Корпоративные порталы для информационных систем предприятия

В прошедшем 2000 году проблематика построения информационных систем предприятий в прошедшем 2000 году ознаменовалось появлением новых терминов и соответствующих горячих тем для обсуждений — «электронный бизнес», «управление знаниями», «порталы», XML-технологии. Немного приглядевшись к ним легко увидеть взаимосвязь этих вопросов с довольно четким разделением в смысловом плане: электронный бизнес и управление знаниями — это некоторые целевые функции, а порталы и XML — технологии, средства достижения целей.

Именно поэтому, прежде чем перейти к теме создания корпоративных порталов имеет смысл кратко обсудить, зачем они нужны. Но сначала обратим внимание еще на один важный вопрос.

Новые термины и новые технологии — это не одно и то же

ИТ-индустрия отличается невиданными ранее темпами обновления технологий. Однако нужно признать, что терминология тут меняется еще быстрее.

Появление нового термина неизбежно вызывает определенную настороженность: не является ли это чисто маркетинговым ходом поставщиков, которые пытаются продать старый товар в обновленной упаковке? Более того, может быть, не сумев решить ранее обозначенный круг проблем, начинают предлагать более широкий (и дорогой) ассортимент функций. Чего уж там «управление документами» (или информацией»)? Давайте сразу управлять знаниями!

В условиях достаточно жесткого информационного давления со стороны поставщиков пользователям (ИТ-специалистам) нужно достаточно четко различать маркетинговые приемы и реальные технологические инновации. Например, почти еще год назад американский еженедельник eWeek отмечал, что «слово «портал» становится модным термином маркетинга, им начинают называть любое приложение, хотя бы отдаленно напоминающее такую структуру».

Со своей стороны отметим, что хотя «маркетинг» занимает довольно большое место появлении новых понятий, все же последние отражают реальное поступательное развитие технологий. Но, как правило, никаких революционных скачков в технологиях не происходит — тут имеет место эволюционный процесс. В этом плане смена терминологии отражает некоторые временные точки «перехода количества в качество».

Такая ситуация довольно четко определена, например, в материалах Lotus по вопросам управления знаниями: «До недавнего времени Lotus не использовала термин «Управление знаниями», но в настоящее время это определение более точно соответствует задачам, решаемым с помощью наших технологий. При этом мы подчеркиваем, что новый термин «Управление знаниями» не означает, что данная концепция представляет что-то принципиальное новое для Lotus.»

Е-бизнес: требования к управляемости предприятия резко возрастают

По мере обсуждения перспектив реализации идеи электронной коммерции становится все более очевидным, что ключевой проблемой здесь является не столько использование современных технологий взаимодействия с партнерами и покупателями (схемы B2B, B2E и т.д.), сколько повышение эффективности работы самого предприятия. В условиях рыночной экономики термин «эффективность» в последнее время все чаще заменяется понятием «конкурентоспособность», потому что для организации должна работать не просто хорошо, самое главное — лучше конкурентов.

Весьма любопытным фактом является то, что наиболее передовые, «смекалистые» компании вместо того, чтобы прятать свои проблемы от посторонних глаз, наоборот, учатся «жить в стеклянном доме». Они совершенствуют внутреннюю деятельность и выставляют ее на всеобщее обозрения как конкурентное преимущество для клиентов. Один из примеров такого подхода — корпорация Dell, 20 тысяч клиентов которой еженедельно в режиме OnLine проверяют состояние своих заказов. В результате компания получает существенную экономию при обработке запросов и одновременно повышает доверие покупателей.

Очевидно, что для реализации такой схемы требуется высокое качество внутренних механизмов управления предприятием. Проблема же (особенно характерная для нашей страны) заключается в том, что прозрачности деятельности организации зачастую нет даже для ее руководителей.

Наряду с традиционной задачей снижения самых разнообразных издержек в работе предприятия (например, разработка, производство и продвижение на рынок продукции) сегодня требуется переход к качественно иной модели управления. В частности от руководства требуется не только выработки правильной стратегии развития (планирования) и контроля за ее выполнением, но также резкое повышение реакции на изменение ситуации от плановой. То есть руководитель предприятия должен иметь возможность постоянного оперативного обзора всего происходящего, как на предприятии, так и во вне его. И на основе этой информации принимать быстрые и адекватные решения, организовывать и контролировать их точное оперативное исполнение.

Реализация этих идей предъявляет к компьютерным системам требование интеграции всех корпоративных приложений и информационных ресурсов, чтобы обеспечить прозрачный доступ к любым данным (в соответствии с правами доступа) из единого интерфейса. Но при этом необходимо предпринять шаги к оптимизации объема получаемой информации — на рабочий стол руководителя или аналитика должна поступать действительно необходимая, обработанная и оперативная информация.

От управления информации к управлению знаниями

Термин «управление знаниями» стал использоваться в среде ИТ-поставщиков лишь в последние два года, причем в основном он применялся в качестве частного случая проблемы «управления информацией».

Вопрос о том, что такое «знания», чем они отличаются от информации, и что понимается под управлением ими, является концептуально очень важным. Проблема заключается в том, что как и многие другие философские категории, знания можно определить только в виде самых разнообразных их свойств и методов обработки. Поэтому приведу только некоторые таких определений.

• Информация — это еще не знания, до тех пор пока она не востребована и не решает задачи (то есть: знания — это информация, которая помогает решать задачи). 
• Управление знаниями — это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов организации. 
• Управление знаниями представляет собой систематический процесс создания и преобразования индивидуального опыта таким образом, чтобы эти знания могли бы быть перенесены в процессы, услуги и продукты, для увеличения продуктивности работы организации. 
• Если бы компания знала то, что она знает, она была бы в три раза более продуктивной.

Парадокс заключается в том, что, с одной стороны, увеличение объема информации не означает автоматического увеличения знаний, а с другой — потенциальный объем знаний индивидуумов существенно больше, чем имеется в корпоративных (или общедоступных) хранилищах данных.

Данная проблема хорошо иллюстрируется деятельностью служб технической поддержки: как решение частных запросов пользователей превратить в корпоративные знания для решения подобных проблем в будущем? Ведь порой о найденном однажды решении забывает сам автор. В этой связи полезно привести пример из деятельности компании Xerox.

Желая увеличить продуктивность сотрудников технической поддержки, было решено запретить традиционные 15-минутные перерывы на кофе (перекуры). Действительно, после этого каждый специалист стал обрабатывать больше телефонных запросов. Но общая продуктивность службы упала — увеличилось число неудовлетворенных обращений, возросло среднее время их обработки. Дополнительные анализ показал, что это произошло из-за прекращения обменом информацией между техническими специалистами: во время перерывов они в основном обсуждали только что решенные проблем пользователей. Именно во время кофе-брейк индивидуальные знания превращались в общедоступные.

Итак, понятно, что управление знаниями непосредственно имеет отношение к проблемам групповой работы. Но есть и другой аспект — получение из имеющейся информации качественно новых, вторичных сведений. В отношении структурированных данных подобная обработка связана c использованием технологий OLAP и Business Intelligence.

Что касается неструктурированной информации (в первую очередь текстовой), то сегодня проблема ее аналитической обработки информации довольно упрощенно сводится к вопросу поиску данных по запросам пользователей. Однако в реальности более важными являются так называемые «обратные задачи», которые дают ответ на вопрос типа «пойди туда, не знаю куда, найди то, не знаю что». Например, по поисковому запросу можно получить информацию о состоянии некоторой области экономики. Но на самом деле инвестора интересует иной вопрос — какая сфера вложения его капиталов является наиболее привлекательной. Тут вполне может оказаться, что он пройдет мимо нужной темы просто потому, что не знает о ее существовании.

Другой классический пример представляет собой сбор информации разведывательными службами: как известно 80-90 процентов стратегических данных формируются на основе анализа совершенно открытых источников. Просто нужно уметь собирать и обрабатывать эту информацию.

Концепция корпоративного информационного портала

Собственно, уже из описания задач, необходимых для повышения эффективности работы предприятия весьма естественно вытекает схема их технологического решения в корпоративного портала. _ создание единого механизма доступа к внутренним и внешним ресурсам. В последнее время термин «портал» используется достаточно широко в информационных технологиях и это требует некоторых уточнений.

Сегодня чаще всего речь идет о Web-порталах, через которые пользователи осуществляют доступ ко всему миру Web-ресурсов. В данном случае, фактически, мы имеет дело с универсальными или тематическими поисковыми и рубрицирующими Web-серверами. Необходимость таких механизмов не требует пояснений, но все же для создания корпоративных порталов их возможностей явно недостаточно. В этой связи стоит отметить проблемы доступа к данным сложной структуры (например, из разнообразных систем управления предприятием), оптимизации работы портала для конкретного пользователя, обеспечения безопасности и разграничения прав доступа.

В одном из отчетов известной консалтинговой компании Delphi Group дается такая классификация порталов в соответствии с целевой пользовательской аудиторией:

• Портал публикаций информации ориентирован на большие, разнородные сообщества пользователей с разнородными интересами. Такие порталы содержат немного элементов персонификации и настройки содержимого, и предлагают только базовые средства поиска и интерактивного взаимодействиями, ориентированные на неискушенного пользователя Web. 
• Коммерческие порталы обеспечивают предоставление узконаправленной информации определенной целевой аудитории. 
• Корпоративные порталы координируют контент в рамках относительно узкого сообщества пользователей, объединенных общими целями и задачами. 
• Персональные порталы обеспечивают доставку информации, отфильтрованной для специфических потребностей конкретных пользователей.

Специалисты исследовательской компании IDC, говоря о корпоративных порталах, выделят среди них четыре типа, отражающих эволюцию самой концепции. При этом классификация основана на типе контента и предоставляемых пользователям средств:

• Информационный портал , который соединяет людей с информацией. 
• Портал для совместной работы , который обеспечивает все мыслимые средства взаимодействия людей с использованием компьютерных технологий. 
• Порталы экспертизы , которые соединяют людей с другим людьми на основе таких критериев, как опыт, область экспертизы и интересы. 
• Порталы знаний , которые комбинируют все перечисленные выше типы и обеспечивают доставку персонифицированной информации с учетом конкретной работы, которую каждый пользователь выполняется в определенный момент времени.

В более развернутом виде концепция корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal, EIP) была сформулирована аналитиками Delphi Group в 1999 году: EIP — это Web- ориентированное средство доступа к разнообразным структурированным и неструктурированным данным на предприятии и вне него, а также анализа и обработки полученной информации. По их мнению, полное решение EIP должно включать девять основных функций:

1. Интеграция приложений и данных. Обеспечение возможности взаимодействия сотрудников предприятия со всем приложениями и информационными ресурсами, используемыми в организации (в соответствии с установленными правами), через единый интерфейс. 
2. Категоризация. Упорядочивание данных для осуществления удобной навигации по информационным ресурсам. Автоматизированные процедуры категоризации результатов индивидуального поиска. 
3. Полнота и релевантность поиска. Реализация эффективных поисковых механизмов по всевозможным источникам данных (структурированные, неструктурированные, метаданные), просмотр всех ресурсов, которые могут включать нужные данные, оценка достоверности полученной информации. 
4. Публикация и распространение. Возможность публикации пользовательской информации для общекорпоративного доступа. 
5. Управление бизнес-процессами. Пользователи должны иметь возможность не только следить за ходом выполнения деловых процессов, но также инициировать такие процессы и активно участвовать в них. 
6. Коллективная работа. Обеспечение режима командной работы, как в традиционном варианте «сотрудник-сотрудник», так и в режимах «сотрудник-партнер» и «сотрудник-клиент». 
7. Персонализация рабочего пространства. Формирование среды работы сотрудника с учетом его персональных потребностей, привычек, методов собственной работы. 
8. Представление информации. Интеграция всех элементов информационных ресурсов понятном и логичном виде. 

Обратная связь и развитие. Портал должен обеспечивать доступ к информационным ресурсам предприятия не только для сотрудников, но и для внешних лиц (партнеров, клиентов). Откликаться на нужды и пожеланию всех пользователей портала — обязательное условие для обеспечения конкурентоспособности любой организации.

В более прагматическом виде можно дать еще и такое определение: «Портал — это приложение, которое обеспечивает персонифицированный и настраиваемый интерфейс, дающий возможность людям взаимодействовать с другими людьми, а также находить и использовать приложения и информацию в соответствии со своими интересами».

Поскольку мы в начале упомянули об XML, то отметим, что данная технология естественным образом является одним из базовых компонентов порталов, так как речь идет о необходимости создания распределенных многоплатформенных систем.  

Переходя к обзорам

Результаты аналитических обзоров говорят о хорошей динамике внедрения портальных технологий. По данным компании Merrill Lynch, рынок корпоративных порталов в 1999 году оценивался в 4,4 млрд. долл. и прогнозировался его рост до 14,8 млрд. долл. к 2002 году. По оценкам других исследований в начале 2000 года порталы использовали пять процентов крупных корпоративных клиентов, а к декабрю эта величина поднялась до 17%, и прогнозируется повышение до 27% в течение нынешнего года. (Но тут нужно сделать поправку на то, что кто-то наверняка просто стал использовать термин «портал» для уже применяемых технологий.)

Эти данные относятся к западным корпорациям и они были приведены руководителем компании «Весть- Метатехнология» Константином Синюшиным на прошедшей в Москве в декабре 2000 года конференции «Ситуационный центр 2000». В своем выступлении он отметил, что российские предприятия имеют весьма уникальный шанс сокращения разрыва в использовании информационных технологий за счет быстрого внедрения новых продуктов, без затрат усилий на поддержку и модернизацию унаследованных систем. Правда, тут возникает другой вопрос: в какой степени будут востребованы новейшие ИТ отечественными заказчиками? Но ответ на него выходит уже за рамки данного технологического обзора.

В настоящее время на рынке имеет довольно много продуктов (не менее десятка ), которые в полным основанием могут претендовать на выполнение миссии «корпоративного портала». В приведенных далее обзорах мы рассмотрим два принципиально разных решения — Hummingbird и Microsoft. Такой выбор определяет тем, что именно эти продукты активно продвигаются на отечественном рынке.

В заключении, хотелось бы выразить благодарность сотрудникам компании «Весть» и российских представительства Lotus и Microsoft за предоставленные методические материалы и помощь в изучении вопроса.

Источник : hr-portal.ru