Аудит организации труда

Vladislav

4 года назад

В данной статье речь идет об аудите организации труда, который в условиях нынешнего финансового кризиса позволяет выявить имеющиеся резервы, разработать мероприятия по устранению потерь рабочего времени, связанных с организационными причинами и нарушениями трудовой дисциплины, оптимизировать численность персонала и повысить конкурентоспособность предприятия.

Чтобы компания была конкурентоспособной, важно, удовлетворяя потребности потребителей в высококачественной продукции, обеспечить рациональное использование человеческих ресурсов. Особую актуальность приобретает данный тезис в условиях экономического кризиса. Одним из рычагов решения данной проблемы выступает совершенствование организации труда по результатам проведенного аудита.

Цели и задачи аудита

Организация труда в широком смысле — это процесс упорядочения элементов трудовых процессов. Если организация труда базируется на реализации всей совокупности достижений современной науки и практики, то можно говорить о научной организации труда (НОТ). НОТ предполагает разделение и кооперацию труда, базирующиеся на передовых достижениях науки и техники; четкую организацию рабочих мест и их обслуживание; рационализацию приемов и методов труда; создание наиболее благоприятных условий труда и морально-психологического климата; соблюдение работниками дисциплины труда. Действенность НОТ и ее безусловное влияние на повышение производительности труда обеспечиваются при ее направленности на решение экономических, психофизиологических и социальных задач.

Экономическая направленность НОТ предусматривает достижение более высоких экономических результатов при минимальных затратах на мероприятия по совершенствованию организации труда. Решение психофизиологических и социальных задач достигается при реализации мероприятий, направленных на удовлетворение потребностей и интересов работников, и предусматривает гуманизацию труда.

Цель аудита организации труда — диагностика системы организации труда на предприятии, выявление имеющихся резервов и обоснование путей ее совершенствования.

Задачи аудита организации труда:

— всестороннее исследование факторов, влияющих на уровень организации труда на предприятии;

— оценка соответствия установленных форм разделения и кооперации труда современному уровню развития и внедрения достижений научно-технического прогресса;

— анализ обоснованности расстановки работников по рабочим местам в соответствии с их профессионально-квалификационным уровнем;

— исследование причин потерь и нерациональных затрат рабочего времени;

— оценка состояния условий труда и мероприятий по их улучшению на предприятии;

— оценка состояния дисциплины труда;

— разработка рекомендаций по совершенствованию организации труда.

Рациональное использование рабочего времени

Уровень организации труда на предприятии характеризуется прежде всего таким показателем, как использование рабочего времени. Возможности более рационального использования рабочего времени и сокращения его потерь за счет совершенствования организации труда связаны с разработкой рациональных форм разделения и кооперации труда и оптимизацией на этой основе структуры кадров и процедур взаимоотношений сотрудников и подразделений; улучшением организации рабочих мест и их обслуживания; рационализацией приемов и методов труда; улучшением условий труда; совершенствованием нормирования труда; развитием мер материального и морального стимулирования; укреплением трудовой дисциплины.

Чтобы дать оценку разделению и кооперации труда на предприятии, важно проанализировать соответствие организационной структуры предприятия современным тенденциям. В этом случае выявляется динамика изменения организационной структуры предприятия и ее соответствие передовому опыту, в основе которого лежит переход от вертикальных систем управления к горизонтальным. При переходе к горизонтальным структурам управления сокращается численность функциональных подразделений и аппарата управления организацией, сопровождающаяся повышением производительности труда. Поэтому важно определить, какую долю занимают функциональные подразделения в общей их численности, обладают ли широкими полномочиями и ответственностью руководители подразделений, выпускающих конечную продукцию и оказывающих услуги потребителям.

Следует также оценить вклад каждого структурного подразделения в конечные результаты работы предприятия, выявить резервы централизации основных компетенций и основных функций. Например, возможности объединения и централизации обслуживающих функций (информационные технологии, бухгалтерия, юридический и транспортный отделы), а также возможности выборочного аутсорсинга.

Давая оценку разделению и кооперации труда, целесообразно определить, насколько оптимальными являются размеры структурных подразделений. Это определяется способностью менеджеров решать проблемы коммуникации внутри структурных подразделений. Если структурное подразделение вследствие большого объема решаемых задач состоит из значительного числа сотрудников, то оно должно быть разбито на достаточно небольшие группы, чтобы каждую из них мог координировать один руководитель. На численность сотрудников в структурных подразделениях будет также влиять их возможная территориальная разобщенность по региону (регионам).

Аудит организации труда предусматривает оценку уровня оптимальности профессионально-квалификационной структуры персонала. С этой целью анализируется соответствие разрядов работ и разрядов рабочих (табл. 1).

Таблица 1

Соответствие профессионально-квалификационных категорий

рабочих объемам выполняемых работ

Виды работ и профессии рабочих	Разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты
Разряды	Всего
I	II	III	IV	V	VI
Тарифные коэффициенты
1,0	1,077	1,2	1,354	1,538	1,8
Трудоемкость различных видов работ, тыс. н-ч
Токарные	—	9,35	18,7	33,66	22,44	14,96	99,11
Фрезерные	—	—	3,74	9,35	5,61	3,74	22,44
Итого	—	9,35	22,44	43,01	28,05	18,7	121,55
Состав рабочих, чел.
Токари:
Требуется		5	10	18	12	8	53
Наличие		7	12	17	10	6	52
Фрезеровщики:
Требуется		—	2	5	3	2	12
Наличие		2	3	4	3	1	13
Всего:
Требуется		5	12	23	15	10	65
Наличие		9	15	21	13	7	65

Допустим, что годовой эффективный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего составляет 1700 часов, а средний процент выполнения норм выработки — 110,0%. Исходя из этих данных и данных таблицы, можно рассчитать, соответствует ли численность рабочих различных профессионально-квалификационных групп потребностям организации для выполнения запланированных объемов работ. Например, исходя из приведенных данных, можно рассчитать, какова потребность токарей различных разрядов, и сопоставив эти данные с наличием данной категории рабочих, можно оценить качество планирования численности рабочих и эффективность мероприятий по расстановке кадров и повышению квалификации персонала. Если общая численность рабочих соответствует плановому объему работ, то по профессиям и квалификационным группам рабочих имеет место дисбаланс. Так, для выполнения токарных работ по II разряду требуется 5 токарей [9350 : (1700 x 1,1)], а в наличии — 7. С другой стороны, по VI разряду потребность организации в 8 токарях, а фактически в наличии — 6. Таким образом, используя данную методику при проведении аудита персонала, можно сделать вывод о том, что профессионально-квалификационная структура рабочих не соответствует текущим потребностям предприятия. В качестве рекомендаций могут быть предложены мероприятия по повышению квалификации отдельных категорий рабочих и другие мероприятия, связанные с передвижением кадров.

При анализе профессионально-квалификационной структуры кадров важно оценить готовность персонала решать в будущем более сложные и ответственные задачи. Если предприятие развивается по инновационному сценарию, то в будущем потребуются работники более высокой квалификации. Это означает, что профессионально-квалификационная структура кадров должна соответствовать не только сегодняшним задачам, но и будущим потребностям. Следовательно, работники должны в этом случае иметь запас квалификации. Иначе говоря, профессиональные знания и навыки ключевых специалистов предприятия должны превышать требования, изложенные в должностных инструкциях для решения текущих задач.

Чем более совершенна организация труда, чем больше она соответствует требованиям научного подхода, тем более эффективно и рационально используется рабочее время при существующей управленческой структуре. Отсюда задача аудитора: исследование причин потерь и нерациональных затрат рабочего времени, которые выявляются по результатам анализа баланса рабочего времени одного среднесписочного работника (рабочего) и данным фотографий рабочего времени (ФРВ).

Анализ фактического баланса рабочего времени в динамике, а также при сопоставлении фактических и плановых данных позволит выявить возможные целодневные и внутрисменные потери рабочего времени из-за неудовлетворительной организации труда и нарушений трудовой дисциплины. Например, если в рассматриваемом балансе имеют место целодневные простои или внутрисменные потери рабочего времени, то можно рассчитать возможный рост производительности труда в случае устранения этих потерь.

Пример. Так, по фактическому балансу рабочего времени одного среднесписочного работника целодневные потери, связанные с прогулами и целодневными простоями, составили 15 дней при явочном фонде рабочего времени одного работника 210 дней. В этом случае устранение этих потерь обеспечит повышение производительности труда на 7,1% ([(15 + 210) : 210] x 100 — 100).

При сопоставлении в этом балансе фактических данных за отчетный и базисный периоды можно будет также оценить, улучшилось или ухудшилось использование рабочего времени.

Более детальный анализ проводится по результатам фотографий рабочего времени, позволяющий выяснить структуру затрат рабочего времени на рабочих местах.

Изучение полученных данных позволяет выявить необоснованные потери рабочего времени и составить проектируемый баланс рабочего времени (табл. 2).

Таблица 2

Баланс затрат рабочего времени

┌───┬──────────────────────┬──────┬────────────┬────────────┬─────────────┐

│ │ │ │ Фактический│ Лишние │Проектируемый│

│ N │ Категория затрат │Индекс│ баланс │ затраты │ баланс │

│п/п│ рабочего времени │ ├──────┬─────┼──────┬─────┼──────┬──────┤

│ │ │ │ мин. │ % │ мин. │ % │ мин. │ % │

├───┼──────────────────────┼──────┼──────┼─────┼──────┼─────┼──────┼──────┤

│ │Подготовительно — │ ПЗ │ 12 │ 2,5│ — │ — │ 12 │ 2,5│

│ │заключительное время │ │ │ │ │ │ │ │

│ │Время оперативной │ ОП │ 390 │ 81,2│ — │ — │ 430 │ 89,6│

│ │работы │ │ │ │ │ │ │ │

│ │Время обслуживания │ │ 19 │ 4,0│ — │ — │ 18 │ 3,8│

│ │рабочего места │ │ │ │ │ │ │ │

│ │Время на отдых │ │ 16 │ 3,3│ — │ — │ 20 │ 4,1│

│ │и личные надобности │ │ │ │ │ │ │ │

│ │Потери рабочего │ │ 43 │ 9,0│ 43 │ 9,0 │ — │ — │

│ │времени, по │ │ │ │ │ │ │ │

│ │организационно — │ │ │ │ │ │ │ │

│ │техническим причинам │ │ │ │ │ │ │ │

│ │В том числе потери │ │ 24 │ 5,0│ 24 │ 5,0 │ — │ — │

│ │рабочего времени, │ │ │ │ │ │ │ │

│ │зависящие от рабочего │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ Итого │ │ 480 │100 │ 43 │ 9,0 │ 480 │ 100 │

└───┴──────────────────────┴──────┴──────┴─────┴──────┴─────┴──────┴──────┘

По результатам анализа определяется возможное повышение производительности труда в процентах за счет устранения потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

Возможное повышение производительности труда (%) за счет устранения потерь рабочего времени, вызванных неудовлетворительной организацией производственного процесса (Ппнп), рассчитывается по формуле:

ср

пнп

П = ————————- x 100,

пнп ср ср ср ср

Т + Т + Т + Т

пз оп обс отл

ср

где Т — средняя фактическая продолжительность перерывов в работе,

пнп

вызванных недостатками в организации производства;

ср

Т — среднее время затрат на подготовительно-заключительную работу;

пз

ср

Т — среднее время затрат на оперативную работу;

оп

ср

Т — среднее время затрат на обслуживание рабочего места;

обс

ср

Т — среднее регламентированное время на отдых и личные надобности.

отл

Исходя из данных таблицы, производительность труда за счет устранения потерь рабочего времени, вызванных неудовлетворительной организацией производственного процесса, вырастет на 4,3%.

43 — 24

П = —————— = 4,3%.

пнп 12 + 390 + 19 + 16

Возможное повышение производительности труда (%) за счет устранения потерь рабочего времени, зависящих от рабочего (Ппнд), определяется по идентичной формуле:

ср

пнд

П = ————————- x 100.

пнд ср ср ср ср

Т + Т + Т + Т

пз оп обс отл

Исходя из данных таблицы, производительность труда за счет устранения потерь рабочего времени, зависящих от рабочего, вырастет на 5,5%.

П = ——————- = 5,5%.

пнд 12 + 390 + 19 +16

Потери рабочего времени не по вине работника могут иметь место из-за того, что технологический процесс не предусматривает обеспечения полной загрузки работника в течение рабочего времени. В этом случае актуальным становится совмещение профессий. Коэффициент совмещения профессий (Ксп) характеризует учет выполнения работником наряду с работой по своей профессии также работы по одной или нескольким другим профессиям и рассчитывается по следующей формуле:

см

К = ———-,

сп Р x Ч

см о

где Ч — численность работников, фактически совмещающих функции

см

различных профессий в рассматриваемом периоде, чел.;

Р — нормативный показатель, характеризующий оптимальный удельный вес

см

работников, совмещающих функции различных профессий (в общей численности

работающих);

Ч — среднесписочная численность работников цеха (отдела), чел.

Расчет коэффициента совмещения профессий делается как в среднем по персоналу, так и отдельно по рабочим и специалистам.

Пример. Так, в производственном цехе численность рабочих, фактически совмещающих профессии, составляет 30 человек при общей численности 200 человек. Оптимальный удельный вес рабочих, совмещающих функции, рассчитанный с учетом потерь рабочего времени по организационным причинам, составляет 25%. Тогда коэффициент совмещения профессий составит 0,6. Иначе говоря, имеется резерв для увеличения численности рабочих, совмещающих профессии, в количестве 20 человек (200 x 0,25 — 30). Проведя обучение соответствующих рабочих и материально заинтересовав их, можно будет за счет этих организационных мероприятий улучшить использование рабочего времени и повысить производительность труда.

Состояние дисциплины труда

Одним из критериев оценки организации труда является состояние

трудовой дисциплины, нарушение которой в современных условиях ведет

к большим потерям, поскольку связано с недополучением добавленной

стоимости, снижением конкурентоспособности, препятствием к динамичному

повышению производительности труда и, соответственно, — росту реальной

заработной платы. Необходимость укрепления трудовой дисциплины обусловлена

причинами не только экономического, но и социального характера, поскольку

является одним из условий повышения реальной заработной платы. В ходе

аудита выявляются внутрисменные и целодневные потери рабочего времени

вследствие нарушений дисциплины труда и рассчитывается коэффициент трудовой

дисциплины (К ) с использованием следующей формулы:

тд

┌ ┐

│ П П │

│ вс цп │

К = │1 — (——— + ——-)│ x 100,

тд │ Ф Ф │

│ рв.часы рв.дни │

└ ┘

где П — сумма внутрисменных потерь из расчета на одного работника,

вс

связанных с нарушением трудовой дисциплины, за анализируемый период, час.;

П — сумма потерь, связанных с прогулами из расчета на одного

цп

работника, за анализируемый период, дни;

Ф — эффективный фонд рабочего времени на одного работающего

рв.часы

в анализируемом периоде, часы;

Ф — эффективный фонд рабочего времени на одного работающего

рв.дни

в анализируемом периоде, дни.

Пример. Внутрисменные потери из-за опозданий и преждевременного ухода с работы, простоев по вине работника за прошедший год составили 136 часов. Целодневные потери из-за прогулов в среднем на одного работника составили 2 дня. Тогда коэффициент трудовой дисциплины составит 91,0%.

┌ ┐

│ 136 2 │

К = │1 — (—— + ——)│ x 100 = 91,0%.

тд │ 1700 200 │

└ ┘

Иначе говоря, 9,0% рабочего времени было в отчетном периоде потеряно из-за нарушений трудовой дисциплины.

При аудите состояния трудовой дисциплины целесообразно провести анализ фактических данных в динамике, что позволит сделать вывод о складывающихся тенденциях и оценить действия руководства предприятия и службы управления персоналом по укреплению трудовой дисциплины.

Оценка условий труда

Важной составной частью аудита организации труда на предприятии является оценка условий труда. Актуальность создания на предприятии благоприятных условий труда объясняется тем, что они непосредственно влияют на работоспособность человека, результаты его работы, состояние здоровья. В эпоху экономики знаний, когда «человеческий фактор» становится основным в обеспечении конкурентоспособности каждого предприятия, особое внимание уделяется гуманизации труда.

Одним из критериев, определяющих состояние условий труда и уровень его гуманизации, является аттестация рабочих мест, в ходе которой дается оценка реализации положений законодательства об аттестации и сертификации рабочих мест по условиям труда. Исследуются возможности гуманизации труда и повышения его производительности на основе улучшения использования основных фондов, улучшения условий труда и техники безопасности.

Следует проанализировать соответствие организации рабочих мест требованиям эргономики. При этом оценивается удельный вес рабочих мест, конструкция и дизайн которых приспособлены к телосложению и размерам человека, его физической силе и ограничениям, биологическим потребностям, способности воспринимать информацию и принимать решения, возможностям переносить психологические нагрузки.

Пример. Федеральный стандарт США от 2001 г. <1> требует, чтобы каждый работодатель был готов предоставить сотрудникам основные сведения о том, какие нагрузки могут оказаться опасными для их здоровья и привести к таким заболеваниям, как синдром лучезапястного канала (так называемый карпальный тоннельный синдром). В ответ на обращение сотрудников, испытывающих подобные нагрузки, работодатель обязан разработать полную программу претворения в жизнь требований эргономики, которая должна предусматривать:

— назначение ответственного за вопросы эргономики и извещение персонала об опасных нагрузках;

— анализ факторов риска на конкретном рабочем месте и управление ими с последующим распространением опыта управления на все рабочие места, где сотрудники выполняют аналогичную работу;

— обучение персонала, которое должно начинаться не позднее, чем через 90 дней со дня получения сотрудниками должностных инструкций, и повторяться каждые три года;

— привлечение профессионалов в области здравоохранения для оценки ситуации и наблюдения за ее последующим развитием, а также для наложения ограничений на выполнение работ, небезопасных с эргономической точки зрения, до устранения неблагоприятных для здоровья факторов;

— пересмотр программы по эргономике не реже, чем раз в три года;

— ведение регистрационных записей на бумаге или в электронной форме и их хранение в течение трех лет (для компаний со штатом одиннадцать человек и более).

———————————

<1> http://offline.computerra.ru/2004/539/33269/.

У офисных сотрудников, по мнению некоторых экспертов, нерационально спланированная рабочая зона может снижать производительность до 40%. Здесь важно все: высота стула, цвет стола, освещение, размер монитора, место расположения служебных документов и телефонного аппарата и т.п.

Гуманизация труда предусматривает увеличение доли творческих функций в деятельности работников предприятия, которую можно определить по результатам опросов сотрудников. Анкета по данному показателю может содержать следующие вопросы:

— доля деятельности на уровне изобретений;

— доля деятельности на уровне рационализаторских предложений;

— доля деятельности, связанная с разработкой новых документов;

— доля деятельности, связанная с разработкой алгоритмов и программ;

— доля деятельности, связанная с выбором оптимальных решений;

— доля творческих функций в целом в вашей работе.

Наряду с опросами при оценке гуманизации труда анализу подлежат такие показатели, как изменение доли ручного и доли умственного труда на предприятии.

Творческий характер труда в определенной степени связан с возможностью персонала работать по гибкому графику рабочего времени. Чтобы провести анализ по этому показателю, оцениваются уровень и динамика доли штатных сотрудников, работающих по такому графику. При этом следует выяснить путем опроса, какое количество работающих желает работать по гибкому графику рабочего времени, и сопоставить полученные данные с реальной возможностью такие условия предоставить.

Оценка условий труда непосредственно связана с анализом охраны труда и техники безопасности, проводимом по следующим показателям: частота и тяжесть травматизма, потеря трудоспособности, материальные последствия травматизма, затраты на предупреждение несчастных случаев.

Одним из обобщающих показателей, характеризующих уровень организации

труда в пределах имеющейся структуры производства, является коэффициент

использования рабочего времени (К ), который можно рассчитать по

рвр

следующей формуле:

план вн.см. ц.дн. п/адм. травм

ФРВ — (П + П + ПР + Н + Н )

год год год год год год

К = ——————————————————- x 100(%),

рвр план

ФРВ

год

план

где ФРВ — плановый фонд рабочего времени одного среднесписочного

год

работника, ч;

вн.см.

П — фактический годовой объем внутрисменных простоев, ч;

год

план

ФРВ — фактический годовой объем целодневных простоев, ч;

год

ПР — фактический годовой объем прогулов, ч;

год

адм.

Н — фактический годовой объем неявок с разрешения администрации,

год

превышающий плановую величину, ч;

травм

Н — невыходы на работу вследствие получения производственных

год

травм, ч.

Выводы

Определив сумму необоснованных потерь рабочего времени, можно рассчитать, насколько выросла бы производительность труда при рациональном использовании рабочего времени.

Таким образом, аудит организации труда, особенно в условиях нынешнего финансового кризиса, позволяет выявить имеющиеся резервы, разработать мероприятия по устранению потерь рабочего времени, связанных с организационными причинами и нарушениями трудовой дисциплины, оптимизировать численность персонала и повысить конкурентоспособность предприятия.

Источник: hr-portal.ru