Как сообщать кандидатам плохие новости (+шаблоны писем)

1. Быть на связи

Худшее, что можно сделать — игнорировать письма кандидата или просто затягивать с ответом. Отвечайте сразу, как решение принято. Дайте человеку возможность заняться поиском другой вакансии, не оставляйте его в подвешенном состоянии. Или, если кандидат запал вам в душу — спросите, готов ли он рассматривать другие позиции в вашей компании и стоит ли оповещать его при появлении таковых. Старайтесь расставаться на хорошей волне и не терять друг друга из виду, если реальный интерес есть.

2. Быть честным

Нельзя говорить, что у кандидата мало опыта, если это не тот фактор, который повлиял на решение. Скажите, что он был неуверен в себе, что вы не видите в нем реального интереса — будьте честны, может откроете ему глаза на что-то. Вы профессионал и должны видеть мотивацию людей и реально подходящие им позиции.

3. Быть готовым

Собственно, для этого есть шаблоны. Отказывать людям непросто и на написание писем может уйти порядочное количество времени.

4. Быть объективным

Это одна из сложностей работы с людьми. Кто-то может быть вам заведомо неприятен, с кем-то сложно, кого-то вы не понимаете. Это не должно быть причиной отказа. Отказ должен сопровождаться объективными фактами, по которым человек не подходит коллективу, позиции, компании. И помните о трудовом законодательстве — у вас могут потребовтаь объяснить причину отказа после прохождения собеседования.

5. Быть милым

И все же нужно оставить хорошее впечатление о компании и о проведенном собеседовании. Старайтесь быть в меру услужливым, в меру дружелюбным. Если вы критикуете, то покажите, что это обосновано, что у человека есть неоспоримые плюсы, что все кандидаты были очень сильны и вообще рассматривался определенный уровень навык. Используйте emoji — иногда это помогает.

Шаблоны писем для негативного фидбека:

Получение резюме

Бывают такие ситуации, когда поиск кандидата затягивается. По разным причинам: отсутствие острой необходимости, недостаток времени, огромное количество заявок. Когда отвечать на все у вас нет возможности, кандидаты ждут ответа по 3-4 недели. А, может, остаются без него. Это неприятно. Если вы знаете, что скрининг резюме займет много времени, обозначьте это в вакансии, а также установите автоответчик на принятые резюме. Или просто копируйте и вставляйте следующее:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию!

Обратите внимание: Из-за большого количество откликов рассмотрение вашей кандидатуры может занять пару недель. После этого мы обязательно с вами свяжемся.

Спасибо за терпение!»

Письмо такого типа можно отправлять и кандидатам, которые уже какое-то время задают вопрос относительно того, когда их позовут на собеседование.

Негативный фидбек

На первом этапе скрининга вы отсеиваете огромное количество кандидатов, у которых не тот опыт, не то образование или множество грамматических ошибок. Рука так и тянется все отправить в корзину, но это неправильно. Таким кандидатам тоже нужно ответить. Например, следующее:

«Здравствуйте, *имя*,

Мы благодарим вас за отклик на *вакансию* в *компания*. Нам очень жаль, но на данном этапе мы вынуждены отклонить вашу кандидатуру.

Отметим, что мы высоко оценили ваши *что хорошего вы увидели в резюме* (только если это правда так).

Спасибо за ваш интерес и за время. Мы желаем вам удачи в дальнейшем поиске. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»

Если же вы хотите немного детализировать письмо, или вы уже зашли дальше в процессе отбора кандидатов, то ваше письмо может выглядеть так:

«Здравствуйте, *имя*!

Спасибо за отклик на на *вакансию* в *компания*.

К сожалению, данная вакансия уже закрыта. Был найден кандидат, который подошел по всем требованиям *можно деталей добавить, почему другой кандидат оказался более подходящим*. Несмотря ни на что, мы ценим ваш интерес и благодарны вам за потраченное время. Желаем вам успеха при поиске новых возможностей. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»

Отказ после собеседования

Это сложно, потому что с человеком вы уже виделись и тем неприятнее говорить ему «нет»:

«Здравствуйте, *имя*!

Спасибо за уделенное нам время! 

К сожалению, мы вынуждены сообщить, что в дальнейшем конкретно на эту позицию вашу кандидатуру рассматривать не будем. 

*причина, например: Нам нужен специалист с бОльшим опытом управления персоналом\опытом закрытия senior IT-позиций.* 

Вы можете смело задать вопросы относительно пройденного собеседования и наших вам пожеланий.

Мы также обязательно оповестим вас о новых позициях нашей компании, подходящих вам. 

Всего наилучшего,
*Имя / компания / контакты*»

Источник : hr-portal.ru