Искусство проведения совещаний
Конец уходящего года — время подведения итогов. Конечные и промежуточные результаты жизнедеятельности, наверное, каждой современной компании, вне зависимости от ее размеров, обсуждаются на коллективных мероприятиях. Такие бизнес-вече могут носить форму собрания, совещания, переговоров, семинаров, заседания, съездов, конференций, симпозиумов. Как правило, они являются вполне закономерным событием в жизни компании и носят разовый, периодический или регулярный характер.
Однако, по мнению сотрудников, 80% совещаний и переговоров являются бесполезными и неэффективными. Соответствующие выводы сделал заместитель декана НИУ Высшая Школа Экономики Алексей Макаров, проанализировав протоколы совещаний, проведенных в ста крупнейших российских компаниях в текущем году и опросив их участников. Отсюда напрашивается вопрос, как же нужно организовывать и проводить совещания, чтобы они приносили свои положительные плоды?
Структура совещаний
Деловые встречи являются инструментом управленческой деятельности. Суть таких встреч заключается в комплексном решении важных задач, которые и выносят на повестку совещания. Вопросы, поднимаемые к обсуждению, должны быть раскрыты и понятны всем присутствующим. Представить вопрос может человек, ведущий совещание или же ответственное за данное направление лицо. Во вступительном слове обязательно нужно пояснить, почему данный вопрос внесен в повестку совещания, его историю вплоть до настоящего времени, чего хочется получить в результате обсуждения с учетом различных аргументов и конкретные действия для его решения. В данном случае должно работать правило: краткость — сестра таланта, всю эту информацию желательно донести за пару минут, ведь время в бизнесе — это деньги.
Во время обсуждения вопросов нужно придерживаться определенной последовательности:
1. Выявление фактов
2. Определение уровня их значимости
3. Собственно принятие решения с формированием общего взгляда.
Происходящее на совещаниях (заседаниях) принято протоколировать. Данные меры обусловлены необходимостью фиксирования всего, что произошло на совещании и для отслеживания «судьбы» обсуждаемых вопросов и намеченных задач. К данному документу предъявляются всего 3 требования — краткость, лаконичность и ясность.
Работа на результат
Для того, чтобы совещания приносили свои плоды, нужно выявить причины их неэффективности и провести так называемую работу над ошибками.
1. Самой популярной причиной бесполезности проведения совещаний является их формализм. Зачастую такого рода мероприятия проводятся «для галочки». Больше всего на совещаниях высказываются руководители, они-то и озвучивают уже принятое ими ранее решение, оставшиеся участники собрания служат массовкой и не могут высказать свое мнение или внести некие коррективы. Для решения этой проблемы нужно просто дать слово всем участникам «вече», заинтересовать сотрудников, мотивируя их на поступки.
2. Отсутствие четкой повестки совещания. Без внятной формулировки поставленных задач участники процесса попросту не понимают, чего от них хотят. Во избежание этого нужно ясно и недвусмысленно формулировать вопросы, выставленные на повестку совещания. Также важно их преподносить «вкусно», чтобы обсуждающим захотелось поскорее «съесть» задачу или вопрос.
3. Несовпадение намеченного в ходе совещания плана с реальными действиями, направленными на решение конкретного вопроса. Как правило, в процессе обсуждения поставленных задач составляется план их решения. Уклончивость или и вовсе несоблюдение намеченного полностью нейтрализует и делает никчемной проделанную ранее работу.
4. Многолюдность совещания. Массовость в данном случае негативно сказывается на результатах, большинство из присутствующих наверняка даже не осознают смысл своего участия. Для обсуждения повестки дня необходимо привлекать только заинтересованных фигур, являющихся в данных вопросах «ключевыми».
Нужно отметить, что результат проведенного совещания полностью зависит от человека, который его проводит. Именно его мастерство гарантирует успех, а обратном случае — провал.
Также нужно подчеркнуть, что помимо своих основных и прямых функций совещания также развивают корпоративную культуру, объединяют коллектив и учат работать в команде.
Важные нюансы
1. Совещание должны быть четко регламентировано. Принято считать, что в коллективной обстановке мозговая активность притупляется через 40-50 минут. В связи с этим продолжительность совещания может ограничиться часовым обсуждением или же обязательным перерывом при необходимости проведения более продолжительной встречи.
2. Деловые собрания лучше проводить во второй половине рабочего дня, дабы не нарушать ритм трудовой деятельности.
3. Помещение, где проводятся бизнес-встречи должно отвечать некоторым требованиям — быть хорошо проветриваемым, с комфортной температурой и влажностью, звукоизоляционным, с удобной мебелью.
Рекомендации участникам совещания:
— дайте слово каждому желающему, так как мнение каждого в данном случае весомо и важно;
— общение между коллегами должно быть четким, открытым и ясным;
— умейте выслушать до конца, не перебивайте;
— готовьтесь заранее к совещаниям, в противном случае оно останется без результата, просто бездарно потраченным временем.
