Если кадровые документы подписывает управляющая организация
Подписание документов представителями управляющей организации, выполняющей функции единоличного исполнительного органа юридического лица, — явление не новое, тем не менее не так часто встречающееся на практике и в основном — в коммерческих организациях. Передача полномочий руководителя управляющей организации или управляющему имеет место, как правило, в крупном и среднем бизнесе. Причем чаще всего именно управляющей организации. Рассмотрим, какие полномочия может иметь управляющая организация, как она их осуществляет и, наконец, каким образом подписываются документы от имени компании.
Полномочия управляющей организации
В акционерных обществах (АО) и обществах с ограниченной ответственностью (ООО) законодательством предусмотрен особый способ передачи полномочий руководителя — управляющей организации или управляющему. Притом что полномочия самого руководителя либо приостанавливаются, либо прекращаются в зависимости от того, какой порядок передачи предусмотрен уставом общества.
Попробуем разобраться, в соответствии с какими документами управляющая организация или управляющий могут осуществлять свои полномочия.
Устав
Во-первых, это устав организации, в котором отражается компетенция органов управления общества, в частности указывается, кто принимает решение об образовании исполнительного органа и о досрочном прекращении его полномочий. Формулировка выдержки показана в примере 1.
Пример 1.
<…>
9.3. К компетенции Совета директоров относятся следующие вопросы:
…
20) образование единоличного исполнительного органа Общества и досрочное прекращение его полномочий, утверждение условий трудового договора с ним, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа Общества коммерческой организации или индивидуальному предпринимателю (управляющему), утверждение такого управляющего и условий договора с ним;
<…>
Решение
Во-вторых, в соответствии с п. 1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» полномочия единоличного исполнительного органа акционерного общества могут быть переданы по договору коммерческой организации (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему) по решению общего собрания акционеров (только по предложению совета директоров (наблюдательного совета) общества). Однако п. 3 данной статьи допускает принятие решения по этому вопросу советом директоров (наблюдательным советом) общества, если это отнесено уставом к его компетенции.
Статья 42 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает аналогичный порядок передачи полномочий единоличного исполнительного органа общества с ограниченной ответственностью управляющему.
Решением общего собрания акционеров/участников о передаче полномочий единоличного исполнительного органа управляющей организации или управляющему также определяется срок, на который передаются полномочия, и другие условия договора.
Приведем пример резолютивной части решения (пример 2).
Пример 2.
<…>
Постановили:
1. Досрочно прекратить полномочия генерального директора Общества — Маркова Дмитрия Сергеевича.
2. Передать полномочия генерального директора Общества управляющей организации — Закрытому акционерному обществу «ТАС» сроком на три года.
3. Заключить с Закрытым акционерным обществом «ТАС» договор о передаче полномочий исполнительного органа на условиях согласно Приложению N 1 в срок до 25 января 2014 г.
Голосовали: «за» — 5 голосов;
«против» — 0 голосов;
«воздержались» — 0 голосов.
Решение принято 100% голосов.
<…>
Договор
В-третьих, права и обязанности управляющей организации или управляющего определяются также заключаемым с ней/ним договором, являющимся, по сути, договором возмездного оказания услуг. Договор от имени АО с управляющей организацией/управляющим подписывается председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицом, уполномоченным советом директоров (наблюдательным советом) общества.
К сведению. Если полномочия единоличного исполнительного органа передаются управляющей организации или управляющему, то они передаются в полном объеме.
Договор с управляющим от имени ООО подписывается лицом, председательствовавшим на общем собрании участников общества, утвердившем условия договора с управляющим, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества, либо, если решение этих вопросов отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров (наблюдательного совета) общества.
О передаче полномочий единоличного исполнительного органа управляющей организации или управляющему следует уведомить регистрирующий орган на основании требований Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в течение трех рабочих дней с момента изменения сведений о единоличном исполнительном органе юридического лица (п. 5 ст. 5).
К сведению. В акционерных обществах с учетом рекомендаций Кодекса корпоративного поведения от 05.04.2002, утвержденного Распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 04.04.2002 N 421/р «О рекомендации к применению Кодекса корпоративного поведения» (п. 2.1.10), договором между обществом и управляющей организацией (управляющим) должны быть предусмотрены:
— цели, достижение которых надлежит обеспечить управляющей организации (управляющему);
— размер вознаграждения управляющей организации (управляющего);
— ответственность, возникающая у управляющей организации (управляющего) в связи с исполнением ею возложенных на нее функций;
— порядок прекращения полномочий управляющей организации (управляющего);
— объем и содержание информации и отчетов, которые управляющая организация (управляющий) обязана представлять совету директоров и акционерам в отношении своей работы и показателей деятельности общества, периодичность, с которой должны представляться такие отчеты;
— перечень должностных лиц управляющей организации, обязанных отчитываться о ее работе.
В договоре следует предусмотреть положения о правах, обязанностях и ответственности, образец которых приведен в примере 3.
Пример 3.
<…>
3.3. Управляющая организация имеет право:
<…>
— подписывать от имени Общества хозяйственные и трудовые договоры;
<…>
3.4. Управляющая организация обязана:
<…>
— обеспечивать создание благоприятных и безопасных условий труда для работников Общества;
— осуществлять контроль за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
<…>
Помимо вышеуказанных документов в управляемом обществе необходимо оформить соответствующий приказ (см. пример 4). Он не является документом, на основании которого действует управляющая организация, тем не менее он фиксирует организационные вопросы, связанные с передачей документации управляемого общества ответственным работникам управляющей организации.
Пример 4.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Закрытое акционерное общество «ОСТ» │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ 20.01.2014 N 2-г │
│ Москва │
│ │
│ О передаче полномочий │
│ единоличного исполнительного │
│ органа управляющей организации │
│ │
│ В связи с подписанием Закрытым акционерным обществом «ОСТ» (далее — │
│ Общество) с Закрытым акционерным обществом «ТАС» (далее — Управляющая │
│ организация) Договора от 20.01.2014 N 1/2014 о передаче полномочий │
│ единоличного исполнительного органа Общества Управляющей организации на │
│ основании решения Общего собрания акционеров Общества (Протокол от 15 │
│ января 2014 г. N 3) │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ │
│ 1. Генеральному директору Общества Маркову Д. С. в трехдневный срок │
│ передать генеральному директору Управляющей организации Волкову В. А. │
│ либо уполномоченному им лицу) учредительные документы (устав), │
│ свидетельства о государственной регистрации Общества, иные │
│ регистрационные документы (в соответствии с Приложением 1) и печати. │
│ 2. Главному бухгалтеру Общества Карповой Т. В. в трехдневный срок │
│ передать генеральному директору Управляющей организации Волкову В. А. │
│ все договоры, заключенные Обществом, а также документы, связанные с │
│ исполнением таких договоров (в соответствии с Приложением 2). │
│ 3. С 20 января 2014 г. отозвать доверенности, выданные от имени │
│ Общества, касающиеся наделения правом подписи финансовых, банковских │
│ документов, договоров, иных документов (в соответствии с │
│ Приложением 3). │
│ 4. Настоящий приказ довести до сведения всех работников Общества │
│ под личную подпись. │
│ │
│ Генеральный директор │
│ ЗАО «ТАС» — │
│ управляющей организации │
│ ЗАО «ОСТ» Волков В. А. Волков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Делегирование полномочий
С момента передачи полномочий руководителя управляющей организации руководитель управляющей организации будет действовать от имени управляемого общества без доверенности на законных основаниях, в том числе подписывать различные документы.
В то же время право подписи документов управляемого общества может быть передано руководителем управляющей организации иным сотрудникам управляющей организации или управляемого общества. Однако для представления интересов общества перед третьими лицами и подписания документов иными лицами, кроме руководителя, надлежит выдать им соответствующие доверенности в порядке, предусмотренном ст. ст. 185, 185.1 ГК РФ.
Доверенность в таком случае должна быть выдана управляемым обществом, т. е. составлена на бланке последнего со всеми его реквизитами и зарегистрирована согласно правилам делопроизводства управляемого общества. Между тем подписывает такую доверенность руководитель управляющей организации. Согласно новым правилам оформления доверенностей, вступившим в силу с сентября 2013 г., печать на доверенности ставить не обязательно. Однако и ее наличие не будет противоречить действующему законодательству, поскольку проставление печати на документе — это обычай делового оборота. При подписании доверенности руководителем управляющей организации в случае соблюдения этого обычая ставится печать управляемого общества.
Приведем пример данной доверенности ниже (см. пример 5).
Пример 5.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Закрытое акционерное общество «ОСТ» │
│ │
│ ДОВЕРЕННОСТЬ N 4 │
│ │
│ г. Москва Двадцать первое января │
│ Две тысячи четырнадцатого года │
│ │
│ Настоящей доверенностью Закрытое акционерное общество «ОСТ» │
│ (далее — «Общество») (зарегистрировано Межрайонной инспекцией МНС │
│ России N 46 по г. Москве 26.10.2002 за основным государственным │
│ регистрационным номером 1037793499203, ИНН 7726567312, адрес │
│ местонахождения: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 25, корп. 1) в лице │
│ генерального директора ЗАО «ТАС» — управляющей организации ЗАО «ОСТ» │
│ Волкова Владислава Андреевича, действующего на основании Устава и │
│ Договора передачи полномочий единоличного исполнительного органа │
│ управляющей организации от 20.11.2013 N 1/2013, уполномочивает │
│ Морозову Алину Вячеславовну (паспорт серии 45 01 331809, выдан │
│ 04.06.2004 ОВД «Коньково» г. Москвы, адрес места жительства: г. Москва, │
│ ул. Академика Арцимовича, д. 2, кв. 11) осуществлять следующие │
│ полномочия: │
│ 1) заключать трудовые договоры с работниками, изменения и │
│ дополнения к ним, а также договоры о полной индивидуальной и о полной │
│ коллективной материальной ответственности с работниками, изменения и │
│ дополнения к ним; │
│ 2) издавать в отношении работников приказы по личному составу, в │
│ том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, │
│ о применении дисциплинарного взыскания, о поощрении, о предоставлении │
│ отпусков; │
│ 3) заключать соглашения о расторжении трудовых договоров по │
│соглашению сторон; │
│ 4) осуществлять учет и оформление трудовых книжек работников; │
│ 5) подписывать документы, представляемые в сторонние организации │
│ (страховые медицинские компании, объединенные военные комиссариаты, │
│ Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ), и осуществлять │
│ иные полномочия, связанные с исполнением настоящего поручения. │
│ │
│ Доверенность выдана сроком на три месяца без права передоверия. │
│ │
│ Морозова │
│ Подпись А. В. Морозовой ———————— удостоверяю. │
│ │
│ Генеральный директор │
│ ЗАО «ТАС» — │
│ управляющей организации Печать ЗАО «ОСТ» │
│ ЗАО «ОСТ» Волков В. А. Волков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Кроме того, нужно оформить соответствующий приказ о предоставлении права подписи документов ответственным работникам общества (пример 6).
Пример 6.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Закрытое акционерное общество «ОСТ» │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│ 29.01.2014 N 5-у │
│ Москва │
│ │
│ О подписании документов │
│ │
│ В связи с необходимостью подписания документов, связанных с │
│ трудовыми отношениями, │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ │
│ 1. Предоставить следующие полномочия директору по персоналу │
│ Морозовой Алине Вячеславовне: │
│ а) заключать трудовые договоры с работниками, изменения и │
│ дополнения к ним, а также договоры о полной индивидуальной и о полной │
│ коллективной материальной ответственности с работниками; │
│ б) издавать в отношении работников приказы по личному составу, в │
│ том числе о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении, │
│ о применении дисциплинарного взыскания, о поощрении, о предоставлении │
│ отпусков; │
│ в) заключать соглашения о расторжении трудовых договоров по │
│ соглашению сторон; │
│ г) осуществлять учет и оформление трудовых книжек работников; │
│ д) подписывать документы, предоставляемые в сторонние организации │
│ (страховые медицинские компании, объединенные военные комиссариаты, │
│ Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ), и осуществлять │
│ иные полномочия, связанные с исполнением настоящего приказа. │
│ 2. Выдать соответствующую доверенность директору по персоналу │
│ Морозовой А. В. │
│ 3. Секретарю Светловой А. Т. довести настоящий приказ до сведения │
│ всех работников Общества под личную подпись. │
│ │
│ Генеральный директор │
│ ЗАО «ТАС» — │
│ управляющей организации │
│ ЗАО «ОСТ» Волков В. А. Волков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Подписание документов
Во всех документах управляемого общества, подписываемых руководителем управляющей организации, реквизит «подпись» следует указывать так, как приведено в примере 7.
Пример 7.
Генеральный директор
ЗАО «ТАС» —
управляющей организации
ЗАО «ОСТ» Волков В. А. Волков
Если документ подписывает иное лицо, нежели руководитель управляющей организации, то в документе в реквизите «подпись» пишется иное (пример 8).
Пример 8.
Директор по персоналу
ЗАО «ТАС» —
управляющей организации
ЗАО «ОСТ» Морозова А. В. Морозова
В области трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.
Учитывая, что в ООО и АО полномочия могут быть переданы управляющей организации или управляющему в соответствии с федеральными законами, управляющая организация (управляющий) будет представлять работодателя в трудовых отношениях в лице ее руководителя. Тогда в трудовом договоре приемлема формулировка преамбулы, приведенная в примере 9.
Пример 9. Общество с ограниченной ответственностью «Марун» (ООО «Марун») в лице генерального директора Закрытого акционерного общества «Консалт» (ЗАО «Консалт») — управляющей организации ООО «Марун», действующего на основании Устава ООО «Марун» и Договора о передаче полномочий единоличного исполнительного органа управляющей организации от 23.01.2014 N 23, именуемое в дальнейшем «Работодатель»…
По подобию преамбулы трудового договора оформляются преамбулы иных договоров и/или соглашений, составляемых в рамках трудовых отношений:
— дополнительные соглашения к трудовому договору;
— соглашения о расторжении трудового договора;
— договоры о полной индивидуальной и о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности и др.
В документах, имеющих титульный лист, если они утверждаются руководителем управляющей организации, гриф утверждения можно оформить так, как показано в Примере 10.
Пример 10.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «ТАС» —
управляющей организации
ЗАО «ОСТ»
Волков В. А. Волков
24 января 2014 г.
К таким документам относятся:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила (инструкции, положения) по охране труда;
— должностные инструкции, иные локальные нормативные акты в области трудовых и связанных с ними отношений (положения, регламенты, стандарты и т. п.) и др.
В документах первичной учетной документации реквизит «подпись» в пустой графе «должность» оформляется так, как предложено в примере 11.
Пример 11.
Генеральный директор
ЗАО «ТАС» —
управляющей организации
ЗАО «ОСТ»
Аналогичным образом может быть оформлено указание на должность руководителя кадровой службы в реквизите «подпись» (пример 12).
Пример 12.
Директор по персоналу
ЗАО «ТАС» —
управляющей организации
ЗАО «ОСТ»
К таким документам относятся:
— приказы;
— личная карточка работника;
— штатное расписание;
— график отпусков;
— командировочное удостоверение;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
— расчетные листки;
— книги и журналы учета документации и др.
По такому же принципу оформляется реквизит «подпись» и в других документах, включая письма и уведомления, подписываемых руководителем управляющей организации или иным уполномоченным сотрудником.
К сведению. В документах, оформляемых в управляемом обществе, используется фирменный бланк управляемого общества.
Нередко возникает вопрос о том, какую печать ставить на документах (где она необходима или применяется как обычай делового оборота): управляющей организации или самого управляемого общества. Немало точек зрения высказывалось специалистами по этому поводу. Однако на практике, как правило, ставится печать управляемого общества.
Источник: hr-portal.ru
