Как создается территориально-распределенная система электронного документооборота
В статье рассмотрены современные проблемы документационного обеспечения управления и документооборота в территориально распределенной организации. Автором уточнены термины и предложена концептуальная модель территориально-распределенной системы электронного документооборота, позволяющая обеспечить наиболее оптимальный обмен данными, снизить нагрузку на каналы связи, сократить временные и трудовые затраты.
Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) [1]. Так, в Постановлении Правительства РФ от 28.01.2002 «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 — 2010 годы)» (далее — ФЦП) обозначена задача «развития системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» с целью «развития и широкого применения информационных и коммуникационных технологий» для «повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления» [2].
Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в т.ч. территориально распределенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной организации, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития.
В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориально распределенную структуру административного и отраслевого образований. Данная задача может быть решена посредством территориально распределенной системы электронного документооборота (далее — ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также снизить временные и трудовые затраты, повысить прозрачность бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.
Проблемы документооборота
между удаленными структурными единицами
Публикации российских авторов содержат методические рекомендации по традиционному (бумажному) делопроизводству, документообороту и архивному хранению документов.
Публикации зарубежных авторов свидетельствуют о гораздо больших достижениях в области методик внедрения информационных систем и управления проектами.
Однако анализ рассматриваемой предметной области показывает, что вопрос организации территориально удаленной работы с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы недостаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях территориально распределенных структур; не разработаны требования, в т.ч. отсутствует общепринятый подход к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях.
Зарубежный опыт внедрения систем электронного документооборота не учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства и работы с документами.
В результате проведенного обследования и анализа документооборота в организации с территориально распределенной структурой выявлено, что при соблюдении принятых традиционных подходов ДОУ [3, 4] основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа, утрата документов, невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания, отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных, многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации, длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.
Рассмотренные информационные системы российских производителей автоматизируют традиционный подход ведения делопроизводства, т.е. сохраняются принципы многократной регистрации документов [5, 6]. При большом количестве юридических лиц, входящих в состав территориально распределенной организации (далее — ТРО), такой подход увеличивает время обработки одного документа в несколько раз, не обеспечивает однозначной идентификации документов, усложняет их поиск. В этих системах не решены вопросы таких технических ограничений, как загрузка каналов связи и объемы памяти технических средств. Как следствие этого, возникают проблемы скорости передачи и обновления данных, а также оптимизации процедур администрирования справочников и системы в целом, своевременной актуализации данных.
Информационные системы западных производителей обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение и хранение документов, не учитывают специфику российской практики делопроизводства, не реализуют сложные процессы многоуровневого согласования и централизованного контроля исполнения документов, то есть часто неприменимы в российских организациях без их адаптации [4, 5].
В результате проведенного анализа теоретических предложений формирования ТРСЭД выявлены такие проблемы, как высокие требования к пропускной способности каналов связи с целью обеспечения доступа в режиме on-line; наличие сложных и непрозрачных процедур экспорта-импорта и преобразования информации; размытость и непрозрачность общей картины интеграции; сложность согласования интересов владельцев и потребителей информации; нарушение принципа ответственности за содержание информации; дублирование данных; неконтролируемость доступа к переданным документам в удаленные базы данных; технологическая сложность консолидации и хранения больших объемов данных; неактуальность данных в условиях их передачи в режиме on-line (по расписанию) [6].
Таким образом, существует необходимость в разработке новых принципов организации документооборота в территориально распределенной структуре организации, концептуальной модели ТРСЭД, теоретических и методических основ ее формирования.
Словарь кадрового делопроизводства. Корпоративный документопоток — это совокупность документов, образующихся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально распределенной организации (далее — ТРО), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенных для направления или передачи в сторонние организации.
Электронный документ — документ, в котором информация представлена в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации; допускают преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющую атрибуты для идентификации [4, с. 9].
Передача данных на удаленные расстояния
С целью организации обмена документами между удаленными структурными единицами организации наряду с традиционными документопотоками (входящий, исходящий, внутренний) предложено выделить корпоративный документопоток. С целью обеспечения совместного принятия решений юридических лиц, входящих в состав одной организации, и их правомерного исполнения предложено ввести понятие «электронный совместный документ».
В результате проведенных исследований был выявлен ряд технических ограничений, связанных с передачей данных на удаленные расстояния. В связи с этим предложена следующая схема организации серверов: в каждом городе, юридическом лице устанавливается отдельный сервер (параметры серверного оборудования зависят от инфраструктуры, объема документооборота, количества пользователей и используемой среды реализации ТРСЭД).
В предложенной схеме передача данных между серверами осуществляется посредством специальных механизмов, обеспечивающих доставку документов адресатам и отображение изменений в режиме on-line. При этом передаче подлежат документы корпоративного документопотока, а документы, относящиеся к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам, вводятся, регистрируются и хранятся на соответствующем сервере и не подлежат передаче на другие удаленные серверы.
Словарь кадрового делопроизводства. Электронный совместный документ — электронный документ, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами организации; электронный документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах организации и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах.
Концептуальная модель ТРСЭД представлена в виде описания 6 уровней, каждый из которых представляет собой программные компоненты (рис. 1), и описания их взаимосвязи (рис. 2).
Уровни концептуальной модели ТРСЭД одного сервера
| Настройки пользователя 1 | Настройки пользователя 2 | Настройки пользователя N | ||||
| … | ||||||
\ / \ / \ /
\/ \/ \/
| Авторизация пользователя | |||
| — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — | |||
| Правила доступа к данным и функциям ТРСЭД | |||
| \ | / | ||
| Интерфейс ТРСЭД в зависимости от настроек пользователя | |||
| — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — | |||
| Модели функциональной логики ТРСЭД (набор условий и функций) | |||
| \ | / | ||
| Механизм передачи данных, файлов, запросов-ответов | |||
| \ | / | ||
| <——————-> | |||
| База данных | Файлы | ||
/\ /\ /\
/ \ / \ / \
/ \ / \ / \
/ \ / \ / \
/ \ / \ / \
/ \ / \ / \
| Ввод | Интеграция | Интеграция | ||||
| вручную | ссылки | |||||
| Пользователи | Хранилища сканированных образцов документов | БД внешних систем | ||||
Рис. 1
Взаимосвязь уровней концептуальной модели ТРСЭД
Контент:
данные,
файлы
┌────────┐
│ Данные │
├────────┤
│┌─┐ │
││ ├─┐ │
│├─┤ │ │
││ │ │ │
││ │ │┌─┐│
│└─┘ └┤ ││
│ ├─┤│
│ │ ││
┌─.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.┐/└┴──┐ │ ││
Механизмы доступа к данным │ / / │\┌┬──┘ └─┘│
. / / . ├────────┤
│ / / │/└┴──┐ │
. / / .\┌┬──┘ │
│ / / │ │ │
. / / . │ │
│ / / │ │ │
. / / . │ Файлы │
│/ / │ │ │
/ / . │ │
┌────────────────────┐ / │ │ │
Механизмы передачи данных │. / / / │ / . │ │
│└./.-./.-.-.-.-.-/-.│.-.-.-/-.-.- └────────┘
│ / / / │ / Уровень
│/ / / │ / хранения
/ / / │ / Уровень данных
Интерфейс: Функциональная /│ / / │ / доступа ТРСЭД
бизнес-логика ТРСЭД ┌──────────────┐ │ /
│ │// / / │ / │/
│ └/-/——/───│────/──┘
│ / / / │ /
│/ / / │ / Уровень
/ / / │ / функциональной
/│/ / / / │/ логики ТРСЭД
Авторизация / └──/—/—/─────┘
┌───────┐ /
│Логин: │ / Уровень
Уровень │Пароль:│/ доступа
пользовательских └───────┘
настроек
Рис. 2
В соответствии с предложенной схемой организации серверов общая архитектура ТРСЭД содержит механизмы передачи документов и данных, обеспечивающие взаимосвязь этих серверов. На каждый сервер устанавливается отдельная база данных (далее — БД) и стандартный функционал системы в соответствии с концептуальной моделью ТРСЭД (рис. 3). Структура БД, механизмы и алгоритмы должны быть стандартными для всех серверов. Корректируется только уровень пользовательских настроек в зависимости от специфики конкретной структурной единицы (юридического лица, филиала, представительства, удаленного подразделения), входящей в состав территориально распределенной организации.
Общая архитектура ТРСЭД
┌──────────────────┐ ┌──────────────────┐
│ Сервер 1 │ │ Сервер 2 │
│┌────────────────┐│ │┌────────────────┐│
┌──┐/└─┘\││ Интерфейс, ││ ││ Интерфейс, ││/└─┘\ ┌──┐
│ │\┌─┐/││пользовательские││ ││пользовательские││\┌─┐/ │ │
Внешние └──┘ ││ настройки ││ ││ настройки ││ └──┘Внешние
системы ┌──┐/└─┘\│├────────────────┤│ │├────────────────┤│/└─┘\ ┌──┐системы
│ │\┌─┐/││ Функциональная ││ ││ Функциональная ││\┌─┐/ │ │
└──┘ ││ логика ││ ││ логика ││ └──┘
┌──┐/└─┘\│└────────┬───────┘│ │└────────┬───────┘│/└─┘\ ┌──┐
│ │\┌─┐/│ \│/ │ ┌─────────────┐ │ \│/ │\┌─┐/ │ │
└──┘ │┌────────────────┐│ │ Механизмы │ │┌────────────────┐│ └──┘
││ Механизмы │├─>│ передачи ├─>││ Механизмы ││
┌────────────┐/└─┘\││доступа к данным││<─┤корпоративных│<─││доступа к данным││/└─┘\┌────────────┐
│Пользователи│\┌─┐/│└────────┬───────┘│ │ документов │ │└────────┬───────┘│\┌─┐/│Пользователи│
└────────────┘ │ \│/ │ └─────────────┘ │ \│/ │ └────────────┘
│┌────────────────┐│ │┌────────────────┐│
││ БД ││ ││ БД ││
││ ││ ││ ││
│└────────────────┘│ │└────────────────┘│
│ /│\ │ │ /│\ │
└─────────┼────────┘ └─────────┼────────┘
\│/ \│/
┌─────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐
│Механизмы передачи данных│ │Механизмы передачи данных│
│ справочников │ │ справочников │
└─────────────────────────┘ └─────────────────────────┘
/│\ /│\
│ ┌─────────────────────────┐ │
└──>│Корпоративные справочники│<──┘
└─────────────────────────┘
Рис. 3
В соответствии с предложенными принципами организации ТРСЭД наиболее эффективно применить 2 механизма передачи данных:
1) передача данных корпоративных справочников;
2) передача корпоративных документов.
Корпоративные справочники формируются в центральной базе данных путем консолидации данных всех серверов, входящих в структуру ТРСЭД.
С целью направления документа удаленному сотруднику ТРО инициатор документа при формировании электронной регистрационной карточки выбирает этого сотрудника из соответствующего корпоративного справочника, а механизм передачи корпоративных документов обеспечивает его доставку. При этом документ хранится на том сервере, где он был создан (без создания дубликата на удаленном сервере). Список корпоративных документов, направленных удаленному пользователю, формируется по запросу этого пользователя (рис. 4).
Принцип передачи корпоративных документов
┌───────────┐ ┌──────────┐
│ │Ответ│ Список │ Консолидация
┌>│ ├────>│внутренних├─────────────┐
│ │ │ │документов│ │
│ └───────────┘ └──────────┘ │
│ Локальная │
│ БД │
│ ┌───────────┐ \│/
│ │ │Ответ ┌─────────────────┐
├>│ ├────> Нет данных │ │
│ │ │ │ │Ответ
│ └───────────┘ │Консолидированный├─────>
│ Удаленная │список документов│ │
│ БД1 │ │ │
│ ┌───────────┐ │ │ │
│ │ │Ответ └─────────────────┘ │
┌───────────┐ ├>│ ├────> Нет данных /│\ │
│ Запрос: │ │ │ │ │ │
│»Посмотреть│ │ └───────────┘ │ │
│ все ├>│ Удаленная │ │
│поступившие│ │ БД2 │ │
│ на │ │ │ Консолидация │
│ обработку │ │ ┌───────────┐ ┌─────────────┐ │ │
│ или найти │ │ │ │Ответ│ Список │ │ │
│ документы»│ └>│ ├────>│корпоративных├──────────┘ │
└───────────┘ │ │ │ документов │ │
/│\ └───────────┘ └─────────────┘ │
│ Удаленная │
│ БД3 │
└──────────────────────── Пользователь <────────────────────────────┘
Рис. 4
При открытии удаленным пользователем файла корпоративного документа его копия сохраняется на сервер этого пользователя. При последующих обращениях любым пользователем этого сервера данный файл будет открываться не из оригинального документа, а с локального сервера пользователя. Процедура копирования (кэширования) файла на локальный сервер удаленного пользователя позволяет увеличить производительность ТРСЭД и уменьшить нагрузку на каналы связи.
В чем эффективность системы?
Предложенные теоретические и организационно-методические положения позволят: создать единое документоориентированное пространство всех удаленных юридических лиц и подразделений, входящих в состав одной организации; минимизировать загрузку каналов связи в 2 раза; увеличить в 2 раза скорость и производительность системы при передаче большего объема информации (документации) в удаленные подразделения организации; сократить временные и трудовые затраты на обработку документов; обеспечить передачу документов и актуальной информации между удаленными подразделениями в режиме on-line; обеспечить возможность работы с локальными (внутренними, входящими, исходящими) документами при обрывах связи в компьютерной сети между удаленными подразделениями организации.
Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования ТРСЭД обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.
Применение результатов работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами организации, обеспечить единый стандарт систем электронного документооборота, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.
Результаты проведенного исследования позволяют определить следующие перспективы дальнейшего развития разработанной системы:
1) осуществить новые или внести корректировки в существующие нормативные документы, содержащие положения об организации электронного документооборота в территориально распределенных структурах и закрепляющие юридическую силу обмена корпоративными документами;
2) усовершенствовать и более детально разработать механизмы обмена (передачи) данными между удаленными серверами и самой модели ТРСЭД;
3) адаптировать разработанные положения к другим классам информационных систем с целью обеспечения работы в условиях распределенной структуры (например, систем технической документации, ERP-систем и других);
4) разработать модель интегрированных систем, автоматизирующих различные сферы деятельности предприятий, в условиях территориально распределенной структуры.
Источник : hr-portal.ru
