Аутсорсинг в работе с кадровыми документами банка

Vladislav

4 года назад

На современном этапе развития бизнеса передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой. Как обеспечить правильную обработку и хранение особо ценных документов? В настоящей статье проанализирована возможность передачи на внешнее управление (аутсорсинг) функции обработки, хранения и использования документов по личному составу кредитной организации.

Термин «аутсорсинг» (иногда, в определенном контексте, аутстаффинг или ауттаскинг) сейчас постоянно на слуху, и хотя для русского уха он пока еще непривычен, за ним не кроется ничего необычного. Аутсорсинг — это модная тенденция в мире современного бизнеса. Передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой: организация питания сотрудников, охрана офиса, обслуживание компьютерной сети, расчет заработной платы специализированными компаниями и так далее — все это примеры аутсорсинга, с которыми мы встречаемся каждый день и к которым мы уже привыкли.

Словарь кадрового делопроизводства. Аутсорсинг (outsourcing) — оказание услуг (выполнение работ) сторонней организацией (исполнителем).

Аутстаффинг (outstaffing) — услуги по предоставлению внештатных сотрудников.

Ауттаскинг (outtasking) — передача небольшой бизнес-функции сторонней организации (исполнителю).

Новая разновидность аутсорсинга, которая только набирает обороты в России, — это аутсорсинг документационного обеспечения управления, включающий в себя разработку номенклатуры дел и положений о подразделениях служб ДОУ и персонала, а также вывод архива (в том числе оперативного) организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения.

В большей степени все эти тезисы применимы к кредитным организациям, поскольку именно на них распространяются наиболее жесткие и структурированные требования по организации учета, хранения и использования всей совокупности документов.

Какой бы значимой ни была сама деятельность кредитной организации (банка), в случае ее ликвидации или реорганизации только кадровые документы будут передаваться в ведомственный архив для последующего хранения и использования в целях выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате гражданам. К таким важным кадровым документам по личному составу с длительным сроком хранения (75 лет) относятся: приказы по личному составу, трудовые договоры и договоры подряда, личные дела уволенных сотрудников, лицевые счета по заработной плате. Таким образом, как это ни парадоксально звучит, именно кадровые документы с нормативной точки зрения являются наиболее ценными, значимыми, важными документами коммерческой организации (табл. 1).

Таблица 1

Номенклатура дел (перечень документов)

кредитной организации, подлежащих хранению после завершения

ликвидационных процедур

N п/п	Наименование дел	Срок хранения
41.	[…] Лицевые счета работников кредитной организации	75 лет ЭПК
42.	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников	75 лет ЭПК
43.	Личные карточки сотрудников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
44.	Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов	75 лет ЭПК
45.	Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации	75 лет ЭПК
46.	Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами […]	75 лет ЭПК

Соответственно, возникает вопрос: как обеспечить грамотную и качественную обработку кадровых документов? Ведь дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: с проведением комплексного архивного переплета, нумерацией листов дел, составлением листов-заверителей дел, составлением внутренних описей документов, внесением необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). А это требует очень много времени.

Своими силами (силами штатных специалистов организации) проведение всех вышеуказанных процедур (научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу) выглядит чрезвычайно затруднительным. Кто будет производить соответствующую обработку? В соответствии с п. 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Однако на практике, ни на отдел кадров (служба персонала), ни на службу ДОУ (канцелярию, общий отдел, управление делами) никакими внутренними организационно-распорядительными документами (положениями о подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями и др.) не возложены соответствующие задачи.

Для выполнения всего комплекса соответствующих работ просто-напросто не хватает свободных человеческих ресурсов ни в одном из структурных подразделений организации. И вот именно тогда возникает вопрос о внешней помощи — об аутсорсинге. Что будет эффективнее: постоянно отвлекать от основных обязанностей специалистов службы персонала и службы ДОУ или же пригласить сторонних специалистов для выполнения всего комплекса работ по организации учета и обработки кадровых документов? Заключая договор, собственник документов гарантирует себе качество, скорость выполнения работ, а также возможность избежать последствий допущенных ошибок. Например, ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусматривает для должностных лиц санкции в виде штрафа в размере от 300 до 500 руб. С экономической точки зрения, любой аутсорсинг, а тем более аутсорсинг обработки кадровых документов (как наиболее сложный процесс), выглядит чрезвычайно привлекательным. По оценкам экспертов, компании экономят до 50% денежных средств в случае передачи на аутсорсинг функции хранения и обработки документов <1>.

———————————

<1> Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2005, N 2; Рыков А.В. Задачи организации внеофисного хранения документов: Экономика. Управление. Культура. Выпуск 13 ч. 2: Сборник научных статей / Под ред. Л.Д. Абрамовой. ГУУ. М., 2006. — С. 84 — 88.

Итак, с чего же начать? Первым этапом привлечения внешних специалистов должна стать разработка номенклатуры дел отдела кадров банка. Проектирование номенклатуры дел позволит осуществить функцию учета всех документов отдела кадров, определить сроки и условия хранения соответствующих документов (табл. 2).

Таблица 2

Примерная номенклатура дел отдела кадров

кредитной организации

00-00-01	Нормативные документы (законы, уставы, постановления, инструктивные письма и др.), регламентирующие деятельность отдела. Копии	ДМН ст. ст. 1б, 10
00-00-02	Штатное расписание банка. Приказы председателя правления о внесении изменений в штатное расписание	Постоянно ст. ст. 6а, 32
00-00-03	Организационная инструкция банка. Копия	ДМН ст. 32	Подлинник в юридической службе
00-00-04	Штатная расстановка работников банка	75 лет ст. 34
00-00-05	Список работников банка (штатно-списочный состав)	Постоянно ст. 349
00-00-06	Правила внутреннего трудового распорядка банка, утвержденные председателем правления	1 год ст. 407	После замены новыми
00-00-07	Приказы Председателя Правления по личному составу	75 лет ЭК ст. 6б
00-00-08	Приказы об утверждении графика отпусков и предоставлении отпусков	5 лет ст. 6б
00-00-09	Приказы о направлении работников в командировки	5 лет ст. 6б
00-00-10	Приказы о нарушении трудовой дисциплины и трудового распорядка. Копии	ДМН ст. 6б	Подлинники в канцелярии
00-00-11	Форма трудового договора, утвержденная руководством банка	Постоянно ст. 207
00-00-12	Положения об оплате труда, об охране труда, о защите и обработке персональных данных работников Банка	Постоянно ст. 10
00-00-13	Договор с кадровым агентством и приложения к нему (акты выполненных работ, копии счетов, счетов-фактур и заявки о потребности в специалистах). Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет ст. ст. 186, 264, 335	После истечения срока действия договора
00-00-14	Договор с ФМС России о предоставлении данных о работниках и по медицинскому страхованию работников — жителей Подмосковья и иногородних	5 лет ст. 313	После истечения срока действия договора
00-00-15	Личные дела работников банка	75 лет ЭК ст. 337
00-00-16	Личные дела уволенных работников Банка	75 лет ЭК ст. 337
00-00-17	Личные карточки (ф. Т-2) работников банка	75 лет ЭК ст. 339
00-00-18	Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников банка	75 лет ЭК ст. 339
00-00-19	Книга учета личных дел работников	75 лет ст. 358д	В электронном виде и на бумажном носителе
00-00-20	Книга регистрации приказов по личному составу	75 лет ст. 357	В электронном виде и на бумажном носителе
00-00-21	Книга регистрации отпусков	3 года ст. 358г	В электронном виде и на бумажном носителе
00-00-22	Книга учета командировочных удостоверений	5 лет ст.358з	В электронном виде и на бумажном носителе
00-00-23	Книга регистрации трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет ст. 358д	В электронном виде и на бумажном носителе
00-00-24	Договоры гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг. Копии	ДМН ст. 338	Подлинники в отделе учета хозяйственных операций
00-00-25	Документы (анкеты, резюме, автобиографии, заявления, рекомендательные письма и др.) лиц, не принятых на работу	1 год ст. 341
00-00-26	Трудовые книжки работников банка	До востребования	Невостребованные — не менее 50 лет
00-00-27	Книга учета движения и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет ст. 358е
00-00-28	Книга учета выдачи справок о стаже, заработной плате, месте работы	3 года ст. 358ж
00-00-29	Табели учета рабочего времени	1 год ст. 281	В электронном виде и на бумажном носителе

На следующем этапе разрабатывается положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.

Как правило, такое положение состоит из 4 разделов:

— общие положения;

— функции;

— права;

— организация работы.

К функциям ЭК относятся: организация и проведение отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения, контроль за организацией документов в делопроизводстве (в том числе кадровом), рассмотрение и одобрение номенклатуры дел, сводных описей дел и описей дел по личному составу. К полномочиям экспертной комиссии относится рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов. ЭК предоставляется право в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.

Следующим этапом может стать проведение научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу. На этом этапе сотрудники компании аутсорсера, как правило, архивисты формализуют и обрабатывают по всем правилам совокупность документов по личному составу (сроком хранения 75 лет). Результатом такой обработки должна стать опись документов по личному составу (табл. 3). Сформированные и обработанные дела собственник обязан хранить и в случае получения запросов от бывших сотрудников обязан выдавать справки установленного образца (рис. 1, 2).

Таблица 3

Образец описи дел по личному составу

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Наименование организации Утверждаю │

│ │

│Фонд N _______________ │

│Опись N 1 л/с Председатель правления │

│дел по личному составу │

│за ___ — _____ гг. ______________________ │

│Отдел кадров │

│ «__» _________ 200_ г. │

│ │

├───┬──────┬───────────────────────────────────────┬───────────────┬──────┤

│ N │Индекс│ Заголовок дела │ Крайние │Кол-во│

│п/п│ дела │ │ даты │листов│

├───┼──────┼───────────────────────────────────────┼───────────────┼──────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

│ │ │ Отдел кадров │ │ │

│ 1.│ │Приказы президента фонда по личному │ 29.04.1994 — │ 125 │

│ │ │составу за 1994 — 1997 гг. │ 25.11.1997 │ │

│ 2.│ │Личные карточки сотрудников, уволенных │1994 — 2003 гг.│ 100 │

│ │ │в 1994 — 2003 гг. │ │ │

│ 3.│ │Личные дела сотрудников, уволенных │ 1994 г. │ 110 │

│ │ │в 1994 г. с «А» по «Ш» │ │ │

│ 4.│ │Договоры подряда (агентские), │1994 — 1995 гг.│ 111 │

│ │ │заключенные с работниками, и акты │ │ │

│ │ │выполненных работ за 1994 — 1995 гг. │ │ │

│ │ │с «А» по «П» │ │ │

│ │ │ Бухгалтерия │ │ │

│ 5.│ │Лицевые счета по заработной плате │1994 — 1995 гг.│ 267 │

│ │ │сотрудников за 1994 — 1995 гг. с «А» │ │ │

│ │ │по «Э» │ │ │

└───┴──────┴───────────────────────────────────────┴───────────────┴──────┘

Примерная форма

│ Архивная справка │

│ │

│ В документах архива ______________ значится, что ____________________│

│ (Ф.И.О.) │

│ Зачислен(а) в _______________________________________________________│

│ Структурное подразделение. Информация о приеме │

│ на работу из Приказа N/число/месяц/год │

│ │

│ Уволен(а) по ________________________________________________________│

│ Информация об увольнение из Приказа N/число/месяц/год │

│ │

│ Основание: опись ____________, дело _________, связка _________ │

│ │

│ Справка дана для подтверждения ______________________________________│

│ трудового стажа/восстановления │

│ трудового стажа │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1

Примерная форма

│ Архивная справка │

│ │

│ ┌────────┬─────┬─────┬─────┐ │

│ │ Месяцы │ Год │ Год │ Год │ │

│ ├────────┼─────┼─────┼─────┤ │

│ │ │ │ │ │ │

│ └────────┴─────┴─────┴─────┘ │

│ │

│ Выдана ___________________ в том, что его (ее) заработок, учитываемый│

│при исчислении пенсии, составляет: │

│ │

│ Фактическая сумма заработка │

│ │

│ С включенных в справку сумм производились отчисления в Фонд│

│социального страхования. │

│ Со всех включенных в справку сумм произведены отчисления в ПФР│

│по установленным тарифам. │

│ С 01.01.2001 производятся отчисления ЕСН в органы МНС│

│по установленным ставкам. │

│ Единовременные выплаты и компенсации, на которые не начислялись│

│страховые взносы, в справку не включены. │

│ Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении) не включена. │

│ Суммы, выплачиваемые по временной нетрудоспособности (отпуску),│

│указаны в том месяце, на который приходятся соответствующие периоды. │

│ │

│ Регистрационный номер плательщика ПФР ___________________ │

│ │

│ Идентификационный номер налогоплательщика ___________________ │

│ Лицевые счета │

│ Основание выдачи справки ——————- │

│ (Лицевые счета, платежные ведомости и др.)│

Рис. 2

Аутсорсинговые компании предлагают комплексное решение вопросов вывоза, хранения и выдачи справок заинтересованным лицам. Документы вывозятся на внеофисное (внешнее) хранение в специализированные архивные хранилища. Такие хранилища обязательно должны быть оборудованы в соответствии с основными принципами безопасности, а именно: круглосуточной охраной, системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ, а также системами, обеспечивающими поддержание необходимой влажности и температурного режима, рекомендуемого для длительного хранения документов. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер. В самых современных хранилищах используется система штрих-кодирования каждой единицы хранения, и эти данные заносятся в систему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый короб составляется описание вложенных документов.

В случае получения от клиента запроса на предоставление необходимой информации по заранее установленным каналам связи (факс, E-mail, web-интерфейс и др.) аутсорсинговой компанией подготавливается справка установленного образца. Готовая справка высылается клиенту. Остается лишь ее распечатать, заверить печатью и выдать лицу, сделавшему запрос.

Как показывает практика, аутсорсинг работы с кадровыми документами позволяет передавать часть функций управления персоналом сторонней организации. При четкой организации правовых отношений, в частности заключение договора, собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу подсистемы управления.

Источник: hr-portal.ru