметной области, к самостоятельному эффективному выполнению своих функциональных обязанностей на рабочем месте.
В результате наставничество позволяет быстро и эффективно повышать производительность труда сотрудников за счет их качественной профессиональной подготовки.
Отличительной особенностью наставничества от других форм обучения является тот факт, что обучение происходит непосредственно на рабочем месте без отрыва от основной деятельности как наставника, так и подопечного.
Несмотря на это, было бы наивным полагать, что наставник и подопечный в этот период будут иметь возможность выполнять свои должностные обязанности в полном объеме, при этом сохраняя высокие показатели эффективности труда. Этот факт необходимо учитывать при построении и внедрении системы наставничества, так как в противном случае возникает риск сопротивления внедрению системы наставничества как со стороны руководителей перегруженных отделов, так и со стороны самих наставников, у которых заработная плата зависит от объема выполненной работы. Особенное внимание стоит уделять тем подразделениям, у которых выставлены жесткие показатели эффективности деятельности.
Именно поэтому процесс наставничества — это своего рода инвестиция для компании, так как на первом этапе реализации процесса наставничества падает производительность труда как наставника, так и подопечного. Однако при грамотно выстроенной системе наставничества эта инвестиция достаточно быстро окупается за счет экономии на профессиональной подготовке сотрудников, повышения производительности труда и мотивации, а также минимизации затрат на подбор персонала (за счет снижения текучести персонала и базовых профессиональных требований к новым сотрудникам).
В связи с этим возникает вопрос: как же выстроить систему наставничества в организации таким образом, чтобы процессы наставничества могли эффективно функционировать, повышая при этом эффективность и качество процессов не только системы управления персоналом, но и компании в целом?
В любой современной компании процессы наставничества так или иначе реализуются независимо от того, управляет им служба по управлению персоналом или нет. Однако в этом случае уровень эффективности процессов наставничества обычно не является достаточным для решения потребностей бизнеса и системы управления персоналом в целом. Если говорить о наставничестве как об управляемой эффективной системе, то она должна отвечать следующим основным характеристикам:
— иметь четко описанные, структурированные и формализованные процессы;
— обеспечивать прозрачное распределение ролей и закрепление ответственности за выполнение каждого этапа между всеми участниками процесса наставничества;
— содержать инструменты оценки эффективности процессов наставничества;
— быть гибкой и адаптивной к изменяющимся условиям внешней среды.
Система наставничества решает следующие задачи (табл. 1).
Таблица 1
Задачи, которые решает наставничество
| Задачи бизнеса | Задачи управления персоналом |
| Минимизация затрат на профессиональную подготовку сотрудников массовых специальностей. Оптимизация процесса подготовки сотрудников при развитой филиальной структуре. Сохранение уникальных знаний и опыта внутри компании | Мотивация сотрудников. Снижение оттока сотрудников массовых специальностей. Обучение и профессиональная подготовка. Укрепление корпоративной культуры |
Итак, наставник является ключевым элементом системы наставничества, так как он выполняет функцию «двигателя» процесса наставничества (рис. 1). Поэтому при построении системы наставничества службе управления персоналом следует уделить данному элементу особенное внимание.
Элементы системы наставничества
────────┐
┌──────────┐ │
┌───> │Подопечный│ │
│ ┌────────┐│ │ \│/
│ │Знания и│└──────────┘
│ │ умения │ ┌───────────┐
└────────┘ │ │
│ │ │
│ Наставник │ │
│ │ │
/│\ │ │ │
│ └───────────┘ │
└────────────────┘
Рис. 1
Для того чтобы наставник мог эффективно выполнять свою функцию, он должен:
— обладать необходимыми знаниями и опытом;
— уметь передавать накопленные знания и опыт;
— хотеть это делать.
В данном контексте задача службы управления персоналом заключается в том, чтобы обеспечить компанию наставниками с перечисленными выше характеристиками. В рамках реализации данной задачи на службу по управлению персоналом возлагаются функции по отбору наставников, их обучению и мотивации.
Отбор наставников
На этапе процесса отбора наставников необходимо определить наличие у наставника тех профессиональных знаний, умений и навыков, которые потребуются для передачи подопечному, а также желание и способности обучать других сотрудников. Учитывая тот факт, что наставник, обучая на собственном примере, по обыкновению выступает неким образцом для подопечного, важно также оценивать у кандидатов в наставники уровень его соответствия корпоративной культуре и ценностям компании. В процессе отбора потенциальных наставников должны как минимум участвовать сотрудники службы управления персоналом и непосредственные руководителей потенциальных наставников.
При оценке уровня профессиональных знаний и навыков потенциального наставника далеко не всегда будет прослеживаться четкая взаимосвязь с уровнем должности и стажем работы сотрудника, поэтому автор не рекомендует полагаться только на эти характеристики при оценке кандидатов в наставники. В случае если в компании имеются четко определенные и измеримые показатели результативности деятельности потенциальных наставников, это облегчает задачу отбора наставников по критерию «высокий уровень профессионализма» (то есть «обладать необходимыми знаниями и опытом»).
Также для отбора наставников по данному критерию можно использовать результаты профессионального тестирования; демонстрационные сессии, на которых наставники демонстрируют свое мастерство; специально разработанные тестовые задания, результаты профессиональных конкурсов и соревнований. Помимо перечисленных методов, можно просто положиться на экспертную оценку профессиональных качеств потенциального наставника, полученную у его непосредственного руководителя. Данный способ наименее трудоемкий, но и менее надежный, так как в этом случае возрастает риск субъективной оценки. Оценить желание кандидата в наставники обучать других сотрудников можно в процессе несложного интервью. Выявить у кандидата в наставники способности к обучению других людей можно методом наблюдения за ним в процессе выполнения функции наставничества, взаимодействия с коллегами в процессе работы или предложив ему продемонстрировать фрагмент обучения какого-либо сотрудника выполнению определенного этапа работы.
К примеру, в одной из крупнейших телекоммуникационных компаний, лидере сотовой связи, для отбора кандидатов в наставники используются следующие критерии: наличие профессионального опыта и знаний в определенной предметной области, высокий уровень развития функциональных и корпоративных компетенций, достижение целевых значений выполнения ключевых показателей эффективности за последний отчетный период, отсутствие фактов нарушения трудовой дисциплины, способность передавать накопленные опыт и знания другим сотрудникам, стремление к развитию и обучаемость. В отборе кандидатов в наставники участвуют непосредственный руководитель и сотрудники отдела подбора и обучения персонала. Обязательным условием является личное желание сотрудника быть наставником. Непосредственный руководитель оценивает достаточность профессионального опыта и знаний, уровень развития профессиональных компетенций, дисциплинированность и эффективность деятельности кандидата в наставники. Сотрудники отдела подбора и развития проводят интервью с кандидатом в наставники, в ходе которого определяют мотивацию и потенциал сотрудника к выполнению роли наставника, его соответствие ценностям компании, обучаемость, стремление к развитию и способности обучать других сотрудников. В другой компании телекоммуникационной отрасли для отбора кандидатов в наставники для подготовки новых сотрудников используются результаты периодического профессионального тестирования, результаты выполнения показателей эффективности, а также проводится экзамен, на котором наставникам необходимо продемонстрировать требуемый уровень владения профессиональными навыками.
Обучение наставников
После того как кандидаты в наставники отобраны, можно переходить к их обучению. В зависимости от целей и возможностей организации это может быть тренинг, дистанционный курс, семинар или какой-либо другой формат обучения. В процессе обучения наставников важно не только научить их технологии проведения наставничества, но и вдохновить на качественное выполнение функции наставника, познакомить с принятой в компании системой наставничества, разобрать типовые сложности при работе с подопечным, обучить методам предоставления развивающей обратной подопечному. Такой подход позволяет повысить эффективность работы наставников, а также стандартизировать процесс реализации наставничества.
Так, в компании МТС для будущих наставников проводится однодневный тренинг, на котором участники знакомятся с ролью и основными инструментами наставника, учатся применять их на практике, делятся своим опытом и знакомятся с действующей в компании системой наставничества. Для территориально удаленных сотрудников разработан дистанционный курс по мотивам очного тренинга, позволяющий сотрудникам получить необходимые знания для успешного выполнения функции наставничества. Недостатком дистанционного курса, как, собственно, и любого другого, является невозможность отработать на практике полученные знания, получить обратную связь от тренера и обменяться опытом с коллегами, что в значительной степени снижает эффективность подготовки наставников, в связи с чем очный формат обучения наставников утвержден как наиболее предпочтительный.
Мотивация наставников
Когда наставники уже обучены мастерству проведения наставничества, остается лишь обеспечить необходимый уровень их мотивации на качественное выполнение функции наставничества. В целях реализации данной задачи можно предложить следующие инструменты:
1) снижение личного плана работ наставника на период проведения наставничества;
2) материальная мотивация, тесно привязанная к результатам успешной деятельности обученного подопечного; нематериальная мотивация за счет: культивирования статуса наставника; проведения конкурсов на лучшего наставника с последующим награждением памятной сувенирной продукцией; регулярного публичного признания заслуг, предоставления возможности дополнительного обучения или дополнительных дней отдыха.
Пример. В одной из телекоммуникационных компаний применяется снижение личного плана наставника на 10 — 30%. Материальная мотивация за наставничество предусмотрена только для линейных сотрудников массовых специальностей и рассчитывается как процент от премии подопечного за первый самостоятельный период работы. Таким образом, чем лучше наставник обучит подопечного, тем выше у него будет премия. В качестве нематериальной мотивации проводятся конкурсы на лучшего наставника, вручение значков наставника, размещение фотографий наставников на информационных досках, вручение сувенирной продукции, преимущественное право рассмотрения на более высокие позиции.
Способы контроля и оценки эффективности системы наставничества:
1) регулярный анализ обратной связи о процессе наставничества, получаемой от подопечных;
2) анализ уровня производительности труда обученных наставником подопечных;
3) анализ уровня профессиональной подготовки подопечных;
4) анализ результатов карты наставничества (более подробно данный инструмент рассмотрен ниже).
Чтобы иметь возможность контролировать и оценивать эффективность системы наставничества указанными способами, необходимо выразить их результаты в цифровом формате. Например, для цифрового выражения обратной связи подопечных о процессе наставничества можно разработать небольшую анкету, в которой подопечному будет предложено оценить (к примеру, выставить оценку от 1 до 5) процесс наставничества по нескольким критериям. Сравнительный анализ полученных показателей можно проводить по отдельно взятым наставникам или группам наставников, по подразделениям, по территориальному признаку и т. д. в зависимости от поставленных целей. В случае получения регулярных отрицательных показателей по отдельно взятому наставнику имеет смысл рассмотреть вопрос о его отстранении от выполнения функции наставничества.
Методологическое обеспечение процесса наставничества
Отличным подспорьем для наставника может стать карта наставничества, в которой будут четко указаны: знания и навыки, которые он будет передавать подопечному в процессе наставничества; сроки проведения наставничества. Это поможет наставнику правильно спланировать свою работу с подопечным, а также сделать процесс наставничества прозрачным как для самого наставника, так и для подопечного. Помимо этого, карта наставничества является отличным инструментом контроля и оценки эффективности процесса наставничества как для непосредственного руководителя, так и для сотрудников службы управления персоналом. При внедрении системы наставничества для сотрудников массовых специальностей автор рекомендует разработать карту наставничества, уже содержащую список базовых знаний и навыков, которые подопечному необходимо освоить в процессе обучения с наставником. Такой подход решает задачу унификации системы обучения и позволяет выровнять уровень базовой профессиональной подготовки сотрудников массовых специальностей. Ниже приведен пример карты наставничества.
Пример карты наставничества
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Карта наставничества │
├─────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┤
│Подразделение │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Подопечный (Ф. И.О.) │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Должность │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Наставник (Ф. И.О.) │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Должность │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Руководитель (Ф. И.О.)│ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Должность │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Дата начала │ │
├─────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Дата окончания │ │
├─────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┤
│ Шкала оценок: │
├────────────────┬──────────────────────┬────────────────┬────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├────────────────┼──────────────────────┼────────────────┼────────────────┤
│не соответствует│частично соответствует│ соответствует │ превосходит │
│ требованиям │ требованиям (знания и│ требованиям │ требования │
│ (знания и │ навыки недостаточные,│ (знания │(знания и умения│
│ владение │ отрывочные и │ достаточно │ по теме │
│ навыками │несистематизированные,│ полные, но │ исчерпывающие, │
│ отсутствуют) │неуверенно применяются│имеются вопросы,│ уверенно │
│ │ на практике) │ требующие │ применяются на │
│ │ │ дополнительной │ практике) │
│ │ │ консультации; │ │
│ │ │ владение │ │
│ │ │ навыками │ │
│ │ │ достаточно │ │
│ │ │ уверенное) │ │
├────────────────┴──────────────────────┴────────────────┴────────────────┤
│ Профессиональные знания и умения │
├───┬────────────┬──────┬─────────┬──────────┬────────────┬───────────────┤
│ N │Наименование│ Дата │ Дата │ Оценка │ Оценка │ Комментарии │
│ │ │начала│окончания│наставника│руководителя│ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┼────────────┼──────┼─────────┼──────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├───┴────────────┴──────┴─────────┼──────────┼────────────┴───────────────┤
│ Предварительная оценка │ │ │
│ (на основании выставленных │ │ │
│ наставником оценок) │ │ │
├─────────────────────────────────┴──────────┼────────────┬───────────────┤
│Итоговая оценка (с учетом корректировок │ │ │
│руководителя) │ │ │
├────────────────────────────────────────────┴────────────┴───────────────┤
│ │
│Руководитель __________ ________________________ «__» ___________ 20__ г.│
│ (подпись) (Ф. И.О.) │
│ │
│Наставник __________ ________________________ «__» ___________ 20__ г.│
│ (подпись) (Ф. И.О.) │
│ │
│Подопечный с результатами наставничества ознакомлен │
│ │
│ ____________________ «__» ___________ 20__ г.│
│ (подпись) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Методические материалы по изучаемым темам, технологические карты, всевозможные наглядные материалы также позволяют решить задачу реализации единого стандарта обучения и помогают более эффективно использовать время наставника.
То есть, если в компании разработаны методические материалы по типовым темам для сотрудников массовых специальностей, которые наставник использует в своей работе, — это снижает риск различной интерпретации содержания той или иной темы наставниками при обучении подопечного.
Нормативный документ, содержащий поэтапное описание процесса наставничества и четкое закрепление ответственности за выполнение каждого этапа, — залог успешного внедрения и функционирования системы наставничества.
Напоследок хочется еще раз отметить, что при создании системы наставничества необходимо предусмотреть ее гибкость, то есть возможность быстрого и наименее трудозатратного для всех участников процесса наставничества реагирования на изменяющиеся условия бизнеса и внешней среды.
Источник : hr-portal.ru
