Эти слова делают тон сообщений менее уверенным, выдают колебания автора, его сомнения в значимости того, о чем он пишет. В личной переписке эти слова можно употреблять сколько угодно, а в деловой — не рекомендуется. Деловое письмо должно излучать уверенность, силу, целенаправленность. Работаем над ошибками.
1. «Просто»
- «Я просто хотел убедиться, что мой запрос будет рассмотрен вашими менеджерами».
- «Просто прочитайте наше предложение о сотрудничестве — выводы делайте сами».
- «Я просто хотела спросить…».
- «Просто проверьте эту информацию».
Уберите из этих фраз слово «просто» — и смысл не потеряется. Зато будет нейтрализован эффект снижения значимости сказанного. Вы хотите убедиться; чтобы ваше предложение было рассмотрено; вы хотите узнать, спросить или проверить информацию. И точка.
2. «Я надеюсь»
Как форма вежливой, мягкой подачи информации эта фраза имеет право на существование.
- «Надеюсь на долгосрочное сотрудничество».
- «Надеюсь на Ваше понимание и готовность обсудить спорные вопросы в ближайшее время».
- «Надеюсь на возможность личной встречи».
Приемлемо. Только следите, чтобы «Я надеюсь» не фигурировало в письмах слишком часто. Если вы хотите получить от адресата конкретный результат, имеет смысл писать смелее и свести дипломатию к минимуму.
- «Уверен, что сотрудничество со мной повысит прибыль вашей компании».
- «Я настаиваю на обсуждении спорных вопросов и поиске выхода из сложившейся ситуации».
- «Предлагаю встретиться лично и обсудить возможности сотрудничества на следующей неделе».
3. «Практически»
Это слово точно лишнее.
- «Практически сразу же мы отреагировали на ваш запрос».
- «Риски сведены практически к нулю».
- «Мы не видим практически никаких недостатков в этом продукте».
«Практически» — это всегда недо-. Как будто из полной картины вы хотите скрыть маленький, но существенный и досадный недостаток. Пишите утвердительно, без оговорок. Если к аргументу вам хочется добавить «практически» — значит, это слабый аргумент, ищите более убедительный.
4. «Своего рода»
Выражение ни о чем, уместное в художественной литературе, публицистике, но не в деловой переписке.
- «Это своего рода игнорирование наших проблем».
- «Это своего рода прорыв на рынке».
- «Это своего рода конфликт».
Называйте вещи своими именами. Без костылей в виде «своего рода».
5. «Простите», «прошу прощения»
- «Простите, мне не подходит 15.00 — Вы не против встретиться в 17.00?»
- «Простите, но мне кажется, что ваш менеджер недостаточно серьезно отнесся к моему вопросу».
- «Простите, но я думаю, что мы можем рассчитывать на скидку, с учетом количества товара, который мы у вас заказываем».
Всем ясно, что «простите» — это форма вежливости и фигура речи, но на психологическом уровне это работает как маркер неуверенности. Если вы сами не уверены в том, что пишете, будь то просьба, претензия или предложение — почему ваши слова должны убедить адресата?
Разнообразными формами речевой вежливости можно и нужно пользоваться, но умеренно. За мягкими, осторожными обращениями мы иногда прячем неуверенность в том, что наш вопрос достаточно значимый для собеседника — так давайте найдем аргументы, почему он значимый, и поделимся ими. Иногда мы прячем свои недоработки (как в случае с «практически»: «мы практически уложились в срок») — давайте показывать 100% результат, или честно признавать ошибки и их исправлять. Это по сути.
А по форме — слова-костыли зачастую попадают в наши письма механически. Задача — эти слова найти и нажать «Delete».
Источник: hr-portal.ru