Как перевести свои совещания в онлайн-формат
Развитие технологий упростило проведение групповых встреч и совещаний, но «просто» еще не означает легко. Во время встреч лицом к лицу на участников влияют сильные социальные факторы, их реакции быстрее и лучше распознаются по невербальным сигналам, поэтому вы можете позволить себе больше импровизации, чем в онлайне. Сложность заключается также и в том, что и вы, и другие участники онлайн-совещания находитесь сразу в двух измерениях – реальном и виртуальном, и мозг испытывает двойную нагрузку, стараясь реагировать на стимулы «и тут, и там». Поэтому риск расфокусировки внимания в онлайне серьезно возрастает, особенно если совещание затягивается.
Онлайн-совещание – это вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников с помощью сети.
Когда вы решили перевести свои совещания в онлайн-формат, нужно вспомнить об особенностях «виртуальной нагрузки на мозг». Сделайте ревизию всего, что может отвлечь группу от целей собрания, и предупредите участников, чтобы проведению виртуальных встреч могут помешать: дорожный шум и ресторанная музыка, дети и домашние животные, «шумные» и «переливающиеся» украшения, звонящие телефоны, одежда ярких неоновых цветов, с мелким «рябым» узором. Вы можете столкнуться с тем, что участники не хотят включать камеру, потому что не готовы приглашать к себе в гости. Кроме того, неоднородный задний фон часто отвлекает: у кого-то простые старые обои с безумным креативом от детей и кота, а у кого-то дорогая дизайнерская мебель. Предложите участникам использовать брендированные заставки. Если вы участвуете во встречах с разными командами, то важно сделать так, чтобы все видели название компании каждого участника и его ФИО. Управляйте своим микрофоном.
Если вы высказались и передали слово другому, отключите его, чтобы исключить посторонние шумы. Структура совещания в онлайне для вас изменится следующим образом. Внимание к каждому человеку способствует сплоченности. Поэтому полезно чередовать совещания с общей повесткой, которую вы формируете сами, с повесткой, которую предлагают участники. Перед сеансом попросите их написать о проблемах, которые они решают. Включите их вопросы в повестку и после каждой озвученной проблемы дайте группе возможность высказаться в формате «Я мог бы предложить». Затем переходите к следующему вопросу.
Как управлять временем и содержанием онлайн-совещания
1 .Сделайте сонастройку. Дайте участникам 5 минут на решение технических проблем и разогрев, чтобы выяснить, какой эмоциональный фон преобладает в группе. Проследите, все ли подключились ко встрече: включены ли камеры, все ли слышат вас одинаково хорошо. Не берите паузу. Лучше инициировать small talk – короткий разговор «с низкой ценностью». Опоздавшие не пропустят ничего важного, а пришедшие вовремя будут вовлечены в общение.
2 .Озвучьте регламент и нормы коммуникации. Участники должны понимать, когда они могут рассчитывать на перерыв и каким образом заявить свое право на выступление, вопрос или комментарий. На каждую тему лучше отводить не более 30 минут. Если вопрос требует более детального обсуждения, чем позволяет регламент, лучше перенести его рассмотрение.
3 .Начните совещание с общих ключевых вопросов, вовлекая участников в детализацию. У участников должно сложиться понимание того, на чем именно им надо сконцентрироваться. У каждого из них может в любой момент времени возникнуть соблазн уйти от повестки. Поэтому запаситесь парой заранее подготовленных вопросов, возвращающих группу к целям обсуждения.
4 Делайте паузы для общей концентрации. В условиях сжатого тайминга можно столкнуться с искушением выдать больше информации, чем другой в состоянии воспринять.
Но объем внимания человека ограничен: даже в состоянии высокой концентрации вы способны воспринять не более 7 объектов одновременно и 20 минут активно вслушиваться в речь говорящего. Если при этом перед вами стоят требующие интеллектуального напряжения и конфликтующие между собой задачи, то управлять вниманием можно из расчета 5–7 минут сухого информирования и только 3–4 объекта для показа. Затем – обязательное переключение внимания: вопросы, комментарии, примеры. Но увеличить время активного восприятия информации можно за счет смысловой переупаковки данных, например, используя формат сторителлинга, которому мы обязательно уделим внимание в следующих статьях.
Источник: blog.bitobe.ru
