Новый год — один из самых ожидаемых и любимых праздников. В каждой компании его принято отмечать по-своему, в соответствии со сложившейся корпоративной культурой. Эйчары хорошо знают, что плохая организация корпоративного праздника может демотивировать сотрудников, вызвать чувство досады, раздражения от того, что «по прихоти руководства пришлось убить вечер». Как же своими силами устроить хороший праздник, который поможет сплотить работников в единую команду?

Рассмотрим пример подготовки новогоднего торжества в отечественной компании, занимающейся продажей и сервисным обслуживанием торгового оборудования. Эта организация работает на рынке около пяти лет, количество сотрудников — 65 человек. До расширения штата руководство практически не уделяло внимания проведению корпоративных мероприятий, считая подобные затраты излишними. Как правило, накануне праздников после окончания рабочего дня сотрудницы по собственной инициативе накрывали стол в комнате переговоров; после поздравительной речи руководителя люди в течение часа общались с коллегами за скромным столом. Однажды попробовали отметить Новый год в ресторане с хорошей кухней, но без какой-либо развлекательной программы. Предоставленные сами себе гости быстро заскучали; некоторые сотрудники решили компенсировать отсутствие развлечений спиртными напитками. В итоге и руководству, и их подчиненным вечер принес только разочарование, большинство из них заявили, что в следующий раз проигнорируют торжества в «ресторанном» формате. В результате руководитель укрепился во мнении, что корпоративные праздники — никому не нужная роскошь.

Спустя два года после этого неудачного опыта компания существенно расширилась, в ней появились новые подразделения. К сожалению, между давно работающими специалистами и новичками возникли разногласия. Топ-менеджеры понимали: нужно предпринять меры для укрепления сплоченности коллектива — и для улучшения коммуникаций, и для поддержания мотивации сотрудников.

Найти решение было поручено директору по персоналу. После анализа ситуации он выступил с инициативой: провести корпоративное мероприятие встречи Нового года в формате тимбилдинга под девизом «Мы — команда». По задумке руководителей,деятельное участие в празднике должно было помочь установлению дружеских отношений между «ветеранами» и новыми работниками. Для этого решили организовать «корпоратив» в игровой форме, с элементами тренинга по командообразованию.

Основная сложность состояла в том, чтобы органично «вплести» в сценарий элементы тренинга. Сотрудники не должны были подозревать, что накануне Нового года руководители решили их «оттренинговать». Праздничную встречу вообще нельзя перегружать различными «мероприятиями» (заданиями, конкурсами), ведь люди, прежде всего, собрались для того, чтобы пообщаться и весело отдохнуть.

При планировании бюджета корпоративного праздника рекомендуется составлять две сметы: основную и дополнительную. В первую закладываются обязательные расходы на организацию банкета, аренду помещения (если нужно), фото и/или видеосъемку и пр. Во вторую — расходы на «приятные мелочи»: элементы декора помещения, реквизит для конкурсной программы, небольшие оригинальные подарки победителям конкурсов, фейерверк и т. д. Как показывает практика, оптимальное соотношение расходов на «банкет/фуршет» и развлекательную программу — 50/50. Примерно в такой же пропорции необходимо распределить время между застольем и праздничными конкурсами, иначе гости заскучают или утомятся.

До праздника оставалось около двух месяцев, поэтому организаторам (сотрудникам HR-подразделения) потребовалось приложить максимум усилий, чтобы осуществить задуманное. Прежде всего, опросили сотрудников, составили список пожеланий и сопоставили их с возможностями компании. Скромная сумма, отведенная в бюджете на праздники, требовала экономного подхода. Эйчары справедливо рассудили, что экономить на еде и напитках нельзя, а вот без дорогой музыкальной программы и приглашенных ведущих вполне можно обойтись. Составить сценарий праздника и воплотить его в жизнь решили своими силами (кроме специалистов HR-подразделения привлекли самых инициативных сотрудников).

После утверждения бюджета нужно определить дату и место проведения праздника. Желательно назначать дату корпоративного новогоднего вечера не ранее чем за две недели и не позднее, чем за неделю до календарной даты торжества, иначе теряется предновогоднее настроение. Празднование «впритык» к 31 декабря может помешать реализации личных планов многих сотрудников — в это время люди часто берут отпуск или отгулы, чтобы лучше подготовиться к встрече Нового года в кругу семьи или уехать в путешествие, в гости. Также не рекомендуется устраивать праздник посреди рабочей недели: если на следующий день людям нужно будет выходить на работу, они не смогут отвлечься от повседневных забот.

В этой компании выбрали конец рабочей недели — вечер пятницы приблизительно за неделю до конца декабря. Для всех было объявлено о сокращении рабочего дня (до 17.00), а сотрудниц еще и отпустили за два часа до окончания работы, так чтобы они смогли подготовиться к празднику. Чтобы людям было удобнее добираться до места проведения торжества, компания арендовала комфортабельный автобус.

Затем организаторам мероприятия предстояло найти уютное помещение, в котором смогли бы разместиться 65 человек. Для этих целей больше всего подходил загородный ресторан или клуб, предпочтительно с европейской кухней (ведь далеко не все сотрудники будут в восторге от острых кавказских или экзотических китайских блюд). При этом меню должно было быть разнообразным, а блюда не очень дорогими. Кроме того, было желательно, чтобы ресторан находился в ближнем пригороде. Определенные требования организаторы предъявляли к форме зала и интерьеру: уютное, хорошо освещенное помещение со столами (квадратными или прямоугольными), которые можно сдвигать и раздвигать, а также место для размещения музыкальной аппаратуры. Всем требованиям соответствовали всего пять ресторанов. HR-директор побывал в каждом из них: осмотрел помещение и обсудил условия аренды. В итоге выбрали заведение, расположенное на территории загородного клуба. После утверждения меню с администрацией ресторана был заключен договор, в котором оговорили все условия по аренде помещения и организации банкета, включая право использования принадлежащей ресторану музыкальной аппаратуры.

Заключение письменного договора на аренду банкетного зала поможет избежать различных непредвиденных ситуаций как накануне праздника, так и во время его проведения. В договоре должны быть детально описаны условия аренды: дата и время начала и окончания мероприятия, определены все элементы обслуживания, сумма неустойки в случае порчи имущества гостями (например, разбита посуда, зеркала, сантехника и пр.). Также необходимо зафиксировать действия обоих сторон, если возникнут какие-либо непредвиденные обстоятельства (увеличение/ сокращение количества участников банкета, возвращение предоплаты в случае отказа от проведения банкета со стороны заказчика и т. д.).

Банкет был организован в так называемом русском стиле: напитки, холодные закуски и салаты выставляются на стол сразу, а позже разносятся порционные горячие блюда; при этом гости сами себя обслуживают. Затраты на питание составили около 50 долл. на человека. Чтобы избежать проблемных ситуаций, связанных с чрезмерным употреблением алкоголя, количество крепких спиртных напитков (водка и коньяк) было ограничено. Согласно договоренности с администрацией часть напитков сотрудники привезли с собой, так удалось уменьшить затраты.

Накануне праздничного вечера несколько работников компании (по желанию) были откомандированы в загородный клуб, чтобы украсить банкетный зал новогодними хвойными венками, елочными украшениями, композициями из шишек и орехов и электрогирляндами. Новогодняя елка была установлена персоналом ресторана (согласно договору).

В преддверии праздника все сотрудники получили анимированные электронные приглашения, в которых были указаны дата, время, место проведения мероприятия, а также место и время сбора возле арендованного автобуса. Приглашения были с «секретом» — каждое с индивидуальным номером, но что это обозначает, оставалось загадкой вплоть до начала праздничной программы.

Сюжетная линия мероприятия была тщательно продумана и выстроена так, чтобы в его планировании и проведении принял участие каждый человек. Сразу после утверждения даты «корпоратива» эйчары предложили сотрудникам подготовить номера для новогоднего вечера от каждого отдела (примеры приведены в приложении 1). Это могли быть дружеские шаржи на коллег, смешные сценки из жизни офиса, вокальные или танцевальные номера, показ слайдов или любительский фильм о компании и ее людях — все, что подскажет фантазия, при одном условии: номера должны быть сюжетно связаны с работой, повседневной жизнью и традициями компании. Важно отметить, что участие в подготовке номеров сразу определялось как добровольное, самые стеснительные сотрудники имели право выступить в роли благодарных зрителей. Как вариант — можно было сделать своими руками подарок для украшения офиса.

В качестве награды за выступление все сотрудники получили недорогие призы-сувениры.

Организаторы праздника могут устроить соревнования между отделами на лучший номер. Определяют победителей путем общего голосования или по оценкам специального жюри. Сотрудников, занявших первое место, поздравляет руководитель компании. Нужно также предусмотреть поощрительные призы для всех участников.

Программа праздника состояла из нескольких частей. Торжественная часть включала приветственную речь руководителя и церемонию награждения сотрудников за вклад в развитие компании в уходящем году. Затем вниманием гостей завладел ведущий: им стал один из сотрудников компании, коммуникабельный молодой человек с чувством юмора, инициативный, способный к импровизации.

Сценарий праздника включил самые эффектные концертные номера сотрудников в начало вечера. Чтобы не утомлять зрителей и в то же время удержать интерес к происходящему, номера проводили с интервалом в 30 минут. Таким образом, представители каждого из отделов, подготовивших выступления, могли отдохнуть за столом, в то время как следующие участники готовились к выходу на сцену. После каждого выступления HR-специалист вручал членам команд памятные подарки и объявлял следующий номер.

Подобный формат праздничного вечера очень хорошо зарекомендовал себя в компаниях с небольшим количеством подразделений (не более пяти-шести).

Одним из секретов успешного корпоративного праздника является соблюдение баланса между банкетной частью и конкурсной программой. В первой половине вечера оптимальное время для застолья — от 40 минут до часа. Между конкурсами и прочими элементами праздничной программы необходимо предусмотреть паузы (10–15 минут), во время которых гости смогут отдохнуть. После паузы ведущий ненавязчиво приглашает гостей принять участие в очередной затее. Ближе к концу праздника он может присоединиться к коллегам за столом, чтобы люди могли отдыхать по своему желанию — танцевать, общаться и т. д.

Программа праздника предусматривала различные конкурсы, в которых приняли участие практически все сотрудники. Открылся и «секрет» пронумерованных пригласительных: для участия в командных конкурсах ведущий называл указанный в приглашении номер, его владелец становился членом той или иной команды. Так в состав команд попали сотрудники, которые редко сталкивались по работе и поэтому плохо знали друг друга. После каждого конкурса (всего их было пять, продолжительностью 15–20 минут) команда-победитель получала шуточный приз.

В заключительной части праздничной программы всем работникам компании вручили новогодние подарки от руководства, затем состоялось награждение сотрудников, победивших в юмористических номинациях (приложение 2). Это веселый и запоминающийся конкурс, который всегда хорошо воспринимается людьми. Главное, чтобы номинации были безобидными, поэтому их выбор требует большого такта. За месяц до праздничного вечера специалисты из HR-подразделения придумали юмористические номинации и разослали их список всему персоналу с просьбой предложить по одной кандидатуре для каждой. После подсчета набранных голосов были определены победители в семи номинациях. Объявлял имена и вручал оригинальные подарки HR-директор.

Когда конкурсная программа завершилась, сотрудникам было предоставлено время для неформального общения и танцев. Продолжительность «официальной» части корпоративного праздника составила пять с половиной часов, а «свободного времени» — около двух с половиной — вполне достаточно, чтобы повеселиться и обсудить вечер. Согласно договоренности с администрацией ресторана помещение было арендовано на восемь часов.

Люди были переполнены положительными эмоциями, и даже после окончания праздника многие не желали расставаться. Продолжить веселье решили в другом заведении, порекомендованном ведущим. Водитель арендованного компанией автобуса в указанном месте высадил всех желающих встречать Новый год до утра, а остальных сотрудников (их оказалось совсем немного) развез по домам.

В понедельник эйчары разослали по электронной почте благодарность всем членам коллектива за участие в подготовке праздника и проявленную инициативу. Завершающим аккордом стала работа над фотоколлажем, составленным из фотографий с праздничного вечера, который люди сами оперативно подготовили и разместили на доске объявлений в холле офиса.

Кроме того, эйчары провели анкетирование участников праздничного вечера (примерные вопросы для анкеты см. в приложении 4). Чтобы получить максимально объективную оценку, опрос был анонимным. Затея оказалась очень полезной — результаты анкетирования помогли проанализировать недостатки в организации праздника и собрать пожелания относительно проведения корпоративов в будущем. Выяснилось, что все без исключения сотрудники остались довольны предложенным форматом торжественного мероприятия. Впрочем, и без анкетирования всем было ясно, что праздник удался на славу — обсуждения подробностей вечера не утихали неделю, люди приходили на работу в приподнятом настроении, благодарили HR-отдел и руководство за отлично проведенное время.

Подводя итоги, топ-менеджеры пришли к выводу: поставленные цели были достигнуты — внутрикорпоративные связи укрепились, что благоприятно отразилось на работе, выросла производительность труда. Сотрудники стали работать с большим энтузиазмом, было заметно, что они ощущают себя не отдельными «винтиками» системы, а членами одной команды. Люди стали чаще общаться (в том числе и в неформальной обстановке), оказывать друг другу поддержку.


Источник: hr-portal.ru

Похожая запись

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *