Как создать менторскую программу

Менторская программа — едва ли не лучшее, что вы можете сделать для развития своего бизнеса. Старым сотрудникам она помогает почувствовать удовлетворение от своей работы, удерживает их на рабочих местах, новым же облегчает вхождение в новый коллектив. Все это делает вас более привлекательным работодателем и позволяет обучать административный персонал. Но лучше всего то, что реализация менторской программы абсолютно бесплатна. Обучающие семинары и тренинги требуют финансовых вложений, однако менторство позволяет использовать имеющиеся ресурсы компании. С чего начать?

Как создать менторскую программу?  Разработка структуры

Перед тем, как приступить к активным действиям, следует продумать цели и задачи программы. Программа, направленная на сокращение текучки кадров, должна быть построена иначе, чем программа, направленная на обучение административного персонала, овладение новыми навыками или адаптацию новых сотрудников.

Целью компании Morgan Stanley являлось удержание на рабочих местах продавцов женского пола. Барбара Адольф, владелец одного из консультационных агентств Нью-Йорка, решила начать с создания группы лидеров в различных отделениях компании. Группе было предложено составить список личных качеств успешных сотрудников. Полученные данные планировалось использовать для бесед с менторами. Поскольку женщин, нуждавшихся в помощи, было гораздо больше, чем самих менторов, подопечных разделили на группы. Каждой группе было назначено по два ментора.

Когда Мишель Фергюсон, старший вице-президент по международным перевозкам McGraw-Hill Education, разрабатывала программу для своей компании, она преследовала схожие цели, однако в конечном итоге программа выглядела совершенно иначе. Сотрудницы McGraw-Hill Education могли выбирать цели самостоятельно (будь то поиск баланса между работой и личной жизнью или приобретение специфических профессиональных навыков), а руководство подбирало менторов, способных оказать им необходимую помощь. Менторы и подопечные лично встречались 1-3 раза в месяц в течение года. «Чудодейственных рецептов успеха не существует», — утверждает доктор Лойс Закари, президент консультационного агентства Leadership Development Services, расположенного в Фениксе (штат Аризона). —  «Вам потребуется продумать все до мелочей самостоятельно. Невозможно полностью перенять опыт коллег, не внося никаких изменений».

При создании программы прежде всего следует учитывать корпоративную культуру компании. Если в компании предусмотрена формальная культура, следует разработать строгую и формальную процедуру с минимальными временными затратами и фиксированной продолжительностью работы менторов (обычный курс занимает от полугода до двух лет, в зависимости от целей подопечного).  Если культура вашей компании далека от формальной, достаточно будет подобрать менторов, и они сами смогут договориться с подопечными обо всех тонкостях совместной работы. Однако не следует пускать все на самотек. «Если вы не будете осуществлять хотя бы минимальный контроль, программа работать не будет», — утверждает Адольф. Вне зависимости от уровня формальности, вам нужен руководитель программы и схема осуществления контроля.

Как создать менторскую программу? Подбор пар

Некоторые компании объединяют подопечных в группы. Другие же предпочитают коллегиальное консультирование, применяют облегченные, ускоренные или реверсивные технологии менторства. Тем не менее, самой распространенной остается практика индивидуального консультирования, а потому основной задачей является объединение менторов и подопечных в пары.

«Как исследователь я могу сказать, что деление людей на пары — одна из самых сложных процедур», — утверждает Тамми Аллен, профессор психологии Университета Южной Флориды и соавтор книги,  посвященной созданию менторских программ. Эта методика в действительности похожа на ту, по которой работают все сайты знакомств. По словам Таллен, исследователи действительно разрабатывают алгоритмы составления пар менторов и подопечных, а некоторые компании приобретают их. Она также знакома с практикой случайного выбора, который ничем не мотивирован. Тем не менее, Таллен утверждает, что наиболее успешным является осознанный подбор пар участников программы.

Вы можете попросить менторов и подопечных заполнить анкеты, дающие представление о том, чего они ждут от совместной работы. В McGraw-Hill существует целая система подбор пар, учитывающая рекомендации специальной комиссии и включающая в себя заполнение опросника и телефонный разговор. Вы также можете предложить участникам программы несколько вариантов выбора партнера. Доктор Лиз Сельзер, консультант агентства The Mentoring Group, расположенного в Калифорнии, курирует руководящих работников предприятий некоммерческого сектора. Она считает, что взаимопонимание — это основа успешного сотрудничества. «Если ментор и подопечный понимают друг друга, они смогут достичь успеха», — утверждает Сельзер.

Если отношения не сложились, требуется помочь участникам программы безболезненно разорвать их и найти других партнеров. Для того чтобы вовремя сделать это, проводите периодические проверки. Если проблема действительно существует, найдите подопечному нового ментора.

Как создать менторскую программу. Обучение

Итак, вам удалось определить цели программы и обозначить пользу, которую она может принести вашей компании. Вы также разработали структуру программы, которая соответствует вашей корпоративной культуре, разделили участников на пары, и они готовы начать работу. Если вы хотите достичь положительных результатов, необходимо донести до них значение термина «менторство».

Существует множество способов сделать это. Вы можете организовать общее обсуждение или нанять специалиста, который проведет беседу. Кроме того, вы можете поговорить с каждым участником лично, а затем предложить им обсудить этот вопрос между собой. Вне зависимости от выбранного подхода, вам следует принять во внимание следующее.

Объясните, почему менторская программа — это не бесполезная трата времени.
Встретившись со своим первым ментором, Сельзер тоже считала, что потратит время впустую.  К счастью, ментор нужен был ей для того, чтобы успешно защитить учебный проект, а потому она быстро поняла, насколько ценным было такое сотрудничество. «Перед тем, как начать работу с ментором, я часто говорила о том, что мне пора бы перестать тянуть время и что-то изменить в своем подходе к написанию диплома, но ничего для этого не делала», — говорит Сельзер. —  «Я почувствовала свою ответственность перед ментором, и дело сдвинулось с мертвой точки».

Занятые люди зачастую не могут выделить время на встречу с ментором.  Сельзер утверждает, что первым шагом к успешному сотрудничеству является преодоление чувства страха или неловкости. Несмотря на то, что свое первое решение о работе с ментором она приняла не самостоятельно, Лиз вовсе не настаивает на том, чтобы участие в программе было строго обязательным. Вместо этого следует объяснить людям, почему им необходимо участвовать. «Помогите им увидеть все преимущества», — советует она.

Руководящие работники вашей компании должны подчеркивать свое положительное отношение к менторской программе. Попросите их участвовать в ней и поощрять своих подчиненных делать то же. Узнайте, кто из штатных сотрудников уже имеет опыт общения с ментором и может поделиться положительным опытом, рассказав, как именно это сотрудничество повлияло на их карьеру.

Управляйте ожиданиями

«Управление ожиданиями — одна из важнейших составляющих успешной реализации программы», — утверждает Аллен. —  «Люди по-разному представляют себе работу с ментором. Они могут подумать, что она гарантирует повышение или другие преимущества. Именно поэтому следует объяснить им, чего можно ожидать от участия в программе».

Предложите концепцию

Менторы и их подопечные могут самостоятельно выбирать способы и методы работы, в зависимости от целей и личных предпочтений. Тем не менее, вы можете помочь им, предложив свои собственные организационные советы.
Закари считает эффективной следующую схему: подготовка — определение обязательств — выполнение — завершение. На стадии подготовки ментор и подопечный обсуждают свои ожидания, вопросы конфиденциальности и границы дозволенного. На стадии определения обязательств участники определяют план, четко описывают задачи и действия, которые они будут предпринимать для достижения результата. Стадия выполнения в пояснениях не нуждается. Ментор дает подопечному советы, оказывает содействие и поддержку. «Ментор подобен зеркалу, в котором подопечный видит свое текущее состояние и возможности», — говорит Закари.

Завершающая стадия знаменует окончание сотрудничества. И это не просто слова. «На завершающем этапе участникам следует сделать выводы о том, чему они научились в процессе взаимодействия, и о том, как можно использовать полученные знания и навыки в будущем», — утверждает Закари. —  «Они также могут вместе отпраздновать свой успех».

Предложите участникам программы использовать в работе ведение протоколов, ролевые игры или взаимное наблюдение.

Как создать менторскую программу. Составляющие успеха

Общение.
Убедитесь в том, что каждый сотрудник компании знает о реализации программы. Поручите руководящим работникам донести эту информацию до подчиненных. «Ключевые фигуры компании должны оказывать содействие по реализации программы и по возможности принимать в ней участие. Так каждый сотрудник осознает важность менторства», — говорит Аллен.

Интеграция с корпоративной культурой.
«Если вы не предпримете никаких мер после того, как менторы и подопечные окончили свою работу, люди могут воспринять эту инициативу негативно. Программа должна оказывать долгосрочный эффект и иметь значение для всех сотрудников компании», — утверждает Закари. Постепенное внедрение. «Вряд ли у вас получится быстро внедрить менторскую программу», — говорит она.

Система оценки.
Определив цели, обозначьте критерии, по которым вы будете судить об успехах и неудачах реализации программы. Ознакомьтесь с отзывами менторов и их подопечных. Просмотрите статистику, отражающую изменения в областях, на которые была нацелена программа.

Источник : hr-portal.ru