Планирование и учет с помощью ПК

Как, пользуясь только средствами MS Office 2007, организовать планирование в масштабах отдела? Каких «невидимых помощников» может найти эйчар в своем персональном компьютере (ПК)?

Повышение эффективности планирования с помощью ПК — один из источников роста производительности труда в компании. Безусловно, результат будет только тогда, когда весь коллектив включится в использование этих ресурсов, но инициатором может выступить именно эйчар. Прежде всего, следует конкретизировать, что именно мы хотим получить; например — иметь возможность:

• планировать работу отдела и контролировать его выполнение;
• просматривать информацию о загруженности сотрудников;
• отслеживать статус текущих задач и получать отчеты об их выполнении.

Слово «задача» здесь не случайно, потому что планирование и управление деятельностью команды подразумевает работу со списком задач и календарем. Получить желаемый результат можно несколькими способами. Наиболее часто в офисной работе используется пакет MS Office, поэтому рассмотрим подробнее именно его возможности.

В небольших и средних компаниях удобнее пользоваться «полным» пакетом MS Office — включающим не только клиентские положения (такие как Outlook), но и серверное ПО — MOSS 2007. С точки зрения обеспечения безопасности, управляемости, удобства доступа и т. д. хранить важную информацию лучше централизованно, а также использовать общий список задач и календарь. Как специалист, постоянно использующий в своей работе компьютерные технологии, я отдаю свой голос в пользу SharePoint-технологий.

Кроме того, каждый исполнитель может изменять свойства задачи — процент завершенности, сроки ее выполнения, писать отчет о своих действиях в «теле» задачи. Естественно, все сделанные людьми изменения сразу же отображаются в глобальном списке на сервере. Общий календарь также подключен к программе Outlook на личных ПК сотрудников, что позволяет им быть в курсе всех групповых событий. Конечно, личных календарей это не отменяет: в них люди по-прежнему планируют свою деятельность в рамках общего проекта. Поскольку все члены команды имеют общий доступ к календарям друг друга, всегда можно скорректировать собственные планы или подключиться к выполнению срочной задачи.

Благодаря этому каждый сотрудник в любой момент времени мог получить актуальную информацию о ходе выполнения проекта (как отдельные показатели, так и динамику их изменений).

Учитывая, что в кризисные времена популярность темы оптимизации всех и всяческих затрат возрастает, хочу еще раз подчеркнуть, что рассмотренный способ решения проблемы может быть реализован без дополнительных материальных затрат. Для этого воспользуйтесь вместо MOSS 2007 бесплатными Windows SharePoint Services. Конечно, возможности по интеграции с другими бизнес-приложениями (LOB) в таком случае будут ограничены (о бизнес-аналитике тоже речь не идет), но и покупать какие бы то ни было лицензии не нужно.

Можно также модифицировать MOSS 2007 за счет применения заранее заготовленных форм InfoPath, позволяющих формировать отчеты сотрудников о проделанной работе. MS Office InfoPath входит в состав пакета MS Office. Эта программа позволяет создавать формы и заполнять их, автоматизируя тем самым сбор, обработку и распространение данных. С помощью стандартизованных форм сотрудники заполняют бланки еженедельных (ежемесячных) отчетов, некоторые компании активно используют подобные возможности.

Решение второе. Планировать и координировать деятельность подразделения/ проектной группы можно и с помощью MS Project Server или другой EPM-системы. Это решение больше подходит для «продвинутых» в отношении ИТ-технологий компаний, однако сама идея довольно проста, поэтому может быть использована практически в любой организации. Сначала следует создать проект, подобрать соответствующих исполнителей, затем в рамках проекта определить задачи и назначить их членам команды. Руководитель отдела может добавлять новые задачи и изменять свойства уже имеющихся, пользуясь программой MS Office Project Professional. Остальные сотрудники работают через Project Server Web Access (PWA), где они могут создавать расписания и отчитываться о затраченном на выполнение поставленных задач времени. В конце каждой недели члены команды в обязательном порядке заполняют свои расписания. Таким образом, решается еще одна задача — учет рабочего времени (ее автоматизация особенно важна для компаний небольших, территориально разбросанных и тех, в которых используется почасовая оплата труда).

Несмотря на то, что возможные пути решения поставленных проблем — планирование работы подразделения, контроль исполнения сотрудниками поставленных задач — описаны в статье в общих чертах, их можно использовать как руководство к действию. Конечно, менеджер по персоналу в одиночку не сможет справиться с этой работой, ему понадобится помощь коллег из ИТ-подразделения и поддержка руководителя компании (экономия времени и повышение эффективности деятельности при меньших ресурсах сейчас для всех приоритет).

Даже самые многообещающие проекты по внедрению ИТ-новшеств часто не срабатывают из-за влияния человеческого фактора. Люди обычно инстинктивно сопротивляются всему новому, кроме того, при внедрении нового продукта или метода работы нередко не уделяется должного внимания обучению пользователей. Но пренебрежительное отношение к подготовке персонала не проходит даром: «полупрофессионализм» всегда проигрывает в конкурентной борьбе.

Чему же учить людей? Существуют официальные курсы Microsoft по использованию MS Office, но я бы посоветовал заказать тренинг, адаптированный под потребности и запросы своей компании. Обобщенный рассказ о том, чем полезен MS Office, никому не нужен. Сотрудникам необходимы навыки оптимизации собственной профессиональной деятельности — с использованием приложений. Безусловно, на следующий день после тренинга вряд ли все сразу же заработает «как часы»…

Формирование новых навыков организации собственной деятельности, перестройка поведенческих стереотипов требуют времени. Конечно, этот путь более длительный и дорогой, но в конечном итоге затраты окупятся сторицей: вложения в повышение продуктивности деятельности «белых воротничков» — самые выгодные.

Источник : hrliga.com