Как все успевать, но не стать роботом

Ежегодно выходят сотни книг о личной эффективности, тайм-менеджменте, мотивации и так далее. Какие советы из них применимы на практике и действительно работают, а какие чересчур заумны или делают человека заложником распорядка дня? Мы попросили основателя и генерального директора Brainify, генератора личных образовательных программ, Михаила Миронова поделиться личным опытом и рассказать об инструментах, которые помогают ему справляться с потоком дел и находить время на новые знания.

Проблема

Если в ваших сутках 24 часа, то, скорее всего, они выглядят так:

8 часов — сон
8 часов — работа 
2 часа — на работу, с работы и сборы 
2 часа — завтрак и ужин с отдыхом и сборами 
3 часа — вечерний отдых и домашние дела 
1 час — остаток

Это прекрасная ситуация. Внутри нее вы всегда при деле и даже задуматься не успеваете, кто вы, куда и зачем идете. Это комфортно. Но если случилось непоправимое и вы все же задумались о жизни и решили внести в нее некие перемены, то 24-часовой цикл — ваша проблема. Он оставляет мало пространства для творческого подхода к выстраиванию дел.

Решение:

Единственный способ преодолеть ограничения времени — это выбирать с умом, какими занятиями вы его наполняете. Делать необходимое и не делать лишнего. Чтобы в совершенстве овладеть искусством не делать лишнего, рекомендую погрузиться в «Дао дэ цзин» Лао-цзы (например, в переводе В.В. Малявина).

Давайте начнем с главного признания: управление временем — это миф. Никто не может повлиять на течение времени или остановить его. 24 часа в сутки — и баста. Мы можем только выбирать действия и события, которые помещаем в эти часы. И в этом вся соль: как научиться делать необходимое и не делать лишнего. Для прикладных целей рекомендую три практичных правила, о которых стоит вспоминать каждый день:

— правило 4/64 
— правило тысячи часов 
— правило 1%

Правило 4/64

Если правило Парето универсально (а похоже на то), значит, его можно применить к самому себе. Должны быть 20% от 20% усилий, которые приносят 80% от 80% результата. То есть 4% усилий, дающих 64% результата.

Наверняка вам известен закон Парето: 20% усилий приносят 80% результата. Если пойти дальше и применить закон Парето к самому себе, то получится правило 4/64, то есть 4% усилий приносят 64% результата. Можно пойти еще дальше: должны найтись 0,8% усилий, которые приносят 51,2% результата, но это уже опасная игра в лень. 4% от времени бодрствования — это около 40 минут в день. Что вы можете сделать за 40 минут, что значительно повлияет на ваши результаты (достижения в работе и качество жизни)?

Нюансы:

1) Суть правила не в том, чтобы мало трудиться. 4/64 — это про привычку фокусироваться на действиях с максимальной отдачей, в первую очередь делать усилия, критичные для результата.

2) Если прочесть правило наоборот, получится, что 96% усилий приносят только 36% результата. То есть за пределами критичных 4% весь труд (суета и занятость) имеет маленькое значение: не важно, сколько вы работали, если не сделали самого главного.

3) Чтобы действительно научиться применять правило 4/64, надо полюбить цифры: начать оценивать трудозатраты и измерять результаты. Иначе сложно понять, правильно ли вы нашли 4%.

Пример из жизни:

Помимо прочего, в нашей команде я отвечаю за тексты. Заданий хватило бы, чтобы писать сутками: рекламные кампании, интерфейсы, рассылки, статьи и так далее. По правилу 4/64 я знаю, что часа писательства в день должно быть достаточно, чтобы решить бóльшую часть наших задач. Именно столько времени я стараюсь уделять работе с текстами. Чтобы выбрать, за какие задания взяться, я взвешиваю, что больше всего повлияет на конечный результат (на продажи и счастье клиентов). Из-за этого некоторые задания пролеживают на полке довольно долго, но на результатах это сказывается мало, и другие задачи не провисают.

Правило тысячи часов

В книге «Гении и аутсайдеры» Малкольм Гладуэлл рассказывает о том, что необходимо сознательно вложить 10 тысяч часов в какое-либо дело, чтобы стать в нем экспертом. Гладуэлл ссылается на примеры The Beatles, Билла Гейтса и других. В 1991 году шведский психолог Андерс Эрикссон провел свое самое известное исследование. Он проинтервьюировал воспитанников берлинской музыкальной академии, чтобы выяснить, какие факторы становятся причинами наивысших достижений в искусстве. Оказалось, что самые экстраординарные таланты к своему 20-летию имели за плечами более десяти лет игровой практики — в среднем около 10 тысяч часов упражнений и репетиций. Все без исключения. И это главное, что отличало их от других учеников, которым не прочили блестящей карьеры.

Аналогичные исследования в других сферах человеческой деятельности привели к очень похожим результатам. Поэтому в обиход психологов надежно вошло правило: необходимо сознательно вложить 10 тысяч часов в какое-либо дело, чтобы стать в нем экспертом. 10 тысяч часов — это много: от 5 до 10 лет в зависимости от того, сколько времени вы можете уделять интересующей вас сфере каждый день. Хак: можно воспользоваться правилом тысячи часов. Практикуя что угодно тысячу часов, вы быстро овладеете ключевой экспертизой и займете место среди немногих, кто разбирается в этой сфере. Остальные 9 тысяч часов уйдут на изучение тонкостей, знание которых только мастера смогут оценить по достоинству. При этом вы можете вложить другую тысячу часов в освоение еще одной области и стать экспертом на пересечении двух или трех сфер. Это разумно, потому что не только экономит время, но и позволяет попробовать себя сразу в нескольких областях, которые вам интересны (у большинства людей их больше одной).

Нюансы:

1) Речь идет о сознательном вложении времени. Если вы просто играете в шахматы каждый день 10 лет подряд, вы не станете гроссмейстером. Надо читать, постоянно ставить перед собой сложные задачи (например, выбирая противников сильнее), анализировать сыгранные партии и так далее.

2) Надо иметь перед собой ролевую модель — человека, вложившего 10 тысяч часов в овладение сферой, которую вы исследуете. Иначе из-за информационного шума вы можете распорядиться своей тысячей часов неправильно и стать лжеэкспертом.

Пример из жизни:

В 2012 году я решил определиться со сферами своих интересов. Получились такие ключевые слова: будущее, технологии, образование, личное развитие. По правилу 10 тысяч часов надо бы сделать ставку на одну из этих областей: развиваться как футуролог, инженер, педагог или коуч. Со временем экспертиза выделит меня в одной из этих очень конкурентных сфер — и вот он, успех. Но одновременно такой подход лишит меня гибкости, если что-то пойдет не так: занятие перестанет нравиться, рынок изменится, или профессия попросту исчезнет. Вместо этого я использую хак тысячи часов: развиваю компетенцию на стыке технологий и личного развития. Экспертов в этой узкой области тоже много, но их счет идет на сотни, а не на многие тысячи или миллионы. Поэтому достичь значимого результата можно быстрее (Brainify — тому доказательство) и пространства для маневров остается больше.

Правило 1%

Эта магия сложного процента работает так: в понедельник у вас есть 1 (100%), во вторник — 1+1х0,01=1х(1+0,01)=1х1,01=1,01 (101%), в среду — 1,01+1,01х0,01=1,01х(1+0,01)=1,01х1,01=1,012=1,0201 (102,01%), в четверг — 1,012+1,012х0,01=1,012х(1+0,01)=1,013=1,030301 (103,0301%), через полгода: 1,01180=5,9958…(599,58…%), через год — 1,01365 = 37,7843… (3778,43…%).

Это правило основано на математике сложного процента и звучит так: если каждый день становиться лучше на 1% в чем-то, то за год накопленное улучшение составит почти 3800% (вы станете лучше в этом в 38 раз). 1% — не измеритель, а метафора. Маленькие методичные усилия дают больший результат, чем вы предполагаете. Какие сферы жизни вы хотели бы улучшить? Какое маленькое действие в каждой из них можно сделать сегодня, чтобы продвинуться вперед хотя бы немного?

Нюансы:

1) Если каждый день становиться на 1% хуже в чем-то, математика останется такой же.

2) Если вы не знаете, куда вложить свое усилие, есть универсальный рецепт. Каждый день улучшайте свое здоровье на 1% — физическое, эмоциональное, ментальное и духовное.

3) 1% — это, конечно, метафорическая величина, не имеет смысла ее вычислять. 1% — это маленькое усилие, которое несложно делать каждый день. Стать на 1% здоровее сегодня можно, выспавшись или съев яблоко.

Пример из жизни:

Пример как раз о здоровье. Эта тема всерьез заинтересовала меня два года назад. После долгого перерыва я пришел на тренировку (восточные единоборства) и обнаружил, что очень быстро устаю. Стало ясно, что со временем будет только хуже: вряд ли выносливость увеличится сама собой. Взять и резко улучшить физическую форму и самочувствие сложно: все-таки и ухудшились они не за один день. Правило 1% пришлось кстати: я стал маленькими порциями добавлять в свою жизнь полезные привычки. Выйти на прогулку вечером, потом заменить ее на легкую пробежку, потом постепенно увеличить дистанцию и темп. Заменить снэки на полезный перекус, разбавить один из приемов пищи в день овощами, потом два приема, осмотрительнее выбирать продукты и так далее. Со временем такие маленькие действия трансформировали образ жизни и укрепили тело: я очень редко и недолго болею, могу пробежать полумарафон, если надо. Правило работает.

Если вы решите ввести эти хаки себе в привычку, очень рекомендую начать с правила 4/64. Оно дает самый быстрый и ощутимый эффект. На практике это работает так.

У вас есть список дел на день (лучше его записывать, но не настаиваю: у самого не очень получается). Надо отыскать в нем задачи — кандидаты на те 4% усилий, которые принесут 64% результата, и взяться за них в первую очередь. Скорее всего, иногда вы будете ошибаться: недооценивать трудоемкость или переоценивать вклад задачи. Но эффект все равно почувствуете быстро, а глазомер со временем натренируете, и однажды придет озарение: вы заметите, что выполнение или невыполнение задач из хвоста таких списков не сказывается на результатах и продуктивности. В этот момент надо идти к боссу и просить повышение. А затем придет второе озарение: вы поймете, что правило 4/64 стало метанавыком, который автоматически направляет ваше внимание на самое важное. А это уже на полпути к великому дэ (и пора-таки читать Лао-цзы).

Источник : hr-portal.ru