Семь способов излечиться от почтозавимости

Вы когда-нибудь отключаетесь? Бываете оффлайн хотя бы несколько минут? Вспомните, когда вы последний раз использовали «выкл.»? Это было дома на выходных? В отпуске? Или вы в тот момент были в офисе? BlackBerry, iPhone, Android, iPad и другие их родственники из семейства гаджетов кардинально изменили нашу жизнь. Они также перевернули сам механизм выполнения менеджерами поставленных задач, того, как, когда и даже где мы работаем.

Современная реальность с сумасшедшим ритмом заставляет потоки информации возрастать в геометрической прогрессии. Водоворот сведений буквально накрывает с головой управленцев. Менеджеры погребены под кипами отчетов, сыплющихся на рабочую почту или того хуже, складываются в бумажные баррикады и траншеи на столе. Смартфоны и планшетные компьютеры стали для управленцев некими островками спокойствия, спасательными шлюпками в бурном море информации. Они позволяют в короткие затишки между встречами и совещаниями на бегу проверить почту, проконтролировать множество второстепенных задач. Но у современных технологий могут быть скрытые негативные эффекты, поэтому менеджеры должны понимать опасность безрассудного увлечения электронными коммуникациями.

Потеря смысла
Вспомним Маршалла Маклюэна: любой канал коммуникации сам по себе является неким сообщением. Эмоции, тон беседы, выражения согласия, внимания – такая же часть управления, как и сама информация, которую менеджер хочет донести в речевой ситуации. Получается, оперируя в общении только неживыми, электронными словами, мы теряем часть смысла, перестаем делиться позициями и приходить к консенсусу. Менеджер, который в управлении своей командой полагается только на электронную почту, рискует попасть в беду. Безусловно, клавиатура и выход в интернет – путь для расширения круга общения до масштабов мира. Но в таком случае возрастает риск променять глубину коммуникаций на охват, качество контактов на их количество.

Увлечение менеджеров современными технологиями доходит до абсурда и заставляет их вести себя неразумно. Подумайте, каково сотрудникам, искренне недоумевающих по поводу вашего праведного гнева из-за их отсутствия на совещании, если вы назначили его на 8.30 утра в понедельник, уведомив их по почте в 10.30 вечера воскресенья? Или представьте раздражение адресата, которого вы теребите назойливым звонком, ожидая ответа на письмо, отправленное всего час назад? Такие курьезы из реальной жизни менеджеров подрывают баланс труда и отдыха. Чем сильнее ваша тяга прочитать почту, проверить телефон, тем сложнее вам сосредоточиться на конкретных задачах.

В погоне за мелочами, мы рискуем также пропустить общую картину. Многочисленные исследования, проведенные в период финансового кризиса, показали, что руководители, сверх меры сосредоточенные на быстром реагировании на действия конкурентов, попадали в трясину особенностей сделки, и были не в состоянии смотреть дальше ближайшего будущего. Иллюзия контроля, которую предоставляет управленцам поток информации, отслеживаемый через технические новинки, грозит лишить их реальной возможности отслеживать ситуацию. Требования накапливаются, и менеджмент становится неистовым и более поверхностным.

Меньше почты, больше сути
Не стоит оставаться безвольно плывущим в водоворотах информации. Вернуть себе право управлять потоками сведений легко. Достаточно проделать нехитрое упражнение. Во-первых, не поленитесь после прочтения этого материала подсчитать, сколько электронных писем и прочих сообщений вы получили в течение текущей недели. Во-вторых, вычлените ту часть посланий, которые не требуют никаких действий с вашей стороны. В-третьих, подсчитайте соотношение между отправленными и полученными письмами (поделив первое на второе). Наконец, определите свою активность (процент сообщений, которые вы инициировали, без учета ваших ответов на чужие темы).

Если обратиться к реальному подсчету, который был проведен в одну из самых легких рабочих недель – сразу же после Нового года, – то можно увидеть следующую картинку: 294 полученных без учета писем, которые попали в папку «спам». Только 46 из них (около 15%) требовали ответа. 107 (примерно треть) так и остались непрочитанными (поскольку тема показала, что письма относятся к категории нежелательных, либо информация, содержащаяся внутри, давно устарела). Оставшиеся сообщения были, что называется, «для сведения», но могли потребовать значительного времени и внимания, то есть не подходили для изучения на ходу. Отправлено было 64 сообщений, или по одному ответу на каждые 4,6 полученных писем. То есть соотношение между папками «отправить» и «получить» было 2,2. Но прямыми ответами на 294 письма в электронной почте были только 33 сообщения (чуть более 10%), 13 – направлены пересылкой (5%), и 18 – инициированные (6%).

Если предположить, что каждый из 46 ответов на письма занимает в среднем 10 минут рабочего времени, окажется, что был угроблен целый трудовой день! А если добавить к тому 18 инициированных сообщений, на любое из которых необходимо минут 15, то придется накинуть еще полдня. Таким образом, в неделю, одну из самых легких с точки зрения электронных потоков, половина бесценного рабочего времени убита только на обработку почты!

Как работать с электронной почтой

1. Уменьшайте объем исходящего потока. Чем больше сообщений вы инициируете, тем больше, соответственно, приходится ожидать в ответ. Можно воздержаться от отправки тех писем, которые еще не рассмотрены, и говорить только тогда, когда вам действительно есть что сказать.
2. Сегментируйте свою электронную почту. У вас может быть несколько адресов – один для широкого пользования, обрабатывать поток на который вам поможет ассистент (расставит приоритеты, перенаправит часть задач и др.), другой – открытый только для определенной категории отправителей (к примеру, клиентов или коллег), третий – для небольшого круга общения, друзей и семьи. Можно еще завести запасной, используемый при регистрации или покупках в сети, которые заведомо будут генерировать спам.
3. Используйте все инструменты электронной почты. Фильтры, приемы организации работы с сообщениями, постановка задач, календарь и прочее – современные почтовые сервисы таят массу полезных для менеджера возможностей.
4. Назначьте себе личное время без электронной почты. Эту стратегию предложила Дана Бойд из Microsoft. Она периодически заявляет по электронной почте отпуск и прекращает все сетевые коммуникации (и рекомендует делать это в течение как минимум двух недель). Если для вас это слишком экстремальный ход, вы можете поставить себе условие отвечать только в определенные временные «окна» раз в день. Но при этом желательно помечать в автоответе, что вы находитесь «вне офиса», чтобы получатели знали, что решение может быть отложено – для тех 10% писем, которые действительно нуждаются в оклике.
5. Организуйте время без электронной почты также в компании. Натан Зельдес, ранее работавший в Intel, выдвинул эту идею «тихого часа» в корпорации, квоты для электронной почты, сообщений о платежах и бухгалтерского учета.
6. Начните все сначала. Тем из вас, кто чувствует себя подавленным, журналист и профессор Гарвардского университета Лоуренс Лессиг советует объявить «банкротство электронной почты». Удалите старые адреса без лишних сожалений! Новые аккаунты позволят легче разработать более эффективные приемы обработки и передачи, реагирования на сообщения, разорвать связь с теми, кого вы предпочли бы оставить в прошлом.
7. Отключайтесь. Когда ничего не помогает, вспомните о кнопке «выкл.». Она есть на любом из ваших любимых технических устройств. Рефлексии, шаг назад, чтобы обдумать ходы на будущее – неотъемлемые инструменты успешного менеджмента.

Источник : e-xecutive.ru