Корректировка графика отпусков
С окончанием последнего летнего месяца в отделе кадров наступает затишье. Между тем, график отпусков, казавшийся в начале года незыблемым ввиду абсолютного согласия всех с установленной очередностью отпусков, был соблюден в лучшем случае на 2/3. Причины изменения времени предоставления отпусков разнообразны — от болезни работников до «ЧП» локального масштаба, потребовавших отзыва некоторых работников из отпуска.
Каждое такое «отклонение» должно учитываться в графике отпусков. Если по какой-то причине это не было сделано сразу же, август — это месяц, когда память еще свежа и все еще можно оформить надлежащим образом.
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска
Особой необходимости в фиксации продления ежегодного оплачиваемого отпуска в графике отпусков нет. Однако же педантичность в учете использования работниками отпуска не помешает.
Зафиксировать продление ежегодного оплачиваемого отпуска в случаях и по основаниям, предусмотренным частью первой статьи 124 Трудового кодекса РФ, можно:
| а) | в графе 10 унифицированной формы № Т-7, если дата отпуска в графике (графа 6) определяет только начало отпуска. В этом случае в «Примечании» достаточно проставить отметку о том, что отпуск продлен на столько-то дней, и указать документ, на основании которого был продлен отпуск; |
| б) | в графах 7 и 10 унифицированной формы № Т-7, если дата отпуска (графа 6) определяет начало и окончание отпуска. При таком оформлении в графе 7 указываются дата начала (при условии, что не было перенесения отпуска, она должна совпадать с запланированной) и дата окончания отпуска (дата фактического окончания отпуска работника в связи с продлением). Так, например, если запланированная дата отпуска была обозначена «15.06.2004 — 12.07.2004», то в результате продления отпуска на 7 календарных дней в графе 7 можно указать: «15.06.2004 — 20.07.2004». В графе «Примечание», как и в случае, указанном в пункте «а», проставляется отметка о том, что имело место продление отпуска, и указывается документ-основание. |
Так как первый вариант указания даты отпуска (только дата начала отпуска) является более распространенным, здесь и далее приведем соответствующие примеры внесения отметок в график отпусков.
Но прежде напомним, что случаи продления ежегодного отпуска перечислены в части первой статьи 124 Трудового кодекса РФ.
Документами-основаниями для продления отпуска в каждом случае являются документы, указанные в таблице 1.
Таблица 1
№ п/п | Случаи продления | Документ |
1 | Временная нетрудоспособность работника | Листок нетрудоспособности |
2 | Исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы | Вызов или приглашение из суда (если работник привлекается к осуществлению правосудия в качестве народного заседателя, присяжного заседателя, пр.)Письменное уведомление работника-депутата.Письменное извещение органа, в который работник привлечен для исполнения государственных обязанностей.Иные документы. |
3 | Другие случаи, предусмотренные законами, локальными нормативными актами организации | Соответствующие документы, предусмотренные законами, локальными нормативными актами организации (например, приказ (распоряжение) руководителя организации) |
На основании указанных документов в графике отпусков могут быть проставлены следующие отметки:
<*> Поскольку в статье рассматриваются правила ведения графика отпусков в текущем году, примеры заполнения приводятся по старой унифицированной форме. Порядок составления графика отпусков по новой унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, будет рассматриваться в конце года — когда придет время определять очередность предоставления отпусков на следующий год.
Необходимо еще раз обратить внимание на то, что целесообразность внесения в график отпусков отметок о продлении отпуска кадровая служба должна решать, исходя из принятой системы учета и документооборота.
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска
Для информации о перенесении отпуска работника предназначены графы 7 — 10 унифицированной формы № Т-7.
Случаи перенесения отпуска по инициативе работодателя указаны в частях второй и третьей статьи 124 Трудового кодекса РФ. Согласно указанным нормам ежегодный оплачиваемый отпуск переносится:
| а) | по соглашению между работником и работодателем на другой срок, если: |
| — работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска; | |
| — работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за 2 недели до его начала; | |
| б) | с согласия работника в исключительном случае, когда предоставление работнику отпуска в текущем рабочему году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. |
Если для случаев, указанных в пункте «а», часть вторая статьи 124 Трудового кодекса РФ предусматривает перенесение отпуска на другой срок (без конкретизации пределов рабочего года), то в отношении случая, указанного в пункте «б», часть третья этой же статьи предусматривает возможность перенесения отпуска на следующий рабочий год.
При применении части третьей статьи 124 Трудового кодекса РФ сотрудникам кадровой службы необходимо обратить внимание на то, что она рассчитана только на случай, когда неблагоприятно на нормальном ходе работы может отразиться предоставление отпуска в текущем рабочем году . Это означает, что она напрямую не регулирует перенесение отпуска с одного периода на другой в пределах текущего рабочего года. В том случае, если работодатель принял решение о перенесении отпуска работника на следующий рабочий год (с согласия работника, конечно), то этот отпуск должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Основаниями перенесения отпуска в перечисленных выше случаях являются документы, указанные в таблице 2.
Таблица 2
№ п/п | Случаи продления | Документ |
1 | Несвоевременная оплата отпуска | Документ, подтверждающий достижение согласия между работником и работодателем о перенесении отпуска (например, предложение работнику о перенесении отпуска с согласием работника) |
2 | Несвоевременное предупреждение работника (позднее чем за 2 недели до его начала) о времени начала отпуска | |
3 | Исключительные случаи, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации | Приказ (распоряжение) о перенесении отпуска, заявление работника о согласии на перенесение отпуска |
Хотя Трудовой кодекс РФ прямо не предусматривает возможности перенесения отпуска по инициативе работника, все же изменение времени использования отпуска по просьбе работника при согласии на то работодателя возможно. Основанием перенесения в данном случае является заявление работника о перенесении отпуска в пределах текущего года с положительной резолюцией руководителя организации.
При решении вопроса о перенесении отпусков на следующий год сотрудникам кадровой службы необходимо помнить о части четвертой статьи 124 Трудового кодекса РФ, согласно которой запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска:
| в течение 2 лет подряд; | |
| работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. |
Отметки о перенесении отпуска целесообразно проставлять в графах 8 и 9 графика отпусков не только в случае, когда отпуск переносится на другой период текущего рабочего года работника в пределах текущего календарного года (на который составлен график), но и тогда, когда стороны пришли к соглашению о перенесении отпуска на следующий рабочий год, выходящий за пределы текущего календарного года. Поскольку график отпусков в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000, хранится в организации в течение 1 года после его окончания, то сотрудники кадровой службы без затруднений смогут определить, чей отпуск не был использован в связи с его перенесением. В том случае, если дата предоставления неиспользованного отпуска в следующем рабочем году не определена, то в графе 9 можно ограничиться только указанием года.
Графа 7 подлежит заполнению только в том случае, если работник начал использовать отпуск, а графы 8, 9 и 10 — только тогда, когда соблюдены все формальности и оформлены необходимые документы. Следовательно, при перенесении отпуска работника на следующий рабочий год за пределами текущего календарного отметки в графе 7 проставлены быть не могут.
Графа «Примечание» в этом случае может содержать причины перенесения отпуска — например, «отпуск перенесен в связи с задержкой выплаты отпускных», пр. Учитывая, что график отпусков входит в пакет документов, с которых государственные инспекторы начинают проверки работодателей, сотрудники кадровой службы должны самостоятельно определить, целесообразно ли полное заполнение этой графы.
Отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска
Отметки в график отпусков вносятся и в случае отзыва работника из отпуска.
Согласно части второй статьи 125 Трудового кодекса РФ работодатель при согласии работника может отозвать последнего из отпуска. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника:
| либо в удобное для него время в течение текущего рабочего года; | |
| либо в следующем рабочем году путем присоединения к отпуску за следующий рабочий год. |
Отзыв работника из отпуска, как правило, оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации; свое согласие работник выражает либо в отдельном заявлении, либо непосредственно в проекте приказа (распоряжения), если его форма предусматривает не просто ознакомление с приказом (распоряжением), а выражение воли работника. Системой кадрового делопроизводства в организации могут быть предусмотрены иные способы оформления отзыва работника из отпуска.
Отметки в графике отпусков проставляются только тогда, когда с работником согласованы условия использования части отпуска, неиспользованной в связи с отзывом его из отпуска.
Отметки об изменении в очередности предоставления отпусков проставляются до «закрытия» графика, то есть до предоставления отпуска последнему работнику, указанному в графике.
При подготовке графика отпусков к передаче на хранение сотрудник кадровой службы решает вопрос с пустыми графами (строками). По общему правилу свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются. Но, поскольку ни Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, ни Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не содержат требования о прочерках в пустых строках (ячейках), то кадровая служба решает этот вопрос по своему усмотрению.
Источник : hr-portal.ru
