Каждый руководитель знает и вряд ли будет оспаривать утверждение, что доходы любой организации в первую очередь зависят от того, насколько профессиональны работающие в ней специалисты. Именно этот ресурс — персонал — в настоящее время рассматривается как важнейший фактор конкурентоспособности компании на рынке. Сотрудники с их капиталом знаний, опыта и потенциала составляют нематериальный актив организации.
Кто же такой инспектор по кадрам? Как появилась эта профессия?
Название профессии «инспектор по кадрам», или «кадровик», появилось в советские времена. Отделы кадров в нашей стране начали образовываться в 30-е гг. прошлого века. В соответствии с Постановлением Наркомата труда СССР от 28 декабря 1930 г. N 377, на них возлагали снабжение народного хозяйства рабочей силой, а также планирование подготовки рабочих кадров и контроль данной подготовки. Структура кадровой службы в 30-е гг. включала секции (подразделения): планирования кадров; городского рынка труда; сезонного рынка труда; подготовки рабочей силы; профотбора, профконсультации и проверки квалификации.
Сейчас на наших предприятиях по-прежнему есть отделы кадров, где работают высококвалифицированные специалисты, обеспечивающие документальное оформление трудовых отношений в соответствии с требованиями законодательства, учет сотрудников и подготовку отчетности для государственных органов.
Почему работодатель заинтересован в привлечении высококвалифицированного инспектора по кадрам?
Работа с кадровой документацией требует внимательности и усидчивости. Чтобы минимизировать риски компании, инспектор по кадрам должен отлично знать трудовое законодательство и уметь этими знаниями оперировать. Однако, кроме оформления документации, инспектор по кадрам много общается с работниками — консультирует по вопросам трудового законодательства, регулирует конфликтные ситуации.
Критерий успешности инспектора по кадрам — отсутствие предписаний со стороны проверяющих органов, штрафных санкций со стороны государственных органов, нареканий или жалоб со стороны сотрудников компании.
Какой же компетентностью должен обладать инспектор по кадрам, чтобы выполнять столь ответственную работу? Какие профессиональные стандарты предъявляются к нему?
Справка. Термин «компетентность» происходит от латинского «competere», означающего «быть приемлемым», и используется, как правило, для признания того, что специалист обладает достаточными профессиональными знаниями и навыками, чтобы решать поставленные задачи или исполнять определенные обязанности. В настоящее время компании все больше внимания уделяют оценке компетентности специалистов при принятии решений, связанных с их наймом, продвижением и профессиональным ростом.
Кстати. Профессиональные стандарты представляют собой структурированные требования к качеству и содержанию труда в определенной области профессиональной деятельности.
Точное описание «идеального» кандидата и позиции, на которую он подбирается, обеспечивает максимально эффективный поиск и отбор нужных людей. Описание начинается с определения зоны ответственности и основных задач сотрудника. Должна быть четко установлена приоритетность требований с учетом интересов менеджмента компании, традиций и требований корпоративной культуры, возможностей и перспектив роста.
Есть целый спектр инструментов для определения уровня компетентности специалиста — от классического собеседования до выполнения рабочего задания (кейса).
Все методы оценки кандидата должны быть подобраны таким образом, чтобы можно было получить максимум информации о каждом претенденте на вакантную должность (см. таблицу 1).
Таблица 1
Используемые методы оценки качеств кандидата
| Требования | Объект оценки | Методы |
| Профессиональныезнания | Знания, умения, навыки,необходимые для выполнения работ,входящих в должностные обязанности | Интервью, тест -задание, рабочеезадание |
| Деловые качества | Ответственность,самостоятельность,дисциплинированность и др. | Интервью, экспертныеоценки, деловые игры,логические задачи |
| Индивидуально -психологическиекачества | Уровень интеллекта, мышление,память | Психодиагностика |
Главное при проведении оценки кандидата:
— определить цель оценки;
— описать задачи, которые будет выполнять сотрудник;
— описать знания, умения, навыки, необходимые сотруднику для выполнения данной задачи;
— определить объект диагностики;
— подобрать методы диагностики/оценки;
— определить критерии оценки полученных результатов.
Справка. Умение — способность личности эффективно выполнять определенную деятельность на основе имеющихся знаний в измененных или новых условиях.
Навыки — способность выполнять какие-либо действия автоматически, т. е. без поэлементного контроля. Поэтому иногда говорят, что навык — это автоматизированное умение.
Таким образом, вы сэкономите время — как свое, так и кандидата — и будете профессиональны в решении основного вопроса — подбора компетентного специалиста.
Например, цель — определить уровень профессиональных знаний специалиста по кадрам. Вы можете использовать метод профессионального тестирования. Успешных кандидатов оно, как правило, побуждает подтвердить свой статус профессионала. Претендент на вакансию, который отказывается от прохождения профессионального тестирования, вызывает подозрение как минимум по двум необходимым для успешной работы в компании пунктам: управляемость и уровень профессиональной подготовки.
Профессиональные тесты разрабатываются под конкретную должность. По ним проверяют ключевые для этой позиции знания. Разрыв между необходимым и существующим уровнем компетентности становится основанием для дополнительных вопросов на собеседовании. При грамотном использовании тесты дают ценную информацию о кандидате (см. таблицы 2, 3), даже несмотря на значительные издержки при составлении норм, обработке и интерпретации результатов.
Таблица 2
Вариант бланка «Проверка профессиональных знаний
инспектора по кадрам»
┌────────────┬────────────────┬──────────────────┬────────────────┬───────┐
│ Задача │ Объект │Контрольный вопрос│ Результат │Уровень│
│ │ │ │ │ знаний│
│ │ │ │ ├─┬─┬─┬─┤
│ │ │ │ │0│3│4│5│
├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤
│Оформление │Знание правил │Кадровик ошибся в │а) зачеркнуть │ │ │ │ │
│трудовых │ведения трудовых│заполнении │неверную запись,│ │ │ │ │
│книжек │книжек │титульного листа │а рядом написать│ │ │ │ │
│работников │ │трудовой книжки. │правильную; │ │ │ │ │
│ │ │Его действия: │б) списать бланк│ │ │ │ │
│ │ │ │как испорченный │ │ │ │ │
│ │ │ │и заполнить │ │ │ │ │
│ │ │ │новый; │ │ │ │ │
│ │ │ │в) ничего не │ │ │ │ │
│ │ │ │предпринимая, │ │ │ │ │
│ │ │ │продолжать │ │ │ │ │
│ │ │ │заполнение ТК; │ │ │ │ │
│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │
├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤
│Внесение │Знание правил │В трудовую книжку │а) зачеркнуть │ │ │ │ │
│записей в │ведения трудовых│была внесена │неверную запись,│ │ │ │ │
│трудовые │книжек │неправильная │а рядом написать│ │ │ │ │
│книжки │ │запись. Кадровик │правильную; │ │ │ │ │
│работников │ │должен: │б) ничего не │ │ │ │ │
│ │ │ │предпринимать; │ │ │ │ │
│ │ │ │в) признать │ │ │ │ │
│ │ │ │неверную запись │ │ │ │ │
│ │ │ │недействительной│ │ │ │ │
│ │ │ │и внести │ │ │ │ │
│ │ │ │правильную │ │ │ │ │
│ │ │ │запись; │ │ │ │ │
│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │
├────────────┼────────────────┼──────────────────┼────────────────┼─┼─┼─┼─┤
│Проведение │Знание правил │Трудовая книжка │а) завести новую│ │ │ │ │
│аудита │ведения трудовых│сотрудника │трудовую книжку;│ │ │ │ │
│трудовых │книжек │утеряна, порвана, │б) оформить │ │ │ │ │
│книжек │ │испачкана. Нужно: │дубликат; │ │ │ │ │
│работников │ │ │в) возможны оба │ │ │ │ │
│ │ │ │варианта; │ │ │ │ │
│ │ │ │г) другое │ │ │ │ │
└────────────┴────────────────┴──────────────────┴────────────────┴─┴─┴─┴─┘
Таблица 3
Вариант бланка «Проверка знаний норм ТК РФ
инспектора по кадрам»
| Задача | Объект | Контрольный вопрос | Результат | Уровеньзнаний |
| 0 | 3 | 4 | 5 | |
| Разработкалокальныхнормативныхактов | Навык разработкилокальныхнормативныхактов | Перечислитьосновныеположения, порядокознакомления сними сотрудников(ст. 8 ТК РФ) | ||
| Разработкапроектовкадровойдокументациивсоответствиис ТК РФ | Навык разработкипроектовкадровыхдокументов | Например, трудовойдоговор,дополнительноесоглашение к нему,бланки приказов поосновнойдеятельности и др.(ст. ст. 56 — 61,67, 68 ТК РФ) | ||
| Проведениепроцедурыоформленияслужебныхкомандировок | Навык оформленияслужебныхкомандировоксотрудников | Перечислитьнеобходимыедокументы (приказ,задание,направление ит. п.).Максимальный сроккомандировки,оплата больничноголистка, действияпри утередокументов.Рассказатьтехнологиюоформления (гл. 24ТК РФ) | ||
| Проведениепроцедурыприемасотрудников | Навык оформлениякадровыхдокументов приприеме наработу, в томчисле посовместительству | Рассказать онюансах оформленияотпуска,больничноголистка,командировок |
Главное, о чем должен помнить специалист, занимающийся профессиональным отбором, — результаты собственно тестирования обязательно должны быть дополнены данными, например, наблюдения, беседы. Помните, что кандидат может обладать отличными теоретическими знаниями, но при этом не иметь практического опыта работы. Минимизируйте риск: добавьте другие методы оценки кандидата (его умений и навыков) — предложите выполнить рабочее задание.
«Рабочее задание «Прием на работу». Специалист по подбору персонала может выступить в роли нового сотрудника, а кандидат — в роли инспектора по кадрам компании.
Методика основана на построении определенных ситуаций и предложении кандидату описать модель своего поведения или решения этих ситуаций. Рабочее задание содержит гипотетические вопросы/действия о работе, ответы на которые оцениваются в сравнении с ответами, которые приняты образцовыми. Преимущество данного метода (при условии тщательной подготовки): всем кандидатам предлагаются одни и те же ситуации/вопросы, а ответы/действия оцениваются сопоставлением с набором «эталонных».
Для удобства систематизации и обработки информации можно рабочее задание оформить в виде таблицы (см. таблицу 4).
Таблица 4
Вариант бланка «Рабочее задание «Прием на работу»
| Алгоритм работы | Результат | Уровеньвладения | ||
| 1. Запрос документов, необходимых для процедурыоформления на работу, у кандидата | 0 | 3 | 4 | 5 |
| 2. Проверка представленных кандидатом документов | ||||
| 3. Ознакомление с локальными нормативными актамикомпании | ||||
| 4. Оформление кадровой документации | ||||
| 5. Ознакомление новичка с приказом о приеме на работу |
Можно использовать и привычный формат рабочего задания. Например: «Сотрудник К. был принят на работу в компанию «три» на должность начальника склада с установлением ненормированного рабочего дня 23 мая 2011 г. В соответствии с графиком отпусков ему должен был быть предоставлен ежегодный отпуск с 30 мая 2012 г., о чем сотрудник К. был уведомлен в письменной форме. 28 мая 2012 г. К. был устно уведомлен, что в график отпусков внесены изменения и его отпуск в связи с производственной необходимостью разделен на две части — по 14 дней и перенесен на сентябрь и декабрь 2012 г.
Какие нарушения допущены?»
Наибольшую трудность представляет оценка способностей, личностных особенностей и качеств кандидата — необходимость выбора из широкого спектра различных методов и методик требует понимания исследуемого объекта и грамотного профессионального подхода. Если вы дипломированный специалист-психолог, то можете использовать для диагностики психологическое тестирование, при этом заручившись согласием кандидата.
Эффективность деятельности компании в целом зависит от результативности работы каждого ее сотрудника. Именно данному вопросу организации уделяют большое внимание в настоящее время. Эффективность определяется качеством работы. Поэтому еще до трудоустройства кандидата важно понять, как он видит свою зону ответственности, каковы были критерии эффективности его деятельности на предыдущем месте работы, как он понимает слово «эффективность», что считает наиболее важным в своей работе. Оценку можно провести, используя структурированное интервью. Для удобства вопросы можно сформировать в таблицу (см. таблицу 5).
Таблица 5
Вариант бланка «Критерии эффективности работы
инспектора по кадрам»
| Зона ответственности | Критерий эффективности |
| Ведение, учет, хранение трудовых книжекработников | Соблюдение правил ведениятрудовых книжек |
| Отсутствие предписаний со стороныпроверяющих органов | |
| Своевременное и качественное оформлениекадровой документации | Соблюдение сроков согласноустановленным стандартам |
| Отсутствие ошибок в оформленнойдокументации | |
| Отсутствие претензий/жалоб состороны смежных отделов | |
| Ведение процедур оформления приема,увольнения, перемещения сотрудников | Соблюдение требований Трудовогокодекса РФ |
| Отсутствие предписаний со стороныпроверяющих органов | |
| Отсутствие претензий/жалоб состороны сотрудников |
Кстати. Основная особенность структурированного интервью — проведение его по плану, в котором определены темы разговора и вопросы кандидату. Сотрудник компании заранее готовит вопросы и во время беседы «по пунктам», скрупулезно выясняет соответствие соискателя установленным требованиям.
Это надо знать. Согласно Стандартам профессиональной деятельности в области кадрового менеджмента, разработанным российским кадровым сообществом и утвержденным голосованием членов Национального союза кадровиков, специалист по кадровому делопроизводству (выдержка):
— «знает локальные нормативные акты компании;
— знает систему документооборота компании;
— знает систему взаимодействия подразделений компании;
— знает требования к управленческой документации (положениям, регламентам) при организационном строительстве;
— умеет разрабатывать внутренние кадровые документы;
Законодательство
— знает Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;
— владеет навыками разрешения трудовых споров и конфликтов;
— знает Кодекс об административных правонарушениях РФ, Уголовный кодекс РФ, иные федеральные законы в части определения ответственности за нарушения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права;
Кадровое делопроизводство и кадровый учет
— знает процедуры приема, увольнения, перевода на другую работу и перемещения персонала в соответствии с Трудовым кодексом РФ, владеет навыками оформления сопровождающей документации;
— умеет вести кадровое делопроизводство и организовать архивное хранение кадровых документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами;
— владеет навыками работы с внешними организациями (Пенсионным фондом РФ, Фондом социального страхования, Фондом обязательного медицинского страхования РФ, Государственной инспекцией труда, службами занятости населения и пр.) и навыками ознакомления сотрудников компании с кадровой документацией и действующими локальными нормативными актами;
— знает требования по обеспечению защиты персональных данных сотрудников».
В последнее время все больше внимания уделяется не только определению соответствия кандидата требуемой квалификации, компетентности, но и выяснению того, насколько новый человек «впишется» в корпоративную культуру организации, сможет ли он принять действующие в компании принципы и нормы поведения. В связи с этим большое значение имеют методы отбора, которые используются на собеседовании.
Собеседование — основной инструмент в отборе кадров. Кроме того, оно играет основную роль в создании благоприятного впечатления о компании. Ситуация интервью/переговоров дает возможность обеим сторонам понять, подходят ли они друг другу. Переговоры предполагают равные права сторон во взаимной оценке, проявлении заинтересованности.
Базовая идея, которая лежит в основе оценки, состоит в том, что нет универсально «хороших» или «плохих» кандидатов. Также как нет и универсально «хороших» или «плохих» компаний. Есть подходящие друг другу или не подходящие.
Оценка знаний, умений, навыков кандидата должна проводиться экспертом, профессионалом равным (или выше) по статусу/положению вакантной должности. Если вы, специалист по поиску и подбору персонала, не являетесь профи в сфере кадрового учета и привлекаете для оценки кандидатов эксперта-кадровика, позаботьтесь о том, чтобы оценка была непредвзята. А значит, у вас должно быть четкое описание требований к кандидату, стоящих перед ним задач, критериев оценки знаний, умений.
Почему нужна помощь эксперта? Он обладает «идеальным» набором знаний, умений, подтвержденных практическим опытом, знает тонкости и нюансы профессии, является носителем корпоративной культуры компании. При общении с профессионалом кандидат раскрывается, свободно говорит не только о своих успехах и достижениях, но и о проблемных зонах. Ведь происходит общение на одном языке, кандидат уверен, что его слова будут и правильно восприняты, и интерпретированы в нужном аспекте.
Источник : hr-portal.ru