Ты меня отвлекаешь: как мы становимся неэффективны из-за постоянного общения

Повышение продуктивности на рабочем месте — одна из главных головных болей всех HR’ов и руководителей. Несмотря на то, что мессенджеры и почта помогают наладить коммуникацию между работниками вне зависимости от их местонахождения и быстро решать множество проблем без лишней бюрократии, в то же время они постоянно нас отвлекают и не дают сконцентрироваться.

Согласно последним исследованиям, у 84% пользователей электронной почты, она открыта в фоновом режиме постоянно, при этом 70% из них прочитывают новое письмо через 6 секунд после получения уведомления.

Действительно ли все так плохо? На самом деле всё даже хуже, чем мы думали. Приводим данные из недавнего анонимного опроса 50000 работников:

Средний офисный работник проверяет почту и мессенджеры каждые 6 минут.

Рабочий процесс маркетологов, дизайнеров, разработчиков и менеджеров проектов полностью зависит от быстрого доступа к информации и простого взаимодействия с другими участниками команды. Их работа немыслима без концентрации, но о какой фокусировке на задачах может идти речь, если каждые 6 минут приходится отвлекаться на общение?Если посмотреть на полную статистику, то можно заметить, что 35% работников проверяют мессенджеры вообще каждые 3 минуты (и даже чаще), в то время как только 18% могут работать не отвлекаясь больше 20 минут. Что ещё хуже, работники, использующие Slack, популярный мессенджер для общения по работе, отвлекаются на общение чаще других, в среднем раз в 5 минут.
Коммуникация влияет на нашу погружённость в работе
Согласно все тому же исследованию, 40% офисных работников вообще не могут сфокусироваться на работе на полчаса без отвлечения. То есть почти половина работников вовлечены в рабочий процесс очень поверхностно. 40 минут — максимальное время, которое большинство работников может провести в концентрации без перерывов на проверку сообщений.

Какие есть решения?

Вы, вероятно, слышали про эксперимент компании Perpetual Guardian из Новой Зеландии. Там решили попробовать перейти на 4-дневную рабочую неделю. Результаты оказались более чем положительными: работники стали искать способы, как повысить свою продуктивность в рабочее время, чтобы успевать выполнять тот же объем работы за 32 часа. Длительность рабочих встреч и переговоров сократилась в 4 раза — всего 30 минут вместо двух часов. Работники стали искать более креативный подход к работе, перестали опаздывать, задерживаться на обеденных перерывах и уходить с работы раньше времени. Также у сотрудников появились специальные знаки, сообщающие коллегам, что им надо поработать, не отвлекаясь. Этот эксперимент дал важный урок всем организациям — можно переходить на 4-дневную рабочую неделю без потери результативности, если дать возможность работать без отвлекающих факторов.

В других странах тоже экспериментируют с продолжительностью рабочей недели. По слухам, 30-часовую рабочую неделю для отдельных сотрудников вводит Amazon. KPMG и Deloitte предлагают четырехдневку отдельным категориям своих работников, а Google позволяет распоряжаться 20% рабочего времени в надежде, что творческая свобода приведет к рождению новых идей.

Различные эксперты по продуктивности и личной эффективности предлагают дозировать коммуникацию в течение дня, то есть выделять специальные блоки, посвященные только этому, в то время как все остальное время должно быть отведено работе. Также есть мнение, что продуктивнее выделять час или более времени только на работу без сообщений в моменты, когда вы наименее востребованы (например, рано утром).

О продуктивности сказано и написано немало, мы просто вспомним несколько распространенных идей и методик, и поделимся приложениями и инструментами, которые помогают концентрироваться и успевать выполнять больше.

Правило двух минут

Если появилась срочная, но небольшая задача, на выполнение которой уйдет не больше пары минут по вашим подсчетам, то выполните её немедленно. Это позволит сэкономить время, потому что вам не придется возвращаться к ней потом и перечитывать содержание повторно, а также не будет необходимости постоянно держать ее в голове.

Планирование

Слышали цитату Брайана Трейси: «Каждая минута, посвященная планированию, экономит 10 минут работы»? Про 10 минут, вероятно, он преувеличил, но принцип правильный. Придерживайтесь общих принципов: выполняйте сложные и неприятные дела в первую очередь, продумывайте ресурсы, конкретизируйте цели и устанавливайте сроки. И начните отслеживать, сколько времени у вас уходит на выполнение тех или иных дел. Только 17% людей способны точно оценить, за сколько они управятся с задачей, все остальные заблуждаются и сильно недооценивают затраты времени из-за чего ставят в ежедневник больше дел и живут с ощущением, что они везде опаздывают.

— Приложение Rescue Time подскажет, как и на что вы тратите свой день.

— А еще мы слышали немало хороших отзывов об этом Agile-планировщике задач.(Подробнее о применении Agile в HR можно почитать в нашей статье)

Автоматизация и порядок

Сядьте и выпишите все, на что вы тратите время в течение рабочего дня. Подумайте, как это можно оптимизировать и автоматизировать?

— Так Panda поможет решить проблему кучи непонятых вкладок. Если каждый день вы мониторите несколько новостных лент и блогов, то с помощью этого сервиса вы сможете все это делать в одном окне, не устраивая в браузере хаос. Также его функционал позволяет выключать всевозможные отвлекающие элементы на интересующих вас сайтах — только хорошо оформленный лонгрид, без дополнительных иконок, баннеров, рекламы. И здесь же можно выделять страницы к которым вы хотите вернуться позже, сохраняя их во внутренние закладки.

— Шаблоны писем, которые есть в нашей ATS potok, высвободят еще несколько часов в неделю.

Концентрация

— Если вам нужно написать какой-то текст, а с концентрацией совсем все плохо попробуйте расширение Typeboost. Все время пока вы пишете, на фоне играет ненавязчивая инструментальная музыка, но как только останавливаетесь, музыка перестает играть. Пользователи говорят, что их продуктивность увеличилась в разы: отчеты и дипломные работы стали писаться в 3 раза быстрее.

—Сервис Freedom позволяет выбирать самые отвлекающие приложения и блокировать их на день или на пару часов. По словам разработчиков, приложение в среднем экономит 2,5 часа рабочего времени в день.

— Расширение для Google Chrome GO FUCKING WORK не только эффективно блокирует нежелательные сайты, но и побуждает пользователя тратить меньше времени на ненужные вещи. Для этого необходимо создать черный список и указать перерывы. Затем, если пользователь зайдет на один из запрещенных сайтов в рабочее время, на экране будет напоминание о необходимости вернуться к текущим задачам.

Источник : blog.potok.io