Компенсационный пакет сотрудника, направляемого в долгосрочную командировку за рубеж

В последнее время все больше и больше украинских компаний сталкиваются с необходимостью направления своих сотрудников в зарубежные командировки. Целью таких командировок обычно является приобретение знаний, навыков и опыта определенными категориями украинских специалистов во время работы в иностранной компании, а также, в ряде случаев, использование в работе иностранной компании (в течение определенного срока) их редкой квалификации.

Необходимость направления сотрудников за рубеж в долгосрочную командировку ставит перед менеджерами по управлению персоналом компаний ряд вопросов и задач (перед отъездом сотрудников, во время их пребывания за рубежом, а также перед возвращением на родину). Помочь в решении этих вопросов призван «Институт Глобальной Мобильности». Эта организация учреждена в ноябре 2002 года компанией Ernst & Young для исследования и разрешения проблем, с которыми сталкивается работодатель при глобальном управлении своими трудовыми ресурсами. Институт имеет свои подразделения в 13 странах мира (среди которых — Великобритания, Швеция, Швейцария, Австралия, Чехия, Польша, Россия), а с сентября 2005 года эта организация начала действовать и в Украине на базе группы Human Capital компании Ernst & Young. Сегодня Институт объединяет около 1000 членов по всему миру. Задача организации в Украине — помочь специалистам отечественных компаний решать вопросы, связанные с перемещением так называемых «глобально мобильных» сотрудников по миру, с использованием современных технологий. К таким вопросам, в частности, относятся: соблюдение требований трудового, налогового, иммиграционного законодательства (как в Украине, так и в стране пребывания сотрудника), а также правильное структурирование компенсационного пакета, который должен стимулировать эффективное выполнение «мобильным» сотрудником поставленных перед ним задач.

Чтобы проанализировать порядок структурирования конкурентного компенсационного пакета, воспользуемся конкретным примером, с которым нам пришлось столкнуться в своей практике (обращаем внимание на то, что в целях сохранения конфиденциальности информации о клиенте, данные в примере были видоизменены).

Предположим, что у украинской компании с иностранными инвестициями возникла необходимость направить высококвалифицированного специалиста в области компьютерных технологий на работу в офис штаб-квартиры Компании, расположенный в одной из стран Западной Европы (страна N). Цель пребывания в долгосрочной (до 3 лет) зарубежной командировке состоит в приобретении этим специалистом соответствующего опыта и навыков, а также знаний о Компании, достаточных для того, чтобы по возвращении в Украину он смог возглавить департамент информационных технологий, работающий одновременно в трех странах Центральной и Восточной Европы.

Базовая информация о сотруднике, направляемом в долгосрочную зарубежную командировку: мужчина 35 лет, женат, имеет двоих детей школьного возраста. В Украине у него дом, в котором живут его родители. По окончании командировки не намерен оставаться в другой стране, а хочет вернуться в Украину.

На этапе подготовки и организации долгосрочной зарубежной командировки сотрудника у Компании возникает ряд вопросов, в том числе такие:

• Как оптимизировать структуру компенсационного пакета сотрудника?
• Как правильно структурировать правовые отношения между сотрудником, работодателем и компанией, принимающей сотрудника за рубежом? Какие документы для этого необходимо оформить?
• Как учесть требования украинского законодательства относительно максимального (60 дней) срока пребывания сотрудника в командировке?
• Нужно ли выплачивать сотруднику суточные в период его пребывания за рубежом? Если да, то каким образом?
• Какие документы будут необходимы сотруднику для въезда в другую страну, для легального пребывания и осуществления трудовой деятельности на ее территории?
• Какими налогами будут облагаться доходы, полученные сотрудником во время долгосрочной командировки?
• Как избежать двойного налогообложения?

Перед тем, как направить сотрудника в долгосрочную командировку за рубеж, нужно задать правовые рамки, то есть правильно с юридической точки зрения структурировать отношения сотрудника, как с работодателем, так и с зарубежной компанией, в которую он направляется. Важно также оценить возможные как для Компании, так и для сотрудника риски, связанные с такой поездкой.

Основными документами, необходимыми для оформления долгосрочной зарубежной командировки, являются:

• трудовой договор, который непосредственно оформляет и регулирует трудовые отношения принимающей стороны с сотрудником, документирует основные условия труда и его оплаты, социальные гарантии, другие договоренности, достигнутые между сотрудником и работодателем, а также регламентирует разрешение трудовых споров между сотрудником и Компанией, если таковые возникнут;
• дополнение к трудовому договору, в котором оговариваются особые условия, связанные с перемещением сотрудника за рубеж на время долгосрочной командировки (порядок переезда, особые компенсации и льготы, порядок и процедура налогообложения, порядок и процедура возвращения на родину);
• договор между отправляющей и принимающей сторонами, регламентирующий порядок и процедуру взаиморасчетов компаний, связанных с перемещением такого сотрудника.

Все документы должны отвечать требованиям законодательства Украины и страны пребывания сотрудника. Кроме того, они должны быть составлены таким образом, чтобы обеспечить максимально эффективное налогообложение доходов, полученных сотрудником, а также предупредить негативные налоговые последствия как для отправляющей, так и для принимающей компании. Грамотное структурирование и оформление перечисленных документов поможет в дальнейшем избежать осложнений, связанных с особенностями национального иммиграционного, трудового, налогового или валютного законодательства той или иной страны.

При оформлении документов для откомандирования сотрудника на работу за рубеж, необходимо учитывать, что законодательством Украины предусмотрен максимальный срок — 60 дней, — в течение которого сотрудник отечественной компании имеет право работать в чужой стране. Однако есть и исключения: к примеру, лица, направленные за границу по внешнеэкономическим договорам для проведения монтажных, ремонтных, проектных, проектно-исследовательских, строительных, пусконаладочных и других работ, вошедших в перечень, утвержденный Кабинетом Министров Украины, могут пребывать в заграничной командировке до одного года. Для компаний здесь появляются некоторые дополнительные возможности избежать установленного ограничения по срокам. В нашем случае, чтобы подвести сотрудника под действие такого исключения, необходимо было адаптировать его должностную инструкцию с тем, чтобы она соответствовала должности, предусмотренной упомянутым перечнем.

Еще одна сложность, с которой может столкнуться компания, — порядок выплаты сотруднику суточных в период его пребывания за рубежом. В рассматриваемом случае, обязательства осуществления этих выплат возлагались на компанию, которая принимает сотрудника (офис штаб-квартиры Компании).

Необходимые для оформления долгосрочной заграничной командировки документы можно условно разделить на две категории:

1) документы, подтверждающие законность физического присутствия сотрудника на территории страны назначения;
2) документы, обосновывающие законность осуществления сотрудником трудовой деятельности на территории страны назначения.

Для того чтобы легализовать свое пребывание в стране назначения, сотруднику, направляемому в командировку, нужно оформить целый ряд разрешительных и регистрационных документов. Речь, в первую очередь, идет о въездной визе. Также могут понадобиться: медицинская страховка, различные сертификаты, разрешение на трудоустройство, разрешение на проживание, справка о наличии кода налогоплательщика, данные о социальном страховании и другие документы. Такие же документы иногда необходимо оформить и для членов семьи сотрудника, которые будут сопровождать его в командировке.

Теперь о проблемах, с которыми могут столкнуться Компания и ее сотрудник во время пребывания последнего за рубежом. Эти проблемы могут быть связаны с особенностями законодательства страны пребывания, например, со сложным и несогласованным порядком получения виз и разрешений на трудоустройство (как в нашем случае), а также со сроками оформления разрешительных документов. Могут возникнуть сложности с валютным регулированием и с осуществлением взаиморасчетов между направляющей и принимающей стороной.

После того, как четко заданы правовые рамки, можно приступать к формированию компенсационного пакета для направляемого в долгосрочного командировку сотрудника. Для этих целей специалисты Ernst & Young используют свой собственный метод «Соответствие — Стоимость — Ценность» (Fit — Cost — Value).

Согласно этому методу, для того чтобы компенсационный пакет, предоставляемый сотруднику, соответствовал стратегии компании, при его структурировании, в первую очередь, необходимо провести подробный анализ принятых в Компании политик и процедур. В то же время не стоит забывать об оптимизации затрат, связанных с таким компенсационным пакетом, и об упрощении порядка их администрирования.

Даже после того, как компенсационный пакет для сотрудника полностью сформирован, нельзя с абсолютной уверенностью говорить о его эффективности с точки зрения затрат компании до тех пор, пока не будет осуществлена оценка налоговой эффективности всех его компонентов.

Налоговое планирование при формировании компенсационного пакета для сотрудника, направляемого за рубеж, должно проводиться с учетом требований налогового законодательства как Украины — «отправляющей» стороны, так и страны, в которую направляется сотрудник, — «принимающей» стороны. На этапе налогового планирования консультанты обращают основное внимание на статус конкретного сотрудника — резидент или нерезидент, что необходимо для определения способа налогообложения и источников происхождения его дохода, а также на правильное структурирование и использование специальных налоговых льгот, предусмотренных законодательством той или иной страны. Среди таких налоговых льгот можно отметить, например, компенсацию расходов на переезд или стоимость обучения сотрудника иностранному языку.

Особое внимание следует уделять вопросу избежания двойного налогообложения доходов сотрудника, которое может возникнуть в случае, если и родная страна и страна пребывания сотрудника, согласно местному законодательству каждой из них, имеют право облагать налогом один и тот же доход сотрудника (или его определенную часть). Для избежания такого двойного налогообложения существуют соответствующие международные соглашения, страны-участницы которых договариваются между собой о том, кто из них и в каких случаях будет иметь исключительное право на налогообложение доходов соответствующих сотрудников. В таких международных соглашениях, как правило, прописываются и процедуры избежания двойного налогообложения (которые, к сожалению, не всегда можно реализовать на практике — поэтому важно знать практические «особенности национального налогообложения» в каждой конкретной стране).

Однако международные договора не являются единственным инструментом для избежания двойного налогообложения. В ряде случаев это можно сделать также путем планирования рабочего графика сотрудника и, соответственно, структурирования источников его доходов (легально манипулируя таким образом статусом налогового резидента). Кроме того, можно планировать и источники выплат дохода сотрудника.

В то же время, несмотря на проведенную налоговую оптимизацию компенсационного пакета сотрудника, направляемого за рубеж, налоговое бремя, возникающее вследствие его переезда, может в ряде случаев превысить налоговые обязательства сотрудника в его родной стране, если бы он ее не покидал. Поэтому ряд компаний-работодателей прибегают в таких случаях к компенсации дополнительных налоговых затрат, предусматривая эту возможность в своих корпоративных политиках. Основными типами корпоративных налоговых политик являются:

• налоговое уравнение — налоговое бремя сотрудника при переезде из одной страны в другую будет таким же, как если бы сотрудник не покидал родную страну (независимо от того, является ли налоговый режим в стране назначения более или менее благоприятным по сравнению с налоговым режимом в родной стране);
• налоговая защита — налоговое бремя сотрудника при переезде, в любом случае, не будет больше, чем в родной стране, но будет меньше, если страна назначения имеет более благоприятный налоговый режим, чем родная страна сотрудника;
• налоговая локализация — налоговое бремя сотрудника полностью определяется местным законодательством страны назначения.

Тем не менее, многие компании используют «гибридные» политики, сочетающие в себе элементы нескольких типов политик, или же пользуются набором политик гибко — в зависимости от категории командируемых сотрудников и страны, в которую они направляются.

Подводя итоги, необходимо отметить, что правильно структурированный компенсационный пакет сотрудника, направляемого в длительную командировку за рубеж, является одной из гарантий эффективного достижения целей командировки. Применительно к предложенному практическому примеру, такой целью являлось приобретение соответствующих навыков и опыта работы сотрудником, его благополучное возвращение в Украину, в компанию, которая его направила в командировку, и его вступление в должность Глобального специалиста по информационным технологиям, руководящего практикой нескольких офисов компании. Такая цель была достигнута, в том числе, благодаря тому, что при формировании компенсационного пакета были учтены основные потребности и ожидания данного сотрудника.

Источник : hrliga.com