Как повысить эффективность онлайн-совещаний
Рабочие встречи и совещания перенеслись в онлайн, и организовывать их стало сложнее и с технической точки зрения, и с организационной. Как же в этих условиях обеспечить соблюдение регламента, достичь договоренностей и зафиксировать решение с уверенностью, что оно всеми услышано, понято правильно и принято к выполнению? С технической точки зрения, изменилось многое: от процедуры согласования времени и места встречи до протоколирования. Вам придется развивать умение работать с несколькими устройствами одновременно. Предстоит предусмотреть не только последовательность тактов работы, но и возможные технические неполадки, а также необходимость наблюдать одновременно и за участниками, и за появлением вопросов в чате. Кстати, такая привычка буквально спасает и в ситуациях, когда одно из устройств вдруг отказывается работать. Тогда можно быстро переключиться на другой гаджет и на небольшую заминку участники даже не обратят внимания. Полезно заранее записать несколько коротких видео или презентаций, которые можно будет запустить в случае сбоев. Это оправданно – записать минутную историю можно в более ресурсном состоянии, чем в момент, когда вы или докладчик отключились. А небольшая пауза во время показа видео дает возможность сконцентрироваться, мобилизовать группу и решить возникшую проблему.
Технические требования к онлайн-совещаниям включают в себя: доступ участников к необходимому ПО, доступ участников к платформам для групповой работы и документам для совместной работы, подготовку оборудования: проверку камеры, звука, ПО, подбор фона, возможность авторизации всех участников, возможность видеозаписи собрания, возможность сбора обратной связи, адресную техническую поддержку в случае возникновения проблем со связью и навигацией. С организационной точки зрения, сложность совещания в онлайне заключается в том, что времени на него отводится значительно меньше, а обсуждение может быть таким же жарким, как и в офлайне. Поэтому успех в значительной мере зависит от степени подготовки самого выступления, его визуального сопровождения, рассылки детальной повестки с заранее подготовленным документом с ключевыми тезисами для совместной работы (в этом случае участники могут написать свои вопросы и уточнения в примечаниях). И лучше заранее дать себе и другим участникам твердую установку на то, что уйти со встречи можно только после четко сформулированного резюме встречи и поставленных задач. Некоторым сотрудникам онлайн-формат совещаний, увы, дает иллюзорное ощущение того, что виртуально достигнутая групповая договоренность не совсем «настоящая». Поэтому, считают они, ее надо «закрепить» отдельной беседой тет-а-тет с руководителем – звонком, сообщением, отдельной встречей.
Если вы заметили такое пристрастие подчиненных «договорить свои договоренности», приложите дополнительные усилия к тому, чтобы подчеркнуть: онлайн-совещания – не репетиции и виртуальные договоренности для вас словно священные скрижали. В противном случае вы рискуете потерять время, пересказывая каждому уже озвученное на встрече и подтверждая, что задача поставлена и ее нужно выполнять немедля. Организационные требования к онлайн-совещаниям: согласование времени и процедуры встречи, выносимых на повестку вопросов и состава участников, визуализация повестки, подготовка документов и/ или рабочего поля для совместной работы, предварительное информирование участников о повестке, регламенте работы и их действиях, информирование о нормах коммуникации перед началом и по мере необходимости в ходе встречи, соблюдение повестки, соблюдение тайминга, визуализация движения по регламенту, протоколирование встречи с указанием результатов (принятых решений, поставленных задач и ответственных за их выполнение), рассылка резюме встречи с указанием результатов. В предыдущей статье (см. «Компетенции онлайн-модерации для руководителя») мы писали о социально-коммуникативных навыках проведения групповых встреч в онлайне. В этом материале мы детально остановимся на трех важных технически-организационных аспектах, от которых зависит эффективность онлайн-совещаний. Вы быстрее приведете группу к результату, если уделите внимание: подготовке к работе с виртуальной доской, расширению своего цифрового инструментария, строгому нормированию коммуникации. Подготовка к работе с виртуальной доской Кроме Miro сегодня существует множество отличных инструментов на любой вкус: MetroRetro, Retrium, Dropbox Paper, Google Jamboard. Наблюдение за движением чужих курсоров создает ощущение физической динамики, которое не доступно при использовании программного обеспечения для видеоконференций. Поэтому использование виртуальных досок сделает коммуникацию намного продуктивнее, и вам придется меньше фиксировать информации из чата и на слух. Они также дают возможность сохранять блоки, возвращаться к работе, проводить ретроспективы и в целом не терять комфортную атмосферу на встрече. Зарегистрируйтесь на официальном сайте. Можно подключить платный аккаунт Miro, но возможностей бесплатной версии для рабочих встреч, как правило, достаточно. Если вы опытный пользователь, то интерфейс не вызовет у вас затруднений. На стартовой странице вы увидите функции изменения масштаба самой доски, элементы визуализации и рабочую панель. Обратите внимание: на доску можно добавлять не только стикеры. В вашем распоряжении будут шаблоны, картинки из Google и даже видео с Youtube.
Источник: blog.bitobe.ru
