Корпоративная электронная библиотека — верный помощник эйчара

Еще десять лет назад, будучи HR-директором, я создавала библиотеку для сотрудников, закупая бумажные книги. А девушка, ответственная за обучение, заносила в электронный каталог информацию о том, кому и когда книга была выдана, когда она должна быть возвращена и пр.

Времена изменились, корпоративные электронные библиотеки благополучно пережили три поколения, постоянно расширяя функциональные возможности для пользователей. Теперь это уже не просто файлы doc или pdf, а серьезные коллекции текстовых и медиа- (аудио, видео) материалов, которые доступны пользователю как онлайн, так и через мобильные приложения. А сами книги стали гибридными – хочешь читай, хочешь слушай по дороге на работу.

В нынешнем – четвертом – поколении библиотек эйчар (или другой ответственный человек с правами администратора) может наблюдать всю активность пользователей, интерактивно взаимодействовать с ними, иметь подробную статистику, управлять контентом.

А читатель может комментировать библиотечные документы, дополнять их заметками, а также создавать собственные документы. Он может скопировать понравившийся отрывок и отправить коллегам или знакомым на мейл или запостить в социальных сетях. Доступ работает и с компьютера, и с мобильных устройств, как он-, так и офф-лайн.

Когда пользователь задействует несколько устройств, между ними происходит синхронизация используемых файлов, и в планшете вы откроете книгу там же, где сделали закладку на ноутбуке.

Доступ к корпоративной электронной библиотеке четвертого поколения предоставляет компания Альпина Диджитал и сервис Safari Books Online.

На мой взгляд, многие компании недооценивают этот серьезный инструмент. Буквально по пальцам можно пересчитать тех, у кого библиотека установлена. Не берусь судить о причинах, но давайте вместе посмотрим, какие важнейшие задачи она помогает решать. И, уверена, ни один настоящий эйчар не сможет устоять.

1. УДОБСТВО ОБРАЩЕНИЯ К ВНУТРЕННЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КОМПАНИИ

Сколько у вас накопилось приказов, стандартов, регламентов, инструкций, шаблонов, презентаций, отчетов и прочего, что принято называть «корпоративными знаниями»? А сколько в вашей компании работает «полевых» сотрудников: продавцов, мерчендайзеров, консультантов, агентов, экспедиторов? Сколько занято в охране, на производстве и в транспортной сфере, без доступа к корпоративному порталу или СДО?

В электронной библиотеке у нас есть возможность все внутренние документы компании поместить в корпоративную энциклопедию. Есть возможность группировки материалов по должности сотрудника, возможность автоматического добавления и обновления материалов на устройствах сотрудников.

Подумайте только о новичках! Ведь за короткий срок им нужно изучить массу внутренней документации. Они будут вам очень благодарны, если в одном месте смогут ее найти. А признательность их руководителей (или наставников), которых новички перестанут донимать вопросами, где найти ту или иную информацию, даже не берусь описать.

2. ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ РАЗНЫХ КАТЕГОРИЙ СОТРУДНИКОВ

— Распространенная ситуация: «полевые» сотрудники удалены от офисов, при этом результаты компании зависят от их профессионализма. Теперь через электронную библиотеку мы можем обучать их основным компетенциям, например, методологии продаж и работе с клиентами, не отрывая от работы и отслеживая их прогресс. Кроме того, мы можем оперативно поставлять им самые свежие сведения о продукте, рынке, конкурентах.

— Руководитель подразделения теперь может составить точную подборку книг в рамках индивидуальной программы развития своих подчиненных, проконтролировать их изучение и поговорить о том, что сотрудник вынес, что будет делать по-другому.

— Подобрав литературу для каждого уровня-грейда сотрудников мы формируем прозрачную систему карьерного планирования, где каждый видит, какие темы и материалы ему нужно освоить (и какой сдать экзамен), чтобы продвинуться в компании вертикально или горизонтально.

— Внутри программы кадрового резерва нам тоже очень удобно назначить те или иные книги по лидерству, менеджменту, маркетингу, финансам и пр. для освоения резервистами. Разделы уже сформированы, одним кликом мы видим  десятки книг по нужной нам тематике.

— И, наконец, мы чудесным образом дополняем внутренние обучающие тренинги деловой литературой на соответствующую тематику, что значительно повышает эффективность тренинга, помогает закрепить изученный материал.

3. УДЕРЖАНИЕ «ЗВЕЗД»

Высокопрофессиональные и жадные до развития сотрудники легко получают доступ к самым новым или «модным» изданиям деловой литературы и периодическим изданиям, которые сложно получить самостоятельно. Например, к сотням интересных и полезных книг издательств «Альпина Паблишер» и «Манн, Иванов, Фербер». К книгам, которые на пике интереса и обсуждаются в сети.

4. ПЕРИОДИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА ИЛИ ОТБОР ПРЕТЕНДЕНТОВ В КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

С помощью корпоративной библиотеки у нас есть возможность отслеживать буквально каждого сотрудника: его мотивацию к развитию, усердие и стабильный прогресс. Теперь нас сложнее обмануть, подготовившись к интервью для внутреннего отбора: мы видим, какие книги и материалы в течение, например, полугода действительно были изучены.

5. ФОРМИРОВАНИЕ САМООБУЧАЮЩЕЙСЯ ОРГАНИЗАЦИИ ЧЕРЕЗ КУЛЬТУРУ ЧТЕНИЯ

Каждый управленец согласится, что читающий и развивающийся сотрудник нам милее и дороже, чем не читающий. Здесь мы устраиваем всевозможные конкурсы и акции, повышающие интерес к чтению, создающие моду на него: викторины, кто прочел быстрее, кто больше, кто написал качественный пост по прочтению на корпоративный портал – творчество  ограничено только вашей фантазией, опять же всегда можно подсмотреть фишки других компаний в этой области.

6. ПОВЫШЕНИЕ ЛОЯЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ, ИХ ПРИВЕРЖЕННОСТИ КОМПАНИИ

Ваша библиотека снабжена логотипом и другой визуальной атрибутикой. Каждый раз заходя в нее, сотрудник идентифицирует себя с компанией.

Наиболее активным читателям вы можете давать пин-коды, которые они смогут дарить своим друзьям, что повышает их гордость за компанию. Вы можете дарить пин-коды доступа клиентам и партнерам — это наверняка понравится им больше, чем календари и конфеты. Отдел маркетинга сэкономит бюджет на подарки. А главное, они получат неопровержимое доказательство стремления вашей компании к профессиональному росту.

7. ПОВЫШЕНИЕ ИННОВАЦИОННОСТИ КОМПАНИИ

Например, мы в течение месяца вместе читаем несколько отобранных книг по профилю нашей деятельности. А потом садимся в круг и обмениваемся идеями, пришедшими нам в голову во время чтения. И выходим с конкретным планом-графиком реализации этих идей.

Резюмировать не буду. Выводы вы сделаете сами. А чтобы вам одобрили добавление в бюджет расходов на корпоративную библиотеку, просто переведите в цифры семь пунктов выше. Перед этим расчетом не устоит ни один директор — выходы от использования корпоративной библиотеки будут на порядок выше ее стоимости на входе.

Источник :hr-academy.ru