У вас бывает ощущение, что как бы вы не старались спланировать свой день, время как будто утекает сквозь пальцы и в конце дня у вас осталось много дел, которые вы не успели сделать? Возможно, вы допускаете одну из ошибок тайм-менеджмента и, исправив ее, у вас все пойдет как по маслу.
1. Вы пытаетесь удержать в голове все дела и не пишете список дел
Привыкнуть ежедневно составлять подробный список дел может быть непросто. Однако это стоит того. Во-первых, составляя список, вы видите общую картину вашего дня и можете более рационально распределить задания. Во-вторых, список поможет вам оставаться сфокусированным и уменьшит вероятность, что вы начнете отвлекаться.
Кроме того, по мнению одного из гуру тайм-менеджмента, автора методики Getting Things Done Дэвида Аллена, изложив на бумаге свои планы, вам не придется задумываться о своем графике и у вас появится больше интеллектуальных ресурсов подумать о более творческих вещах. Идея Аллена в том, чтобы раздробить список дел на минимальные шаги, которые стоит сделать, чтобы достичь какой-то цели. Так вы получите не просто «список дел», а подробный план вашего дня.
Читайте еще:Как составить идеальный список дел
2. Ваш список дел нереалистичный
Еще один важный принцип тайм-менеджмента – добавлять в свой список только те дела, которые вы точно можете выполнить. Постарайтесь реально оценивать свои силы и контролируйте те задания, которые вы вписываете в свой график.
3. Вы пытаетесь сделать все сразу
Это, как правило, случается, когда на вас наваливается очень много разных забот. Чтобы ваш график не рассыпался и вы могли справиться со всеми задачами, прежде всего, нужно подумать о том, как правильно распределить их. Для этого существует несколько методик. Например, методика под названием «матрица Эйзенхаура» предполагает, что вы выписываете все свои дела в 4 квадрата: «срочные и важные», «не срочные и важные», «срочные и не важные» и «не срочные и не важные». В первую очередь, выполните все срочные и важные задания, а затем займитесь списком «не срочные и важные». Если вы будете большинство времени посвящать этим делам, то они, скорее всего, никогда не перейдут в категорию срочных.
Читайте еще:Другие известные методики приоритизации задач
4. Вы не оставляете в плане дня «временных люфтов»
Планируя свой день, оставляйте небольшие «зазоры» на случай, если возникнут непредвиденные обстоятельства. Если ваш график будет спланирован слишком плотно и в нем не будет хотя бы 15-ти минутных «люфтов», вы можете потерять контроль над ним и не успеть справиться с важными делами.
5. Вы беретесь за несколько дел одновременно
Большинство исследований показывают, что мультизадачность и эффективная работа не имеют ничего общего. Например, проведенное в 2011 году исследование Стэнфордского университета показало, что люди, которые привыкли делать много дел одновременно, во время тестов показывают гораздо более низкие результаты даже в тех заданиях, которые не предполагают много разных действий, чем люди, которые всегда работают только над одним заданием. Так что если вы хотите, чтобы ваша работа была сделана качественно и вовремя, откажитесь от этой привычки.
Читайте еще:Почему не стоит быт слишком занятым
6. Вы откладываете и отвлекаетесь
Прокрастинация – это психологическая склонность откладывать дела на потом или отвлекаться на мелкую, несущественную работу, если предстоит выполнить какое-то серьезное задание. Прокрастинация может серьезно нарушить ваш график, ведь важные задачи будут только накапливаться и приближаться к дедлайну.
Чтобы этого не случилось, прежде всего, определите, в чем причина вашей прокрастинации. У вас не хватает мотивации и вы не понимаете, зачем вы это делаете? Вы боитесь, что не справитесь с заданием? Часто прокрастинация возникает в преддверии крупных серьезных заданий. Чтобы побороть ее – постарайтесь убрать подальше все вещи, которые могут отвлекать от работы (например, телефон, соцсети или мессенджеры). После этого сделайте самое маленькое незначительное действие, чтобы начать работу. Пусть это будет небольшой шаг, главное – сдвинуться с места.
Читайте еще:Как избавиться от привычки откладывать дела на потом
7. Вы не контролируете свое время
Если вы зададитесь вопросом, куда «утекает» ваше время, то, скорее всего, сможете найти причину, почему вы не успеваете сделать то, что хотите. Специалисты по тайм-менеджменту советуют попробовать хотя бы неделю контролировать свое время и записывать, что вы делали, чтобы понять сколько времени у вас уходит на текущие задания и на что вы тратите время. Это поможет вам увидеть картину шире и внести необходимые коррективы в ваш график.
Источник: hr-portal.ru