Как составить характеристику?
Довольно часто работники обращаются с просьбой о составлении характеристики для предъявления ее в различные органы: ГИБДД, МИД, суды, военкоматы и др. Некоторые организации при приеме на работу нового сотрудника запрашивают на него официальным письмом характеристику с предыдущего места работы. Поскольку характеристика является официальным документом, выдаваемым работодателем, в данной статье расскажем, как составить характеристику, какие сведения о работнике можно и нужно включить в нее.
Кто может составить характеристику?
Для начала определим, куда требуется характеристика: она будет различной в зависимости от того, куда направляется — в официальные органы власти или, например, потенциальному работодателю. Для органов власти в характеристике больший упор делается на личностные качества работника, а для будущего работодателя — на деловые и профессиональные. В любом случае не стоит просто переписывать резюме своего работника и считать, что характеристика составлена.
Составлению характеристики в суд стоит уделить особое внимание, возможно, даже проконсультироваться с представителями органа, запросившего данный документ.
Поскольку в характеристике необходимо наиболее точно раскрыть как профессиональный, так и личностный портрет работника, лучше всего, если ее составит непосредственный руководитель. Довольно часто составлением данного документа занимаются работники кадровых служб, хотя им сложно объективно оценить характеризуемого, так как они не работали в непосредственном контакте. Иногда привлекается и служба безопасности. Оптимально, когда характеристику составляют совместно и отдел кадров, и непосредственный руководитель структурного подразделения. Если характеристика подготавливается без участия отдела по работе с персоналом, нужно хотя бы завизировать ее там. Лучше всего данный вопрос урегулировать в локальном нормативном акте, определив, кто имеет право выдавать характеристики и чьей подписью они должны заверяться.
Не стоит к составлению характеристики относиться формально: она может повлиять на судьбу работника. Например, известны случаи, когда ввиду положительной характеристики суд счел возможным применить к работнику условное наказание и не применять дополнительное в виде штрафа или, наоборот, отверг возможность исправления осужденного без отбывания наказания, так как из характеристик следовало, что работник в общественных делах не участвовал, к поручениям относился недобросовестно, был дерзок, груб, изворотлив, постоянно нарушал трудовой режим.
Структура характеристики
Как мы уже отметили, характеристика составляется по разным причинам, поэтому не может быть всегда одинаковой. Условно в ее тексте можно выделить несколько блоков.
В Заголовочной части указываются наименование документа (характеристика), полностью фамилия, имя и отчество работника, а также занимаемая должность.
В Анкетных данных указывают фамилию и инициалы работника, год и место рождения, образование. Полностью пишется учебное заведение и сроки учебы в нем. Если учебных заведений несколько, то перечисляют все с указанием полученной специальности. Также можно отметить имеющиеся заслуги в учебе: диплом с отличием, ученая степень. В этом же блоке указываются сведения о воинской службе. Можно включить сведения о семейном положении — состоянии в браке, наличии детей и т. д. Обычно эту информацию кадровики берут из личных карточек сотрудников.
В третьей части содержатся Данные о трудовой деятельности: с какого года трудится характеризуемый и в какой должности начал свою деятельность в данной организации, на какие должности и в какие подразделения переводился. Иногда работник или лицо, запрашивающее характеристику, просит перечислить трудовые обязанности работника. В таком случае рекомендуем сделать копию должностной инструкции, а в характеристике отразить достижения работника и значимые результаты деятельности (например, какими работами руководил, какие выполнил самостоятельно). Сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, переквалификации также могут быть указаны в данном разделе.
Далее нужно Оценить деловые и личные качества работника. Для подготовки характеристики в этой части можно воспользоваться оценками, данными работнику в ходе последней аттестации.
Показатели, по которым проводится оценка, могут быть достаточно разнообразными. Особое внимание нужно уделить профессиональной компетенции. Оценивая ее, учитывайте опыт работы, уровень знаний по профессии, а также знание сотрудником законодательных и иных нормативно-правовых актов, касающихся его работы. Укажите, если работник интересуется зарубежным опытом и применяет его в своей деятельности.
У многих кадровиков возникают затруднения с указанием деловых качеств. Что это за качества? Они проявляются в способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством или клиентами. Способность осуществлять руководящие функции, планировать работу, анализировать ее и осуществлять контроль за ее выполнением также можно отнести к деловым качествам.
Работоспособность сотрудника можно оценить по тому, насколько он активен при выполнении своих обязанностей, по умению организовать трудовой процесс и качественно выполнять работу в установленные сроки. Можно привести данные о поощрениях, если они были. Также указываются причины, по которым работник был положительно отмечен, — победы в профессиональных конкурсах, эффективная социальная работа (например, «По итогам работы за 2009 г. награжден почетной грамотой») и т. п. Обязательно укажите достижения работника на занимаемой должности, вклад в развитие организации. Под достижениями можно понимать увеличение продаж, рост производства благодаря этому человеку (например, в цехе), оказанную им помощь в проведении семинаров.
Личные качества лучше всего проявляются при общении с коллегами. Обычно, описывая эти качества, используют такие слова, как «доброжелательный», «коммуникабельный», «совестливый», «ответственный», «трудолюбивый», «активно делающий карьеру». Здесь большое значение имеет отношение непосредственного руководителя к характеризуемому.
При оценке деловых и личностных качеств работника нужно как можно более точно определить уровень его знаний и навыков. Он может быть:
— очень хорошим, высоким (например, «Имеет большой опыт», «Имеет высокий уровень знаний по…» или «Обладает глубокими знаниями в области…»);
— достаточным (например, «Имеет достаточный опыт или достаточный уровень знаний по…»);
— небольшим (например, «Недостаточно хорошо знаком с вопросами в области…», «Имеет недостаточно глубокие знания по…»);
— низким — отсутствие знаний и опыта (например, «Не обладает навыками в области…», «Не имеет опыта в области…»).
Составляя данный раздел, кадровик должен дать реальное, а не желаемое описание работника. Если у него есть какие-либо недостатки, они должны быть отражены в характеристике, причем сделать это нужно корректно, стараясь избегать явных негативных оценок. Когда документ состоит только из положительных качеств или только из отрицательных, это ставит под сомнение объективность составляющего характеристику.
Приведем пример характеристики.
Характеристика
На учителя начальных классов
Натальину Антонину Павловну
Натальина Антонина Павловна, 1967 года рождения, имеет высшее образование по специальности «Математика», что подтверждается государственным дипломом Нижегородского государственного педагогического института. Замужем, имеет двоих детей.
После окончания института работала в качестве ассистента кафедры информационных технологий и проходила повышение квалификации в г. Москве.
На работу в МОУ «Средняя школа N 4512» поступила в 1999 г. после месячного перерыва в трудовом стаже.
Натальина А. П. имеет соответствующую научно-техническую подготовку и хорошо владеет методикой начального преподавания. Большое внимание уделяет развитию логического мышления учащихся. Активно применяет инновационные методы и формы в работе для повышения интереса учеников к учебе. Однако слабо развита дисциплинированность — за последний месяц участились случаи опоздания на работу более чем на 20 минут.
С детьми всегда находит общий язык (общение спокойное). Ее ученики являются победителями смотра-конкурса «Театральная весна».
В коллективе ее ценят и уважают. С коллегами общается открыто и доброжелательно. Всегда готова прийти на помощь. Вредных привычек не имеет. Уравновешенна, вежлива и тактична. Увлекается танцами и вокалом.
Натальина А. П. имеет много грамот и дипломов, так как достаточно часто участвует в различных конкурсах как районного уровня, так и федерального. По итогам 2009 г. ей присвоено звание «Учитель года Нижегородской области».
За время работы зарекомендовала себя как грамотный и исполнительный специалист и профессионал.
Характеристика составлена 20.04.2010 и выдана для предоставления по месту требования.
Директор школы Павлова /В. Л. Павлова/
М. П.
Защита персональных данных работника
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основе такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы. Поэтому характеристику можно отнести к документам, содержащим персональные сведения работника. А раз так, работодателю необходимо соблюдать положения гл. 14 ТК РФ. В частности, согласно ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
— не сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также других случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать подтверждения, что названное правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности);
— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Как оформить?
В настоящее время принято оформлять характеристику в печатном виде, но допускается и рукописный вариант (обязательно со всеми необходимыми реквизитами).
Характеристика составляется от третьего лица в настоящем или прошедшем времени. В ней можно использовать разговорные слова, но только если они необходимы. При описании качеств работника недопустимо использование метафор, эпитетов, оборотов разговорной речи. Лучше составить текст четко, ясно и последовательно, чтобы читающий мог составить представление о работнике.
Обратите внимание! При составлении характеристики нужно учесть специфику запрашивающей организации и внести необходимые пункты в соответствии с запросом.
Лучше всего, если характеристика будет напечатана 14-м размером шрифта Times New Roman через полуторный междустрочный интервал (допускается и одинарный). Средний объем характеристики не должен превышать одного листа формата А4. Распечатывается в двух экземплярах. Поскольку характеристика является официальным документом, лучше всего, если ее подпишет руководитель организации или уполномоченное им лицо, а затем заверит печатью организации. Один экземпляр нужно выдать работнику, а второй с визами руководителя подразделения, в котором характеризуемый работает, начальника отдела кадров оставить у работодателя.
Как видим, составить характеристику непросто. Необходимо объективно и развернуто изложить сведения о работнике, хорошо знать его положительные и отрицательные качества. Кроме этого, нужно уметь логически верно соединить основные признаки и свойства, расставить акценты, отказаться от предвзятости в оценке.
Источник : hr-portal.ru
