Ваша почта еще до начала рабочего дня завалена непрочитанными письмами, а из списка дел никогда не пропадает пункт «Ответить на email»? В таком потоке легко можно забыть о правилах хорошего тона. Мы подобрали для вас 5 основных правил, которые помогут вам оформить любой email.
1. Всегда указывайте тему письма
Никогда не оставляйте строку «Тема письма» пустой. При этом формулируйте тему четко и ясно. Из этой строки человек должен узнать не только о предмете письма в целом, но и о чем конкретно идет речь. К примеру, если вы обсуждаете с коллегой подготовку к презентации вашего проекта, в теме письма можно указать не только слово «презентация», но и уточнить, например, «выбор фотоматериалов». При этом не забывайте оставаться лаконичным.
2. Не забывайте о приветствии и подписи
В потоке ежедневной рабочей переписки, особенно если она ведется внутри офиса, легко забыть о таком обычном элементе письма, как приветствие и подпись. Однако такое письмо может восприниматься как неполное, и только из-за этого ему могут не уделить внимания. Кроме того, так вы показывете свою вежливость и уважение к адресату. Не забывайте добавлять в письмо приветствие, благодарность и свою подпись. Тем более, что последнюю часть можно легко автоматизировать с помощью функций почты.
3. Форматируйте свой email
Позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо легко читалось и адресат обратил внимание на все ключевые моменты. Для этого можно использовать выделения, подзаголовки, нумерованные списки или буллиты. Если в письме вы упоминаете несколько тем – обязательно разделите их визуально.
Читайте еще: 8 эффективных способов улучшить свои навыки общения
4. Проверяйте грамотность
Не забывайте перечитывать свое письмо после того, как оно полностью написано. Это позволит убедиться, что в письме нет логических ошибок или незаконченных предложений. Кроме того, проверьте письмо через программу проверки грамотности. Ошибки или опечатки могут сразу броситься в глаза вашему адресату и отвлечь от основной темы. Кроме того, это, скорее всего, произведет плохое впечатление, даже если причина ошибки не безграмотность, а спешка.
5. Будьте внимательны к вложениям
Наверняка вам знакома ситуация, когда письмо, в котором должен быть вложенный файл, приходит пустое? Чтобы этого не случилось, прикрепите вложение еще до того, как начинаете писать само письмо. В письме обязательно укажите, что email содержит вложение, чтобы обратить внимание вашего адресата и вложение не потерялось.
Источник: hr-portal.ru